会议定额管理制度

会议定额管理制度第一章总则

第一条目的与依据

为加强会议管理，提高会议效率，确保会议决策的科学性、民主性和有效性，根据《公司章程》及相关规定，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各类会议的管理，包括但不限于董事会、总经理办公会、专题协调会等。

第三条会议分类

根据会议性质和内容，将会议分为以下几类：

1.决策性会议：对公司重大事项进行讨论、决策的会议。

2.协调性会议：协调各部门工作，解决跨部门问题的会议。

3.报告性会议：汇报工作、交流经验、传达上级指示的会议。

4.培训性会议：对员工进行业务技能培训的会议。

第四条会议定额管理

会议定额管理是指对会议的时间、地点、参会人员、议程等内容进行预先规定和限制，确保会议的高效、有序进行。

第五条会议组织与管理

会议的组织与管理由会议主持人负责，会议主持人应确保会议按照预定议程进行，并对会议纪要进行跟踪落实。

第六条参会人员职责

参会人员应按时参加会议，积极参与讨论，遵守会议纪律，对会议决策事项予以执行。

第七条会议保密

会议涉及的公司内部信息、商业秘密等，参会人员应予以保密，不得擅自泄露。

第八条制度修订

本制度根据公司发展需要和实际情况适时进行修订，修订后的制度报公司董事会审批后生效。

第九条解释权

本制度的解释权归公司董事会所有。

第二章会议流程

第十条会议筹备

1.会议主持人根据工作需要，确定会议主题、时间、地点、参会人员及议程，并在会议前至少三天通知参会人员。

2.会议主持人负责组织编写会议资料，包括但不限于会议议程、相关报告、数据报表等，并于会议前至少一天发送给参会人员。

3.参会人员收到会议通知后，应及时回复是否参会，如有特殊情况不能参加，需提前向会议主持人请假。

第十一条会议签到

1.会议开始前，由专人负责会议签到工作，确保参会人员按时到场。

2.会议主持人应在会议开始前对参会人员进行简要介绍，包括参会人员的姓名、职务等。

第十二条会议议程

1.会议主持人按照议程逐项组织讨论，确保会议内容有序进行。

2.每项议程讨论结束后，会议主持人应对讨论结果进行总结，明确下一步工作计划和责任人。

第十三条会议讨论

1.参会人员应围绕会议主题积极发言，充分表达自己的观点和建议。

2.会议主持人应确保讨论充分、民主，引导参会人员就议题达成共识。

第十四条会议决策

1.会议主持人根据讨论情况，提出决策建议。

2.参会人员对决策建议进行表决，表决通过后形成会议决议。

3.会议主持人应在会议结束后将会议决议整理成文，分发给参会人员和相关责任人。

第十五条会议记录

1.会议记录人负责记录会议议程、讨论内容、决策结果等。

2.会议记录应在会议结束后及时整理，由会议主持人审核后发送给参会人员。

第十六条会议总结与反馈

1.会议主持人应在会议结束后对会议效果进行总结，收集参会人员的意见和建议。

2.会议主持人针对会议中提出的问题和不足，制定改进措施，并在下一次会议中进行反馈。

第十七条会议资料归档

1.会议结束后，会议记录、决议等资料应进行归档，以备查阅。

2.归档资料应按照公司档案管理规定进行保管，确保资料的安全和完整。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十八条会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录人在会议结束后及时编制，内容应包括会议议程、主要讨论点、决策结果、责任分配等关键信息。

2.会议纪要编制完成后，应由会议主持人进行审核，确保纪要内容的准确性和完整性。

3.审核通过的会议纪要应在会议结束后的一定工作日内，通过公司内部通信系统或书面形式发布给所有参会人员及相关部门。

第十九条会议纪要的执行跟踪

1.会议主持人或指定专人负责对会议纪要中的决策事项进行跟踪，确保各项决策得到有效执行。

2.对于需要跨部门协作的事项，会议主持人应协调相关部门，明确各部门职责和执行时间节点。

3.跟踪过程中，应定期检查决策事项的进展情况，并记录在案。

第二十条执行情况反馈

1.各责任部门和人员应在规定时间内完成决策事项的执行，并向会议主持人反馈执行结果。

2.会议主持人应在收到反馈后，及时评估执行情况，对于未按期完成或执行不力的情况，应分析原因，制定整改措施。

第二十一条会议纪要的更新与闭环

1.根据执行情况反馈，会议纪要应进行实时更新，记录决策事项的执行状态。

2.一旦所有决策事项得到妥善处理，会议纪要应进行闭环管理，确保所有遗留问题得到解决。

第二十二条会议纪要的查阅与归档

1.会议纪要应作为公司重要的信息资料，供公司内部相关人员查阅。

2.会议纪要的归档应按照公司档案管理制度进行，确保资料的长期保存和便于追溯。

第二十三条责任追究

1.对于不按照会议纪要执行或执行不力的个人或部门，应依据公司相关规定追究责任。

2.会议主持人应定期对会议纪要的执行情况进行汇总，并向公司高层报告，以便于公司管理层对决策执行情况进行全面了解和监督。

第四章会议室管理规定

第二十四条会议室预订

1.会议室使用需提前预订，由会议申请人通过公司指定的预订系统进行预订。

2.预订时应详细填写会议主题、时间、参会人数等信息，以便于会议室管理部门进行合理安排。

3.会议室管理部门有权根据实际情况调整会议时间或地点，并应提前通知会议申请人。

第二十五条会议室配置与维护

1.会议室应配备必要的设施设备，如投影仪、音响系统、白板等，以满足不同会议需求。

2.会议室管理部门负责定期检查和维护会议设施，确保设施设备正常运行。

3.如会议设施在使用过程中出现故障，应及时向会议室管理部门报修。

第二十六条会议室使用规范

1.参会人员应遵守会议室使用规范，保持室内整洁，不得损坏会议设施。

2.会议期间，应关闭或静音手机等通讯设备，以免影响会议进行。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭电源，确保会议室整洁。

第二十七条会议室安全与保密

1.会议室管理部门应确保会议室的安全，包括防火、防盗等措施。

2.会议涉及公司内部信息、商业秘密等敏感内容时，参会人员应遵守保密规定，不得擅自录音、录像或泄露会议内容。

第二十八条会议室资源分配

1.会议室资源分配应遵循公平、合理原则，优先保障公司重要会议需求。

2.会议室管理部门应建立会议资源使用台账，对会议室使用情况进行实时监控和调整。

第二十九条违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，会议室管理部门有权进行制止，并依据公司相关规定给予处罚。

2.会议室管理部门应定期对会议室管理规定进行宣传和培训，提高参会人员的遵守意识。

第三十条会议室改进与优化

1.会议室管理部门应定期收集会议室使用反馈，不断改进与优化会议室管理措施。

2.针对公司发展需求和会议形式的变化，会议室管理部门应适时调整会议室资源配置，提高会议室使用效率。

第五章附则

第三十一条制度生效

本制度自发布之日起生效，原有相关规定与本制