会议实行封闭管理制度

会议实行封闭管理制度第一章总则

为确保会议的效率与效果，加强会议的组织与管理，特制定本会议实行封闭管理制度（以下简称“本制度”）。本制度适用于公司内部各类会议，旨在通过封闭式管理，提高会议质量，确保信息安全，规范会议行为，促进决策的贯彻执行。

一、会议封闭管理的定义

会议封闭管理是指对会议的召开、组织、参与、讨论、决策、纪要、落实等环节进行严格控制，确保会议内容的机密性、严肃性和实效性。

二、会议封闭管理的原则

1.机密性原则：会议内容涉及公司内部信息，参与人员需保守秘密，不得泄露给无关人员。

2.实效性原则：会议应注重实际效果，减少形式主义，确保会议决策的贯彻落实。

3.公平性原则：会议参与人员应享有平等的发言权和表决权，充分发表意见和建议。

4.严肃性原则：会议应严格遵守时间安排，保持会场秩序，确保会议的严肃性。

三、会议封闭管理的适用范围

本制度适用于公司各级会议，包括但不限于：

1.公司董事会、监事会、股东会等高层会议；

2.总经理办公会、部门负责人会议等中层会议；

3.专项工作小组会议、项目协调会议等临时性会议。

四、会议封闭管理的责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织、通知、主持等工作；

2.参会人员：遵守会议纪律，积极参与讨论，按时完成会议任务；

3.会议纪要负责人：负责记录会议内容，整理会议纪要，跟踪落实会议决策。

五、会议封闭管理的监督与考核

1.公司设立会议管理领导小组，负责对本制度的执行情况进行监督、检查和考核；

2.各级管理部门应建立健全会议管理制度，确保本制度的落实；

3.对违反本制度的行为，视情节轻重给予相应处理，并纳入个人绩效考核。

本制度的解释权归公司所有，自发布之日起生效。如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以修订。各部门应认真贯彻执行本制度，共同维护会议的封闭管理。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的操作规范，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据公司业务需求，明确会议讨论的主题和目标。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、参会人员、会议议程等。

3.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，明确会议主题、时间、地点等信息。

4.准备会议材料：收集与会议主题相关的资料，制作会议PPT、报告等。

二、会议召开

1.会议签到：参会人员按时到达会场，进行签到，确保会议出席情况。

2.会议主持人宣布会议开始，介绍会议主题、议程和参会人员。

3.按照会议议程逐项进行讨论，确保会议内容全面、深入。

三、会议讨论

1.发言顺序：会议主持人指定发言顺序，确保每位参会人员都有机会发言。

2.发言要求：发言应简明扼要，直击要点，禁止长篇大论和偏题。

3.讨论记录：指定专人负责记录会议讨论内容，确保记录准确、完整。

四、会议决策

1.表决：对于需要决策的事项，采取举手或投票方式进行表决。

2.决策记录：将会议决策结果记录在案，以便会后跟踪落实。

3.反馈意见：对于未达成共识的事项，征求参会人员意见，会后进一步沟通解决。

五、会议总结

1.会议主持人对本次会议的讨论成果进行总结，强调会议决策的贯彻落实。

2.参会人员对会议效果进行评价，提出改进意见。

六、散会

1.会议主持人宣布散会，感谢参会人员的积极参与。

2.会后清理：指定专人负责清理会场，确保会场整洁。

本章节对会议流程进行了详细规定，旨在提高会议效率，确保会议目标的实现。各级管理部门应严格按照本流程组织会议，共同维护会议的秩序和效果。

第三章会议纪要的跟踪落实

为保障会议决策的贯彻落实，强化会议纪要的执行力度，特制定以下会议纪要跟踪落实措施。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议纪要负责人应在24小时内完成会议纪要的整理工作，确保纪要内容准确、完整。

2.会议纪要应包括以下内容：会议主题、时间、地点、参会人员、讨论议题、决策结果等。

3.会议纪要经会议主持人审核通过后，及时发布给参会人员和相关执行部门。

二、会议纪要的执行与跟踪

1.各执行部门应按照会议纪要的要求，制定具体实施方案，明确责任人、完成时间和工作标准。

2.会议纪要负责人定期对会议决策的执行情况进行跟踪，了解进度，发现问题，及时协调解决。

3.对于执行过程中遇到的困难和问题，应及时向会议主持人汇报，寻求支持与帮助。

三、会议纪要的反馈与评估

1.各执行部门在规定时间内完成会议决策的执行，并向会议纪要负责人反馈执行情况。

2.会议纪要负责人对反馈情况进行整理，形成评估报告，提交给会议主持人和相关部门。

3.根据评估报告，对会议决策的执行效果进行评价，对未达标的事项进行原因分析，并提出改进措施。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照公司档案管理规定进行归档，确保资料的安全、完整。

2.会议纪要的查阅、借阅需遵循公司档案管理相关规定，防止信息泄露。

3.定期对会议纪要的执行情况进行汇总，为公司决策提供参考。

第四章会议室管理规定

为充分利用会议室资源，提高会议室使用效率，保障会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.各部门需提前向行政管理部门预订会议室，并提供会议时间、参会人数等信息。

2.行政管理部门根据预订信息，合理安排会议室，确保会议需求得到满足。

3.预订部门应按时使用会议室，如需取消或变更预订，应提前通知行政管理部门。

二、会议室配置

1.行政管理部门负责会议室的基本设施配置，包括但不限于音响、投影仪、白板、会议桌椅等。

2.会议室应保持整洁、安静，设施完好，确保会议的顺利进行。

3.定期对会议室设施进行检查、维护，发现问题及时报修。

三、会议室使用规范

1.会议室内禁止吸烟、进食，保持卫生。

2.会议期间，参会人员应保持手机静音，如有紧急情况，请在会场外接听电话。

3.会议结束后，参会人员应将座椅归位，关闭电源，确保会议室整洁。

四、会议室安全保障

1.会议室使用期间，应确保消防设施正常，通道畅通，避免安全隐患。

2.严禁在会议室内存放易燃、易爆物品。

3.行政管理部门定期对会议室进行安全检查，发现问题及时整改。

五、会议室开放时间

1.会议室的开放时间根据公司工作安排而定，原则上应满足日常会议需求。

2.特殊情况下，行政管理部门可根据实际需要调整会议室开放时间，并提前通知相关部门。

六、会议室费用管理

1.会议室使用过程中产生的相关费用，如耗材、维修等，由行政管理部门统一核算。

2.各部门按照实际使用情况，承担相应费用。

3.行政管理部门定期公布会议室费用使用情况，接受监督。

本章节对会议室管理规定进行了详细阐述，旨在提高会议室使用效率，为各类会议提供良好的环境。各部门应严格遵守本规定，共同维护会议室的正常秩序。

第五章附则

为确保本制度的贯彻执行，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归公司所有，如有未尽事宜，公司可根据实际情况予以修订。

二、本制度自发布之日起生效，各部门应认真组织学习，确保相关人员充分了解和掌握。

三、本制度的修改和废止，由公司会议管理领导小组提出，报公司领导审批后予