公务会议管理制度

公务会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据

为加强会议管理，提高会议效率，确保会议质量，根据《中华人民共和国行政机关公文处理办法》和有关法律法规，结合本机关实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于本机关及所属各单位召开的各类公务会议，包括但不限于工作例会、专题协调会、决策会议等。

第三条会议原则

（一）会议应坚持精简、高效、务实、节俭的原则。

（二）会议组织应遵循计划性、专业性、保密性、规范性的要求。

第四条会议种类

会议分为定期会议、临时会议和紧急会议。

（一）定期会议是指按照预定时间、周期举行的会议。

（二）临时会议是指根据工作需要临时决定召开的会议。

（三）紧急会议是指遇有重大或突发事件需要立即召开的会议。

第五条会议召集

（一）定期会议由各相关职能部门按计划召集。

（二）临时会议和紧急会议由提出议题的部门或领导负责召集。

（三）召集会议应明确会议目的、议程、参会人员等，并于会议召开前通知参会人员。

第六条参会人员

参会人员应严格按照会议通知要求参加，确因特殊情况不能参加者，需提前向会议召集人请假，并按要求安排代理人。

第七条会议纪律

（一）参会人员应严格遵守会议纪律，按时到场，认真参会，禁止无故缺席、迟到、早退。

（二）会议期间，手机等通讯工具应关闭或调至静音状态，不得在会场内接打电话或从事其他与会议无关的活动。

（三）会议内容应严格保密，未经许可，不得泄露会议讨论内容。

第二章会议流程

第八条会议筹备

1.确定会议主题和目标，明确会议类型和规模。

2.制定会议议程，明确各议题讨论的时间安排。

3.确定会议时间、地点，并根据需要预定会议室。

4.确定参会人员名单，发出会议通知，包括会议主题、议程、时间、地点等信息。

5.准备会议所需资料、设备（如投影仪、笔记本电脑、白板等）。

6.安排会议服务人员，负责会场的布置、签到、资料发放等工作。

第九条会议通知

1.会议通知应包括以下内容：会议名称、主题、时间、地点、参会人员、议程等。

2.会议通知应在会议召开前至少3个工作日发送给参会人员。

3.对于重要会议或紧急会议，可通过电话、短信等方式进行提醒。

第十条会议签到

1.会议开始前，应设置签到台，参会人员需在签到表上签名确认。

2.签到表应记录参会人员姓名、单位、职务等信息。

3.对于未签到或请假的人员，会议组织者应了解原因，并视情况通知相关人员。

第十一条会议议程执行

1.会议主持人按照议程顺序组织会议讨论。

2.各议题负责人对议题进行汇报、说明，参会人员充分发表意见。

3.会议主持人根据讨论情况，引导会议形成决策或共识。

4.对于重要议题，应进行表决，并记录表决结果。

第十二条会议记录

1.安排专人负责会议记录，记录内容包括会议时间、地点、参会人员、议程、讨论要点、决策结果等。

2.会议记录应真实、完整、准确，并在会议结束后及时整理成会议纪要。

第十三条会议总结与反馈

1.会议结束后，主持人应对会议成果进行总结，明确下一步工作要求和责任分工。

2.会议纪要应在会议结束后1-2个工作日内发送给参会人员，以便于了解会议内容和落实相关工作。

3.参会人员应按照会议纪要要求，及时反馈工作进展和问题。

第十四条会议资料的归档

1.会议结束后，会议组织者应将会议通知、会议议程、会议纪要等资料进行归档。

2.归档资料应便于查阅，确保会议资料的完整性、连续性和可追溯性。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十五条会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应由专人负责编制，内容应详实、准确，反映会议讨论的主要内容和决策结果。

2.会议纪要应包括会议基本信息、与会人员名单、各议题讨论情况、决策事项、责任分工及完成时限等。

3.会议纪要经会议主持人审核后，应在会议结束后1-2个工作日内发布给所有参会人员及相关部门。

第十六条会议决策的执行与监督

1.各责任部门和人员应按照会议纪要明确的任务分工和时间节点，认真执行会议决策。

2.会议组织者或指定专人负责对会议决策的执行情况进行跟踪监督，确保决策落到实处。

3.对于执行过程中出现的问题，应及时报告会议组织者，并寻求解决方案。

第十七条进度报告与评估

1.各责任部门和人员应定期向会议组织者报告工作进展和决策执行情况。

2.会议组织者应根据进度报告，对会议决策的执行效果进行评估，并提出改进措施。

3.对于重大决策事项，应定期组织专题汇报会议，听取工作进展汇报，确保决策目标的实现。

第十八条反馈与改进

1.会议组织者应建立反馈机制，收集参会人员和相关部门对会议纪要执行情况的意见和建议。

2.根据反馈意见，及时调整和改进会议纪要的内容，以提高会议决策的执行力和效果。

3.对于反复出现的问题，应深入分析原因，制定长效机制，防止问题再次发生。

第十九条责任追究

1.对于未按会议纪要要求执行决策或工作进度严重滞后的人员，应视情节轻重给予相应的批评教育或纪律处分。

2.会议组织者应确保责任追究制度的实施，以增强责任意识和执行力。

3.责任追究应遵循公平、公正、公开的原则，确保制度的严肃性和权威性。

第二十条档案管理与查阅

1.会议纪要应作为重要档案资料进行管理，确保资料的完整性、安全性和可追溯性。

2.会议纪要的查阅应遵循保密原则，严格按照规定的权限和程序进行。

3.对于需要公开的会议纪要，应按照信息公开的相关规定进行公开，接受监督。

第四章会议室管理规定

第二十一条会议室预订

1.会议室预订应由会议组织者或指定专人负责，通过会议室预订系统或向管理部门提出申请。

2.预订时应提供会议名称、时间、参会人数等信息，以便于管理部门合理安排会议室。

3.管理部门应根据会议室使用情况，合理调配资源，确保会议室的有效利用。

第二十二条会议室布置

1.会议室布置应根据会议类型和参会人数进行，确保舒适、实用的会议环境。

2.会议桌椅、音响、投影仪等设备应提前检查，确保功能正常。

3.会议室内应保持整洁，必要的文具、饮用水等应提前准备。

第二十三条会议室使用规范

1.会议室内应保持安静，不得吸烟、进食或从事与会议无关的活动。

2.参会人员应爱护会议室设施，不得随意搬动、损坏或私自带走会议室物品。

3.会议结束后，应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保门窗关闭。

第二十四条会议室设备管理

1.会议室设备应由专人负责维护和管理，定期进行检查和保养。

2.使用会议室设备应遵循操作规程，发现异常情况应及时报告维修人员。

3.对于重要会议，应提前进行设备调试，确保会议顺利进行。

第二十五条会议室安全与保密

1.会议室应采取必要的安全措施，如安装监控设备、设置门禁等，确保会议安全。

2.会议室内外应保持整洁，通道畅通，消防设施齐全，确保消防安全。

3.会议涉及敏感信息时，应采取措施保护会议内容保密，防止信息泄露。

第二十六条会议室服务与管理

1.管理部门应提供专业的会务服务，包括会场布置、设备操作、茶水服务等。

2.会议期间，服务人员应保持礼貌、高效，及时响应会议需求。

3.管理部门应定期收集会议室使用反馈，不断优化服务流程，提高会议室管理水平。

第二十七条违规处理

1.对于违反会议室管理规定的行为，管理部门有权进行制止，并视情节轻重给予相应处罚。

2.对于故意损坏会议室设施、严重扰乱会议秩序的行为，应依法依规追究责任。

3.管理部门应建立健全投诉举报渠道，接受监督，及时处理违规问题。

第五章附则

第二十八条制度的修订与解释

本制度根据工作需要适时修订，修订过程应广泛征求意见，确保制度的科学性和合理性。本制度的解释权归机关管理部门所有。

第二十九条制度的实施与监督

本制度自发布之日起实施，各部