司法局涉密会议管理制度

司法局涉密会议管理制度司法局涉密会议管理制度

第一章总则

为确保司法局涉密会议的顺利进行，加强会议的组织与管理，提高会议效率，保障信息安全，根据国家相关法律法规和保密工作要求，特制定本会议管理制度。

一、涉密会议定义

涉密会议是指在国家法定保密范围内，涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密及其他不宜对外公开内容的会议。包括但不限于以下类型：

1.局内涉密工作会议；

2.与其他单位或部门联合召开的涉密会议；

3.召集或参加的涉密视频会议；

4.其他涉及保密内容的会议。

二、会议管理原则

1.保密性：确保会议内容、资料、与会人员等信息安全，防止泄露国家秘密；

2.规范性：严格按照国家相关法律法规和会议管理制度，规范会议的组织、召开、记录和落实；

3.高效性：合理安排会议时间、地点和议程，提高会议效率，缩短会议时间；

4.责任性：明确会议各方职责，确保会议决策和部署的贯彻落实。

三、适用范围

本制度适用于司法局所有涉密会议的组织、召开、纪要整理、跟踪落实及会议室管理等工作。

四、责任主体

1.会议组织者：负责会议的筹备、组织、召开和总结；

2.会议主持人：负责主持会议，确保会议议程的顺利进行；

3.与会人员：按时参加涉密会议，遵守会议纪律，保守会议秘密；

4.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要；

5.相关部门：负责会议决定的贯彻落实和会议资料的归档工作。

五、会议保密要求

1.会议组织者应根据会议内容确定会议密级，并在会议通知中注明；

2.与会人员应具备相应的保密资格，不得擅自将会议内容告知无关人员；

3.会议资料应严格按照保密要求制作、分发、回收和销毁；

4.会议结束后，与会人员应遵守保密规定，不得泄露会议内容。

六、会议管理制度

本制度包括会议流程、会议纪要的跟踪落实、会议室管理规定等内容，具体详见后续章节。各部门应认真贯彻执行，确保会议的顺利进行。

本章内容为本制度的核心原则和基本要求，各部门应严格遵守，如有违反，将按照国家相关法律法规追究责任。后续章节将详细阐述会议管理的具体措施和操作流程。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.确定会议主题：根据司法局工作需要，明确会议主题，涉及保密事项的需标明密级。

2.制定会议方案：包括会议时间、地点、议程、参会人员、会议形式等。

3.会议通知：提前向参会人员发送会议通知，注明会议主题、时间、地点、议程、参会要求等。

4.准备会议资料：根据会议主题和议程，准备相关资料，确保资料准确、完整、保密。

二、会议召开

1.会议签到：与会人员按时到达会议室，进行签到，确认参会人员到齐。

2.会议主持人开场：主持人介绍会议主题、议程和参会人员，强调会议纪律和保密要求。

3.按议程进行讨论：会议按照预定议程逐项进行讨论，与会人员充分发表意见，主持人把控会议节奏。

4.形成会议决议：针对讨论事项，形成会议决议，明确责任人和完成时限。

三、会议记录与整理

1.会议记录：指定专人负责记录会议内容，确保记录准确、完整。

2.整理会议纪要：会议结束后，及时整理会议纪要，包括会议主题、时间、地点、参会人员、讨论内容、决议等。

3.审核会议纪要：会议纪要由主持人或指定人员审核，确保内容准确无误。

4.发送会议纪要：将会议纪要发送给与会人员和相关单位，以便了解会议内容和贯彻落实。

四、会议落实与反馈

1.责任人落实：根据会议决议，责任人应按照完成时限和任务要求，积极推进工作落实。

2.汇报进展：责任人定期向会议组织者汇报工作进展，确保会议决议的贯彻落实。

3.跟踪督促：会议组织者应对会议决议的落实情况进行跟踪督促，协调解决问题，确保工作顺利进行。

4.反馈结果：会议决议完成后，责任人应向会议组织者反馈结果，以便总结经验、改进工作。

本章详细阐述了会议的筹备、召开、记录、整理、落实与反馈等环节，旨在确保会议的顺利进行和会议决议的有效落实。各部门应按照本章规定，认真组织、积极参与，共同提高会议质量和效率。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的发布与传达

1.会议纪要应在会议结束后尽快整理完成，并由主持人或指定负责人进行审核。

2.审核无误后，会议纪要应以书面形式发布，同时通过电子邮件、内部通讯系统等方式传达给所有与会人员和相关单位。

3.会议纪要的发布应确保及时性，以便与会人员迅速了解会议内容和决议，及时展开工作。

二、会议纪要内容的明确与分工

1.会议纪要中应明确记录会议决议的具体内容、责任人和完成时限。

2.根据会议决议，将任务分解给相关部门和人员，确保每个任务都有明确的执行主体。

3.对于涉及多个部门协作的任务，应明确各部门之间的协调机制和沟通渠道。

三、会议决议的执行与监督

1.责任人应按照会议纪要中的要求，制定详细的工作计划，并按计划执行。

2.会议组织者或指定人员应定期检查会议决议的执行情况，对工作进度进行跟踪监督。

3.对于执行过程中出现的问题，应及时协调解决，确保会议决议的顺利实施。

四、会议决议结果的反馈与评估

1.责任人在完成任务后，需向会议组织者提交书面报告，反馈执行结果。

2.会议组织者应对反馈结果进行评估，确认任务是否按照会议决议的要求完成。

3.对于未完成的任务，应分析原因，制定整改措施，并重新安排责任人继续推进。

五、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应作为重要的工作档案进行归档，以便日后查询和审计。

2.归档时应按照保密要求对会议纪要进行分类管理，确保信息安全。

3.定期对会议纪要的执行情况进行总结，分析会议决策的成效，为今后的工作提供参考。

本章着重强调会议纪要的跟踪落实，从发布传达、分工执行、监督反馈、结果评估到归档管理，全方位确保会议决议的贯彻落实。通过严格实施本章规定，有助于提高司法局工作的执行力和决策效果。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订与使用

1.会议室预订：各部门需提前向会议室管理部门提交书面申请，注明会议时间、参会人数、会议类型等。

2.会议室安排：会议室管理部门根据申请进行统筹安排，确保会议需求的满足。

3.会议室使用：会议开始前，与会人员应准时到场，遵守会议室使用规定，爱护设施设备。

二、会议室设施与设备

1.设施配置：会议室应配备必要的办公设施，如会议桌椅、投影仪、音响设备等。

2.设备维护：定期对会议室设施设备进行检查、维护，确保设备正常运行。

3.会议室布局：根据会议类型和参会人数，合理调整会议室布局，提高会议效果。

三、会议室保密措施

1.保密标识：在会议室门口设置保密标识，提醒与会人员注意保密。

2.保密协议：与会人员需签订保密协议，承诺遵守会议保密规定。

3.会议室安全：加强会议室的安全管理，防止无关人员进入，确保会议内容不被泄露。

四、会议室环境卫生

1.清洁卫生：会议前、后应对会议室进行清洁卫生，保持环境整洁。

2.室内通风：确保会议室空气流通，为与会人员提供舒适的环境。

3.绿化布置：适当摆放绿植，提高会议室的视觉效果。

五、会议室服务与管理

1.服务保障：会议室管理部门应提供必要的服务支持，如茶水、文具等。

2.会议现场支持：会议期间，会议室管理人员应随时关注会议需求，及时提供现场支持。

3.会后整理：会议结束后，及时回收会议资料，整理会议室，确保下次会议的顺利进行。

本章针对会议室的管理规定，从预订使用、设施设备、保密措施、环境卫生和服务管理等方面进行了详细阐述。通过实施本章规定，有助于提高会议室的使用效率，保障会议的顺利进行。各部门应严格遵守，共同维护会议室的正常运行。

第五章附则

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