保密会议记录管理制度VIP

保密会议记录管理制度第一章总则

保密会议记录管理制度

为了加强会议管理的规范性、提高会议效率、确保会议内容的保密性，特制定本制度。本制度适用于公司所有层级会议的管理，包括但不限于董事会、管理层会议、项目会议等。

一、目的与原则

1.本制度旨在确保会议的有序进行，规范会议的组织、召开、记录、跟踪及落实，以提高决策效率，保障信息安全。

2.会议管理应遵循以下原则：

（1）高效性：确保会议在规定时间内完成既定议程，提高决策效率；

（2）保密性：会议内容涉及公司机密，参会人员需严格遵守保密规定；

（3）规范性：会议的组织、召开、记录等环节应遵循本制度相关规定；

（4）务实性：会议议题应具有实际意义，避免形式主义，确保会议效果。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部所有层级会议，包括但不限于：

（1）董事会；

（2）总经理办公会；

（3）部门例会；

（4）项目会议；

（5）其他临时性会议。

2.本制度不适用于与外部单位举行的联合会议，但可根据实际情况参照执行。

三、责任与权限

1.会议的组织者负责会议的召集、议程安排、会议通知、会场布置等工作；

2.会议主持人负责会议的主持、议程控制、参会人员发言管理等事项；

3.会议记录人负责会议纪要的撰写、整理、分发及跟踪落实；

4.参会人员负责按时参加、积极参与、遵守会议纪律、保守会议秘密；

5.各级管理部门负责监督、检查本制度的执行情况，并对违反规定的行为进行处理。

四、会议类型与周期

1.董事会：每年至少召开两次，根据公司经营情况可临时召开；

2.总经理办公会：每月至少召开一次，根据工作需要可临时召开；

3.部门例会：每周至少召开一次，可根据工作需要调整；

4.项目会议：根据项目进度安排，必要时召开；

5.临时性会议：根据工作需要，随时召开。

五、会议通知与资料准备

1.会议组织者应在会议召开前，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、参会人员等；

2.会议组织者应根据会议议题，提前准备相关资料，并在会议前发放给参会人员；

3.会议通知及资料应确保及时、准确、完整，以便参会人员提前了解会议内容，提高会议效率。

六、会议记录与保密

1.会议记录人应详细记录会议过程、议题讨论、决策结果等内容；

2.会议记录应真实、准确、完整，不得随意篡改；

3.会议记录应在会议结束后及时整理、归档，并根据需要分发至相关人员；

4.会议记录涉及公司机密，参会人员及记录人应严格遵守保密规定，不得泄露。

七、本制度的解释权归公司董事会所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充、修改。

第二章会议流程

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议类型与目的：根据公司实际情况及工作需要，明确会议类型、目的、议题等；

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议目的，合理安排议程，并将会议议程提前通知参会人员；

3.确定参会人员：根据会议议题，明确参会人员范围，并通知相关人员按时参加；

4.会场布置：根据会议类型及参会人数，选择合适的会场，并提前布置好座位、投影仪、音响等设备；

5.准备会议资料：会议组织者应根据会议议题，准备相关资料，并在会议前发放给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到工作，确保参会人员准时到场；

2.会议主持人开场：会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程及参会人员；

3.议题讨论：根据会议议程，逐项讨论议题，参会人员可就议题发表意见、建议；

4.决策与表决：会议主持人根据讨论情况，组织参会人员进行决策表决，形成会议决议；

5.会议总结：会议主持人对会议讨论情况进行总结，强调会议决议，并对下一步工作进行部署。

三、会议记录与整理

1.会议记录：会议记录人应详细记录会议过程、议题讨论、决策结果等内容；

2.会议纪要整理：会议结束后，会议记录人应及时整理会议纪要，包括会议时间、地点、参会人员、议题讨论、决策结果等；

3.会议纪要审核：会议纪要整理完成后，由会议组织者或指定人员进行审核，确保纪要内容真实、准确、完整；

4.会议纪要分发：会议纪要经审核无误后，分发给参会人员及相关管理部门，以便跟踪落实。

四、会议跟踪与落实

1.任务分配：根据会议决议，明确责任人和完成时限，将任务分配给相关人员；

2.跟踪管理：会议组织者或指定人员负责对会议决议的执行情况进行跟踪管理，确保各项工作按时完成；

3.进度汇报：责任人应定期向会议组织者汇报工作进度，及时反馈问题；

4.效果评估：会议组织者可根据工作完成情况，对会议效果进行评估，并提出改进措施。

五、会议结束

1.会议主持人宣布会议结束，感谢参会人员的参与；

2.会议组织者负责收集会议纪要、资料，并对会场进行整理；

3.参会人员离场，会议组织者确认会场设备关闭，确保会场安全。

本章对会议流程进行了详细阐述，旨在规范公司各类会议的召开，提高会议效率，确保会议结果的落实。参会人员应严格遵守会议流程，共同推进公司各项工作顺利进行。

第三章会议纪要的跟踪落实

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应包含以下内容：会议时间、地点、主持人、参会人员、讨论议题、决策结果、任务分配等；

2.会议纪要由会议记录人负责编制，应在会议结束后尽快完成，确保内容准确无误；

3.会议纪要编制完成后，需经会议组织者或指定人员审核，确保纪要内容真实、完整；

4.审核通过的会议纪要，应及时通过邮件、内部通讯系统等方式分发给所有参会人员及相关管理部门。

二、任务分配与责任人确认

1.根据会议纪要中的决策结果，明确各项任务的责任人和完成时限；

2.会议组织者或指定人员应与责任人进行沟通，确保责任人了解任务要求，并确认任务接受；

3.责任人应在规定时限内制定详细的工作计划，并报会议组织者备案。

三、跟踪管理与进度汇报

1.会议组织者或指定人员负责对会议决议的执行情况进行跟踪管理，确保各项工作按计划推进；

2.责任人应定期向会议组织者汇报工作进度，对于遇到的问题和困难，应及时反馈，寻求解决方案；

3.会议组织者应根据进度汇报，对工作进行调整和优化，确保会议决议的顺利实施。

四、监督与评估

1.各级管理部门应对会议纪要的执行情况进行监督，确保各项工作按照既定目标推进；

2.定期对会议决议的执行效果进行评估，总结经验教训，为今后类似会议提供借鉴；

3.对于未按期完成或完成质量不高的工作，应分析原因，制定整改措施，并追究相关人员责任。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要经过审核、分发后，应由会议组织者负责归档，以便日后查阅；

2.公司内部人员如需查阅会议纪要，应向会议组织者提出申请，经批准后方可查阅；

3.会议纪要涉及公司机密，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露。

本章旨在强化会议纪要的跟踪落实，确保会议决策得到有效执行，从而提高公司管理水平和决策效率。参会人员及相关责任人应共同努力，推动会议纪要的落实工作。

第四章会议室管理规定

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政部门或指定人员提交会议室申请；

2.申请书中应明确会议时间、预计参会人数、所需设备等，以便行政部门进行合理安排；

3.预订会议室时，应遵循“先到先得”的原则，已预订的会议室如无特殊情况不得随意调整；

4.特殊情况下，如需调整会议室，预订者应提前通知行政部门，并说明原因。

二、会议室使用规范

1.会议室内应保持整洁，严禁吸烟、乱丢杂物，不得在会议室内用餐；

2.会议室内设备使用完毕后，应恢复原状，关闭电源，确保设备安全；

3.会议室内严禁私拉乱接电源线、网线等，以免影响设备正常运行；

4.参会人员应按时到场，遵守会议纪律，手机调整为静音或振动状态，不得随意离场。

三、会议室设备管理

1.行政部门负责会议室设备的日常维护、保养，确保设备正常运行；

2.如遇设备故障，应及时报修，行政部门负责联系维修人员尽快解决问题；

3.会议室内设备使用前，应由相关人员进行检查，确认设备完好后方可使用；

4.使用过程中如发现设备异常，应立即停止使用，并及时通知行政部门。

四、会议室安全与保密

1.会议室门禁系统应正常启用，非会议相关人员不得随意进入；

2.会议室内应安装监控设备，确保会议安全；

3.会议室内严禁携带无关人员或未经授权的物品进入，以防止信息泄露；

4.参会人员应严格遵守保密规定，会议内容涉及公司机密，不得泄露。

五、会议室环境卫生

1.行政部门负责会议室的卫生清洁，确保会议环境整洁；

2.会议结束后，会议组织者应负责检查会场卫生，确保遗留物品清理干净；

3.定期对会议室进行消毒、通风，以保障参会人员健康；

4.参会人员应共同维护会议室环境卫生，共创美好会议环境。

本章对会议室管理规定进行了详细阐述，旨在为公司各类会议提供良好的硬件支持和服务保障。全体员工应共同遵守会议室管理规定，确保会议的顺利进行。

第五章附则

第五章