第5章文字教材

第1讲文字教材

Excel的启动与退出

使用任何应用软件首先应掌握该软件的启动与退出。

Excel的启动

启动Excel2003软件有多种方法，这里介绍常用的四种：

⑴从“开始”菜单启动

单击Windows任务栏的“开始”按钮，选择“所有程序”菜单的“MicrosoftOffice/MicrosoftOfficeExcel2003”项。

图1

⑵通过快捷方式启动

通常在桌面上建立Excel2003的快捷图标，双击该图标即启动。

建立Excel快捷方式的方法有很多，这里介绍一种较为简单的方法：在下图所示的“MicrosoftExcel2003”选项上单击鼠标右键，从其下拉菜单中选择“发送到/桌面快捷方式”项。

图2

⑶以“开始/运行”命令启动

单击Windows任务栏的“开始”按钮，选择“运行”项。在“运行”对话框中直接输入程序文件的位置，单击“确定”按钮。也可以单击“运行”对话框的“浏览”按钮，在其对话框中找到Excel2003文件后单击“打开”按钮。

图3

⑷通过打开已有文件启动Excel2003软件

在Windows的“我的电脑”或“资源管理器”中双击Excel已有的文档文件。

图4

Excel一经启动，即在该应用程序的工作区中显示一个新的、空白的工作簿，表示Excel已经被正常启动。窗口由菜单栏、工具栏、编辑栏、状态栏和一个空工作簿文档等组成。

Excel的退出

文档创建完成后即可退出Excel，在退出之前要将工作簿按文件名存盘。退出Excel2003的方法主要有四种：

⑴使用菜单命令

单击“文件”菜单中的“退出”命令即可。

⑵使用窗口控制菜单

单击标题栏左上角的“窗口控制菜单”图标，在其下拉菜单中选择“关闭”命令或双击此图标。

⑶使用标题栏的“关闭”按钮

这是一种最快捷、常用的方法。用鼠标直接单击标题栏右上角的关闭按钮。

⑷使用键盘命令

选择欲关闭的Excel程序为活动窗口，再在键盘上按下Alt＋F4组合键。

退出Excel2003后，返回到Windows环境。

Excel2003的应用窗口本讲学习方法

在Excel2003主界面中，大窗口是其应用程序窗口，小窗口是工作表窗口。在这个界面中包含了Excel的基本工作画面。

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⑴标题栏

标题栏位于窗口的上端，由六个部分组成：最左边是窗口控制菜单按钮，单击可以选择改变窗口的命令；随后是应用程序名和Excel2003工作簿的文件名；右上角分别是最小化按钮、最大化按钮、恢复按钮和关闭按钮。通过拖动标题栏可以移动窗口的位置。

⑵菜单栏

Excel2003的菜单栏显示九个操作菜单选项，当选中菜单项后会出现一个下拉式菜单，可以选择其中的命令。当下拉菜单的命令选项处于灰色时表明在当前状态下该命令不可执行。命令选项右侧的省略号“…”表明在执行该命令时会弹出一个对话框；命令选项右侧的小三角形表明执行该命令时会出现一些子菜单。

⑶工具栏

Excel提供了丰富的工具栏，通过工具栏可执行那些最常用的Excel命令和设置操作。每个工具栏一般是由多个工具按钮、下拉式列表框和组合框组成。为了使用方便，Excel2003将这些工具划分成组，通常会出现常用工具栏和格式工具栏。常用工具栏主要包含文件建立、处理和打印等；格式工具栏由最常用的格式设置工具组成。

各个按钮上均有一个小图标表示它所执行的任务。用鼠标直接对工具按钮进行操作，即可执行相应的命令。可以通过“视图/工具栏”命令来显示/隐藏相关的工具栏选项。

⑷编辑栏

编辑栏用来输入、编辑单元格或图表的内容，也可以显示出活动单元格中的数据或公式。左边是名称框，用于显示当前活动单元的地址或单元格区域名；右边是数据区，用于编辑单元格中的数据。随着活动单元数据的输入，复选框被激活，用于控制数据的输入。复选框中的“”表示取消当前单元格的输入编辑；“”表示完成单元数据输入；“”表示开始一个公式的编辑。

图5_01_001_6

⑸工作区

工作区是一个工作表的窗口，包括行号、列号、垂直/水平滚动条、工作表标签、工作表标签滚动按钮等。

⑹任务窗

任务窗集中一些Excel操作的主要命令。这些命令会随着操作的不同而不同，即记忆常用的工具命令，使操作更加方便快捷。

⑺状态栏

工作窗口的最下一行为状态栏，主要显示当前所执行的命令功能或正在进行的工作状态。左边是信息栏，显示与当前命令执行情况有关的信息；右边是键盘信息栏，显示一些特殊的按键情况和特殊的设置情况。

Excel2003的新增功能

Excel2003有着更优异的性能，更漂亮的界面，而且添加了许多新功能。

⑴添加多种统计功能

Excel以前版本的统计功能比较简单，计算较多的信息时显得比较困难。Excel2003增强了共线性检测、方差汇总计算、正态分布和连续概率分布函数，提供更可靠、快捷方便的数值分析功能。

Excel2003还对VAR、STDEVP、DVAR、SLOPE、INTERSEPT、RSQ、STEYX、PEARSON、FORECAST统计函数的计算方式进行修正，减少返回错误结果的可能性。以前版本的Excel虽然也有这些统计方法，但形同虚设，很难返回正确结果。此外，Excel2003还加强了公式编辑器的易用性。

⑵全新的列表功能

Excel2003通过“数据”菜单栏“列表/创建新列表”选项在表格中添加一个新的列表，与其他版本不同的是，新的列表会有一个蓝色的方框包围着，在列表的最后一行可以看到带星号的空行，输入数据后可以向新列表中添加数据行。

在Excel2003中，列表的每一行会在缺省情况下默认开启自动过虑功能，这样可以更加快速地对列表进行筛选和排序。

Excel2003对列的汇总显得十分简单，只需选择“列表和XML”工具栏的“切换汇总行”按钮后，跳转到列表末尾的汇总行，这样可以对每列数据求平均值、求和、求最大值、求最小值等汇总函数。

⑶其他功能

Excel2003添加了工作簿的对比功能，即将两个工作簿分成两个窗口同时打开，而且上下两个工作簿窗口可以同步滚动，此功能使工作簿间的比较显得更加轻松。

Excel2003还提供了一种新的日历标签，可以在Excel中安排会议或显示Outlook的日历，提供智能人名标签。

Excel2003为文档提供更加严密的保护措施。任何存档文档一般都会包含作者信息，但Excel2003可以在文档保存之前先去掉文件属性中有关作者信息的内容。

第2讲文字教材工作薄与工作表

工作表是Excel编辑表格数据的地方，工作簿是Excel保存的表格文件。

⑴工作簿

所谓工作簿是指Excel环境中用来储存并处理工作数据的文件。Excel的一个文档就是一个工作簿。它是Excel工作区中一个或多个工作表的集合，其扩展名为XLS。

一个工作簿就类似于一本书。一本书是由若干页组成。同样，一个工作簿也由许多“页”组成。在Excel中，把“书”叫做工作簿，把“页”叫做工作表(Sheet)。当第一次打开Excel时，默认工作簿为Book1，并且显示它的第一个工作表(Sheet1)。

一个工作簿由一个或多个工作表组成。默认情况下由三个工作表组成，分别以Sheet1、Sheet2、Sheet3来加以命名。用户可以根据需要插入或删除工作表。

⑵工作表

工作表是Excel完成工作的基本单位。每张工作表是列和行所构成的“存储单元”所组成。这些“存储单元”被称为“单元格”。输入的所有数据都是保存在“单元格”中，这些数据可以是一个字符串、一组数字、一个公式、一个图形或声音文件等。

每个单元格都有其固定的地址，文件操作是Excel一切操作的开始，在Excel中，一个工作簿就是一个文件。所建立的数据表都要存放在工作簿中。如“A3”就代表了“A”列、第“3”行的单元格。同样，一个地址也唯一地表示一个单元格，如“B5”指的是“B”列与第“5”行交叉位置上的单元格。在Excel2003环境中，每张工作表最多可以有65536行，256列数据。活动单元格是指正在使用的单元格，其外有一个黑色的方框，此时输入的数据都会被保存在该单元格中。

工作表的名字显示在工作簿文件窗口底部的标签里。所谓标签也就是指每一个工作表的名字。可以在标签上单击工作表的名字，来实现在同一工作簿中切换不同的工作表。如果要查找的工作表名没有在底部的标签中显示，可以通过按下标签滚动按钮来将它移动到当前的显示标签中。

文件操作

创建新工作簿启动Excel时，系统将打开一个新的工作簿Book1。所有的工作簿在重新命名前都采用类似的默认文件名，如Book1、Book2等。

Excel2003提供两种新建立工作簿的方法：

⑴新建空白工作簿可以选择“文件”菜单的“新建”命令；也可以单击常用工具栏上的“”按钮；还可以在任务窗中单击“打开/新建工作簿…”命令.，再单击任务窗中的“空白工作簿”。

⑵使用模板建立工作簿单击“文件”菜单的“新建”命令，再单击任务窗中的“使用本机上的模板”。在弹出的“模板”对话框中选择模板。

在“常用”选项卡中，如果在此之前还没有建立新的模板，则只有一个名为“工作簿”的模板选项，它是Excel默认的工作簿模板。在“电子方案表格”选项卡中保存着Excel为用户提供的许多工作模板，通过模板建立工作簿能减少工作量、提高效率。工作簿的保存、打开、关闭等操作承继了Windows的文件操作方法。

工作簿窗口的操作

当需要在同一个工作簿的多个工作表之间复制数据，或者需要同时观察一个工作簿里的多个工作表时，可以利用多个窗口显示同一个工作簿的方法来实现。

打开“窗口”菜单，选择下面显示的已打开窗口的名字，或者选择“新建窗口”命令，建立一个新的窗口。再打开“窗口”菜单，选择“重排窗口”命令，系统显示“重排窗口”对话框。可以选择“平铺”、“水平并排”、“垂直并排”和“层叠”等选项。

不同工作簿窗口间的切换只需单击需要激活窗口内的任意位置，即可实现窗口间的切换。关闭工作簿窗口，最简单的方法是单击工作簿窗口右上角的“关闭”按钮。第二节编辑工作表单元格的定位

在执行Excel命令之前，要先确定被处理的单元格。可以选定一个单元格，或是单元格区域。若选定一个单元格，它会被粗框线包围；若选定单元格区域，这个区域会以高亮方式显示。选定的单元格称为活动单元格，也就是当前正在使用的单元格，它能接受键盘的输入或单元格的移动、复制、删除等操作。

选定单元格区域的目的是为了对此区域进行整体操作。如果要把A列单元格的内容都删去，可以先选定列A，然后按Del键。而如果要对某一范围的单元格都应用分数格式，可以先选定此范围，然后通过“单元格格式”对话框来指定分数格式。

连续单元格的选定

用鼠标单击要选定的单元格或按方向键(←、→、↑、↓)移到要选定的单元格能够选定某个单元格。选定连续的单元格区域时先将鼠标指向欲选区域中的第一个单元格，再按住鼠标并沿着要选定区域的对角线方向拖曳鼠标到最后一个单元，释放鼠标就选定一个连续的单元格区域。也可以先选定区域的第一个单元格，按住“Shift”键，然后使用方向键(←、→、↑、↓)扩展选定的单元格区域。

不相邻单元格的选定

选定互不相邻的单元格区域时，首先选定第一个单元格或区域，然后按住“Ctrl”键并单击需要选定的其它单元格，直到选定最后一个单元格或区域，再释放“Ctrl”键。也可以打开“编辑”菜单，选择“定位”命令，在定位窗口的“引用位置”文本框中输入完整的单元格引用。例如，要选取不相邻的区域A2:B5和E2:G5，在引用框中输入“a2:b5，e2:g5”，单击“确定”按钮后就会选中这些区域，并在“定位”对话框中列出这些单元格的位置。

行、列以及整个工作表的选定

用鼠标单击某一行号或列号能选定该行或列。用鼠标单击工作表左上角的空白按钮，即行号与列标相交处，或者使用组合键“Ctrl+A”能选定工作表的所有单元格。

改变选定区域的大小

若要改变所选定区域的大小，可以通过按“Shift”键并单击一个单元格，在激活的单元格和单击选取的单元格之间的区域，形成新的高亮选定区。或者通过按住“Shift”键，并使用方向键(←、→、↑、↓)，将所选取的区域扩展到需要的位置。

输入数据

Excel2003单元格中的数据有文本、数字、逻辑值和出错值四种类型。各种类型的数据都具有其特定的格式，并以不同方式存储和显示各单元格中的数据。

单元格中的数据有四种类型，它们是文本、数字、逻辑值和出错值。

文本：单元格中的文本包括任何字母、数字和键盘符号的组合，每个单元格最多可包含32000个字符。如果单元格列宽容不下文本字符串，可占用相邻的单元格显示。如果相邻单元格中已有数据，就截断显示。

数字：数字可用货币记数法、科学记数法或某种其它格式表示。若单元格容纳不下一个未经格式化的数字时，就用科学记数法显示该数据。日期和时间也是数字，它们有特定的格式。例如，10/01/98、10:00AM、1998年10月10日等。

逻辑值：在单元格中可以输入逻辑值True和False。逻辑值经常用于书写条件公式，一些公式也返回逻辑值。

出错值：在使用公式时单元格中给出的出错结果代码。

输入文本

文本值可以是字母、数字、字符(包括大小写字母、数字和符号)的任意组合。

Excel自动识别文本值，并将文本值对齐单元格的左边界框。如果相邻单元格中无数据出现，Excel允许长文本串覆盖在右邻单元格上。如果相邻单元格中有数据，当前单元格中过长的文本将被截断显示。

在一个单元格中键入一个文本值，先选择该单元格，然后选择适当的输入法输入文本，最后按“Enter”键。和键入数值时的情况相同，Excel在系统内部总是按实际键入的形式表示键入的文本。当一个单元格被选定后，其中的文本值即按键入时的形式显示在公式栏中。

如果想让Excel把一个数字型地址、日期和数值以文本值的方式存储，只需将该值之前置一个单引号即可。例如，在一个单元格中键入了’55，则数值55将左对齐该单元格，单引号并不出现在该单元格中。但是该单引号出现在公式栏中，以表明该数值是以文本值形式存储的。

输入数值

数值可以直接输入到单元格中。首先用鼠标或键盘选中该单元格，然后键入数值，最后按“Enter”键。输入数值时，该数值同时出现在活动单元格和编辑栏中。如果在某个单元格中键入了很长内容后，发现其中某个位置的字符有错，可在编辑栏中查看出错位置，然后在该位置单击设置插入点，再更正出错的字符。也可双击该单元格，然后移动插入点到出错字符并更正。编辑栏左端有一个“取消”按钮，单击它可将刚刚键入但还未进入活动单元格的内容取消。

数值可以是整数、小数、分数或科学记数(如4.09E+13)。在数值中可出现正号、负号、百分号、分数线、指数符号以及美元符号等数学符号。例如，如果键入的数值太长，单元格中放不下，Excel将自动拓宽该单元格，采用科学记数的方式减少显示的位数或减少小数位数以适应键入的内容。

在Excel中是以单元格作为输入的基本单元，因此编辑与输入均建立在此基础上，而不是通常使用的全屏幕编辑方式。如果Excel用科学记数的方式显示数据而超出单元格基本长度时，在单元格中会出现######，而实际上数据是有效的，此时需要人工扩展单元格的列宽，以便能看到完整的数值。对任何单元格中的数值，无论Excel如何显示它，在系统内部总是按该数值实际键入的形式表示。当一个单元格被选定后，其中的数值即按键入时的形式显示在公式栏中。默认情况下，数值对齐单元格的右边界框。

快速输入数据

“自动完成”功能

Excel2003的“自动完成”功能是指在在Excel单元格中输入字段的第一个或者前几个汉字、第一个或者前几个字母时，Excel会根据该工作表中已经输入的字段自动地列示并选择完整的字段。如果输入的字段与Excel列示的相同，则按Enter键就可以完成输入；如果不同，直接输入后面的字母或文字即可。

图1

也可以在单元格或单元格区域单击鼠标右键，从其下拉菜单中选择“从下拉列表中选择”项，打开单元格所在列已输入字段信息的列表，从该列表中任意选择字段填入指定的单元格。

数据“自动填充”

在工作表的单元格中键入重复的或递增的数据，最简单的方法是利用“自动填充”功能。利用“自动填充”功能，拖动单元格上一个称为“填充柄”的黑色小方块穿越新单元格即可。“填充柄”位于活动单元格的右下角或一个选择范围的右下角，将单元格指针指向填充柄时，单元格指针变为黑色的十字形，表明“自动填充”功能已生成。建立一系列的标签、数值或日期，只需拖动该指针穿越拟填充的单元格后释放即可。伴随拖动，Excel将在一个弹出框中显示该序列中的下一个值。

利用“自动填充”功能复制单元格中的数据时，遵循“自动填充”的规则，见下表。

图2

向下或向右拖动填充柄时，“自动填充”功能依据开始时选择的单元格范围中数据的结构，确定数据递增的方式。如果“自动填充”功能未能识别该范围中数据的结构，则只复编辑单元格

编辑单元格包括清除单元格和删除单元格、从一个单元格向其它单元格复制数据、用拖动—释放技术移动单元格等。利用这些编辑技术可以修正输入错误、重组数据、添加小计和总计，以及扩充单元格使之包含更多的信息。Excel主要编辑操作如下：

插入单元格

若在输入完一行或一列数据后，发现少输一两个值，Excel2003提供修改这种错误的功能。

先选择欲插入单元格的位置和区域大小，然后选择“插入”菜单的“单元格”选项，或者在单元格的下拉菜单中选择“插入”选项，在“插入”对话框中选定插入的方式，最后“确定”即可。

图1

插入方式默认为“活动单元格下移”，表示在当前插入点插入单元格后，原有位置的单元格会下移一个单元格位置。

清除单元格和删除单元格

清除单元格是指清除单元格中的内容，而单元格本身保持不变。

先选定这些要清除的单元格，然后按“Del”键。此时Excel便清除了单元格中的内容，但保留单元格中的格式，可以按原有格式继续在单元格中键入新的内容。例如，假若原来单元格中的数值带有美元符号$，只清除其中的内容后，再往单元格中键入数值时，键入的数值自动加上美元符号$。利用“编辑”菜单中的“清除”命令可清除单元格中的数据格式、内容、批注或全部信息。在“编辑”菜单中选择“清除”命令，在“清除”子菜单中选择所需的命令。

删除单元格是指把单元格及其内容从工作表中删除掉。

选定要删除的单元格或区域，然后执行“编辑”菜单中的“删除”命令，在“删除”对话框中选定删除方式后，按“确定”即可。

图2

在许多应用程序中，“删除”与“清除”含义相同，但在Excel中，这两个命令有显著差别。“清除”如同是用橡皮擦掉单元格中的内容或格式，而“删除”好像是用刀子把该单元格切除一样。执行“删除”命令后，其余的单元格自动移动以填充留下的空缺。

用剪切和粘贴的方法移动数据

把某些单元格中的数据从工作表中某个地方移到另外地方，可使用“编辑”菜单中的“剪切”命令。

首先选定要移动的单元格，然后选择“编辑”菜单中的“剪切”命令，Excel将一个虚线边框环绕在该范围的外围，指示这些单元格将被移动。与此同时，单元格中的内容(包括批注和格式)被放进剪贴板。再选定数据插入点，选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令，单元格中的数据和格式即从剪贴板插入到新的位置，新位置中原来的内容被取代。这样移动一个范围中的单元格时，单元格将以整块的形状插入，新选择区左上角对应原剪切区域的左上角。出现虚线框后又想取消“移动”操作，按“Esc”键即可。

剪切和粘贴多个单元格时，这些单元格必须在同一整块中。Excel不允许移动不相邻的多个单元格。

用复制和粘贴的方法复制数据

如果想在工作表中复制某范围中各单元格中的内容，而不想移动这些单元格中的内容，可选择“编辑”菜单中的“复制”命令。

首先选定要复制的单元格，然后选择“编辑”菜单中的“复制”命令，Excel将一个虚线边框环绕在该范围的外围，表示这些单元格将被复制。“复制”命令将选择单元格中的内容复制到剪贴板中。为这些数据选定新的位置后，选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令，单元格中的数据和格式即从剪贴板插入到新的位置，新位置中原来的内容保持不变。利用“粘贴”命令可将剪贴板中的内容多次向工作表中粘贴。

为提高复制操作速度，可利用常用工具栏上的“”按钮和快捷键“Ctrl+C”进行复制；利用常用工具栏上的“”按钮和快捷键“Ctrl+V”进行粘贴。“复制”命令只限于复制“连续块”中的单元格。工作表的操作

在一个Excel文件中一般包含多个工作表，而工作表之间的数据可能都有联系，下述内容将完成工作表之间的操作。

在工作表中添加行或列

插入单元格是指在选定的位置上插入空白单元格，而该位置上的原有单元格向下或向右移动。

插入单个单元格或区域，首先选定要插入新单元格的位置，再选择“插入”菜单中的“单元格”命令。插入整行或整列，首先选择行（列）号或该行（列）任何一个单元格，然后选择“插入”菜单中的“行”或“列”命令。在工作表中添加行或列后，已有的数据将下移以便为新行留出位置，或右移以便为新列留出位置。

在工作表中删除行或列

删除行或列是插入行或列的相反动作。删除行或者列后，后面的行或列会自动向上或向左移动。

先选定要删除的行或列后，选择“编辑”菜单的“删除”项，或者单击鼠标右键，从其下拉菜单中选择“行”或者“列”命令。

设定默认工作表的个数

在默认的情况下，一个工作簿中包含三个工作表。但是可以通过设置来改变新工作簿中默认工作表的个数。其步骤如下：

打开“工具”菜单，选择“选项”命令，弹出“选项”对话框；选择“常规”选项卡，在“新工作簿内的工作表数”中输入想要设定的工作表数，单击“确定”按钮。经过以上设置后，在建立的新工作簿中包含的工作表数将发生改变。

在工作表间切换

新建的Excel工作簿包含多个同样的工作表，它们用工作表标签Sheet标识。工作表标签位于工作簿窗口底部，每个工作表对应一个工作表标签。在工作表间进行切换时，只需单击要显示的工作表标签，它就会变为当前活动的工作表。

Excel2003默认“Sheet1”为当前工作表，当前活动工作表的标签一般以白色显示。

图1

移动工作表

如果需要改变当前工作表的顺序，把某一工作表从当前位置移动到新的位置，用拖动释放方法可以很容易地完成。单击该工作表的标签，屏幕上出现指示位置的黑色三角形“”，把“”拖动到另外两个工作表标签的中间位置释放后，该工作表将出现在这个新的位置。

复制工作表

在同一工作簿内复制工作表时，首先在工作簿的左下角带有Sheet的标签行选定要复制的工作表(按“Ctrl+鼠标左键”可选定多页)，然后按“Ctrl”键，沿着标签行用鼠标拖动页的标签，直到指定的位置，释放鼠标键及“Ctrl”键完成复制工作。也可以使用“编辑”菜单的“复制或移动工作表”命令进行复制。

首先选定某一工作簿，单击工作簿标签；在“编辑”菜单中选择“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框；在对话框的“工作簿”列举框中选择目标工作簿，在对话框的“选定工作表之前”列举框中，选择要复制工作表的位置，然后置“建立副本”选项框为有效，最后单击“确定”按钮。

工作表更名

在默认情况下，工作表的名字为Sheet1、Sheet2、…。可以随时为工作表命名或更名，替换为更有意义和更直观的名称。双击工作表标签选择，然后键入新名字，原有名字即被新名字替换。也可通过“格式”菜单中的“工作表/重命名”命令更名。

工作表名字最多可含31个字符(包括空格)。工作表名字中的字符越多，则留给其它工作表标签的空间就越少。因此，既要考虑名字提示意义，又要尽可能简短。

插入与删除工作表

在工作表标签上选定插入位置，然后在“插入”菜单中选择“工作表”命令。如要在Sheet2和Sheet3间插入新的工作表。单击Sheet3工作表标签，在“插入”菜单中选择“工作表”命令，或者右键单击Sheet3标签，选择“插入”命令，在“插入”对话框中选中“工作表”，如图。这样，在Sheet2和Sheet3之间即插入一张新工作表，同时命名为“Sheet4”。

图5-2-6-6

单击要删除工作表的工作表标签，如Sheet3，然后在“编辑”菜单中选择“删除工作表”命令，或者右键单击工作表标签，选择“删除”项。在弹出的“删除提示”对话框中确认删除后，即将Sheet3工作表删除。

工作表的拆分与冻结

所谓拆分工作表就是把当前工作表窗口拆分成几个窗格，在每个窗格都可以使用滚动条来显示工作表的一部分。使用拆分窗口可以在一个文档窗口中查看工作表的不同部分。既可以对工作表进行水平拆分，也可以对工作表进行垂直拆分。

选定单元格，该单元格所在位置将成为拆分的分割点。再打开“窗口”菜单，选择“拆分”命令，在选定单元格处工作表将被拆分为四个独立的窗口。此时两个水平滚动条和两个垂直滚动条组合控制四个窗口。分割框可以移动，调整各窗口大小。

当工作表中的数据很多时，如果使用垂直或水平滚动条浏览数据，行标题或列标题将随着一起滚动，使得查看数据很不方便。使用冻结拆分窗口功能就可以将工作表的上窗格和左窗格冻结在屏幕上。这样，当使用垂直或水平滚动条浏览数据时，行标题和列标题将不会随着一起滚动。

若是先“拆分窗口”再“冻结窗口”，则只需单击“窗口”菜单的“冻结窗格”选项。若是在未拆分窗口的情况下直接冻结窗口，则先选定拆分点，即冻结位置右下角的单元格，再打开“窗口”菜单，选择“冻结窗格”命令即可，如图。此时可以发现，滚动水平滚动条，左窗格始终不动；滚动垂直滚动条，上窗格始终不动。

保护工作表和工作簿

保护工作表功能可以防止修改工作表中的单元格、图表、对话框编辑项、图形对象等。保护工作簿功能可以保护工作簿的结构及窗口。还可以防止对工作簿进行插入、删除、移动等等操作。

保护操作首先选定拟保护的工作表标签(或工作簿)，打开“工具”菜单，选择“保护/保护工作表(或保护工作簿)”命令，在“保护工作表”(或“保护工作簿”)对话框中，选择复选框中的保护选项后，在“密码”文本框中输入密码，单击“确定”按钮。在弹出的“确认密码”对话框再次输入同一个密码，再单击“确定”按钮。

密码区分字母的大小写，因此必须完整地记住所设置的密码。如果忘记密码将无法打开文件。单元格格式化

Excel2003提供了各种方式来控制文本的外观，包括设置单元格中数字的类型、文本的对齐方式、字体、单元格的边框、图案及单元格的保护。

打开“格式”菜单，选择“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，其功能选项如下：

1.设置数字格式

选择“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择预设定的数字格式。

图1

2.设置文本的对齐方式

Excel默认的文本格式是左对齐的，而数字、日期和时间是右对齐的，更改对齐方式并不会改变数据类型。

选择“单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡，可实现各种对齐方式并且可对单元格中的文本进行旋转操作。

图2

3.设置单元格字体

选择“单元格格式”对话框中的“字体”选项卡可进行单元格的字体、字形和字号设置。

图3

4.设置单元格边框选择“单元格格式”对话框中的“边框”选项卡为单元格添加边框，能够使工作表更清晰明了。

图4

5.设置单元格图案选择“单元格格式”对话框中的“图案”选项卡，可以设置单元格背景颜色和图案。

图5

6.设置单元格保护

选择“单元格格式”对话框中的“保护”选项卡，Excel提供了锁定、隐藏两种保护方式，可以设置对单元格的保护。

图6

对单元格的保护就是在打开、关闭或覆盖单元格内容时出现报警信息。设置锁定单元格保护可防止对单元格进行移动、修改、删除及隐藏等操作，也可隐藏单元格中的公式。选中“隐藏”保护方式可隐藏单元格中的公式。

应注意的是，要锁定或隐藏单元格只有在工作表被保护后才生效。工作表格式化

设置工作表列宽和行高

第一种方法是利用“格式”菜单中的命令进行。

首先选定单元格或区域，在“格式”菜单中选择“列”或“行”命令，然后在子菜单中选择“列宽”或“行高”命令，并在“列宽”或“行高”对话框中指定所需列宽或行高值。

第二种方法是利用鼠标操作，这也是改变列宽和行高最快捷的方法。

把鼠标指向拟要改变列宽(或行高)的工作表的列(或行)编号之间的竖线(或横线)，按住鼠标左键并拖动鼠标，将列宽(或行高)调整到需要的宽度(或高度)，释放鼠标键即可。

打开“格式”菜单，使用“行”和“列”子菜单中的“最合适的行高”和“最合适的列宽”命令，Excel2003能自动调整行高和列宽。

使用自动套用格式

“表格套用”是将制作的表格格式化，产生具有实线、美观的报表。这种自动套用格式的功能，可以大大节省制表格式化的时间。

表格样式的自动套用时，先选定数据区域。选择“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，打开“自动套用格式”对话框，再选择使用的格式。单击“确定”按钮后所选定的范围以选定的格式对表格进行格式化。如果对格式化的结果不满意，可以使用“编辑”菜单中的“复原”命令或按”Ctrl+Z”键取消格式套用。

使用样式

如果经常对工作表中某些单元格应用同一组格式选项，应创建一个格式样式。将这样的样式与工作簿一起保存，需要时将它应用于具有同样属性的信息。创建一个新的格式样式，或修改某一现有格式样式后，可将其应用于工作簿内的任何工作表，也可将其复制到其他打开的工作簿中。

通过“格式”菜单中的“样式”命令创建样式。执行“样式”命令时，出现“样式”对话框，如图所示。

创建一种新样式时，选择具有所要求格式的单元格，选择“样式”命令，然后为该样式指定一个新名字。这种利用工作表中的格式定义样式的方法称为“示例法”。依据某单元格的样式创建样式，先格式化该单元格；选择刚刚格式化后的单元格；在“格式”菜单中选择“样式”命令。

在工作簿中，可应用已有的样式，包括系统内事先定义的样式和用户自己建立的样式。先选择拟应用该样式的单元格或单元格范围，然后在“格式”菜单中选择“样式”命令打开“样式”对话框。单击“样式名”下拉列表框显示当前工作簿中可用的样式列表，选择拟应用的样式。单击“确定”按钮，Excel即用选择的样式格式化选定的单元格。

建立新样式时，只能将该新样式应用于建立该样式的工作簿，并将与当前工作簿一起存盘。这样的新样式不会出现在其他工作簿中。但是，可使用“样式”对话框中的“合并”按钮，将其他工作簿中的样式复制或合并到当前工作簿中。

使用条件格式

依据“条件格式”对话框设置的条件，来强调数据中重要的变化趋势。利用这个功能使用该工作表时，重要的数据就会自己突出出来。

首先建立一个含有一个或多个数值单元格的工作表，选择拟应用条件格式的单元格范围。在“格式”菜单中执行“条件格式”命令弹出“条件格式”对话框。根据该对话框中的选项设置条件参数，当某些数值落入指定的范围后，指定的格式即生效。

当需要使用多个条件时，单击“添加”按钮，即可增加一个条件。若要删除一个或多个条件，单击“条件格式”对话框中的“删除”按钮，然后在弹出的“删除条件格式”对话框中选择要删除的条件，并单击“确定”按钮即可完成删除操作。公式和函数公式的创建

公式和函数是Excel2003电子表格的核心部分。Excel2003提供了大量丰富的环境来创建各种公式和函数。运用公式和函数，可以根据输入的原始数据进行各类计算，这样不需要逐个进行手工计算，而且确保数据计算的正确性。

公式

公式是在工作表中对数据进行分析计算的等式，是一个由数值、单元格引用(地址)、名字、函数(内置等式)或操作符组成的序列(集合)。利用它可从已有的值计算出一个新值，当公式中相应的单元格中的值改变时，由公式生成的值也将随之改变。

Excel2003的公式主要包括四种运算符：算术运算符、关系运算符、文本运算符和引用运算符。算术运算符用来完成基本的算术运算，包括加(+)、减(–)、乘(*)、除(/)、方幂(^)和百分比(%)等。关系运算符用来对公式中各个数据进行等于(=)、大于(>)、小于(<)、大于等于(>=)、小于等于(<=)和不等于(<>)的功能比较运算操作，产生逻辑值“TRUE”或“FALSE”。文本运算符“&”可以将一个或多个文本连接成为一个组合文本，如“North”&“west”产生“Northwest”。引用运算符可以将单元格区域合并计算，包括区域运算符(:)和联合运算符(,)。运算符的优先级别为先引用运算再算术运算、文本运算、比较运算。

输入公式的操作与输入文字数据不同的是，在输入一个公式时总是以一个“＝”开头，然后是公式的表达式。“＝”符号表示输入的内容是公式而不是数据。若要以文字的形式输入公式，必须先输入一个单引号；在输入公式的过程中，使用运算符来分割公式中各项，在公式中不能包含空格，输入完成后按回车键。

输入公式时，首先确定要输入公式的单元格。输入等号“=”以激活编辑栏，直接在单元格或者公式编辑栏中输入即可。

Excel将公式存储在系统内部，显示在编辑栏中，而在包含该公式的单元格中显示计算结果。

在公式中可以使用单元格地址引用单元格总的内容，用于对工作表中的数据进行计算。单元格的引用

单元格的引用是指将公式中需要用到的单元格(即单元格名字或单元格地址)与公式关联在一起，公式可以自动调用单元格的数据进行计算。单元格地址根据它被复制到其他单元格时是否会改变，可分为相对引用、绝对引用和混合引用三种。

⑴相对引用

相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址会随着改变。

⑵绝对引用

绝对引用是指在把公式复制或填入到新位置时，使其中的单元格地址保持不变。设置绝对地址只需在行号和列号前面加美元符号“$”即可。

⑶混合引用

有时需要在复制公式时，只保持行或列地址不变，这就需要使用混合地址引用。所谓混合引用是指在一个单元格地址中，既有绝对地址引用又有相对地址引用。例如，单元格地址“$A1”表明保持“列”不发生变化，而“行”随着新的复制位置发生变化。

对同一工作簿中其他工作表的引用，如：“=Sheet2!B3”其默认的引用类型是相对引用。对其他工作簿中单元格的引用，如“=[Book2]Sheet2!B3”其默认的引用类型是绝对引用。

在公式中用单元格引用来使用单元格中的数据，可以在一个公式中使用工作表上不同部分的数据，也可以在几个公式中使用同一个单元格中的数值。例如：先选定单元格A1，输入公式“＝10*2”；再选定A2，输入“＝A1”；这时A1和A2的值都为20；如果把A1的公式改为“＝2+3”，此时A2中的值也变为5。无论何时改变了单元格A1的值，单元格A2的值也将随之发生变化。

在公式中指定单元格引用，只需在公式中键入单元格名字即可，也可用鼠标或键盘选择这些单元格。利用鼠标可以使单元格引用更为便利。如：在单元格F2中输入公式“＝C2+D2+E2”，其过程是先选定单元格F2，输入“＝”，再单击单元格C2，输入“+”，再单击单元格D2，再输入“+”，最后单击单元格E2。

例如，⑴用相对引用方式引用G2单元格地址计算G3单元格

在“成绩表”的G2单元格输入公式“＝B2+C2+D2+E2+F2”，将G2单元格的公式复制到G3，或者向下拖动G2单元格右下角的填充柄到G3单元格，则G3的公式自动改变引用，其公式显示为“＝B3+C3+D3+E3+F3”，如图

⑵用绝对引用方式引用G2单元格地址计算G3单元格

在“成绩表”的G2单元格输入公式“＝$B$2+$C$2+$D$2+$E$2+$F$2”，将G2单元格的公式复制到G3，或者向下拖动G2单元格右下角的填充柄到G3单元格，则G3的公式不改变引用，其公式显示为“＝$B$2+$C$2+$D$2+$E$2+$F$2”，如图。

⑶用混合引用方式引用H2单元格地址计算I2单元格

在H2单元格中输入公式“＝G$2/5”，G$2/5表示保持“行”不发生变化，而“列”随着新的复制位置发生变化。将H2单元格复制到I2单元格，则I2单元格的公式自动变为“＝H$2/5”，如图。

图3

图4

实践：用相对引用方式引用G2单元格地址计算G4单元格；用绝对引用方式引用G2单元格地址计算G4单元格；用混合引用方式（行不变列变化和行变化列不变）引用G2单元格地址计算G4单元格

函数

函数是指Excel2003包含的预定义、内置的公式，用来进行数学、文字、逻辑运算，或者查找工作区的有关信息。将数据列入函数后就会自动返回该函数运算后的数值。

函数应输入在单元格的公式中，函数名后面的括号中是函数的参数，括号前后不能有空格。参数可以是数字、文字、逻辑值、数组或者单元格的引用，也可以是常量或者公式，指定的参数必须能产生有效值。函数中还可包含其他函数，即函数的嵌套使用。

同输入公式的操作相同，可以在编辑栏中直接输入函数。如在单元格中输入“＝SQRT(B1)”。也可以使用“插入”菜单的“函数”命令或者单击函数指南“”按钮将函数输入到公式中，在函数指南对话框中会自动建立公式，该指南引导用户逐步地输入一个复杂的函数。若要在公式开头加上函数，先选定要输入公式的单元格，或将插入点定位于要插入函数的位置，在“插入函数”对话框中选择函数分类，函数分类的列举框中包含了Excel提供的所有函数，这些函数支持各种常用计算，如数学、字符串、日期、时间、查找、逻辑、数据库、金融等，如下图所示。

图1

当选定了函数分类后，再从函数名字列表框中选择所需要的函数。单击“确定”按钮后，屏幕显示函数参数输入对话框，在其中输入参数值，最后单击“确定”按钮即可。

此外，在工具栏中提供了一个自动求和“”按钮，利用该按钮，可以对工作表中所设定的单元格自动求和，它实际上代表了工作表函数中的“SUM()”函数。利用该函数可以使累加公式变得简洁，如用“＝SUM(B5:F5)”代替“=B5+C5+D5+E5+F5”操作。

图2图表Excel2003提供有多种样式的图表，且每种样式会有几种简单的变化效果。工作表以图表的方式表示出来，可以帮助用户更直观地理解数据各方面的关系及意义。

创建图表最常用的方式是在工作表上直接建立图表，所以在创建图表之前，首先要创建一张含有数据的工作表。组织好工作表后，就可以创建图表了。

以“成绩表”为例，先选定建立图表的数据单元格区域如A1～F3。在“插入”菜单中选择“图表”命令，或单击“常用”工具栏的“

”按钮。此时即启动图表向导，弹出“图表向导－4步骤之1－图表类型”对话框。

图1

在“图表类型”列表框中选择所需要的图表类型后，单击“下一步”按钮弹出“图表向导－4步骤之2－图表源数据”对话框，在对话框里选择与图表工作相关联的工作表数据。该对话框的“系列”选项卡可以查看各个数据系列的相关内容，也可以对数据系列进行添加和删除等操作。

图2

图3

单击“下一步”按钮，弹出“图表向导－4步骤之3－图表选项”对话框。该对话框中可以设置图表标题、X轴标题和Y轴标题，还可以根据需要选择“坐标轴”、“网格线”、“图例”、“数据标志”和“数据表”等选项卡。

图4

单击“下一步”按钮，弹出“图表向导－4步骤之4－图表位置”对话框。若将图表放在新工作表中，则选取“作为新工作表插入”选项，为该图创建一个新工作簿标签；如若建立一个嵌入式图表，则选取“作为其中的对象插入”选项，把它作为一个对象放在现有的某个工作表中。

图5

单击“完成”按钮，即可得到需要的图表效果，如图。最后，在“文件”菜单中执行“保存”命令，将所建的图表作为当前工作簿的一部分存盘。

图6图表类型

Excel允许在建立图表之后对整个图表进行编辑。并提供了图表菜单和图表工具方便图表的编辑。

1.“图表”工具栏

单击“视图”菜单，选择“工具栏/图表”选项，屏幕上将出现“图表”工具栏。“图表”工具栏包含专门用来对图表进行格式化的按钮和“图表对象”列表框，如下图所示。通过“图表对象”列表框，可以选择图表中的不同部件进行编辑。“图表”工具栏上的大多数按钮都与“图表”菜单中某个命令相对应。

图1

2.更改“图表”类型

创建的图表并非一成不变。只要数据合理，即可将图表转变为14种类型中的任何一种。

对于嵌入图表，先单击选择它，再打开“图表”工具栏；对于独立图表只需显示该图表工作表。单击“图表”工具栏中“”按钮，或者在“图表”菜单中选择“图表类型”命令，或者在“图表”工具栏上，单击“图表类型”按钮上的箭头。在“图表类型”对话框中选取所需的图表类型即可。

3.改变“图表”标题

Excel既可编辑图表标题的内容，也可修改它们的字体、对齐方式和背景图案。如果选择了数据标志选项卡，还可以改变其数值格式。

如果是嵌入工作表中的图表，则单击图表激活它，在“图表”菜单中选择“图表选项”命令弹出“图表选项”对话框。在“标题”选项卡中可以设置图表标题和X、Y轴的标题。

4.调整网格线

创建图表时，可添加网格线，这有助于把图形和数值联系起来。当对两组数据进行精确比较时，网格线非常有用。水平网格线自X轴起向外延伸；垂直网格线自Y轴起向外延伸。对于嵌入工作表中的图表，单击该图表即激活Excel的图表菜单。

在“图表”菜单中选择“图表选项”命令弹出“图表选项”对话框，然后单击“网格线”选项卡。添加X轴和Y轴网格线时，选择两个“主要网格线”复选框；若想添加更密集的网格线，则再选择“次要网格线”复选框。单击“确定”按钮即添加网格线。删除网格线，取消对相应复选框的选择，然后单击“确定”按钮。

5.修改图例

图例用以说明图表中的颜色和图案代表哪个分类的值。在“图例”选项卡中可以更改现有图例的字体、颜色和位置。

编辑图表

编辑图表

Excel的图表与工作表的数据互有联系，对任一方进行修改时，另一方将随之改变。图表完成后，仍然可以向其中加入或删除数据项等。

⑴在嵌入式图表中增加数据

利用鼠标拖放操作可以在嵌入式图表中增加数据。首先选定要加入图表中的数据系列(既要包含数据又要包含数据系列的名字)，然后把鼠标指针移到选定的数据系列边框上，这时鼠标指针变为单箭头形状。按鼠标左键拖动鼠标，把选定区域移动到嵌入式图表中后释放。如果要向图表中添加不相邻的选定区域，可使用“插入”菜单中的“增加数据”命令。

⑵更新绘图数据

改变某单元格或区域数据，图表会自动更新。在激活的图表中选定某个数据标记，通过顶端的尺寸柄改变其高度，这时对应单元格中的数据也会随之更新。

⑶删除绘图数据

删除某单元格(或区域)中的数据，Excel会自动从图表中删除数据点的标记。但是直接在图表中通过选定要删除的图表项，再按“Del”键来删除某个数据点(或系列)，这时工作表中的绘图数据不受影响。

在图表中允许添加特殊效果来增强图表的感染力，强调重要的变化趋势。添加背景图片时，Excel将选择的图片置于图表的后面。

显示拟添加背景图片的图表工作表。对于嵌入式图表，则单击该图表。选择“格式”菜单中的“图表区格式”命令，单击“图案”选项卡；单击“填充效果”按钮。在“填充效果”对话框中单击“图片”选项卡；在“图片”选项卡中，单击“选择图片”按钮，在选择图片对话框中，找到要显示的图片文件。在MSOffice文件夹的Clipart子文件夹中，以及Windows文件夹中有许多可供选择的图片。双击拟选用的图片文件。此时回到“填充效果”对话框，可从中预览该图片。如果对所选图片不满意，可以再次单击“选择图片”按钮重新选择。选好图片后单击“确定”按钮，则将图片添加到图表中，对话框关闭，背景图案填满整个图表区域。

第五节打印设置在实际打印之前需要对工作表进行打印设置。在“文件”菜单中选择“页面设置”命令项，弹出“页面设置”对话框。在对话框中单击不同的选项卡可显示相应界面，完成对页面、页边距、页眉/页脚和工作表的设置。

1.设置页面选项

在“页面”选项卡中的“方向”标题下，单击“纵向”或“横向”选项，可以将打印纸横向或者纵向放置。在“缩放比例”微调编辑框中，键入工作表需要缩小或放大的百分比值，可以按照页面的大小，缩小或者放大后打印出工作表。选择“调整为”，可分别设置页高页宽的比例。在“纸张大小”下拉编辑框中，可以选择所需纸张的大小，如A4、B5、16开等。在“打印质量”列表中的选项，根据所选用默认打印机的型号不同，会显示不同的质量数值。设置“起始页码”，表示打印从此页码开始到结束。如“起始页码”为4，则表示从工作表的第4页开始打印。

2.设置页边距

“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡下的选项可以调节工作表页边距的大小。在对话框内确定上、下、左、右的页边距，以及页眉、页脚距离纸张边界的距离和对齐方式等，更改页边距的效果会在预览窗口中反映出来。

为了使打印的工作表在水平方向上左、右居中出现在打印纸上，则在“居中方式”选择“水平居中”复选框；为了使打印的工作表在垂直方向上上、下居中出现在打印纸上，则选择“垂直居中”。

3.设置页眉和页脚

在“页面设置”对话框中选择“页眉/页脚”选项卡即可设置页眉和页脚。

页眉一般用来标明报表类型和名称。可以在页眉文本框中输入页眉，也可以选择页眉下拉列表框中预先定义的页眉，打印在顶端的正中位置。页眉的缺省值为当前工作表的名字。

页脚一般用来标明页码和打印的时间、日期等。可以在页脚文