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文档简介

内勤办公室岗位职责1.岗位背景为了提高企业内勤办公室的工作效率和质量，规范岗位职责，订立本制度。2.岗位职责2.1文档管理负责收集、整理和归档内部文档和资料，确保文档的安全、完整和易于查阅。依据需要订立文档管理流程和标准，并监督实施情况。对需要外发的文档进行复印和寄送工作，并注意保密性。帮助其他部门和员工进行文档的归档和查阅。2.2会议协调组织和协调内部会议，包含会议布置、会议室准备、会议文件的发放和归档。负责会议记录的整理和分发，并确保相关行动事项的跟踪和落实。帮助上级领导布置外部会议、行程和会议料子的准备。2.3行政办公支持供应日常行政办公支持，包含办公用品的采购、领用和分发。维护办公区域的乾净与秩序，及时处理办公设备的故障和维护和修理。帮助上级领导布置员工的出差和差旅事宜。2.4通讯协调负责内部通讯的协调与沟通，包含电话、传真、邮件和文件的处理和转发。维护内外部联系人信息，及时更新员工通讯录和组织架构。调查和研究新型通讯工具和技术，提出改进和优化看法。2.5文件撰写和报表填写负责日常文件的起草、修改和审核，确保格式规范和内容准确。统计和汇总各类报表和数据，并及时向上级领导和相关部门供应。帮助上级领导进行文件和报告的翻译和整理工作。2.6契约管理跟进和协调与外部供应商、承包商和客户之间的合同和协议的签订和履行情况。帮助法务部门起草和审核合同和协议，并进行存档和归档。及时向上级领导报告契约管理中的问题和风险，并提出解决方案。2.7费用支出掌控依据公司的财务制度和预算，负责内勤办公室费用的申请、审批和核销。监督和管理内勤办公室的费用使用情况，确保合理、节省和有效。帮助财务部门进行费用报销和预算执行情况的分析和报告。3.岗位要求3.1教育背景本科及以上学历，管理类或相关专业。3.2工作经验具备2年以上相关工作经验，熟识企业内勤办公室工作流程和规范。3.3技能要求具备良好的组织和协调本领，能够有效地处理多任务和工作压力。具备出色的沟通和表达本领，能够与不同部门和层级的员工进行有效的合作和沟通。娴熟运用办公软件和办公设备，如Word、Excel、PowerPoint等。具备良好的责任心和保密意识，能够严格遵守公司规章制度和保护公司利益。3.4个人素养具备良好的团队合作精神和服务意识，能够乐观自动地为团队和员工供应支持和帮忙。重视细节和专业精神，具备较强的使用和处理文件的本领。具备学习本领和适应本领，能够不绝提升本身的专业知识和技能。4.管理责任4.1上级引导接受上级领导的引导和监督，乐观搭配上级领导的工作布置和要求。及时向上级领导汇报工作进展和存在的问题，并提出合理的建议和解决方案。4.2部门协作与公司各部门和岗位之间保持良好的沟通和协作，及时解决相关问题和矛盾。乐观参加部门间或公司内的项目、培训和活动，提高公司整体的工作效率和质量。4.3培训与引导帮助上级领导对新员工进行岗位培训和引导，提高新员工的工作本领和适应本领。自动学习和掌握相关岗位知识和技能，以提升自身的工作本领和绩效。5.附则本制

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