合同管理与续签制度

合同管理与续签制度一、背景和目的本制度的目的是为了规范和管理公司与员工、供应商、合作伙伴等签订的各类合同，确保合同的有效性和合规性，保护公司的权益，提高合同管理效率，便于合同的续签和跟踪管理。二、适用范围本制度适用于全部公司内部与外部签订的各类合同。三、合同管理流程1.合同起草阶段（1）合同发起人申请：合同发起人向合同管理负责人提出合同起草申请，包含合同的内容、范围、签约方以及其他相关信息。（2）合同起草：合同管理负责人指派专人负责起草合同，进行合同的认真规划和起草。（3）内部审批：合同的起草人将起草好的合同提交给相关部门负责人进行审批，并依据需要征求法务部门的看法。（4）合同修订：如有需要，依据审批结果和法务部门的看法，对合同进行修订，并重新提交内部审批。（5）最终审批：经过内部审批通过后，合同发起人将合同送至高级管理层进行最终审批。2.合同签署阶段（1）合同签署方确认：经高级管理层最终审批后，合同发起人将合同发送给相应的签署方，并确认签署方的身份和权限。（2）签署过程管理：合同发起人负责与签署方沟通，确保签署过程的及时性和准确性，并妥当保管签署相关的文件和记录。3.合同生效阶段（1）合同存档：合同管理负责人将已签署的合同进行归档，并建立相应的合同档案管理系统，便于合同的查阅和跟踪。（2）合同生效通知：合同管理负责人将已生效的合同通知相关部门和人员，确保各方了解合同的内容和商定。4.合同续签和跟踪管理阶段（1）合同续签提前提示：合同管理负责人负责对即将到期的合同进行提前提示，以便及时进行续签的准备工作。（2）合同续签评估：合同管理负责人和相应部门负责人进行合同续签评估，包含评估合同履行情况、供应商或合作伙伴的信用情形、市场竞争情况等，并提出合同续签建议。（3）续签谈判和签署：依据续签评估结果，合同管理负责人负责与供应商或合作伙伴进行续签谈判，并在续签协议达成后进行签署。（4）合同跟踪管理：合同管理负责人和相关部门负责人进行合同的跟踪管理，确保合同的履行和执行情况，并及时处理合同纠纷和问题。四、合同管理责任1.合同管理负责人（1）负责订立和修订合同管理制度，确保制度的落实和执行。（2）引导和监督合同管理流程的执行，协调各部门间的合作和沟通。（3）负责合同的起草、审批、签署和归档工作，并保证合同的合规性和有效性。（4）定期对合同执行情况进行评估和分析，提出改进建议，并汇报给高级管理层。2.合同发起人（1）正确、完整及时地向合同管理负责人提出合同起草申请，并搭配供应相关的支持和帮助。（2）与合同管理负责人进行沟通和协作，确保合同的准确性和及时性。（3）负责合同的签署过程管理，确保签署的完整性和正当性。3.相关部门负责人（1）参加合同的修订、审批和签署过程，供应必需的看法和建议。（2）负责合同执行的监督和管理，确保合同的履行和执行情况。（3）搭配合同管理负责人进行合同的续签评估，供应相关的数据和信息。五、合同管理措施1.合同管理系统公司将建立合同档案管理系统，包含合同的存储、查阅、续签提示等功能，实现合同的电子化管理，并确保合同的安全性和机密性。2.人员培训公司将组织相应的培训和教育活动，提高员工对合同管理流程和规定的理解和掌握，提升合同管理的专业水平。3.风险评估公司将建立合同风险评估机制，对合同进行风险分析和评估，及时发现和解决潜在的合同风险问题。六、违规处理措施对于违反本制度的行为，公司将依法依规进行处理，包含但不限于警告、惩罚、追究法律责任等。七、附则本制度于订立