会议物品借用管理制度

会议物品借用管理制度第一章总则

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，规范会议物品的借用与管理，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有会议物品的借用、使用及管理。

一、会议物品借用管理的目的

1.保证会议物品的合理使用，避免资源浪费。

2.确保会议物品的完好，提高会议质量。

3.规范借用流程，提高工作效率。

二、会议物品借用管理的原则

1.统一管理：会议物品实行统一管理，由专人负责。

2.适度调配：根据会议需求，合理调配会议物品，确保会议顺利进行。

3.严格借用：严格遵循借用流程，确保会议物品的安全、完好。

4.节约使用：提倡节约，合理使用会议物品，降低成本。

三、会议物品借用管理的范围

1.会议场地、设备、设施等固定资产。

2.会议所需的各类消耗品，如文具、茶水等。

3.与会议相关的其他物品。

四、会议物品借用管理的责任主体

1.会议组织者：负责会议物品的借用申请、使用及归还。

2.会议室管理员：负责会议物品的保管、维护、调配及监督。

3.各部门负责人：负责本部门员工会议物品借用行为的监督与管理。

五、违规处理

1.未经批准，擅自借用、使用会议物品的，予以通报批评，情节严重者，给予相应处罚。

2.逾期未归还会议物品的，视情节轻重，予以通报批评或处罚。

3.损坏、丢失会议物品的，按公司相关规定赔偿。

4.各责任主体未履行管理职责的，追究相应责任。

六、本制度的解释权归公司行政管理部门。

本制度的制定旨在规范会议物品借用行为，提高会议效率，为公司发展创造良好的会议环境。全体员工应严格遵守本制度，共同维护会议秩序。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，明确会议流程至关重要。以下为会议流程的详细规定：

一、会议筹备

1.会议组织者根据会议主题、参会人员、会议时间等因素，提前拟定会议议程，明确会议目的、议题、预计时长等内容。

2.会议组织者提前向会议室管理员申请会议场地、设备等资源，并填写《会议物品借用申请表》。

3.会议组织者通知参会人员，确保参会人员了解会议时间、地点、议程等信息。

4.会议组织者准备会议所需的资料、文件、演示文稿等，并确保内容准确、完整。

二、会议签到

1.会议开始前，会议组织者负责组织参会人员进行签到，确保签到表记录完整。

2.会议组织者根据签到情况，统计参会人员，确保会议参与度。

三、会议召开

1.会议按照议程进行，由主持人宣布会议开始，并介绍会议主题、参会人员等。

2.各议题负责人按照议程顺序，进行议题讨论、汇报、决策等。

3.会议期间，会议组织者负责记录会议纪要，包括议题讨论情况、决策结果等。

4.会议主持人根据会议进展，适时调整议题顺序和时长，确保会议高效进行。

四、会议结束

1.会议主持人对会议进行总结，明确会议成果、待办事项等。

2.会议组织者负责收集会议纪要、表决票等资料，整理归档。

3.会议组织者通知参会人员散会，并提醒注意安全。

五、会议后续

1.会议组织者根据会议纪要，制定会议决议执行计划，明确责任人、完成时间等。

2.会议组织者跟踪会议决议的执行情况，及时向相关人员汇报进度。

3.会议组织者对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议，不断优化会议流程。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议成果的转化和执行，对会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要跟踪落实的具体措施：

一、会议纪要的整理与发布

1.会议组织者应在会议结束后24小时内完成会议纪要的整理，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、议题讨论情况、决策结果等。

3.会议纪要经主持人审批后，由会议组织者通过邮件、企业内部通讯工具等方式发布给参会人员及相关部门。

二、会议决议执行计划的制定

1.会议组织者根据会议纪要，明确会议决议的执行计划，包括责任人、完成时间、验收标准等。

2.会议组织者将执行计划通知相关责任人，并要求责任人签署确认，确保各责任人了解并承诺履行职责。

三、会议决议的跟踪与督促

1.会议组织者定期跟踪会议决议的执行情况，了解进度，确保决议按计划推进。

2.对于执行过程中出现的问题，会议组织者应及时协调相关部门和人员予以解决。

3.会议组织者通过会议、邮件、电话等方式，对责任人进行督促，确保决议按期完成。

四、会议决议执行的反馈与评估

1.责任人需在规定时间内完成会议决议的执行，并向会议组织者反馈执行结果。

2.会议组织者对执行结果进行评估，核实是否符合预期目标，并对责任人进行评价。

3.对于未按期完成的会议决议，会议组织者应分析原因，制定整改措施，并重新安排执行计划。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议组织者将会议纪要、执行计划、反馈报告等资料整理归档，以备查阅。

2.会议纪要及相关资料应按照公司档案管理规定进行保存，确保信息安全。

第四章会议室管理规定

为提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向会议室管理员提交《会议室预订申请表》。

2.会议组织者应在会议召开前至少3个工作日完成会议室预订，以确保会议室资源的合理分配。

3.会议室管理员根据预订申请，合理安排会议室，并在预订确认后通知会议组织者。

二、会议室使用规范

1.会议组织者应按照预订时间准时使用会议室，不得随意占用或提前结束会议。

2.会议期间，参会人员应保持会议室整洁，爱护会议设备，遵守会议纪律。

3.严禁在会议室吸烟、进食，不得随意移动会议设备，确保会议室设施完好。

三、会议室设备管理

1.会议室管理员负责会议室设备的日常维护、检查，确保设备正常运行。

2.会议组织者如需使用特殊设备，应提前通知会议室管理员，并填写《会议设备借用申请表》。

3.会议结束后，会议组织者应确保所有借用设备完好无损，并及时归还。

四、会议室清洁与维护

1.会议室管理员负责会议室的清洁卫生，确保会议环境整洁。

2.会议组织者应在会议结束后，协助清理会议室，将垃圾带走，保持会议室整洁。

3.如发现会议室设施损坏，会议组织者应立即向会议室管理员报告，以便及时维修。

五、会议室安全管理

1.会议室管理员负责会议室的安全管理，确保会议期间的安全。

2.会议组织者应遵守公司安全规定，不得在会议室内存放易燃、易爆等危险物品。

3.会议期间，会议室管理员应加强巡查，确保会议室安全。

遵循以上规定，有助于提高会议室的使用效率，保障会议的顺利进行，为公司创造良好的会议环境。全体员工应严格遵守会议室管理规定，共同维护会议室的秩序。

第五章附则

一、本制度