疫情期间的会议管理制度

疫情期间的会议管理制度第一章总则

鉴于当前新冠疫情的严峻形势，为确保公司内部会议的顺利进行，同时保障员工的健康安全，特制定以下疫情期间的会议管理制度。本制度适用于公司范围内所有会议的组织、召开及管理。

一、目的

1.确保会议的效率与效果，提高决策的科学性、合理性；

2.严格遵守疫情防控要求，降低疫情传播风险；

3.规范会议流程，提高会议质量。

二、原则

1.尽量减少不必要的会议，鼓励采用线上会议形式；

2.必要的现场会议应控制参会人数，缩短会议时间；

3.会议组织者应提前做好疫情防控措施，确保会议安全；

4.参会人员需遵守会议纪律，配合疫情防控相关工作。

三、适用范围

1.本制度适用于公司各级别、各类别的会议；

2.本制度适用于公司内部及与外部单位合作的会议；

3.特殊情况下的会议，可根据实际情况调整本制度的相关规定。

四、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织、通知、执行及总结；

2.参会人员：按时参加、积极参与、遵守会议纪律、配合疫情防控；

3.会议室管理员：负责会议室的预订、布置、清洁、消毒及设备维护；

4.疫情防控责任人：负责会议期间的疫情防控指导和监督。

五、制度执行

1.本制度自发布之日起执行；

2.各部门应认真组织学习本制度，确保全体员工了解并遵守；

3.违反本制度规定，造成疫情传播或其他严重后果的，将依法追究相关责任。

六、修订与解释

1.本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订；

2.本制度的解释权归公司疫情防控领导小组。

第二章会议流程

为确保疫情期间会议的顺利进行，提高会议效率，本章将详细阐述会议流程的各个环节。

一、会议筹备

1.会议主题及目的：明确会议的主题、目的，确保议题集中、高效；

2.参会人员：确定参会人员范围、名单，严格控制会议规模；

3.会议时间：合理安排会议时间，避免过长，确保参会人员有足够时间进行个人防护；

4.会议地点：选择宽敞、通风良好的会议室，确保符合疫情防控要求；

5.会议通知：提前发送会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员及疫情防控要求。

二、会议召开

1.线上会议：

a.使用公司指定的线上会议平台，确保稳定可靠；

b.会议组织者提前测试会议设备，确保音视频效果良好；

c.参会人员按时进入线上会议室，遵守会议纪律；

d.会议期间，保持网络畅通，减少因网络问题导致的会议中断。

2.现场会议：

a.会议室管理员提前对会议室进行消毒、通风；

b.参会人员进入会议室前需进行体温检测、手部消毒；

c.会议室内保持社交距离，全程佩戴口罩；

d.会议组织者严格控制会议时间，确保议题高效进行。

三、会议记录

1.指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整；

2.记录会议主题、参会人员、主要讨论内容、决策结果等；

3.会议结束后，将会议记录整理成会议纪要，发送给参会人员及相关部门。

四、会议总结

1.会议组织者对会议进行总结，评估会议效果，收集参会人员的意见和建议；

2.对会议中出现的问题进行分析，找出原因，制定改进措施；

3.及时将会议总结反馈给公司疫情防控领导小组，为今后会议提供参考。

五、疫情防控措施

1.会议组织者负责监督参会人员遵守疫情防控要求；

2.会议室管理员确保会议室的清洁、消毒、通风；

3.参会人员如有疫情症状，应立即报告并退出会议；

4.会议结束后，参会人员应做好个人卫生，避免前往人员密集场所。

第三章会议纪要的跟踪落实

会议纪要是会议成果的重要体现，为确保会议决策的落实，本章将详细阐述会议纪要的跟踪落实流程。

一、会议纪要的编制与发布

1.会议记录人应在会议结束后24小时内完成会议纪要的初稿，并提交给会议组织者审核；

2.会议组织者应在收到会议纪要初稿后的48小时内完成审核，确保纪要内容准确无误；

3.审核通过的会议纪要应尽快通过公司内部通讯系统或电子邮件发送给所有参会人员及相关责任人；

4.会议纪要应明确记录会议主题、时间、地点、参会人员、讨论重点、决策结果及责任人。

二、任务分配与执行

1.会议纪要中明确的任务应明确责任人和完成时限；

2.各责任人应根据会议纪要中的任务分配，制定详细的执行计划，并报备给会议组织者；

3.会议组织者应定期跟踪任务执行情况，确保各项决策得到有效落实；

4.如遇问题或困难，责任人应及时向会议组织者反馈，共同寻求解决方案。

三、进度汇报与监督

1.各责任人在任务执行过程中，应定期向会议组织者汇报进度，确保任务按计划推进；

2.会议组织者应建立会议决策跟踪表，对各项任务的执行情况进行记录和监督；

3.对于重要任务的执行情况，会议组织者可定期组织专项汇报会议，以便及时了解进度、解决问题；

4.会议组织者应将任务执行情况及时报告给公司疫情防控领导小组，以便领导层掌握整体工作动态。

四、成果评估与反馈

1.任务完成后，责任人应向会议组织者提交成果报告；

2.会议组织者应对任务成果进行评估，确保达到预期效果；

3.对于未按计划完成的任务，应分析原因，制定改进措施，并在下次会议中进行反馈；

4.通过成果评估，总结经验教训，为今后类似会议提供参考。

五、持续改进

1.会议组织者应定期收集参会人员对会议纪要跟踪落实的意见和建议，持续优化会议管理流程；

2.对会议纪要的编制、发布、执行、监督等环节进行回顾，查找不足，不断改进；

3.通过持续改进，提高会议效率，确保会议决策的落实效果。

第四章会议室管理规定

为确保会议室的使用效率，营造良好的会议环境，本章将详细阐述会议室的管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议室管理员负责统一安排；

2.预订会议室时，需填写会议室预订申请表，明确会议主题、时间、参会人数等信息；

3.预订者应提前至少1个工作日向会议室管理员提交申请，以便管理员进行会议室安排及准备工作；

4.管理员有权根据实际情况调整会议室分配，确保会议资源得到合理利用。

二、会议室布置与设施

1.会议室布置应保持简洁、整齐，符合会议主题；

2.会议室应配备必要的会议设备，如投影仪、白板、音响等，并确保设备正常运行；

3.会议室内应设置充足的座位，座位间保持适当距离，以满足参会人员的舒适需求；

4.疫情防控期间，会议室应配备口罩、消毒液等防疫物资。

三、会议室清洁与消毒

1.会议室管理员负责会议室的日常清洁与消毒工作，确保会议室卫生状况良好；

2.会议结束后，应及时清理会议室，对桌面、座椅等接触频繁的部位进行消毒；

3.定期对会议室进行深度清洁，如空调过滤网的清洗、地毯的吸尘等；

4.疫情防控期间，增加消毒频次，确保会议室使用安全。

四、会议室使用规范

1.参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室使用规定；

2.会议期间，保持安静，不随意离开座位，不吸烟、不进食；

3.严禁在会议室私拉乱接电源线，确保用电安全；

4.会议室内不得堆放杂物，以免影响会议的顺利进行。

五、会议室安全管理

1.会议室管理员负责会议室的安全管理，确保消防设施、安全通道等符合规定；

2.会议室内禁止存放易燃、易爆等危险品；

3.会议期间，如遇紧急情况，参会人员应按照安全疏散指示迅速撤离；

4.定期对会议室进行安全检查，发现问题及时整改。

六、会议室维护与更新

1.会议室管理员应定期检查会议设备，发现问题及时报修；

2.根据会议需求，适时更新会议室设施，提高会议室使用效果；

3.收集参会人员对会议室的意见和建议，不断优化会议室管理；

4.定期对会议室管理员进行培训，提升其业务水平和综合素质。

第五章附则

为确保疫情期间会议管理制度