财务报销管理规章制度

财务报销管理规章制度

一、总则

1.1为加强财务管理，规范报销行为，提高资金使用效率，根据《中华人民共和国会计法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

1.2本制度适用于公司全体员工及分支机构。

1.3财务报销应遵循合法、合规、真实、准确、及时的原则。

二、报销范围及标准

2.1报销范围

（1）公务出差费用；

（2）业务招待费用；

（3）办公及生产所需低值易耗品；

（4）其他与公司业务相关的合理费用。

2.2报销标准

（1）住宿费：按照公司所在地标准执行；

（2）交通费：按照实际发生且合理的费用报销；

（3）餐饮费：按照公司规定标准执行；

（4）其他费用：根据实际情况，参照相关法规和行业标准执行。

三、报销流程

3.1报销人需在费用发生后的5个工作日内，向直接上级提交报销申请。

3.2报销申请需包含以下材料：

（1）报销单；

（2）费用发生的相关证明材料；

（3）其他需提供的材料。

3.3报销申请经审批通过后，报销人将报销材料提交至财务部门。

3.4财务部门对报销材料进行审核，符合规定的予以报销，不符合规定的退回报销人。

四、报销审批权限

4.1公司设立报销审批权限，具体如下：

（1）金额在1000元以下的，由部门负责人审批；

（2）金额在1000元（含）至5000元的，由财务经理审批；

（3）金额在5000元（含）以上的，由公司总经理审批。

4.2特殊情况，可根据公司实际需要，调整报销审批权限。

五、违规处理

5.1报销人违反本制度，有下列行为之一的，视情节轻重，给予相应的处罚：

（1）虚报、冒领、多领报销费用的；

（2）提供虚假报销材料的；

（3）其他违反本制度的行为。

5.2报销审批人违反本制度，有下列行为之一的，视情节轻重，给予相应的处罚：

（1）未按审批权限审批报销的；

（2）滥用职权，为不符合规定的报销予以审批的；

（3）其他违反本制度的行为。

六、附则

6.1本制度自发布之日起施行。

6.2本制度的解释权归公司财务部门。

6.3如有未尽事宜，可根据实际情况，参照相关法律法规予以补充。

六、报销时限

6.1报销人应严格按照公司规定的报销时限提交报销申请，不得逾期。

6.2对于逾期提交的报销申请，财务部门有权拒绝受理或扣减报销额度。

6.3如因特殊情况导致无法按时提交报销申请，报销人需提前向财务部门申请延期，并说明原因。

七、报销凭证要求

7.1报销凭证必须真实、合法、完整，能够明确反映费用发生的真实性。

7.2报销凭证应包括以下内容：

（1）费用发生的日期、金额、用途；

（2）费用发生的地点、人员；

（3）提供发票、收据等合法有效的原始凭证；

（4）其他支持性文件和证明材料。

7.3如报销凭证不齐全或不符合要求，财务部门有权拒绝报销。

八、差旅费报销规定

8.1差旅费报销应严格按照公司差旅费管理制度执行。

8.2报销人需提前填写差旅费预借申请，经批准后方可预借差旅费。

8.3报销时，需提供差旅费实际发生的相关凭证，包括交通费、住宿费、伙食补助等。

8.4超出公司差旅费标准的部分，需提供书面说明并由相应审批人批准。

九、培训及会议费用报销

9.1培训及会议费用报销需提供相关通知、邀请函等证明材料。

9.2报销人应参加与工作相关的培训及会议，费用需合理且符合公司政策。

9.3培训及会议费用报销需遵循事前申请、事后报销的原则。

十、日常办公费用报销

10.1日常办公费用包括办公用品、通讯费、快递费等。

10.2报销人需提供费用发生的详细清单及相关凭证。

10.3财务部门将定期对日常办公费用进行分析，对不合理支出进行控制和调整。

十一、其他费用报销

11.1对于不在常规报销范围内的其他费用，报销人需事先向财务部门咨询确认。

11.2其他费用报销需提供充分的证明材料，说明费用发生的必要性。

11.3财务部门将根据公司政策和费用合理性进行审核。

十二、报销查询与反馈

12.1报销人有权查询报销进度，财务部门应及时提供相关信息。

12.2报销人对报销结果有异议的，可向财务部门提出反馈，财务部门应在规定时间内给予答复。

12.3财务部门应定期对报销流程和制度进行评估和优化，以提高工作效率和服务质量。

十二、电子报销管理

12.4公司推行电子报销系统，报销人应通过电子报销平台提交报销申请及相关材料。

12.5财务部门对电子报销系统进行维护和管理，确保系统安全、稳定、高效运行。

12.6报销人需按照电子报销系统的操作流程提交报销申请，并对提交材料的真实性、完整性负责。

十三、预算管理

13.1报销需遵循公司预算管理制度，各部门应合理控制预算内费用支出。

13.2对于预算内费用，报销人需在预算额度内报销，超出预算部分需提供书面说明并经相应审批。

13.3财务部门对预算执行情况进行监控，并对预算外支出进行严格控制。

十四、费用报销纪律

14.1报销人应严格遵守费用报销纪律，不得有以下行为：

（1）利用虚假报销手段套取公司资金；

（2）报销与公司业务无关的个人费用；

（3）其他违反费用报销纪律的行为。

14.2如发现违反费用报销纪律的行为，公司将依法严肃处理，并追究相关责任。

十五、报销培训与指导

15.1财务部门负责对全体员工进行费用报销相关知识的培训与指导，以提高员工的报销意识和能力。

15.2报销培训内容包括报销政策、报销流程、报销注意事项等。

15.3财务部门应定期收集员工关于报销方面的意见和建议，不断优化报销流程和服务。

十六、监督检查

16.1财务部门应加强对报销行为的监督检查，确保报销合规、合理。

16.2公司设立举报渠道，鼓励员工相互监督，举报违规报销行为。

16.3对举报查实的问题，公司将按照相关规定进行处理，并对举报人予以保密。

十七、责任追究

17.1对于违反本制度规定，造成公司经济损失的，公司将依法追究相关责任。

17.2涉嫌违法犯罪的，公司将移交司法机关处理。

十八、制度修订

18.1本制度根据公司发展需要和外部法律法规的变化，适时进行修订。

18.2修订后的制度经公司批准后，自发布之日起施行。

18.3修订前的制度同时废止。

十九、跨部门协作

19.1在涉及跨部门的费用报销事项中，各部门应积极配合，确保费用支出的合理性和必要性。

19.2跨部门协作产生的费用，应由相关责任人共同确认，并在报销时注明。

19.3跨部门协作的费用报销，应根据实际情况，明确各自的报销责任和比例。

二十、特殊事项处理

20.1对于特殊、突发的事项，无法按照常规流程报销的，报销人应及时向财务部门说明情况，并按照财务部门的要求提供相关材料。

20.2财务部门应针对特殊事项进行个案处理，必要时提请公司领导层决策。

二十一大额费用支出审批

21.1对于单次支出金额较大或累计金额达到一定数额的费用，需按公司规定进行额外审批。

21.2大额费用支出需提供详细的支出计划和预算，经财务部门评估后，报公司领导审批。

21.3大额费用支出应严格遵守相关法律法规，确保支出的合规性。

二十二、报销资料归档

22.1财务部门应建立健全报销资料的归档制度，确保报销资料的完整性和可追溯性。

22.2报销资料归档包括但不限于报销单、发票、审批记录等相关文件。

22.3报销资料的归档期限应符合公司档案管理规定及国家法律法规要求。

二十三、信息保密

23.1报销过程中涉及的公司内部信息、员工个人信息等，应严格保密。

23.2财务部门及相关人员应签订保密协议，违反保密规定的，将依法追究责任。

23.3报销人有权要求财务部门对其个人报销信息进行保密。

二十四、政策更新与传达

24.1财务部门应密切关注国家和地方相关政策的变化，及时更新公司报销政策。

24.2财务部门需将政策更新及时传达给全体员工，确保员工了解并遵守最新政策。

24.3政策更新应通过公司内部公告、培训等形式进行，确保传达的广泛性和有效性。

二十五、紧急情况处理

25.1遇到紧急情况，需立即发生的费用，报销人可先行为公司垫付，并在事后按照规定程序及时报销。

25.2紧急情况下的费用支出，报销人需在报销时说明紧急原因，并提供相应证明材料。

25.3财务部门应加快紧急情况下的报销审核进度，确保报销及时性。

二十六、内部审计与风险评估

26.1公司定期进行内部审计，评估财务报销流程的合规性和风险控制情况。

26.2财务部门应配合内部审计工作，提供必要的报销资料和相关信息。

26.3根据审计结果，财务部门应及时调整和完善报销管理制度，降低潜在风险。

二十七、员工沟通与反馈机制

27.1财务部门应设立员工沟通渠道，收集员工对报销管理制度的意见和建议。

27.2对于员工的反馈，财务部门应及时回应并妥善处理，提高员工满意度。

27.3财务部门应定期发布报销管理报告，向全体员工通报报销管理情况和改进措施。

二十八、违规行为的纠正与预防

28.1发现违规报销行为的，财务部门应立即采取措施予以纠正，并追究相关责任。

28.2财务部门应总结违规行为案例，分析原因，制定预防措施，防止类似情况再次发生。