单位会议管理制度

单位会议管理制度第一章总则

为确保单位会议的高效、有序进行，提高决策效能和工作执行力，制定本会议管理制度。以下总则适用于单位内所有会议的组织、召开及管理。

一、会议目的

1.会议旨在传达政策精神，研究工作问题，部署工作任务，促进沟通交流，提高决策效率。

2.会议应注重实效，减少形式主义，严格控制会议数量和规模，避免召开无实质内容的会议。

二、会议分类

1.单位全体会议：全体员工参加，通报重大事项，部署重要工作。

2.部门会议：各部门内部召开，研究本部门工作，协调部门间工作关系。

3.专题会议：针对特定议题召开，研究解决具体问题。

4.例会：定期召开，检查工作进度，布置下一阶段工作。

三、会议组织

1.会议的召开应由会议发起人提前向会议主管部门提出申请，经批准后方可召开。

2.会议组织者负责会议通知、会议议程安排、会议场地布置等工作。

3.会议通知应明确会议主题、时间、地点、参会人员等内容。

四、会议纪律

1.会议期间，参会人员应保持手机静音或振动，不得随意离席，不得迟到、早退。

2.会议发言应围绕会议主题，简明扼要，避免长篇大论。

3.会议记录应真实、完整、准确，不得随意篡改。

五、本制度的解释权归单位会议管理部门，如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。

六、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。单位内各部门应严格遵守本制度，共同维护会议秩序，提高会议质量。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，明确会议各环节的要求，提高会议效率，制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目的：会议组织者应根据工作需要，明确会议主题和目的，确保会议具有针对性和实效性。

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议主题，合理安排会议议程，包括会议议题、发言顺序、讨论时间等。

3.确定参会人员：根据会议主题和议程，明确参会人员范围，包括主持人、发言人、记录人、参会人员等。

4.会议通知：会议组织者应提前向参会人员发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等内容。

5.准备会议材料：会议组织者应提前准备会议所需材料，包括会议议程、发言稿、相关文件等。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员应在会议开始前签到，会议组织者应统计参会人员名单，确保会议出席情况。

2.会议主持人宣布会议开始：会议主持人介绍会议主题、目的、议程和参会人员，并对会议纪律提出要求。

3.会议发言：按照议程安排，发言人依次进行发言，其他参会人员可就发言内容进行讨论。

4.会议记录：会议记录人应详细记录会议内容，包括发言要点、讨论结果、决策事项等。

5.会议决策：针对会议议题，主持人组织参会人员进行表决或讨论，形成会议决策。

三、会议总结

1.会议主持人对本次会议进行总结，概括会议成果，强调会议决策的执行要求。

2.会议组织者将会议纪要发送给参会人员，以便了解会议内容和决策事项。

3.会议组织者应收集参会人员对会议的意见和建议，不断优化会议流程。

四、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的积极参与。

2.会议组织者负责整理会议纪要，按照规定存档。

3.会议组织者应关注会议决策的执行情况，对落实情况进行跟踪和督促。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，强化会后工作的推进，本章对会议纪要的跟踪落实进行规定。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的初稿，确保纪要内容真实、准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主要发言内容、讨论重点、决策事项等。

3.会议纪要初稿完成后，应提交给会议主持人审核。主持人对纪要内容进行确认，并提出修改意见。

4.会议纪要经审核无误后，由会议组织者以书面形式发布给所有参会人员，并根据需要抄送相关部门。

二、会议决策的分解与责任落实

1.会议组织者应根据会议纪要中的决策事项，将任务分解至相关部门和责任人。

2.各责任部门应根据分解的任务，制定具体的执行计划，明确完成时限和预期成果。

3.会议组织者应对各责任部门的执行计划进行汇总，确保决策事项的全面、准确落实。

三、会议决策的跟踪与督促

1.会议组织者应定期对会议决策的执行情况进行跟踪，了解工作进度，协调解决问题。

2.各责任部门应主动汇报工作进展，对遇到的问题和困难及时反馈，确保会议决策的顺利推进。

3.对于未按计划执行的决策事项，会议组织者应查明原因，督促相关部门采取措施予以整改。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为单位工作档案进行管理，由专人负责归档、保存。

2.会议纪要的保管期限按照单位档案管理规定执行，确保会议纪要在需要时能够及时查询。

3.会议组织者应定期对会议纪要进行检查，确保纪要的完整性和安全性。

五、会议决策的评估与反馈

1.会议组织者应定期对会议决策的执行效果进行评估，分析存在的问题，为改进工作提供依据。

2.对于已完成的决策事项，会议组织者应收集反馈意见，总结经验教训，不断提高会议决策的质量和效果。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源的高效利用，创造良好的会议环境，本章对会议室的管理规定如下：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向会议室管理部门提交申请。

2.申请内容应包括会议时间、预计参会人数、所需设备等，以便管理部门合理分配会议室资源。

3.会议室管理部门收到申请后，应及时回复确认，确保会议组织者有足够时间进行会议筹备。

二、会议室布置与设备管理

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行合理安排，确保会议空间舒适、便捷。

2.会议室内设备应保持完好，包括音响、投影仪、白板等，由会议室管理部门定期检查和维护。

3.会议组织者应提前测试会议设备，确保设备运行正常，避免会议过程中出现故障。

三、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，参会人员应遵守会议纪律，不得吸烟、乱丢垃圾。

2.会议期间，不得随意移动会议室内的设备，如需调整，应提前告知会议室管理部门。

3.会议结束后，会议组织者应负责清理会议室，恢复原状，并关闭所有设备电源。

四、会议室安全管理

1.会议室管理部门应定期进行安全检查，确保消防设施、疏散通道等安全设施齐全、有效。

2.会议期间，会议组织者应关注参会人员的安全，遇紧急情况时，按照应急预案进行处置。

3.严禁在会议室内存放易燃、易爆等危险物品，确保会议安全。

五、会议室开放时间

1.会议室管理部门应根据单位实际情况，制定会议室开放时间，并在显著位置进行公示。

2.如遇特殊情况，需在非开放时间使用会议室，会议组织者应提前向会议室管理部门申请，经批准后方可使用。

六、会议室使用费用

1.会议室使用费用根据单位相关规定执行，会议组织者应按照实际使用情况缴纳费用。

2.会议室管理部门应定期公布会议室使用费用情况，接受监督。

遵循以上规定，有助于提高会议室的使用效率，保障会议的顺利进行，为单位的各项工作提供有力支持。

第五章附则

为确保本会议管理制度的有效实施，制定以下附则：

一、本管理制度自发布之日起实施，原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

二、本管理制度的解释权归单位