会议执行管理制度

会议执行管理制度第一章总则

一、为了加强会议管理，提高会议效率，确保会议决策的贯彻落实，根据公司相关管理制度，特制定本会议执行管理制度。

二、本制度适用于公司各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、部门例会等。

三、会议应遵循以下原则：

1.精简、高效原则：减少会议次数，缩短会议时间，提倡高效沟通，杜绝形式主义。

2.计划性原则：会议应提前计划，明确议题，确保会议目的明确，议题充分准备。

3.民主、集中原则：充分发扬民主，广泛听取意见，集中讨论，形成决策。

4.责任制原则：会议决策事项应明确责任人和完成时间，确保决策落到实处。

四、会议组织者应严格遵守本制度，确保会议的顺利进行。参会人员应积极参与，认真履行职责，共同维护会议纪律。

五、会议记录应及时、准确、完整，会议纪要应按照规定程序审批、发布。

六、违反会议管理制度的行为，将按照公司相关规定予以处理。

七、本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。如需对本制度进行修订，由公司管理部门提出，报公司领导审批后予以实施。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目的：会议组织者应根据公司业务需求和管理要求，明确会议的主题和目的，确保会议议题具有针对性和实用性。

2.拟定会议议程：会议组织者应制定会议议程，包括会议主题、时间、地点、参会人员、各议题的讨论顺序等。

3.发送会议通知：会议组织者应在会议召开前至少3个工作日发送会议通知，明确会议时间、地点、议程等相关事项，并要求参会人员做好相关准备工作。

4.准备会议材料：会议组织者应提前准备好会议所需的各类材料，包括议题背景资料、报告、方案等，并在会议召开前至少1个工作日发送给参会人员。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，由会议组织者负责签到，确保参会人员准时到会。

2.会议主持人：会议主持人负责引导会议进程，确保会议按照议程进行。

3.议题讨论：会议主持人按照议程顺序组织参会人员进行议题讨论，鼓励大家充分发表意见，形成决策。

4.会议记录：指定专人负责会议记录，确保记录准确、完整。

三、会议决策

1.表决：对于需要决策的议题，会议主持人应组织参会人员进行表决，形成会议决议。

2.决策记录：会议组织者应将会议决策内容详细记录，包括决策事项、表决结果、责任人和完成时间等。

3.决策公示：会议决策事项应在会议纪要中予以公示，以便全体员工了解和执行。

四、会议总结

1.会议总结发言：会议结束时，由会议主持人对本次会议的成果和不足进行总结，并对下一步工作提出要求。

2.收集会议反馈：会议组织者应收集参会人员对会议的意见和建议，不断改进会议组织工作。

五、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要的编制：会议结束后，会议记录人应在24小时内完成会议纪要的编制，并经会议组织者审核。

2.会议纪要的审批：会议纪要应按公司规定程序进行审批，确保纪要内容准确、完整。

3.会议纪要的发布：审批通过的会议纪要应在2个工作日内发送给参会人员及相关部门，以便落实会议决策。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的责任分配

1.会议纪要中明确的决策事项，应明确责任部门和责任人，确保每一项决策都有人负责执行。

2.会议组织者应与责任人沟通确认，确保责任人理解决策内容、目标和要求，并具备执行决策所需的资源和支持。

二、会议纪要的执行监督

1.责任人应按照会议纪要中的要求，制定详细的执行计划，包括关键节点、完成标准和预期成果。

2.会议组织者或指定专人负责对会议纪要的执行情况进行定期跟踪，确保决策事项按计划推进。

3.对于执行过程中出现的问题和困难，责任人应及时向会议组织者报告，并寻求解决方案。

三、会议纪要的进度反馈

1.责任人应定期向会议组织者提供决策执行的进度报告，包括已完成的任务、正在进行中的任务和遇到的问题。

2.会议组织者应汇总各责任人的进度报告，形成会议纪要执行情况的总报告，并在下一次会议中进行通报。

四、会议纪要的调整与优化

1.根据执行过程中的实际情况，会议组织者应适时调整会议纪要中的决策事项和执行计划。

2.对于执行效果不佳的决策，应分析原因，并提出改进措施，以确保会议决策的最终落实。

五、会议纪要的闭环管理

1.会议纪要的执行情况应作为下一次会议的议题之一，进行回顾和评估。

2.对于已完成的决策事项，应进行总结，提取经验教训，为今后的决策提供参考。

3.对于未完成的决策事项，应继续跟踪，直至闭环，确保会议决策得到有效执行。

六、会议纪要的归档与查阅

1.审批通过的会议纪要应进行归档，便于日后查询和追溯。

2.公司应建立会议纪要的查阅制度，确保员工能够方便地获取到与自己工作相关的会议纪要信息。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，需提前向行政部门或指定管理人员提出申请，并提供会议时间、参会人数、所需设备等信息。

2.预订会议室应遵循先到先得的原则，对于冲突的预订请求，由行政部门协调解决。

3.会议室预订成功后，预订人应按时使用，如需取消或变更，应提前通知行政部门。

二、会议室使用

1.会议室内应保持安静、整洁，严禁吸烟、进食。

2.使用会议室时，应爱护室内设施，如遇设备故障，应及时报告行政部门。

3.会议室内不得随意更改布局，如需调整，须提前向行政部门申请。

三、会议室设备管理

1.会议室内设备由行政部门负责维护和管理，使用前应确保设备正常运行。

2.非授权人员不得随意操作会议室设备，以免造成损坏。

3.会议结束后，使用人员应确保设备关闭，避免长时间待机消耗能源。

四、会议室清洁与维护

1.会议室内应定期进行清洁，保持环境整洁。

2.使用会议室时，参会人员应自觉保持卫生，将垃圾放入指定垃圾桶。

3.如会议室内设施损坏，应及时报修，行政部门负责跟进维修事宜。

五、会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如防火、防盗等。

2.会议室内涉及公司机密信息的讨论，参会人员应遵守保密规定，不得泄露。

3.会议结束后，应确保携带个人物品离开会议室，避免遗失或泄露公司信息。

六、会议室使用情况的反馈

1.使用会议室的部门或个人，如有意见和建议，可向行政部门反馈，以便不断优化会议室管理。

2.行政部门应定期收集会议室使用情况，对存在的问题进行改进，提高会议室使用效率。

第五章附则

一、本制度的解释权归公司管理部门所有。

二、本制度自发布之日