会议用品定位管理制度范本

会议用品定位管理制度范本第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议用品的管理，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有会议用品的定位、使用、管理及维护。

一、目的与原则

1.本制度旨在加强会议用品的管理，保障会议的顺利开展，提高工作效率。

2.会议用品管理遵循统一领导、分工负责、节约使用、合理配置的原则。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议所需的用品，包括但不限于：会议桌椅、投影设备、音响设备、会议记录本、笔、水杯等。

2.本制度适用于公司全体员工，包括临时工、实习生等。

三、责任部门

1.行政部门为公司会议用品管理的责任部门，负责会议用品的采购、保管、分配、维护等工作。

2.各部门负责人为本部门会议用品管理的第一责任人，负责本部门会议用品的使用、保管和上报需求。

四、会议用品分类

1.会议用品分为固定资产和低值易耗品两类。

2.固定资产包括：会议桌椅、投影设备、音响设备等。

3.低值易耗品包括：会议记录本、笔、水杯、茶叶等。

五、会议用品采购

1.行政部门根据公司年度预算和会议需求，制定会议用品采购计划，报请公司领导审批。

2.采购会议用品应遵循质量优良、价格合理、服务周到的原则。

3.采购过程中，应严格遵守公司采购管理制度，确保采购过程的公开、公平、公正。

六、会议用品保管与使用

1.行政部门应建立健全会议用品保管制度，确保用品的安全、完整。

2.各部门使用会议用品时，应遵循节约使用、爱护公物、保护环境的原则。

3.会议用品使用完毕后，应及时归还至行政部门，并由行政部门进行清点、维护。

七、会议用品的维修与报废

1.会议用品在使用过程中，如出现故障或损坏，应及时上报行政部门进行维修。

2.行政部门应定期对会议用品进行检查、维护，确保用品的正常使用。

3.会议用品达到报废条件时，应由行政部门提出报废申请，经公司领导审批后予以报废。

八、违规处理

1.任何人不得私自占有、挪用、损坏会议用品。

2.违反本制度规定的，将按照公司相关制度进行处理，情节严重者，移交司法机关处理。

九、制度修订

1.本制度如有未尽事宜，行政部门可根据实际情况提出修订意见，报请公司领导审批。

2.本制度的修订、废止，由行政部门负责解释。

十、施行日期

本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

为确保会议的效率与效果，明确会议各环节的操作规范，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题与目的：会议发起人或部门应根据实际工作需要，明确会议的主题、目的、议题等，并在会议通知中予以明确。

2.会议通知：会议发起人应在会议开始前至少3个工作日，向参会人员发送会议通知，内容包括会议时间、地点、议题、参会人员、会议议程等。

3.会议资料准备：会议发起人应根据会议议题，提前准备相关资料，并在会议开始前至少1个工作日发送给参会人员。

4.会议场地预定：行政部门负责根据会议需求，提前预定会议室，并确保会议室设施齐全、环境舒适。

5.会议用品准备：行政部门负责检查会议所需用品，如会议记录本、笔、水杯等，确保用品齐全、充足。

二、会议签到

1.会议开始前10分钟，行政部门安排专人负责会议签到工作。

2.签到时应记录参会人员的姓名、部门、签到时间等信息。

3.会议发起人应在会议开始前5分钟，对签到情况进行简要通报。

三、会议议程

1.会议主持人按照会议议程，逐一介绍议题，引导参会人员进行讨论。

2.讨论过程中，主持人应确保会议秩序，鼓励大家充分发表意见，避免偏离主题。

3.会议主持人负责控制会议时间，确保每个议题都能得到充分讨论。

四、会议记录

1.会议记录人负责记录会议内容，包括议题讨论情况、决策结果、待办事项等。

2.会议记录应在会议结束后24小时内整理完毕，并发送给会议发起人审核。

3.会议记录人应确保记录的准确性、完整性，对会议内容进行保密。

五、会议决策

1.会议决策应遵循民主集中制的原则，充分听取参会人员的意见。

2.会议主持人对议题进行总结，提出决策建议。

3.参会人员对决策建议进行表决，超过2/3的参会人员同意视为通过。

4.会议决策结果应在会议记录中予以明确，并由会议发起人负责落实。

六、会议总结

1.会议结束后，会议主持人对会议进行简要总结，包括会议成果、待办事项等。

2.会议总结应发送给所有参会人员，以便大家了解会议情况。

七、会议纪要的发布与落实

1.会议纪要由会议记录人整理完成后，提交给会议发起人审核。

2.会议发起人应在2个工作日内完成审核，并将会议纪要发送给所有参会人员。

3.各部门应按照会议纪要中的待办事项，制定落实计划，并在规定时间内完成。

4.行政部门负责对会议纪要的落实情况进行跟踪、督促。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的有效执行，确保各项待办事项的落实，特制定会议纪要的跟踪落实制度如下：

一、会议纪要的审批与发布

1.会议纪要经会议记录人整理后，由会议发起人进行审核。

2.会议发起人应对会议纪要的内容进行仔细审查，确保纪要准确、完整地反映了会议决策和讨论情况。

3.审核无误后，会议纪要应以书面形式发布，同时通过电子邮件或公司内部通讯系统通知所有参会人员。

4.会议纪要的发布应注明发布日期，并要求相关部门和人员在规定时间内执行。

二、待办事项的责任分配

1.会议纪要中应明确列出所有待办事项，并指定责任部门或责任人。

2.责任部门或责任人应在会议纪要发布后的两个工作日内，制定详细的执行计划，并报行政部门备案。

3.如有需要，责任部门或责任人可向行政部门申请所需资源和支持。

三、执行进度的监控

1.行政部门负责建立会议纪要执行进度监控机制，定期收集责任部门或责任人的执行情况报告。

2.责任部门或责任人应按计划执行待办事项，并及时向行政部门报告进度。

3.行政部门应至少每两周对会议纪要的执行情况进行一次全面检查，确保各项任务按期推进。

四、问题反馈与协调

1.如责任部门或责任人在执行过程中遇到问题，应及时向行政部门反馈，并提供详细情况。

2.行政部门应根据反馈，协调相关部门或人员，提供必要的帮助和支持。

3.对于重大问题或难题，行政部门应报告公司领导，寻求决策层的指导。

五、执行结果的评估与反馈

1.待办事项完成后，责任部门或责任人应向行政部门提交执行结果报告。

2.行政部门应对执行结果进行评估，确认是否符合会议纪要的要求。

3.如有必要，行政部门应组织相关人员对执行结果进行复核，并提出改进建议。

4.执行结果和评估报告应反馈给会议发起人和相关决策者，以便于总结经验和改进工作。

六、奖惩机制

1.对于按期完成且质量较高的待办事项，公司应给予责任部门或责任人适当的表彰和奖励。

2.对于未按期完成或完成质量不高的待办事项，公司应根据情况给予责任部门或责任人相应的处罚，并要求其限期整改。

七、持续改进

1.行政部门应定期收集会议纪要执行过程中的意见和建议，不断完善会议纪要跟踪落实制度。

2.各部门和员工应积极参与改进工作，共同提高公司会议管理水平和执行效率。

第四章会议室管理规定

为提高会议室的使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，各部门或个人需提前向行政部门提交会议室使用申请。

2.申请应包括会议时间、预计参会人数、会议类型、所需设备等信息。

3.行政部门根据申请先后顺序和会议需求，合理安排会议室，并在预订确认后通知申请者。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持安静、整洁，严禁吸烟、进食。

2.使用会议室时，应爱护室内设施，不得随意移动或损坏设备。

3.会议结束后，使用部门应负责清理会议室，确保桌椅、设备等归位，并关闭电源、门窗。

三、会议室设备管理

1.会议室设备由行政部门统一管理，定期检查、维护，确保设备正常运行。

2.使用会议室时，如需操作设备，应提前向行政部门申请培训或指导。

3.任何人不得私自携带会议室设备外出，如需外借，需向行政部门申请并经批准。

四、会议室使用时间

1.会议开始前15分钟，会议室使用部门可进入会议室进行准备工作。

2.会议结束后，应及时离开会议室，以免影响下一场会议的进行。

3.如需延时使用会议室，应提前向行政部门申请，并根据实际情况进行调整。

五、会议室安全与保密

1.会议室内应遵守公司保密规定，严禁泄露会议内容。

2.会议室内不得存放重要文件和资料，以免遗失或泄露。

3.行政部门负责定期对会议室进行安全检查，确保消防设施、安全通道等符合要求。

六、违规处理

1.违反会议室管理规定的，行政部门有权取消其会议室预订资格，并视情节给予相应处罚。

2.对于损坏会议室设备、设施的行为，应照价赔偿，并按照公司规定给予处罚。

3.严重违反保密规定，导致公司损失的，将依法追究相关责任。

七、持续优化

1.行政部门应定期收集会议室使用过程中的意见和建议，不断优化会议室管理规定。

2.鼓励各部门和员工积极提出改进措施，共同提升会议室管理水平和使用效率。

第五章附则

为确保本制