承办会议财务管理制度

承办会议财务管理制度第一章总则

为确保会议的高效有序进行，规范会议财务管理，提高会议质量，根据相关法律法规和公司规章制度，特制定本管理制度。

一、适用范围

本管理制度适用于公司内部及与外部单位联合承办的各类会议，包括但不限于董事会、股东大会、经理层会议、部门例会、项目协调会等。

二、会议财务管理原则

1.合法合规原则：会议财务管理应严格遵守国家法律法规、行业规定及公司内部规章制度。

2.经济实用原则：会议费用支出应合理控制，确保会议质量的前提下，尽量降低成本。

3.透明公开原则：会议费用预算、支出、报销等环节应公开透明，接受监督。

4.预算管理原则：会议费用支出应纳入预算管理，严格执行预算审批流程。

三、会议财务管理职责

1.会议承办部门负责会议的筹备、组织、实施及财务管理。

2.财务部门负责会议费用的预算审批、报销审核、支付及核算。

3.监察审计部门负责对会议财务管理情况进行监督、检查和审计。

四、会议财务管理内容

1.会议预算编制与审批。

2.会议费用支出控制。

3.会议费用的报销与支付。

4.会议资产的采购、使用与管理。

5.会议财务报告的编制与报送。

五、本管理制度的解释权归公司财务部门。

六、本管理制度自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。公司原有相关规定与本管理制度不符的，以本管理制度为准。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：明确会议的目的、议题和预期成果，确保会议的必要性和实效性。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等，必要时需制定备选方案。

3.会议通知：及时向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、议程等，确保参会人员提前做好准备。

4.预算编制与审批：根据会议方案，编制会议预算，包括场地租赁、设备租赁、材料印刷、交通住宿等费用，并按照公司规定提交财务部门审批。

二、会议召开

1.会前准备：确保会议场地、设备、资料等齐全，提前到场进行签到，发放会议资料。

2.会议主持：由主持人宣布会议开始，介绍参会人员，明确会议议程和纪律。

3.会议发言：按照议程安排，各发言人对议题进行汇报、讨论和决策。

4.会议记录：指定专人负责记录会议内容，包括议题讨论、决策结果、待解决问题等。

三、会议决策

1.讨论与表决：对会议议题进行充分讨论，参会人员可提出意见和建议，最后进行表决。

2.决策结果记录：将会议决策结果详细记录，并由主持人宣布。

3.异议处理：如参会人员对决策结果有异议，应记录在案，会后可向相关部门反映。

四、会议总结

1.会议总结发言：由主持人或指定人员对会议成果进行总结，强调会议决策的执行和落实。

2.会议纪要：根据会议记录，整理会议纪要，明确会议决策、责任人和完成时限。

3.会议纪要分发：将会议纪要发送给参会人员和相关责任人，以便跟踪落实。

五、会议后续工作

1.跟踪落实：会议承办部门负责对会议决策的执行情况进行跟踪，确保会议成果得到有效落实。

2.反馈与汇报：责任人在规定时间内向会议承办部门反馈会议决策执行情况，承办部门汇总后向公司领导汇报。

3.评估与改进：根据会议决策执行情况，对会议效果进行评估，发现问题并提出改进措施，以提高会议质量。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的整理工作，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果、责任人和完成时限等关键信息。

3.会议纪要由会议承办部门负责人审核后，及时发送给所有参会人员和相关责任人。

二、会议决策的分解与责任落实

1.会议纪要发布后，承办部门应将会议决策分解为具体的行动计划，明确责任人和完成时限。

2.责任人接到会议纪要后，需在规定时间内确认接收，并根据行动计划开始执行。

3.承办部门应建立跟踪机制，对会议决策的执行情况进行定期检查和督促。

三、执行情况的反馈与监督

1.责任人应按照完成时限，定期向承办部门报告工作进展和存在的问题。

2.承办部门汇总各责任人的反馈，形成执行情况报告，向会议召集人或公司领导汇报。

3.对于执行中出现的重大问题，承办部门应及时上报，并寻求解决方案。

四、会议决策的评估与改进

1.承办部门应根据执行情况，对会议决策的效果进行评估，分析原因，总结经验教训。

2.对于未能按期完成的决策，应分析原因，制定补救措施，并重新设定完成时限。

3.定期召开会议，对会议决策的落实情况进行回顾，不断完善会议管理制度，提高决策执行效率。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完成后，应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的安全和可追溯性。

2.需要查阅会议纪要的人员，应通过正规渠道申请，经批准后方可查阅。

3.会议纪要的保管和查阅应严格遵守保密规定，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取预约制度，需使用会议室的部门或个人应提前向行政部门提出申请。

2.预订时需提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便行政部门合理安排会议室资源。

3.行政部门有权根据会议室使用情况对预订申请进行审核，必要时可对预订时间、会议室进行调配。

二、会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的会议设施，包括但不限于投影仪、音响设备、白板、会议桌椅等。

2.行政部门负责定期检查会议室设施，确保设备正常运行，及时维修或更换损坏设备。

3.会议室应保持整洁，会议结束后，使用部门或个人应负责清理现场，恢复原状。

三、会议室使用规范

1.会议期间，参会人员应遵守会议室纪律，不得大声喧哗、随意走动，确保会议顺利进行。

2.爱护会议室设施，不得随意损坏或私自带走会议室物品。

3.未经允许，不得在会议室吸烟、进食，严禁携带易燃、易爆等危险物品进入会议室。

四、会议室安全管理

1.会议室内应配备消防设施，并定期检查，确保紧急情况下能有效使用。

2.行政部门负责制定会议室安全疏散预案，并在会议开始前向参会人员说明疏散路线。

3.会议期间，如遇紧急情况，主持人或指定人员应立即组织参会人员按照疏散预案有序撤离。

五、会议室使用费用

1.会议室使用费用根据实际使用情况计算，包括会议室租赁、设备使用等费用。

2.使用部门在会议结束后，需按照实际使用情况向财务部门申报费用，并按照公司规定进行报销。

3.行政部门应定期公布会议室使用费用，接受监督和审计。

第五章附则

一、本管理制度解释权归公