知名企业招标采购管理制度

知名企业招标采购管理制度第一章总则第一条旨在与规范各一线公司招标采购（后简称招采）工作，明确职责，提升招采工作效率，规避招采工作中的个体人为因素造成的损失，维护公司合法权益，特制订本制度。未在本制度中明确的条例，在各专项规程、作业指引中明确。第二条本制度适用于天山投资集团及所属一线公司的生产、经营有关的材料、设备、工程、施工、监理、销售代理服务、广告宣传、活动、评估定价等供应商的招标或选定工作。第三条工程施工和材料、设备采购招标工作应当遵循公开、公平、公正、择优、诚实守信的原则，公司任何机构或个人不应干扰招标工作的正常进行或以包括肢解招标项目在内的任何方式回避本管理办法。第四条凡金额在(人民币下同)五万元（含）以上的工程或物料采购，要采取招标（投标单位不少于五家）的形式，确定合作单位。小于五万元的材料、设备或工程采购，可采用货比三家的形式进行；小于5万元且工程紧迫情况下，经一线公司决策委员会及集团定标委员会批准，可直接进行采购。低于五千元的材料、设备或工程，可以通过采购人员市场询价对比后（不少于3家）直接进行采购。特殊情况下，要依据投资集团现行授权审批后，方可不进行招标，通过直接洽谈或多家竞争性谈判的方式确定合作单位；战略集中采购类材料、设备、工程、广告资源、销售物料等供应商的选择、定价，须经集团定标委员会批准后，方可以正常公开招标手续确定合作单位。备注说明：特殊情况为（1）政府或行政行业垄断；（2）唯一性资源（如媒体资源、广告资源等）；（3）材料/工程已有合同，执行过程出现变更、洽商的；（4）经一线公司决策会、集团定标委员会审批同意的其他事项。第二章职责分工第五条需求部门职责根据《招标采购书需求编制工作指引》编制《招标采购需求书》并审批；协助责任部门进行《招标文件》、《货比三家审批单》、《技术交底文件》的编制；沟通成本合约部门进行标底的制作。第六条责任部门职责根据《供应商资源库管理制度》给投资集团招采管理部门提供所需材料；根据《招标采购需求书》编制《招标文件》或《货比三家审批单》并审批；根据《招标管理规程》组织专项考察小组；负责招标的组织和实施工作；负责联络、邀请供应商参与投标；负责与投标单位进行初步联系和前期洽谈；负责组织技术答疑，并形成《技术交底文件》审批并下发投标单位；根据合同制式模板编制、审批合同，并根据《合同管理规定》协调领导对合同进行签字、盖章；根据《供应商资源库管理制度》组织、协助集团招采管理部门对供应商进行评估、总结。第七条集团招采管理部门职责编制招标采购管理相关的制度文件、表单；根据最新授权审批、备案相关的审批；根据《供应商资源库管理制度》建立和维护“供应商资源库”，并定期对施工单位进行评价更新；参与建立、健全公司招采部品标准体系；根据《战略集中采购管理规程》组织供应商考察、入围、谈判，并对各类招标采购谈判进行监管；监督供应商合同履约；监督各一线公司招标采购工作开展合规性、及时性；参与材料、设备样板管理，参与制定项目材料选配标准；第八条投资集团“定标委员会”需根据授权审批、备案相应“责任部门”报批的文件。第九条项目“考察小组”需根据《招标管理规程》对预投标单位进行实地考察、评审。第三章招标实施第十条基本规定招标采用公开招标和邀请招标相结合的方式，凡金额在(人民币下同)五万元（含）以上的工程或物料采购，要采取招标（投标单位不少于五家）的形式，确定合作单位。招标根据类型不同招标完成时限限定为7~15个工作日，总包、景观、消防、精装修等大型招标限定时间为20~40个工作日。限定时间为接收到“需求部门”完整、可行的《招标采购需求书》次日起，至《招标结果评议表》发起审批当日结束。第十一条招标文件的编制及审核一线公司招采人员在接到需求部门审批通过的招采需求后，如需执行招标的，1天内采用制式招标文件起草并串发，由项目总经理、大区副总裁审批同意后，到集团招采管理部门及集团成本部门备案，方可执行发标，特殊情况采用非制式招标文件的，需经集团定标委员会审批后执行发标。招标文件按集团审批通过的制式招标文件执行，特殊招标项可依据行业特性起草非制式招标文件，非制式招标文件必须包含以下内容：1、招标内容；2、招标范围；3、项目（工程）简介；4、供货周期（施工工期）；5、质量、技术、数量、验收标准等要求；6、工程量清单或报价要求7、材料、（设备、工程造价）要求；8、投标截止日期；9、开标时间和地点10、评标办法；11、违约责任；12、投标保证金的要求（投标保证金缴纳的额度应不低于招标额度的3%）；13、投标文件应提交的资料；14、付款方式；15、投标文件格式以及其他特别约定等。第十二条开标准备工作如果设有标底，标底必须保密。可以不设标底，经一线公司决策委员会批准，进行无标底招标。工程标底按照集团成本管理部门相关预算管理办法编制，开标前将密封的标底交于参加开标的成本控制专业人员。在各投标单位报价之后，参与开标的成本控制专业人员拆开密封袋确定标底。特殊工程需要施工单位进行二次设计的工程的招标方式，招标前要求投标单位先报二次设计的方案和概算，招标需求部门、项目工程部会同集团设计管理部门，对各投标单位的方案进行评审，确定最优施工方案。招标部将确定的最优施工方案发给投标单位，统一按此方案报价。同时成本合约部门也按此方案作预算标底。销售类招标需施工单位进行活动设计的，招标前需投标单位先报出活动方案和预算，招采负责人、项目营销部会同项目总经理，对各投标单位的方案进行评审，确定最优活动方案。招采负责人将确定的最优施工方案发给投标单位，统一按此方案报价。对于一些重要的招标项，招标前对本次招标所涉及的物料，由一线公司招采负责人，对市场进行不少于三家的摸底调查，并将调查结果汇总分析，形成清单作为开标时的参考价格。经一线公司公司决策委员会、投资集团定标委员会批准通过后，各项目公司在60天内出现相同招标项目时，可采用刚招过标的招标文件，结合原招标结果，采取进行竞争性谈判或者直接洽谈的方式定标，结果及相关内容在集团招采中心备案。第十三条发标（一）招标文件审核批准后，由招标采购负责人向资格审查合格的投标单位发放招标文件。（二）通过资格预审审批的投标单位，按要求向一线公司财务部足额交纳投标保证金后方可具备参标资格。第十四条技术交底招采人员和需求部门，根据资格预审情况组织招标答疑交底会，就本次招标的承包范围、关键点技术要求、重点事宜进行技术交底，并在技术交底结束后形成“技术答疑交底报告”，由一线公司公司工程、研发专业技术工程师、生产副总、研发总监、成本总监审批同意后，经项目总经理备案后，作为招标文件的补充说明部分统一下发参标单位。如技术交底中的调整涉及到价格变更，投标单位需将技术交底调整部分的价款更新至投标预算中。第十五条开标、评标、定标投标单位应在招标文件中规定的日期前，将投标文件送交规定的地点，未按时回标视为无效标书；开标前半小时，招标评委人员到场签到。在招标前开碰头会，简要介绍对投标单位考察情况以及其他注意事项。并针对本次开标，议定开标步骤及定标原则，评委应一致同意，并于开标前和各个投标单位进行说明；开标时首先由本次招标负责人依次宣布会场秩序，介绍评委，简要介绍本次招标情况，将招标项目、内容、范围简要、技术交底内容介绍，后执行开标、唱标等程序；评标时，评委会与投标单位单独沟通，分公司专业人员负责就投标方案中的施工范围等进行审查；成本部门负责商务标部分，就投标文件中报价明细内容进行审查，并与投标单位进行价格谈判；研发部门负责技术标部分，就投标文件中的技术要求进行审查；评标人员必须严格检查各单位投标书中重点内容的真实性，重点发现投标书中暴露的串标痕迹，如有雷同现象及时制止；评委综合投标单位的实力、施工方案、报价情况以及我方标底进行比较，在符合招标文件，参考价格和封闭标底要求的前提下合理低价中标。并由招标负责人当场宣布中标单位及价格。定标后，由责任部门编制《招标结果表》安授权流程进行审批，招标文件、资格预审表、技术交底报告、中标预算必须作为招标结果表的附件进行审批。所有招标评委确认招标结果，将确认好的招标结果发至集团招采管理部门备案。出现下列情况视为废标，须重新组织招标：1、投标单位相互串通投标；2、投标单位向评标小组成员行贿；3、投标单位所有报价均高于标底范围。第四章货比三家与直接采购第十六条货比三家（一）货比三家单由项目招采负责人发起审批，经项目相关部门审批，到项目总经理审批、大区副总裁备案后，由集团招采管理部门总经理、集团成本部门总经理备案后，方可执行。（二）在接到需求部门的招采需求单后，一线公司招采负责人应立即开展工作，“预计金额”在5000元（含）以上，50000元以下的，必须以“货比三家”单的形式进行报批，并在2日内确定单位。（三）货比三家表单详见附件（四）注意事项1、工程类货比三家除在表单中体现技术参数、承包范围等，还需将确定单位的工程量造价单作为附件一并进行审批。2、销售类货比三家需统一三家的活动方案，并以同一物料清单进行报价比较。3、物资类货比三家除在表单中体现细部的技术参数外，还需提供产品的品牌。第十七条直接采购（一）在接到需求部门的招采需求单后，一线公司招采负责人应立即开展工作，“预计金额”在5000元以下的，可以市场比较（不少于3家）直接进行采购。（二）注意事项1、不可以短期内多次采买相同物品的形式逃避货比三家或招标等公司流程；2、通过货比三家单审批通过的物料或工程确定的价格，有效期限不超过1个月（自审批之日起计算），超过期限需重新进行价格比对。第五章奖罚规定第十八条为保证招标质量，调动相关部门工作积极性，对招标工作表现突出的，给予一定奖励。（一）对以下部门或个人予以通报表扬：1、对公司招标工作提出合理化建议的；2、发现招标文件、标准合同文本或已发标项目的招标文件存在漏洞，避免公司受到经济损失的。第十九条对发生以下行为的部门或个人，公司将给予一定处罚（一）凡有违反本制度及相关规程、指引等中招标步骤和规定的，视情节减发责任人岗位补贴100元及以上罚款，并可按学习班管理办法进入学习班学习。（二）招采人员或相关责任人有下列之一的，视情节减发责任人岗位补贴200元至1000元罚款，给公司造成经济损失的要承担经济责任：1、未审批定标结果表或合作合同，施工单位提前进场施工的；2、未审批货比三家，经办人直接采购或确定供货单位的；3、未审批相关竞争性洽谈或直接洽谈申请，经办人直接确定合作单位的。（三）招标采购人员有下列情形之一的，减发责任人岗位补贴300元，按学习班管理办法进入学习班学习，并重新组织招标：1、未按规定发布招标公告的；2、在提交投标文件截止时间后接收投标文件的；3、不按规定确定中标人的；4、未按要求组织资格预审；5、招标或货比三家单联系单位弄虚作假的。（四）有下列情形之一的，减发责任人岗位补贴至少1000元，按学习班管理办法进入学习班学习，并调离招标工作岗位或取消评标资格，并重新招标。情节严重的，给公司造成经济损失的要承担经济责任，有年薪的从年薪中扣除，无年薪的从工资中扣除，构成犯罪的移交司法部门处理：1、违反本办法相关规定，串通投标单位牟取私利的；2、接受已经被取消资格的投标人参加招标的。（五）以下工作，每晚一天减发责任人岗位补贴100元：1、未按时上报（下发）招标计划；2、未按时完成招标任务书的制定；3、未按时完成招标文件的制定或审批以及网上招标预告；4、未按时做出标底；5、未按时签订招标采购合同或施工合同。（六）招标评委有下列情况之一的，减发责任人岗位补贴1000元以上，按学习班管理办法进入学习班学习，并调离工作岗位，情节严重的，给公司造成经济损失的要承担经济责任，有年薪的从年薪中扣除，无年薪的从工资中扣除，构成犯罪的移交司法部门处理：1、评委人员不按招标文件确定的评标标准和办法对投标文件进行评审比较的；2、评标过程中出现徇私舞弊或以权谋私或泄露投标内容或遮掩事实等行为的；3、评标委员会人员私自接触投标人，收受投标人财物或其他好处的；4、中标单位未确定前，评标委员会人员对投标单位泄露与评标有关情况的（评审结果、标的等）；5、评标过程中严重违反公司招