会议室出租管理制度

会议室出租管理制度第一章总则

为确保会议的效率与效果，规范会议室的使用与管理，特制定本会议室出租管理制度。本制度适用于公司内部及外部单位组织召开的各类会议。

一、目的

1.提高会议室使用效率，合理分配资源。

2.确保会议的顺利进行，提升会议质量。

3.规范会议室的管理，保障会议设施设备完好。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各部门、子公司及外部单位在公司会议室召开的各类会议。

2.本制度规定的会议室包括但不限于公司总部、分支机构及所属场所内的各类会议室。

三、会议室类型

1.按照容纳人数分为：小型会议室、中型会议室、大型会议室。

2.按照功能分为：普通会议室、视频会议室、多功能会议室。

四、会议室使用原则

1.先申请、后使用。

2.公平、公正、公开。

3.优先保障公司内部会议需求。

五、会议室申请流程

1.会议申请人需提前向行政部门提交会议室申请表。

2.行政部门根据会议性质、参会人数、时间等因素，合理分配会议室资源。

3.会议申请人收到会议室分配通知后，确认无误并按时参加会议。

六、会议室管理规定

1.会议申请人需遵守会议室使用时间，不得提前占用或延迟退场。

2.会议期间，参会人员应爱护会议设施设备，保持会议室卫生。

3.会议室使用完毕，会议申请人应及时归还会议设备，关闭电源，确保会议室整洁。

七、违规处理

1.未经批准，擅自使用会议室的，予以通报批评。

2.会议室使用过程中，损坏设施设备的，照价赔偿。

3.违反会议室管理规定，影响会议正常进行的，视情节给予相应处罚。

八、本制度解释权归公司行政管理部门。

九、本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议流程至关重要。以下为公司会议流程的相关规定：

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议申请人需在申请表中明确会议主题、目的和预期成果，以便行政部门进行会议室分配和会议通知。

2.拟定会议议程：会议申请人应根据会议主题，提前制定会议议程，包括会议议题、时间安排、发言顺序等。

3.发送会议通知：行政部门在收到会议室申请后，及时向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程等。

二、会议签到

1.会议申请人需在会议开始前10分钟到达会议室，负责会议签到工作。

2.参会人员应在会议开始前5分钟完成签到，确保会议按时开始。

三、会议主持与发言

1.会议主持人需严格按照议程进行会议主持，确保会议议题的完整覆盖。

2.发言人应按照议程顺序进行发言，控制发言时间，确保会议高效进行。

3.会议期间，其他参会人员应保持安静，尊重发言人，如有疑问或意见，可在发言人发言完毕后提出。

四、会议记录

1.会议记录人负责记录会议内容，包括会议主题、议题、参会人员、发言内容、决议等。

2.会议记录应在会议结束后1个工作日内整理完毕，并发送至参会人员。

五、会议决策

1.会议主持人根据会议讨论情况，组织参会人员进行决策。

2.决策事项需得到参会人员的充分讨论，确保决策的合理性和科学性。

3.会议决策结果应记录在会议纪要中，由会议记录人负责整理。

六、会议总结

1.会议结束后，会议主持人应对本次会议进行简要总结，概括会议成果和不足之处。

2.会议申请人需跟踪会议决策的落实情况，并及时向行政部门反馈。

七、会议资料的归档

1.会议结束后，会议记录人应将会议纪要、会议签到表等相关资料进行归档，以备查阅。

2.会议资料的保存期限原则上不少于1年。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议内容的正式记录，对会议决策的执行具有重要意义。为确保会议成果的落实，特制定以下会议纪要跟踪落实规定：

一、会议纪要的编制与分发

1.会议记录人应在会议结束后1个工作日内完成会议纪要的编制，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等关键信息。

3.会议纪要编制完成后，由会议申请人审核，并报请会议主持人审批。

4.审批通过的会议纪要应在2个工作日内分发给所有参会人员，以便各方了解会议内容并执行决策。

二、会议决策的执行与跟踪

1.会议申请人负责对会议决策的执行情况进行跟踪，确保各项决策得到有效实施。

2.会议决策执行过程中，如遇到问题或困难，会议申请人应及时向会议主持人或相关部门汇报，寻求支持与协助。

3.会议申请人应定期（至少每月一次）向行政部门汇报会议决策的执行进度，便于行政部门了解全局，提供必要支持。

三、会议纪要的存档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行存档，确保资料的完整性和可追溯性。

2.行政部门负责会议纪要的归档工作，对会议纪要进行统一编号、登记，便于查询和利用。

3.会议纪要的保存期限原则上不少于1年，特殊情况下可适当延长。

四、会议决策的评估与反馈

1.会议决策执行完毕后，会议申请人应对执行结果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

2.会议申请人应将评估结果和反馈意见报告给会议主持人和行政部门，以便改进会议管理和决策执行过程。

3.对于具有重要意义的会议决策，行政部门可组织专项评估，以提高公司决策质量和执行力。

五、会议纪要的查阅与保密

1.会议纪要作为公司内部资料，应严格控制查阅范围，仅限于参会人员和相关管理人员。

2.查阅会议纪要时，应遵守公司保密规定，不得泄露会议内容和决策信息。

3.如需对外提供会议纪要，应按照公司对外信息发布流程办理审批手续。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源的高效利用，维护良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订与使用

1.会议室预订：各部门需提前向行政部门提交会议室申请，填写会议室申请表，明确会议时间、参会人数、会议类型等信息。

2.行政部门根据会议室申请情况，合理安排会议室资源，并在预订确认后通知申请部门。

3.会议室使用：会议申请人需在会议开始前到达会议室，确保会议设施设备正常运行，并在会议结束后及时归还会议室。

二、会议室设施设备管理

1.会议室内的设施设备应保持完好，行政部门负责定期检查、维护，确保设备正常运行。

2.会议申请人应爱护会议室设施设备，如遇故障或损坏，应及时向行政部门报修。

3.严禁在会议室吸烟、饮食，保持会议室卫生整洁。

三、会议室安全管理

1.会议室使用期间，会议申请人应确保参会人员遵守消防安全规定，熟悉紧急疏散路线。

2.会议室内严禁存放易燃、易爆等危险物品。

3.行政部门定期对会议室进行安全检查，发现问题及时整改。

四、会议室卫生与环保

1.会议申请人负责会议期间的卫生清洁工作，确保会议室整洁。

2.会议室内应配备垃圾桶，参会人员需自觉保持环境卫生，垃圾分类投放。

3.行政部门定期对会议室进行卫生保洁，确保会议室环境良好。

五、会议室钥匙管理

1.会议室钥匙由行政部门统一管理，会议申请人需在会议开始前向行政部门领取，并在会议结束后及时归还。

2.严禁私自复制、转借会议室钥匙，违反规定者将承担相应责任。

六、特殊会议室管理规定

1.对于特殊会议室（如视频会议室、多功能会议室等），会议申请人需接受相关培训，熟悉设备操作方法。

2.使用特殊会议室时，会议申请人应按照操作规程进行，确保设备安全、正常运行。

七、会议室使用情况的监督与考核

1.行政部门定期对会议室使用情况进行监督与检查，发现问题及时纠正。

2.对违反会议室管理规定的部门或个人，将视情节给予通报批评、处罚等处理。

3.鼓励各部门积极提出会议室管理改进建议，共同提升会议室管理水平。

第五章附则

为确保本会议室出租管理制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司行政管理部门。

二