报销管理制度

精品文档就在这里-------------各类专业好文档，值得你下载，教育，管理，论文，制度，方案手册，应有尽有-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------精品文档---------------------------------------------------------------------费用报销制度目的本着量入为出、厉行节约的原则，为加强公司现金管理，保障公司财产安全，规范员工报销行为，特制定本程序。各事业部财务负责人可以不违背本制度的前提下，依据本事业部的实际情况制订更详细的规定。适用范围公司所有的费用报销：一般费用报销、差旅费报销、以及备用金方式（先支后报）报销均适用于本规定。费用审批原则各部门负责人为费用审批的第一责任人，负责业务活动真实性的审查。财务部门负责费用标准、发票的真实性审查。定义人事部门是指人力资源管理中心或实际履行人力资源管理的部门，如综合管理部。备用金是指公司为满足日常零星采购及出差提供的一定额度的周转款项。包括由出纳员保管的现金（以下称为公司备用金）、拨付给零星采购人员的一定限额的款项（采购备用金）、以及为长期驻外销售人员提供预支款。备用金在一定期限（一般为一年）内循环使用。差旅费预支款是指员工因出差临时预支的款项，在报销时多退少补。程序备用金管理公司备用金管理公司备用金由出纳管理，备用金的最高限额为人民币30,000元。财务总监可根据公司业务发展需要报请总裁批准后调整公司备用金的最高限额。公司备用金应建立现金日记账，由出纳员登记。出纳员应每天盘点现金，发现现金盈余或短缺应立即查找原因，并报财务总监。财务总监应指派会计人员协同查明原因，如确认为现金长款或短缺且非找零差异（找零差异需提供报销金额与实际支付的对照清单），均需报总裁批示处理。财务（副）总监应指派会计人员不定期地对库存现金进行盘点，每半年至少一次,并填写公司备用金盘存表（附件一）。采购备用金管理公司不鼓励使用现金采购，各类采购应尽可能通过银行进行结算。采购人员支领的备用金不得挪作它用。经授权可以进行零星采购的员工才能申请采购备用金。采购备用金的最高限额为每人人民币5,000元。采购人员根据实际需要提出申请，经部门经理审批，财务审核，报总裁审批后支取。采购人员完成采购业务后，应及时报销，财务部依据经审批的报销单补足备用金。采购人员申领备用金后，连续三个月没有发生采购活动或者调离采购岗位，应立即归还备用金。差旅费预支款只有经核准可以出差的员工才可以申请差旅费预支款。员工应根据出差地点及时间长短决定需预支的差旅费金额。按照公司的审批授权逐级进行审批。财务部有权根据经审批的出差申请表、预支款余额对本次申请的预支款进行调整。3,000元及以内的差旅费预支款申请经直接领导批准，事业部（副）总经理、财务（副）总监审批后到出纳处支领。3,000元以上差旅费预支款申请还需报总裁审批。对长期驻外销售人员，由销售管理部门每年年底前提交下一年度销售人员费用包干申请，经总裁审批后，提交财务备案。驻外销售人员可以预先支领一个月的费用，财务部将根据审批的额度补齐或扣减预支款额度。员工出差后或者发生其他费用后应尽快到财务部门报销（半个月内），如因特殊情况不能及时报销时需报财务部备案。当支领（备用金、预支款、报销）的金额大于或等于人民币3,000时，出纳将预支款汇入借款人个人账户。费用报销费用的种类报销费用分为交通费、住宿费、业务招待费，礼品费用；电话费、传真费、网络费；培训费，福利性费用；政府费用；办公用品(零星)、书报杂志费；汽车费用（租车需提供租车协议）；探亲费用；设备及模具维修费用（零星）。邮寄费或托运费、工量具小额维修费、与生产相关的小额费用、小额办公费用，无票金额总额控制在每年10,000元以内。小额费用是指单次金额在100元人民币以下（含）的支出。与生产相关的物料包括备品备件采购、非零星设备维修、非适用于采购管理程序，不在费用报销的管理范围内。费用报销的时限为保证费用能被准确及时地反应在财务系统中，费用报销人应于每月10前完成上月费用报手续。小额费用如本地出租车、公交车费，如果累计金额没有超过100元，可以一个季度报销一次。非长期驻外人员在报销时应同时结清差旅费预支款。费用报销的审批流程所有的费用报销申请均需通过适当的审批后才能到财务部报销，审批权限请参见各事业部授权表(附件二)。具体流程如下：所有预算外的费用均需事前报财务总监审查、总裁审批。否总裁审批所有预算外的费用均需事前报财务总监审查、总裁审批。否总裁审批通过申请人填写费用报销表主管经理逐级审批(按授权手册)交财务审核否支付费用是同意扣除相应金额否是已获足够审批有不合规票据是否交通费、住宿费的报销市内交通费（大市区）包括公交车费、出租车、客车及其他交通费用。通常应按日汇总填写月度零星费用报销单（附件三）；与出差费用一同报销时，则可使用差旅费报销申请表（附件四）。员工出差需事先填写员工出差申请表，并报直接主管审批。员工出差完毕，需填写差旅费报销申请表（附件四），按日申报相关费用，并将出差申请表粘附于报销申请表之后。差旅费报销标准驻外销售人员驻外销售人员采用费用包干方式，包干费用包括电话费、交通费、补贴及业务招待费，业务招待费控制在3,000元/月。各营销事业部门在标准内根据各区域的实际情况对各项费用自行分配，每年年底提交下一年度的分配方案，报总裁审批后执行。管理中心或分支机构经理：5,500～6,000元/月一线销售人员：3,500～4,000元/月其他人员差旅费标准分类副经理级以下（副）经理级经理级以上住宿标准特殊地区250元/天300元/天350元/天省会城市200元/天250元/天300元/天地级城市150元/天200元/天250元/天交通费标准凭发票据实报销，财务加强审核合理性。餐费标准特殊地区40元/天省会城市30元/天地级及以下城市20元/天特殊地区广州、上海、深圳、北京以上费用在标准内凭发票据实报销礼品、业务招待费费用的报销除客户外，原则上公司不鼓励赠送礼品。但若却实需要，填写业务招待费申请表（附件五），经总裁审批后予以报销。除费用包干人员外，所有业务招待需事先申请，填写业务招待费申请表按表中要求逐项填写，逐级审批。业务招待费即交际应酬费，公司员工应本着节约的原则根据工作需要使用交际费。在交际活动发生之前应报直接主管批准。在出差期间发生的交际费用，随差旅费一同报销；其他时间发生的交际费用，应填写月度零星费用报销单（附件三）。发生宴请、赠送小礼品时应在报销申请表中注明参与的人数及主要参与人员的头衔。电话费用、传真费用、信息费用的报销手机费用每年3月份公司按标准统一支付，若有特殊需要，直接主管、经人事部门审批后凭通讯费发票报销。出差期间发生的此类费用，需填写在差旅费报销申请表（附件四）中与其他差旅费一同报销；其他时间发生的此类费用应单独填写月度零星费用报销单（附件三）。人员手机费用月度标准如下：副经理以下副经理经理经理以上与销售业务直接相关80150200与销售业务无直接相关50（根据工作需要申请）80100150与销售业务直接相关的人员包括营销部，市场部，销售接单人员，物流运输安排人员以及售后服务人员。培训费及福利性费用的报销员工培训由人事部门统一组织。员工在报销培训费时，需填写月度零星费用报销单（附件三）、报人事部审批，并除按公司的审批授权表(附件二)逐级审批。所有非集体性福利费用需向人事部申请，报总裁批准后报销。办公用品、书报杂志费的报销办公用品需由综合管理部统一管理。在预算范围内统一购买，未经综合管理部同意，员工不得自行购买办公用品。经综合管理部同意后员工自行采购的办公用品在报销时需由综合管理部负责人审批。书报杂志由人事部统一管理，员工在订购书报杂志前，应事先申请。按审批授权表报部门主管审批、人事部门批准后方才可购买。报销时也需经人事部门审核。汽车费用汽车费用是指公司车辆或公司租用车辆为执行公务而发生的路桥费、汽油费及停车费用。员工出差过程中因租车发生的费用在差旅费中报销。报销汽车费用应填写月度零星费用报销单（附件三），报部门主管批准后，按审批授权表(附件二)逐级审批。误餐补贴驻外销售人员误餐补贴标准为每人每天20元，不需提供发票，同一天不得同时报销餐费和误餐补贴。除驻外销售人员外的员工（含驾驶员）在所在地大市范围内办事而无法返回办公地点用餐的，享受正常餐补；在大市范围外的每人每天20元，在标准内凭餐费发票报销。驾驶员在报销时需提供派车单。 政府费用政府费用是指因办理证照或行政审批而发生的费用，如办理营业执照变更时收取的工本费。虽由政府部门指定或推荐，但由非政府部门收取的费用不在报销范围内，而应按一般的采购流程进行申请付款，如报税系统服务费，合同备案网站使用费，进出口申报系统服务费等。探亲费用所有探亲费用报销需事先到人事部门（综合管理部门）审核备案后方可到财务部报销。探亲费用的标准由人事部门确定。零星设备、零星模具维修费用设备及模具维修纳入采购管理。对于因零星维修或紧急维修需要报销的，按事业部授权审批表逐级审批后报销。特别事项关于发票的规定可以用于报销的单据有：发票；行政事业单位统一收据；银行水单，中国邮政开出的收据。发票分为定额发票和非定额发票，所有发票必须符合国家税务局的规定，即发票上应印有地方税务或国家税务总局的监制章（增值税发票）；记载有发票金额并加盖收款单位的印章（一般为发票专用章或财务专用章）。非定额发票还应正确填写发票日期、收款单位及业务内容；发票所载金额不得超过发票上规定的最高限额。开具的发票要素要齐全，付款人栏应填写公司全称、填制时间、数量、单价、金额、收款单位、收款人等都应如实填写。接受的发票字迹要清晰，大小写金额必须一致，数量乘单价的金额必须计算正确，严禁涂改。发票上盖的章应与收款单位相一致。如果是剪角发票，必须按发票上的对应金额来剪，不可全剪光。由于不同员工隶属于不同的公司，若在开票前不能确认公司全称，请向直接上司或财务部门咨询。合法报销凭证员工报销费用应取得上述合法的凭证（具体可向财务部出纳或会计人员咨询）；对于员工在国外发生的费用，应取得相关收据（小费除外）；外汇兑换应索取外汇兑换水单。除此外，其他所有白条（临时促销员工资除外）报账将给予以退回。凭证粘贴规范要求报销的原始单据必须从右到左、从小到大整齐有序地粘贴在“粘贴单”上（如没有粘贴单可用白纸代用，大小不能超过报销单），不能一大叠单据堆粘一块，厚度要做到均衡、适中、重要内容粘贴不能超过装订线，同时要注明单据张数和金额。定额发票要注明时间及行程。出租车发票应注明上下车地点。如报销的原始单据有增值税发票、运输费发票等，应将票据发票联及其附件粘贴在粘贴单上，抵扣联及其附件不必粘贴，用曲别针与粘贴好的报销单夹在一起即可。原始单据粘贴时，必须是单据的正面面向审阅者，应折叠整齐，对不整齐的原始单据应修剪整齐（只修剪发票边缘，不能把发票上内容修剪掉，如票面太大超出报销单应将其向内折叠成与报销单大小一致）。原始单据的粘贴不得将不同费用科目内容的原始单据混合粘贴在同一“粘贴单”上，应分开粘贴。即差旅费与招待费要分开粘贴。员工出差应首选综合成本低的安全的出行方式，自驾车出差应填写自驾车出差申请表（附件六）事先得到直接主管的批准。原则上单程距离不得超过400公里，超过400公里的应优先选择公共交通工具，如有特殊情况仍需自驾出行报总裁报准。自驾车员工应做到：出差前确保车辆状态良好，符合国家法律法规规定的可以行驶的条件，否则不予报销相关费用。将经年检的自驾车辆的行驶证及副本复印件留存一份至财务部（每次年检后需提交一份行驶证副本复印件至财务部）自驾车员工应分别在出车前及返回目的后将里程表拍照留存备查；照片文件不得修改。财务将不定期抽查自驾车的里程记录照片，员工应积极配合，以电子邮件的方式发送相关照片。自驾车员工不得直接报销油卡费用，应以实际出差里程折算出的汽油费用作为报销的金额。处罚虚假报销对于凭假发票报销或编造不实业务活动的报销行为，财务部将不予报销，并收集相关证据，报其直接主管和人事部按有关规定进行处理，对于单次金额超过500元的或有两次以上的前述行为的，报公司管理层处理。经公司核实，将严肃处理包括开除。未及时报销未及时报销是指费用发生后无特殊理由未在规定的