会议小组内部管理制度

会议小组内部管理制度第一章总则

为确保会议的高效、有序进行，提高会议质量，加强会议小组内部管理，特制定以下会议管理制度。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范会议的组织、召开、记录及跟踪落实流程，提高决策效率，促进团队协作。

2.会议应遵循务实、高效、民主、集中的原则，确保会议内容的针对性和实用性。

二、适用范围

1.本制度适用于会议小组内部各类会议，包括但不限于周例会、月度总结会、专题研讨会等。

2.对于特殊会议，如需调整本制度相关规定，由会议主持人或组织者提前通知参会人员。

三、会议类型

1.定期会议：按照预设周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：因特殊情况或工作需要，临时召集的会议。

3.专题会议：针对特定主题或项目召开的会议。

四、参会人员

1.会议主持人：负责组织、引导会议讨论，确保会议目标的实现。

2.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，跟踪落实会议决议。

3.参会人员：积极参与会议讨论，按时提交会议材料，配合会议主持人完成会议任务。

五、会议纪律

1.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，不得随意离场，确保会议的顺利进行。

3.会议内容涉及敏感信息时，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。

六、制度修订

1.本制度根据实际工作需要，由会议小组负责修订和完善。

2.修订后的制度需经会议小组讨论通过，并报上级领导审批后执行。

本制度的制定、修订及解释权归会议小组所有。参会人员应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议质量。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节要求，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据工作需要，明确会议主题，通知参会人员，确保会议目标清晰。

2.制定会议议程：会议主持人提前制定会议议程，明确会议讨论的重点、顺序和时间分配。

3.准备会议材料：会议相关人员根据议程准备相关材料，包括但不限于报告、数据、图表等，并于会议前提交至会议记录人。

4.通知参会人员：会议组织者提前通知参会人员会议时间、地点、议程等，确保参会人员了解会议内容。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议记录人负责签到，确保参会人员到齐。

2.会议主持人开场：会议主持人介绍会议主题、议程和预期目标，强调会议纪律。

3.会议讨论：按照议程顺序，参会人员针对议题展开讨论，各抒己见，确保讨论充分、深入。

4.会议决策：会议主持人根据讨论情况，引导参会人员达成共识，形成决策。

三、会议记录与整理

1.会议记录：会议记录人详细记录会议内容，包括讨论重点、决策结果等。

2.会议纪要整理：会议结束后，会议记录人整理会议纪要，明确责任人和完成时限，并于会议结束后24小时内发送给参会人员。

3.会议纪要审批：会议纪要由会议主持人审批，如有需要，可提交给上级领导审阅。

四、会议总结与反馈

1.会议总结：会议主持人对会议进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.参会人员反馈：参会人员对会议效果、组织等方面提出意见和建议，以促进会议质量的持续提升。

五、会议资料的归档与保管

1.会议纪要、会议材料等资料由会议记录人负责整理、归档。

2.会议资料应按照规定期限保管，便于日后查询和追溯。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强对会议纪要的跟踪管理，提高工作落实效率，特制定以下会议纪要跟踪落实制度。

一、会议决议的责任分配

1.会议纪要中应明确列出各决议事项的责任人和完成时限。

2.责任人需对会议决议的执行负责，确保按期完成。

3.如责任人因特殊情况无法完成，需及时向会议主持人汇报，并协调其他人员接替。

二、会议纪要的跟踪与监督

1.会议记录人负责对会议纪要的执行情况进行跟踪，定期更新进展情况。

2.会议主持人应加强对会议决议执行的监督，对进度滞后的事项进行催办。

3.跟踪结果应及时向会议小组汇报，确保会议决议的执行情况得到有效监控。

三、会议决议执行的评估与反馈

1.责任人完成会议决议事项后，需向会议主持人提交执行报告，包括完成情况、遇到的问题及解决方案等。

2.会议主持人对执行情况进行评估，对未按要求完成的事项，追究责任人责任，并提出整改措施。

3.会议小组根据执行情况，总结经验教训，为后续工作提供借鉴。

四、会议纪要的公示与共享

1.会议纪要及其执行情况应通过内部平台进行公示，确保参会人员了解决议执行进度。

2.鼓励参会人员对会议纪要的执行提出建议和意见，共同促进工作改进。

3.会议纪要及相关资料应实现共享，便于团队成员随时查阅。

五、会议决议的闭环管理

1.会议纪要的跟踪落实应形成闭环管理，确保每一项决议都有始有终。

2.对于长期未解决的议题，会议小组应定期梳理，查找原因，制定解决方案。

3.会议主持人应关注会议决议的执行效果，对已完成的事项进行回顾，总结经验，不断提升会议决策的质量和执行力度。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的高效利用，创造良好的会议环境，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订与使用

1.会议室预订：需使用会议室的部门或个人，应提前向行政管理部门预订，并提供会议时间、参会人数等信息。

2.会议室安排：行政管理部门根据预订情况进行会议室分配，确保会议需求得到满足。

3.会议室使用：会议召开期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室规定。

二、会议室设施与管理

1.设施配置：会议室应配备必要的会议设施，如投影仪、音响、白板等。

2.设施维护：行政管理部门负责定期检查会议室设施，确保设施正常运行。

3.会议环境：会议室应保持整洁、安静，温度适宜，为参会人员提供良好的会议环境。

三、会议室使用规范

1.会议开始前，参会人员应提前到达会议室，做好会议准备工作。

2.会议期间，参会人员应关闭手机或将其调至静音模式，不得在会议室吸烟、进食。

3.会议结束后，参会人员应整理会议室，将座椅归位，关闭设施电源，确保会议室恢复原状。

四、会议室安全保障

1.会议室钥匙应由专人负责保管，不得随意借用或转交他人。

2.保密会议需在会议室门口设置提示牌，提醒无关人员不得进入。

3.会议室内不得存放贵重物品，以免遗失。

五、会议室应急预案

1.如遇突发事件，如设施故障、突发停电等，行政管理部门应及时采取措施，确保会议顺利进行。

2.行政管理部门应制定会议室应急预案，提高应对突发事件的能力。

六、会议室开放时间

1.会议室的开放时间应根据实际情况制定，并提前向全体员工公示。

2.特殊情况下，行政管理部门可根据实际需求调整会议室开放时间，并通知相关人员。

遵守会议室管理规定，共同维护会议室秩序，为会议的顺利进行提供有力保障。

第五章附则

为确保会议管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归会议小组所有。

二、本制度的修改和完善需经会议小组讨论通过，并报上级领导审批。

三、本制度自发布之日起实施