会议采购礼品管理制度

会议采购礼品管理制度第一章总则

为确保会议采购礼品的规范性、高效性和透明性，提高会议质量，制定本会议采购礼品管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于公司各级部门举办的各类会议所需采购礼品的申请、审批、采购、验收、发放及管理。

一、目的与原则

1.本制度旨在规范会议采购礼品行为，保障公司利益，遵循公平、公正、公开的原则。

2.会议采购礼品应遵循实用性、经济性、环保性原则，避免奢侈浪费。

二、适用范围

1.本制度适用于公司各级部门举办的各类会议所需采购礼品的申请、审批、采购、验收、发放及管理。

2.本制度所称会议，包括但不限于公司内部会议、客户会议、合作伙伴会议等。

三、采购礼品类别

1.会议采购礼品分为以下几类：

（1）会议纪念品：用于赠送与会人员，以表达感谢和敬意。

（2）会议奖品：用于奖励会议期间的优秀表现者。

（3）会议耗材：用于会议期间所需的各类物资。

2.采购礼品应符合会议主题和参会人员需求，避免过度奢侈或低俗。

四、责任与权限

1.会议主办方负责采购礼品的申请、审批、验收、发放及管理。

2.采购部门负责根据会议主办方提出的采购需求，进行采购工作。

3.财务部门负责对采购礼品的相关费用进行审核、报销。

4.监察部门负责对会议采购礼品的过程进行监督、检查，确保合规性。

五、制度修订

1.本制度根据公司发展战略和实际需要，适时进行调整和修订。

2.修订后的制度应经公司领导审批，并以公告形式通知全体员工。

六、制度解释

1.本制度的最终解释权归公司所有。

2.如对本制度有疑问，可向公司相关部门咨询。

七、制度生效

1.本制度自发布之日起生效。

2.原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

第二章会议流程

为确保会议采购礼品工作的高效顺利进行，明确会议流程至关重要。以下为会议采购礼品的具体流程：

一、会议策划与礼品需求确定

1.会议主办方在策划会议时，需根据会议性质、规模、预算等因素，初步确定所需采购的礼品类别、数量和预算。

2.会议主办方应进行市场调研，了解各类礼品的价格、质量、供应商等信息，以确保礼品选购的合理性和经济性。

二、采购申请与审批

1.会议主办方根据确定的礼品需求，向采购部门提交采购申请，申请内容包括礼品类别、数量、预算、供应商参考等。

2.采购部门收到申请后，进行初步审核，并将审核通过的申请提交给公司领导进行审批。

3.公司领导审批通过后，将采购任务分配给采购部门执行。

三、采购执行与验收

1.采购部门根据审批通过的采购申请，与供应商进行沟通、比价，确保采购到的礼品符合要求。

2.采购部门与供应商签订采购合同，明确礼品数量、质量、价格、交货时间等条款。

3.礼品到货后，会议主办方与采购部门共同对礼品进行验收，确保礼品质量符合要求。

四、礼品发放与管理

1.会议主办方根据会议日程和议程，合理安排礼品的发放时间、地点和方式。

2.礼品发放过程中，应做好发放记录，确保礼品发放的准确性。

3.会议主办方应对剩余礼品进行妥善保管，防止遗失、损坏等情况发生。

五、会议结束后总结与反馈

1.会议主办方应收集参会人员对礼品的满意度反馈，为今后会议采购礼品提供参考。

2.采购部门对本次会议采购礼品的执行情况进行总结，分析存在的问题，并提出改进措施。

3.会议主办方和采购部门共同对本次会议采购礼品的管理工作进行评估，不断提升会议礼品采购与管理水平。

六、归档与备案

1.会议主办方应将会议采购礼品的相关资料进行归档，包括采购申请、审批文件、合同、验收记录、发放记录等。

2.归档资料应定期提交给监察部门进行备案，以备查阅。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议采购礼品管理制度的有效执行，确保会议目标顺利实现，会议纪要的跟踪落实至关重要。以下为会议纪要的跟踪落实措施：

一、会议纪要的编制与分发

1.会议结束后，会议主办方应尽快整理会议纪要，内容包括会议主题、时间、地点、参会人员、礼品采购情况、发放情况等。

2.会议纪要应详尽记录会议中提出的各项决策、建议和任务分配，明确责任人和完成时限。

3.编制完成的会议纪要需发送给相关部门和责任人，以便跟踪落实。

二、跟踪落实与监督

1.会议主办方应设立专门的监督小组，负责对会议纪要中提出的任务进行跟踪监督。

2.责任人根据会议纪要要求，制定具体实施方案，并在规定时限内完成任务。

3.监督小组定期检查任务完成情况，对未按期完成的任务进行催办，确保会议纪要内容的落实。

三、信息反馈与沟通

1.责任人在执行任务过程中，如遇到问题或困难，应及时向会议主办方反馈，以便协调解决。

2.会议主办方应建立有效的沟通机制，确保各相关部门和责任人之间的信息畅通，提高工作效率。

四、评估与改进

1.会议主办方在会议纪要跟踪落实过程中，应定期对执行情况进行评估，分析存在的问题和不足。

2.根据评估结果，会议主办方应制定相应的改进措施，完善会议采购礼品管理制度，提高会议组织水平。

五、归档与总结

1.会议纪要跟踪落实完成后，会议主办方应对相关资料进行归档，包括会议纪要、实施方案、反馈报告等。

2.会议主办方应总结本次会议采购礼品管理工作的经验教训，为今后类似会议提供借鉴。

第四章会议室管理规定

为确保会议室资源得到合理、高效利用，为会议采购礼品提供良好的会议环境，特制定以下会议室管理规定：

一、会议室预订与使用

1.各部门需提前向行政管理部门预订会议室，并填写会议室申请表，明确会议时间、参会人数、会议类型等。

2.行政管理部门根据预订情况进行统筹安排，确保会议室资源合理分配。

3.会议主办方应在会议开始前15分钟进入会议室，检查会议设施设备是否齐全、正常，如有问题及时与行政管理部门联系解决。

二、会议室设施设备管理

1.会议主办方应爱护会议室设施设备，不得随意搬动、损坏或私自带走。

2.如会议过程中发现设施设备故障，应及时报告行政管理部门进行维修或更换。

3.会议结束后，会议主办方应确保会议室整洁，关闭投影仪、空调等设备，切断电源，锁好门窗。

三、会议室环境卫生

1.会议室应保持干净、整洁，严禁在会议室内吸烟、进食。

2.会议主办方应在会议开始前，检查会议室卫生情况，确保卫生符合标准。

3.行政管理部门定期对会议室进行清洁、消毒，确保会议环境良好。

四、会议室安全与保密

1.会议主办方应确保会议室在使用期间的安全，遵守公司安全规定，不得在会议室内存放易燃、易爆等危险物品。

2.会议涉及敏感信息时，会议主办方应采取措施确保信息保密，不得泄露给无关人员。

五、违规处理与奖惩

1.对违反会议室管理规定的部门或个人，将视情节轻重给予相应处罚，包括但不限于通报批评、罚款等。

2.对积极遵守会议室管理规定，表现突出的部门或个人，给予表彰和奖励，以提高全体员工的遵守意识。

六、持续改进与优化

1.行政管理部门定期收集会议室使用情况的反馈，针对存在的问题进行改进和优化。

2.通过不断优化会议室管理规定，提高会议室使用效率，为会议采购礼品提供更好的支持。

第五章附则

为确保会议采购礼品管理制度的有效实施，特制定