品质会议管理制度范文

品质会议管理制度范文第一章总则

一、目的与原则

为了加强会议管理，提高会议效率，确保会议决策的及时性和有效性，特制定本制度。会议应遵循务实、高效、民主、集中的原则，确保会议内容的科学性、严谨性及可行性。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门、各层级会议的组织、召开、记录、落实及会议室管理等工作。

三、会议类型

1.公司级会议：包括年度工作会议、季度工作会议、月度工作会议、临时性工作会议等；

2.部门级会议：包括部门例会、专题会议、项目协调会议等；

3.其他会议：根据工作需要，由各部门或项目组组织的临时性会议。

四、会议组织与管理

1.会议的组织者应明确会议目的、议程、参会人员、时间、地点等，并在会议前通知参会人员；

2.会议组织者应确保会议内容的充分准备，提前将会议资料发送给参会人员；

3.会议组织者应保证会议的顺利进行，维护会议秩序，确保会议决策的民主、集中；

4.参会人员应积极参与会议讨论，按时参加会议，遵守会议纪律，履行会议决策。

五、会议纪律

1.参会人员应准时参加会议，如有特殊情况不能参加，需提前向会议组织者请假；

2.会议期间，参会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场安静；

3.会议期间，参会人员应保持会场卫生，遵守会场秩序，不得随意离场；

4.会议内容涉及公司机密，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

六、本制度的解释权归公司董事会所有。

七、本制度自发布之日起施行，如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。各部门应按照本制度规定，结合实际情况，制定本部门的会议管理制度，并报公司董事会备案。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题和目标：会议组织者需明确会议的主要议题、预期目标及成果，确保会议的针对性和实效性。

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议主题和目标，制定详细的会议议程，包括会议时间、地点、各议题讨论顺序及预计时长等。

3.确定参会人员：会议组织者应根据会议议题和目标，邀请相关部门和人员参会，并提前通知参会人员会议主题、议程等。

4.准备会议资料：会议组织者应收集、整理与会议议题相关的资料，并在会议前将资料发送给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议召开前，通过邮件、电话等方式通知参会人员，确保参会人员了解会议时间、地点、议程等信息。

2.会议通知应包括会议主题、目的、时间、地点、议程、参会人员、联系人等要素。

三、会议召开

1.会议主持人应按照议程安排，组织会议讨论，确保会议内容全面、深入；

2.会议期间，会议主持人应引导参会人员围绕议题展开讨论，鼓励发言，保证会议决策的民主性；

3.会议主持人应控制会议时间，确保会议高效进行；

4.会议记录人应详细记录会议内容，包括议题讨论情况、参会人员发言、决策结果等。

四、会议决策

1.会议主持人应根据讨论情况，总结各方意见，形成决策；

2.会议决策应充分体现民主、集中的原则，确保决策的科学性和可行性；

3.会议决策结果应由会议记录人整理成会议纪要，并在会议结束后及时发送给参会人员。

五、会议总结与反馈

1.会议结束后，会议组织者应收集参会人员对会议的意见和建议，总结会议成果和不足之处；

2.会议组织者应根据会议总结，对会议流程、议题设置等方面进行改进，以提高会议效率；

3.会议组织者应定期对会议决策的落实情况进行跟踪，确保会议决策得到有效执行。

六、会议资料的归档与保管

1.会议结束后，会议记录人应将会议纪要、会议资料等整理归档；

2.会议资料的保管应遵循公司保密规定，确保资料的安全与完整。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由会议记录人在会议结束后及时整理，准确反映会议内容、讨论重点、决策结果等；

2.会议纪要应简洁明了，条理清晰，便于理解和执行；

3.会议纪要经会议主持人审核无误后，由会议组织者发布给参会人员及相关执行部门；

4.会议纪要的发布应确保时效性，原则上应在会议结束后1个工作日内完成。

二、会议决策的分解与责任落实

1.会议组织者应根据会议纪要中的决策内容，进行任务分解，明确责任人和完成时限；

2.各责任部门及人员应按照会议纪要的要求，制定具体的执行计划，确保决策的有效实施；

3.会议组织者应对会议决策的执行情况进行定期跟踪，了解进度，协调资源，解决执行过程中的问题。

三、会议决策的监督与评估

1.会议组织者应建立会议决策执行监督机制，对决策执行情况进行持续关注；

2.各责任部门及人员应定期向会议组织者报告决策执行情况，包括进度、成果、存在的问题及解决方案等；

3.会议组织者应根据执行情况，对会议决策进行评估，对未按期完成或执行不力的部门和个人提出整改要求。

四、会议决策的反馈与改进

1.会议组织者应收集会议决策执行过程中的反馈信息，及时发现问题，为改进会议管理和决策提供依据；

2.各责任部门及人员应对会议决策执行中的问题进行总结，提出改进措施，以提高执行效率；

3.会议组织者应定期组织会议，对会议决策的执行情况进行回顾，总结经验教训，不断提升会议管理水平和决策质量。

五、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完毕后，应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的安全、完整；

2.会议纪要归档后，应便于参会人员和相关执行部门查阅，以便了解会议内容和决策执行情况；

3.会议纪要的查阅应遵循公司保密规定，保护会议内容的机密性。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订应提前进行，预订者需向行政部门提出申请，填写会议室预订表，明确会议时间、参会人数、所需设备等；

2.行政部门收到预订申请后，根据会议室使用情况，合理安排会议室，并在预订表上做好记录；

3.预订者应在会议开始前15分钟到达会议室，如有特殊情况需取消或变更预订，应提前通知行政部门。

二、会议室设施与管理

1.行政部门应定期检查会议室设施，确保设备正常运行，包括音响、投影仪、白板、空调等；

2.会议室应保持干净整洁，会议桌椅摆放整齐，茶水等服务提前准备到位；

3.会议期间，行政部门指派专人负责会议室的管理，确保会议顺利进行。

三、会议室使用规范

1.参会人员应爱护会议室设施，不得随意损坏，如有损坏，应照价赔偿；

2.会议期间，参会人员应保持安静，遵守会议纪律，不得在会议室吸烟、进食；

3.会议结束后，预订者应负责组织参会人员清理会议室，确保会议室恢复原状。

四、会议室安全与保密

1.会议室使用期间，预订者应负责会议安全，确保会场秩序；

2.会议内容涉及公司机密时，预订者应提醒参会人员遵守保密规定，不得泄露会议内容；

3.会议室钥匙由行政部门统一管理，预订者应在会议结束后及时归还。

五、会议室使用效率提升

1.行政部门应定期收集会议室使用情况，分析存在的问题，提出改进措施；

2.鼓励各部门合理利用会议室资源，提高会议室使用效率；

3.鼓励采用视频会议、电话会议等远程会议形式，减少对实体会议室的依赖，提高工作