财务共享在中职学校的应用

财务共享是一种先进的财务管理方式，在我国许多集团企业中取得了很好的应用效果，中职学校可以学习借鉴这种模式提高自身财务管理水平。一、财务共享应用的优点（一）提高办事效率通过对财务共享系统中各种业务模块内容的梳理，制定标准的操作流程，实现业务处理的高效化、信息化、智能化，能够有效实现业务与财务的融合，形成良好的信息共享局面[1]。（二）提升财务管理水平从预算管理入手，严格事前、事中、事后对预算管理的监管，能够助力单位降低运营成本，提升社会价值与内部控制制度管控效果，提高财务的服务和管理水平。二、财务共享在中职学校应用的机会（一）国家出台推进会计体系建设的文件提供政策依据最早提出构建会计信息化目标是在20世纪90年代末，经过二十多年的建设，中国经济的高速发展对会计职能要求更高，不仅仅是简单的核算而是要提升为有效的管理。会计应该从普遍传统的基础核算记账型演变为能进行分析的高端管理型，而财务共享能通过合理的信息化系统构建，有效地完成业务和财务的有机融合，使管理会计在学校业务活动中发挥重要作用。（二）预算管理一体化系统的使用提供系统基础一体化系统已经运行几年，陆续开通了预算管理、会计核算等模块，其中会计核算功能在支付资金后，系统会自动生成支付单据和相应业务的会计凭证，但由于中职学校有很多需要向上级申请的专项资金，而在系统中设置专项资金项目存在缺陷，需要会计人员根据单位实际下达资金类别，重新修改后才能生成正确的会计凭证，类似这种问题会随着不断地改进优化而与实际工作磨合得更好。（三）财务共享平台成功上线运行提供实践基础江苏省无锡市行政事业单位财务共享平台试运行开通人员经费支出等3个模块，试点单位包括学校，平台运行2年多存在与实际工作联系不合理的各种问题，如系统流程不科学、查询支付信息流程烦琐等，各单位试运行过程中反馈的问题会通过后台进行改良，他们的实际操作经验能为今后行政事业单位交流学习提供借鉴。三、中职学校应用财务共享面临的突出困难（一）使用的信息化平台系统分散、数据不能共享、功能不全经过国家对职业教育普及的资金支持，中职学校在国家的改革发展中逐渐规范自身的管理，根据要求已使用线上平台系统，涉及预算管理、政府采购、资产管理、收费管理、学籍管理、纳税申报，各个模块数据比较独立，且都在不断地进行系统优化[2]。现阶段预算管理一体化平台系统已实现和政采云平台、非税收入收缴管理系统数据对接，但是某些学校部门预算中在财政局非税相应科室的政府采购项目资金不能在国库集中支付模块中支付，需要提供纸质付款材料到相应科室现场请专管员审核，付款效率低；有的业务在系统中操作流程设计和实际工作脱节，如预算管理一体化系统中的工资模块，当月人员调整全年保险基数需要补扣差额，补扣金额超过应发工资数产生负数不允许在系统里操作，要几个月才能补扣完，时间长容易出错而且增加了工作量。（二）财务管理方式落后、效率低中职学校财务管理从制度制定到完善，经过多年的梳理，业务流程有一定程度的规范，但形式上还处于效率低下的状态。以日常报账为例，很多中职学校还是采用审核纸质业务单据的方式，报账经办人对财务报账制度不熟悉，报账过程中经常询问出差补助如何计算、报账单据是否符合制度规定等问题，若单据填写错误还要重新走一遍签字流程；报账过程中经办人来回浪费时间后容易形成恶性循环，在部门间造成不好的影响，也不利于其他财务工作的进行。有些学校内部平台信息系统没有配套的收费模块，不能与学籍系统进行对接，财政系统也不能和学校内部信息平台端口数据对接，收费的状态仍需要财务收费管理人员通过审核班主任做的交费表格，数据正确导入财政非税票据电子化管理系统生成缴款码后，统一发给班主任让学生通过扫码缴清费用。（三）单位人员对信息化系统使用意识不强、配合度低学校业务科室的经办人在业务系统线上操作时没有积极处理业务流程的态度，某些采购项目的推进都是在财务人员的一再催促下才陆续开展的。比如，在政采云平台对政府采购项目从计划申报、采购实施、成交、签订合同、履约验收，有一整套完整流程需要在系统进行操作，经办人不认真填写重新操作的情况会认为这个系统太复杂，不理解每个操作步骤反映出每个业务流程关键点的必要性，如发票和验收单是证明可以实施付款流程的必要凭证，在线上完成发布公告后才能履行报账手续。（四）没有稳定的信息后台作为支撑信息化操作对服务器的稳定性依赖很大，操作过程中不停地断线、信号不稳定会造成数据传递不成功或业务操作失败，浪费很多时间[3]。比如，行政事业单位资产管理系统在上线操作人数多时，会出现系统卡顿甚至登录不了的情况，要么录入卡片生成时等待时间过长，要么生成不了。财政非税票据电子化管理系统学生扫码缴费高峰期不能正常进入缴款界面，需要联系财政系统管理员进行服务器重新启动后才能缴款成功。（五）财务人员管理意识薄弱财务共享实施的目标是让财务人员从重复烦琐的凭证录入和频繁的审核工作中解脱出来，从财务共享系统的分析数据中获取更多单位业务处理过程中的重要信息，为领导决策提供可靠依据。中职学校很多财务机构职能仍处于基础的核算功能，由于信息化程度不高，财务人员日常疲于处理会计凭证录入、报账审核、各种款项支付等基础性业务，有时还要配合上级的检查[4]。而预算管理一体化平台正式运行模块较多，每个模块都有不同的操作界面，需要财务人员有足够的时间和耐心认真反复地试用，并逐步熟悉操作技巧。（六）内部控制实施问题多中职学校在内部控制方面经过几年的实施有所改进，但预算、资产管理等工作还是存在各种问题。中职学校在资产管理方面存在账实不符的各种情况，资产管理流程不规范，没有形成动态的管理。比如，中职学校各类固定资产和工具没有落实具体使用责任人，容易造成资产流失；资产条码没有粘贴盘点，不清楚是固定资产还是流动资产；资产调拨、报废程序随意性大，不注重日常维护；库存物品在仓库里摆放混乱，虽然有入出库手续，但仓库仍存放着几年前购买的存货，而财务账上已经没有任何数据，实物和账务严重不符。另外，预算没有做到有效的控制，预算编制前没有结合学校发展目标和实际情况，编制一般都参照往年数据，调整方法不科学，全员参与度不高，由于资产缺乏清查盘点，所以不清楚存量，不能以准确的存量来确定增加的预算，在不了解实际资产的情况下可能盲目地增加预算购置。预算执行和监督不到位，比如，有的项目资金做了预算但实际采购过程中没有按合同实施，造成预算资金在规定时间没有编制用款计划，这笔预算就不能在当年使用。各部门预算执行过程中速度缓慢，执行后没有分析执行过程的问题并提出改进方法，没有设定细化量化的绩效评价指标。四、中职学校应用财务共享的合理化建议（一）规范使用现有的信息平台，为财务共享作好准备学校要立足现有业务线上操作平台，在不断使用中熟悉和规范操作，并降低错误率，为下一步数据对接做好各种准备。比如，在政采云平台上进行采购计划申报时，准确勾选使用相应部门预算资金，根据采购项目类别、金额选择合适的采购方式，计划备案后及时完成采购流程并验收，避免因人为因素选错预算部门或者金额、采购方式填写错误带来计划申报批复操作的反复性。通过不同单位试用，财政部门会和模块建设单位推进完成一体化平台数据与各中职学校平台的业务数据对接。（二）开展相应的学习培训，提高对财务共享必然性的认识业务流程的顺利进行是财务共享的前提，在信息化发展迅速的当代社会，财务共享是大势所趋。由学校财务部门牵头针对财务共享的理念、优点等在校内广泛宣传，让全员认识到开展这项工作有利于学校的建设，定期组织开展各项财务业务的培训学习，让大家了解新的政策文件、业务操作流程，并将更新的培训内容在学校信息平台上传，便于大家查阅。同时，财务人员要熟悉财政陆续开通使用的各个模块流程，模块上线时，开展培训，指导大家都学会基本的操作。（三）从制度执行上加强内部控制的实施内部控制中预算管理是财务共享系统里很重要的模块，预算编制必须以学校的实际情况和长远目标作为基础，编制预算前要落实学校每个部门的责任，如教务科根据每年学生人数预计上缴住宿费、实习材料费等，学校培训科预测培训业务等上缴收入；还要根据各自负责的业务准确预测开支，如人员经费支出由办公室根据预计编制人数测算、学生定额支出由学生科根据预计学生人数计算、各种项目资金采购根据学校各系在原有资产存量基础上对专业提升需要补充、工程建设支出由总务科根据学院实际发展情况填报。财务部门在每个部门提交预算后审核每笔开支的可行性，防止有的部门预算开支过多挤占其他部门的业务支出，汇总后的预算方案要经过学校决策通过；选择科学的编制方法，在预算执行上督促各部门在规定时间内编制好每月用款计划并按填报的用途使用资金；在预算绩效考核上注重各项指标的量化，确保每个部门、每个项目在方案中都能得到准确的评价，进而分析执行结果的缺陷，提出改进措施。资产管理也是内部控制的重要部分，逐步规范资产管理流程，对资产台账形成动态的管理，重视资产的实物管理和盘点，利用资产管理信息模块明确落实使用人，做好资产卡片登记，以便进行资产领用和盘点，资产使用、处置按有关规定办理；大力宣传资产管理的重要性，让每个人都使用好学校的每一项资产，使资产管理水平持续提升。（四）不断提高财务管理水平财务人员应紧跟时代变化，学习管理会计、税收法律法规相关知识。财务共享实现后，学校的日常财务工作效率会大大提高，会有更多的时间熟悉其他各项业务并进行财务管理的研究。有的学校一些业务需要进行纳税申报，学校一般都是小规模纳税人，财务人员要充分熟悉并利用好税收减免优惠政策，根据业务开展情况把握好税收减免额，为学校节约预算开支。（五）加强单位自身信息平台的建设很多中职学校使用的智慧校园平台功能还只是以教学为主，学校应根据实际情况和未来的发展，加快开发建设收费系统管理，创建宿舍住宿系统改进学生宿舍管理。每学期开学时，要把学籍系统和收费系统、住宿系统自动根据学生学号等进行数据的有效对接，生成每学期各专业学生对应的实习材料费、住宿费收费标准，然后学校的数据端再和财政非税收入收缴管理系统对接生成每个学生缴费的缴款码，学生登录学校智慧校园系统进入缴费页面缴费成功后，电子票据自动推送到学生的手机或邮箱。（六）加强和财政部门的沟通，谱写会计改革新篇章财务共享各种模块的上线需要一个试运行过程，中途出现问题时，要能保证有专业的技术人员解决，平台需要优化和改进的地方很多[5]。有的模块功能还不全面，政采云平台里的小额定点工程下单成交后，必须提供订单项目编号，通过后台运维人员手动生成。财政部门应研究在预算一体化系统中如何有步骤、有效地引进电子影像系统，统一财政各部门审核预算资金使用关键指标控制点、流程和标准，尽量使用无纸化方式提高预算执行资金支付效率。财政部门可以和税务部门沟通涉及纳税申报的业务，通过技术手段实现两个不同系统的数据对接，在纳税系统正常申报后直接在国库支付系统里自动体现该笔预算的支出并自动生成会计凭证。学校要经常和财政部门沟通，提出系统改进的建议，财政部门应有计划、有步骤地加快财务共享的智能化设计，真正做到科学地简化流程，应尽快创建既安全又稳定的服务器作为财