时间管理课件

时间管理2024/8/11课程收获掌握学会使用掌握时间管理的系统与法则。学会有效建立工作目标并合理规划工作时间。熟练使用工具和技巧，提高工作效率。掌握使用学会2024/8/111．你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2．星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡3．你有好几个月没有回家看望父母，也没有写信或打电话4．下个星期二，你要参加一次业务考试5．明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系6．爱人上周就说这礼拜要看那部他喜欢的电影7．你在图书馆借的书明天到期8．外地一个朋友来北京邀请你周末去玩，你需要整理行李9．你要在星期五交教研报告之前把它复印一份10．明天下午2点到4点有一个会议11．你欠某人200元钱--他明天也将参加那个会议12．你明天早上从9点到11点要听一场讲座13．你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面14．你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗15．你想好好洗个澡16．你负责的科研小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时17．你身上只有5块钱，需要取钱18．教研室明天晚上聚餐19．你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录20．这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时21．你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他22．周日早上要作一次业务演讲，准备时间要15个小时，且只能用业余时间23．你邀请一个重要合作伙伴后天晚上来你家晚餐，但家里什么吃的也没有现在是周一晚上，你要计划未来5天的日程，这五天要做的事情有：2024/8/11早上从9点到11点听一场讲座在附近的ATM机上取钱。打电话将你负责的科研小组会议推迟到周三天下午6点钟开会下午2点到4点参加会议，还200元钱。会议结束后去图书馆还书。晚8点到9点看电视节目晚清洗内衣并好好洗一个澡一早看医生。用等待的时间给父母电话问候，并告诉他们你将在明天去看望他们去超市购物准备晚上聚餐。与你的上级见面下午6点到7点组织科研小组会议教研室晚上聚餐复印一份教研报告，同时复印一份会议记录用2个小时整理材料洗一大堆脏衣服给你的朋友回信晚上去看望你的父母准备下个星期二的业务考试陪爱人看那部她喜欢的电影给周六过生日的好朋友买礼物和生日卡整理行李准备周日和外地朋友出去玩用15小时准备周日的业务演讲周二周三周四周五周六2024/8/11确定事件你的时间流向到哪里去了？2024/8/11确定事件突发事件2024/8/11确定事件突发事件琐碎事件2024/8/11确定事件突发事件琐碎事件浪费2024/8/11游戏：我的时间2024/8/11四代时间管理的演化第一代时间管理第二代时间管理第三代时间管理第四代时间管理平衡、超越、以人为本、系统备忘录型特点:纸条或备忘录本，一方面顺其自然，一方面追紧时间安排。事先规划安排行程特点:制定合适的目标与计划，讲究效率、明确责任。规划.制定优先顺序,操之在我特点:明确价值观，制定中、长、短期目标，将每天的活动排出优先顺序，有详尽的计划表、组织表。第三代时间管理最大的贡献是将目标与计划置于价值观之上。2024/8/11有效时间管理系统的五个步骤价值观目标目标排序任务任务排序5.对任务按优先级排序4.明确你的任务1.明确你的价值观2.确定你的目标3.对你的目标按优先级排序有效的时间管理系统包含以下五个步骤：

2024/8/11时间管理的原则你知道什么是沮丧么？那就是当你花了一生的时间爬梯子并最终达到顶端的时候，却发现梯子架的并不是你想上的那堵墙。——约瑟夫.坎贝尔2024/8/1113地图：了解决定的规则精神身份价值观能力行动环境2024/8/11游戏：你的重要五样游戏规则：拿出你的纸笔，写出生命中对你最重要的五样，可以是形容词也可以是名词，可以是实物也可以是抽象的状态。凭直觉写，不必在意他人的评判。2024/8/11请选出你认为重要的词：创新成功富有卓越挑战冒险亲情快乐健康自由美丽勇气自信幸福关心学习服务奉献真诚真实兴奋爱尊重尊严安全稳定活泼智慧伟大权利幽默高雅高尚和谐争议简洁乐趣活力公平和平自律毅力诚信体贴吸引热情忠诚舒适享受完美娱乐独立耐心浪漫感激激情家庭同情发明鼓舞控制休闲平静造诣教导工整认同助人为乐成就创造力……判断自己的价值观2024/8/11时间管理法则-目标原则触目惊心只有3％的顶尖管理者才有明确的目标。明确性可衡量性可接受性目标时限性实际性合格的目标？2024/8/11时间管理法则-帕金森法则做一份工作所需要的资源，与工作本身并没有太大关系；一件事情膨胀出来的重要性和复杂性，与完成这件事情所花的时间成正比。工作会自动的膨胀，占满所有可用的资源（包含时间），在管理中这隐含着你可以为一项任务安排过多的资源（时间）去从事一项工作，你会放慢你的节奏用掉所有可分配的资源（时间）2024/8/11时间管理法则-帕金森法则无限期拉长不设立期限松弛无弹性时间象一根弹筋：帕金森原则：做任何事情都要有规划，设立期限。2024/8/11

在任何特定的群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。时间管理法则-帕累托原则2024/8/11时间管理法则-艾森豪威尔原则急迫不急迫重要不重要紧急情况迫切的问题限期完成的会议或工作准备工作计划预防措施价值观的澄清人际关系的建立增强自己的能力造成干扰的事、电话信件、报告会议许多迫在眉睫的急事忙碌琐碎的事广告函件电话浪费时间逃避性活动III

IIIIV2024/8/11时间管理法则-艾森豪威尔原则如何把事务分配到四个象限之中：紧急不紧急重要不重要

危机急迫的问题有期限压力的作业

防患未然改进产能建立人际关系发掘新机会规划、休闲

不速之客某些电话某些信件与报告某些会议必要而不重要的事受欢迎的活动

玩游戏某些信件某些电话浪费时间之事有趣的活动2024/8/11时间管理法则-艾森豪威尔原则救火员模式：紧急重要不重要不紧急偏重第一类事务的结果压力精疲力竭危机处理忙于收拾残局

2024/8/11时间管理法则-艾森豪威尔原则紧急

重要

不重要不紧急偏重第二类事务的结果有远见，有理想。平衡纪律自制少有危机

胸有成竹模式：2024/8/11时间管理法则-艾森豪威尔原则胸徒劳无功模式：紧急重要不重要不紧急

偏重第三类事务的结果

短视近利危机处理被视为巧言令色轻视目标与计划缺乏自制力，怪罪他人。人际关系浮泛，甚至破裂。2024/8/11时间管理法则-艾森豪威尔原则无足轻重模式：紧急重要不重要不紧急

偏重第四类事务的结果全无责任感工作不保依赖他人或社会机构维生2024/8/11时间管理法则-注意力之谜锯齿效应：

损失28%的时间如果在工作持续受到干扰或者被打断，就呈现所谓的“锯齿效应”。即使只是在工作上短暂分心，要再从被打断的地方开始，就必须再花时间重新进入状况。把这些能力损失总和加起来，最多可达28%的时间都因此而浪费了。2024/8/11时间管理法则-注意力之谜100%能力因持续干扰而中断工作会引起能力的降低因为—越来越长的助跑时间—越来越弱的注意力所以要及时恢复注意力2024/8/11艾维·利时间管理法故事：2.5万美金的故事2024/8/11工作规划的六个步骤1.明确你的目标2.将目标依重要程度排序3.详细列出你的任务清单4.将任务依轻重缓急排序5.合理安排任务需要时间6.一次只做一件事2024/8/11每日工作规划原则清单原则分类原则ABC分析原则弹性原则2024/8/11清单原则根据目标制定计划，明确本日的主要任务和核心时间处理重要的文件往來次重要任务/会议优先次序较后的电话签文件对照长期计划检查明天的事回家2024/8/11分类原则检查任务清单细分清单类别做时间日志第一类：日常性事务第二类：周期性事务（规划与发展）第三组：不定期事务（突发事务）测定每件事所花费的时间2024/8/11ABC分析原则A型：重要并且紧急的任务；B型：重要或紧急、但不既重要又紧急的任务；C型：既不重要也不紧急的日常任务分析你的工作任务01优先顺序与工作委派02计划你的一天重新查看一下你的工作任务表，现在做三个独立的表——A型、B型和C型任务表各一个。根据重要程度将记事簿中的工作会晤归类。03确定工作的优先顺序：2024/8/11ABC分析原则事情的价值

65%

20%

15%

任务A任务B任务C

非常重要

重要

杂务

例行公事

15%

20%

65%

实际消耗的时间ABC－分析

－－任务A专心处理－－任务B授权－－任务C清理2024/8/11弹性原则谨慎原则保留弹性时间分配三部曲a.约60%给预定计划（日计划表）b.约20%给预料之外的事务（干扰，时间窃贼）c.约20%给突发事件与社交活动（创造性时间）时间计划的基本原则：40%会出岔2024/8/11

理念：利用整个番茄时间，专注于某一段时间，减少打断，提高时间的感知和掌控。

概念：番茄时间为25min工作+5min休息，3-4个番茄时间为一轮，之后休息10-15min。番茄工作法2024/8/11番茄目标充满热情并一直保持。缓解时间的压迫感与紧迫感。加快学习和工作进度，提高工期预测能力，保质保量。番茄工作法的目标

效率热情能力用最简单的工具和方法来提高团队的工作效率。2024/8/11使用范围

将抽象的时间变成具体连续的事件，使我们能抓住时间，不再是分分秒秒地去追赶时间。

番茄时间的概念，特别是倒计时，产生了一种有利于工作的积极的紧迫感。颠覆对时间的依赖复杂的事情简单化有利于自我观察和分析放轻松番茄工作法有利于在时间紧迫的情况下提升效率大任务分散番茄时间，小任务合并番茄时间----对简单的任务进行估测会更加容易，估测的质量也会提高，把复杂的事情简单化，能鼓励自己实现目标。保持劳逸结合，保持大脑高效运转和思维敏捷。每25分钟的休息，人们会从不同角度思考问题，因而能激发创造力，放松提高了连续工作的效率。番茄工作法代表着每25分钟一次的自我观察，掌握并直接影响我们的工作进程，使效率不断提高，这能大大激发我们的兴趣，自发地完成工作和任务。2024/8/11时间的盗贼——内在的拖延和外在的干扰拖延干扰

我习惯拖延

2024/8/11拖延症的形成2024/8/11拖延症的特点：1.没有自信。因为每次完成任务都达不到自己最高的能力，对自我能力的评估会越来越低。2.我太忙。我一直拖着没做是因为我一直很忙。3.顽固。你催我也没有用，我准备好了自然会开始做。4.操控别人。他们着急也没用，一切都要等我到了才能开始。5.对抗压力。因为每天压力很大，所以要做的事情一直被拖下来。6.受害者心态。我也不知道自己怎么会这样，别人能做的自己做不到。2024/8/11解决内在的拖延的方法1、确立一个可操作的目标，而不是那种模糊而抽象的目标。我要停止拖延。我要在九月一日之前打扫和整理我的办公室。2、将你的目标分解成短