广告业文件管理规章

广告业文件管理规章合同编号：__________甲方（委托方）：__________乙方（受托方）：__________鉴于甲方为广告业企业，需要对广告文件进行有效管理，甲乙双方经友好协商，就文件管理相关事宜达成如下协议：一、文件管理范围1.1本合同所指文件包括：甲方广告业务的策划方案、设计稿、制作稿、拍摄素材、后期制作素材、广告发布素材等一切与广告业务相关的书面材料及电子文件。1.2乙方负责对上述文件进行分类、归档、保管、整理、查询等工作。二、文件管理职责2.1甲方应按照本合同约定的范围提供文件，并对提供的文件的真实性、合法性、有效性负责。2.2乙方应按照本合同约定的范围对文件进行管理，确保文件的安全、保密、完整、可用。2.3乙方应设立专门文件管理岗位，负责文件管理工作，并对文件管理工作人员进行培训和指导。2.4乙方应根据甲方需求，提供文件查询、借阅、复制等服务。三、文件管理要求3.1乙方应按照文件的重要性、保密级别、使用频率等对文件进行分类，并制定相应的保管措施。3.2乙方应建立文件归档制度，确保文件归档及时、完整、准确。3.3乙方应采取电子文件管理系统，对电子文件进行统一管理，并确保电子文件的安全、备份、恢复等功能。3.4乙方应建立文件借阅制度，对借阅人员进行登记，确保文件在借阅期间的安全、保密。3.5乙方应定期对文件进行清理、整理，确保文件库的整洁、有序。四、文件管理费用4.1乙方应按照甲方提供的文件数量、管理难度等因素，向甲方收取文件管理费用。具体收费标准双方另行协商确定。4.2乙方应向甲方提供合法、正规的发票。五、合同期限5.1本合同自双方签字（或盖章）之日起生效，有效期为____年。5.2合同期满后，如双方无异议，本合同自动续约____年。六、违约责任6.1甲方未按照本合同约定提供文件，或提供的文件存在虚假、违法、无效等情况，甲方应承担相应的违约责任。6.2乙方未按照本合同约定进行文件管理，导致文件丢失、损坏、泄露等情况，乙方应承担相应的违约责任。七、争议解决7.1双方在履行本合同过程中发生的争议，应通过友好协商解决；协商不成的，可以向有管辖权的人民法院起诉。八、其他约定8.1本合同一式两份，甲乙双方各执一份。8.2本合同未尽事宜，双方可另行签订补充协议，补充协议与本合同具有同等法律效力。甲方（委托方）：__________乙方（受托方）：__________签订日期：__________一、附件列表：1.甲方广告业务文件2.乙方文件管理方案3.文件分类、归档、保管、整理、查询等相关规定4.电子文件管理系统操作手册5.文件借阅登记表6.文件管理费用明细表7.补充协议二、违约行为及认定：1.甲方未按照合同约定提供文件，或提供的文件存在虚假、违法、无效等情况，属于甲方违约。2.乙方未按照合同约定进行文件管理，导致文件丢失、损坏、泄露等情况，属于乙方违约。3.甲方未按约定时间支付文件管理费用，属于甲方违约。4.乙方未按约定提供文件查询、借阅、复制等服务，属于乙方违约。三、法律名词及解释：1.广告业务文件：指甲方广告业务的策划方案、设计稿、制作稿、拍摄素材、后期制作素材、广告发布素材等一切与广告业务相关的书面材料及电子文件。2.文件管理：指对文件进行分类、归档、保管、整理、查询等工作。3.电子文件管理系统：指用于管理电子文件的信息系统，具备文件分类、归档、保管、整理、查询等功能。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：甲方未按约定时间提供文件。解决办法：乙方应与甲方沟通，明确文件提供时间，并督促甲方按时提供文件。2.问题：乙方文件管理不善，导致文件丢失、损坏、泄露。解决办法：乙方应加强文件管理，完善保管措施，定期进行文件检查和备份。3.问题：甲方未按约定时间支付文件管理费用。解决办法：乙方应与甲方沟通，明确费用支付时间，并督促甲方按时支付。4.问题：乙方未按约定提供文件查询、借阅、复制等服务。解决办法：乙方应完善服务流程，提高服务质量，确保按时提供相关服务。五、所有应用场景：1.甲方为广告公司，需要对广告业务文件进行管理。2.甲方为广告制作公司，需要对广告制作过