会议室出租管理制度范文

会议室出租管理制度范文第一章总则

为确保会议的有序进行，提高会议效率，明确会议室使用及相关管理规范，特制定本管理制度。本制度适用于会议室出租及内部会议管理，旨在通过规范化的管理，保障会议资源的合理分配和有效利用。

一、目的与原则

1.提高会议效率：通过规范的会议流程和管理措施，确保会议目标明确，议程紧凑，决策迅速，提高工作效率。

2.保障资源共享：遵循公平、公正、公开的原则，合理安排会议室资源，确保各部门及个人合理使用。

3.强化会议纪要落实：加强会议纪要的整理、分发和跟踪，确保会议决策得到有效执行。

二、适用范围

1.本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于：定期例会、专题研讨会、培训会等。

2.本制度适用于会议室的预订、使用、维护及相关管理活动。

三、定义

1.会议室：指公司内部用于召开各类会议的固定场所。

2.会议资源：包括会议室硬件设施、会议时间、参会人员等。

3.会议纪要：记录会议主题、议程、讨论内容、决策事项及责任人的书面文件。

四、责任主体

1.会议组织者：负责会议的策划、通知、议程安排及会议纪要的整理。

2.会议室管理员：负责会议室的预订、协调、设施维护及现场管理。

3.参会人员：积极参与会议，按时提交会议材料，遵守会议纪律。

五、制度修订

1.本制度根据公司业务发展及管理需要进行修订，修订稿经审批通过后予以公布。

2.修订后的制度自公布之日起生效，原制度同时废止。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议组织者根据会议目的和内容，明确会议主题、参会人员、时间、地点等，提前至少三个工作日向会议室管理员提交会议申请。

2.会议组织者需在会议申请中详细说明会议议程、预期成果、所需设施及特殊要求。

3.会议室管理员收到会议申请后，根据会议室使用情况，于两个工作日内安排会议室并通知会议组织者。

二、会议通知

1.会议组织者应在会议召开前至少两个工作日，向参会人员发出会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程等。

2.会议通知应采用书面形式，通过电子邮件、企业内部通讯系统等方式发送，确保参会人员收到并确认。

三、会议召开

1.会议组织者应确保会议在预定时间和地点准时开始，并严格按照议程进行。

2.会议主持人负责引导讨论，确保会议内容紧扣主题，避免偏离议题。

3.参会人员应积极参与讨论，遵守会议纪律，按时提交会议材料。

四、会议记录

1.会议组织者指定专人负责记录会议纪要，内容包括：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决策事项及责任人等。

2.会议纪要应真实、准确、完整地反映会议内容，便于跟踪落实。

五、会议总结与反馈

1.会议结束后，会议组织者应在两个工作日内整理会议纪要，并发送至参会人员及相关部门。

2.参会人员对会议纪要内容如有异议，应在收到会议纪要后一个工作日内向会议组织者提出，会议组织者应及时予以处理。

3.会议组织者应跟踪会议决策的执行情况，对未按期完成的任务，督促责任人采取整改措施。

六、会议评估与改进

1.会议组织者应定期收集参会人员对会议流程、效果等方面的意见和建议，不断优化会议组织和管理。

2.根据会议评估结果，对会议管理制度进行修订和完善，以提高会议质量和效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议组织者需在两个工作日内完成会议纪要的整理，确保纪要内容详实、准确，明确记录各项决策及责任人。

2.会议纪要应通过公司内部通讯系统、电子邮件等方式发送给所有参会人员及相关部门，以便于相关人员了解会议内容并执行决策。

二、会议纪要的审核与反馈

1.发送会议纪要后，会议组织者应设立反馈期限，要求参会人员在规定时间内对纪要内容进行审核，并提出意见和建议。

2.会议组织者应及时收集反馈意见，对合理的建议予以采纳，并对会议纪要进行相应的修改和完善。

三、会议决策的执行与跟踪

1.会议纪要中明确的决策事项，责任人需按照既定的时间节点和标准完成。

2.会议组织者应对决策执行情况进行定期跟踪，确保各项决策得到有效实施。

3.对于执行过程中遇到的问题，责任人应主动与会议组织者沟通，共同寻求解决方案。

四、执行情况的评估与报告

1.会议组织者应定期对会议决策的执行情况进行评估，评估内容包括完成情况、进度、存在问题等。

2.评估结果应以书面形式报告给公司高层领导，以便领导了解会议决策的执行情况，并为后续决策提供参考。

五、整改措施与持续改进

1.对于未按期完成或执行效果不佳的决策，责任人需提出具体的整改措施，并在规定时间内完成整改。

2.会议组织者应总结经验教训，分析原因，对会议管理制度和流程进行持续改进，以提高会议决策的执行力和效果。

第四章会议室管理规定

一、预订管理

1.会议室预订采用预约制度，各部门或个人需提前向会议室管理员提交书面申请，明确会议时间、时长、参会人数及所需设施。

2.会议室管理员根据申请的提交顺序及会议重要紧急程度，合理调配会议室资源，确保公平使用。

3.预订成功的申请者需在会议前确认会议室准备情况，如有问题应及时与会议室管理员沟通解决。

二、使用规范

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，会议开始前及结束后，使用部门或个人需负责检查会议室设施完好，并保持环境整洁。

2.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，不得随意移动、损坏或带走会议室物品。

3.严禁在会议室吸烟、进食或进行其他与会议无关的活动。

三、设施维护

1.会议室管理员负责定期检查和维护会议室设施，确保设施正常运行，满足会议需求。

2.对于突发性的设施故障，会议室管理员应立即联系维修人员处理，并及时通知受影响的会议组织者调整会议安排。

3.定期对会议室进行卫生清洁，保持环境整洁，提供良好的会议条件。

四、安全与保密

1.会议室管理员应确保会议室的安全，会议期间关闭门窗，防止外部干扰。

2.对于涉及公司机密的会议，会议组织者应提前告知会议室管理员，采取相应的保密措施。

3.会议结束后，参会人员应带走个人物品，避免遗留敏感文件或资料。

五、违规处理

1.对于违反会议室管理规定的个人或部门，会议室管理员有权进行提醒、警告直至暂停其会议室使用资格。

2.造成的设施损坏或遗失，责任方需按照公司规定进行赔偿。

3.会议室管理员应定期对违规情况进行汇总，并向公司管理层报告，以便采取相应的改进措施。

第五章附则

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