学校档案管理制度

[标签:标题]篇一：小学学校档案管理制度德格小学学校档案管理制度一、档案建立（一）建立健全学校各类档案，目的主要在于为学校各级领导，上级有关领导部门分析、总结、部署、调度学校工作和对学校工作作出决策提供准确、可靠的依据。校领导对此应高度重视，并确定一名副职校领导具体负责和指导资料的收集、分析、筛选、立卷、归档等建档工作。（二）学校建立档案资料室，由专职（或兼职）管理，按《小学档案资料收集范围细目》建立档案。（三）全面系统地建立健全学校档案、教师档案和学生档案，学校档案按类以时间为序建立，教师的一般人事档案，一般职务档案和业务档案按人头建立，学生学籍档案按届，按班分类建立。二、档案立卷（一）档案人员应按资料收集范围及时收集各种档案资料，并将筛选后的资料分类装订、编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部门的统一要求。（二）卷宗必须注明保存的期限。凡注明“暂存”的资料一般以一年为期限；注明“短期”的一般以五年为期限；注明“长期”的由学校根据实际需要决定保存期限。（三）凡档案资料收集范围细目中未编入，但确有使用、保存价值的其它资料，学校可根据需要自行决定是否保留。三、档案补充（一）教职工任免、考核、晋升专业技术职务、调资、入党、入团、奖惩等材料要及时收入个人档案。（二）外来文件、函件由收文员（或人事秘书）统一分类编号登记，交校有关领导阅后，即立卷归档。（三）校内印发的文件是档案补充的重点，平时校长室、教导处、教科室、总务处、团支部、少先队大队部应将此类文件分类保存，每学期结束时，集中交档案人员立卷归档。四、档案转递教职工因工作调动，需要转递档案，必须安上级有关部门通知的转递项目逐项登记，严密包封，并加盖密封章，通过机要转递，不得公开邮寄或交本人自带。五、档案查阅（一）校外人员来校查阅档案，必须持有单位介绍信，经学校主要领导批准后方可到档案资料室查阅档案；查阅者不得查阅本人或亲属的人事档案、职务档案；未经同意不得摘抄档案材料，经同意摘抄的材料须经档案资料室人员仔细核对并签署意见；查阅者不得将档案材料拿出资料室。（二）校内人员借阅业务档案、学生学籍档案须经有关领导同意后方可借阅，并要办理登记手续，在规定期限内完好无损地归还。六、档案安全保密（一）档案资料室门窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风，严禁吸烟和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。（二）档案管理人员不得将无关人员带进档案资料室，不得外泄档案中的机密，档案资料室人员在工作中所用的各种草稿、废纸等，不得乱仍乱抛，应将保密纸处理或销毁。篇二：学校档案管理办法学校档案管理办法为进一步加强学校的规范化、现代化建设，更好地发挥档案在教育教学中的作用，特制定档案管理办法。一、档案管理档案管理要做到以下三点：⒈集中；⒉专人；⒊规范。即各学校在各类工作中形成的全部档案，由学校教导处统一集中管理；要明确专人负责，完善档案的收集、管理使用制度，实现管理规范化、科学化。二、档案柜摆放要求档案柜摆放要做到以下四点：⒈位置合理；⒉规格统一；⒊分类清楚，便于查看资料；⒋档案柜表面洁净、美观。三、档案盒规格要求⒈规格要统一；⒉标签大小一致；⒊文字、标号须打印，字体规范。四、档案格式⒈档案首页要有打印的目录索引，一目了然，便于查寻资料。⒉文字材料的具体要求：①所用纸型要统一、规范；②书写规范；③内容有保存价值。五、学校档案类别A、文书档案（8项，2项上发，6项校内）A1：上级机关的文件、通知、通报材料A2：简报A3：学校各类工作计划总结（含德育—体现阶段目标、〈教学—体现教学进度、教学活动、课程表〉、管理、教研等各方面计划、方案、规划、总结、分析材料等）A4：各类规章制度、人员职责A5：各种会议记录（含校内各种学习、培训、会议等）A6：学校发展建设规划A7：学校基本情况A8：学校各类组织机构（含学校领导班子以及教学、教改、德育、安全、管理等领导小组、实施小组）B、教学档案（20项）B1：学校各类课堂评价标准B2：课改日志B3：学校校本教研记录----教研组活动记录B4：骨干教师、培养对象档案（一览表、个人登记表）B5：教改实验档案（含学校课题研究记录、成果）B6：学校优秀教学论文集（含讲座、教学、教改、德育、管理等各方面论文）B7：教学质量分析（学校组织的单元、阶段性、期中、期末、中考、小考等考试按“试卷、学校分析、年级学科分析、教师班级分析”组档）B8：教学检查记录B9：学科教学成绩（学校组织的单元、阶段性、期中、期末、中考、小考等考试成绩按学校、班级成绩组档）B10：学科课外小组训练记录B11：教学竞赛记录B12：教师教学评估（六）参加档案工作协作、学术研究和交流活动。（七）接受同级档案部门及上级业务主管部门的监督指导，培训全校各有关部门兼职档案工作人员。（八）开展档案宣传和教育活动。（九）完成本校领导交办的其他任务。三、档案工作的制度建设（一）综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则和规定。（二）立卷、单份文件归档制度，包括各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档要求。（三）档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备的管理措施。（四）档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。（五）档案统计制度，包括统计时间、类别、数量、内容、检索和利用工作。（六）利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。（七）档案的鉴定制度，包括鉴定原则、范围、组织、办法、程序、手续等。（八）岗位责任制，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。四、档案人员的素质要求（一）能认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，执行党和国家方针政策、公正廉洁，严守党和国家机密。（二）能认真学习档案专业知识、管理科学知识和其它相关学科知识，工作责任心强，敬业爱岗。（三）具有大专以上文化水平和一定专业知识并经上岗培训。五、档案的收集（一）收集范围。1、本校在教学、科研、管理各项活动中直接形成的对本校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的材料。（1）本校档案的归档范围共分七大类：文书档案、教学档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、荣誉实物档案、特殊载体（含声像）档案。（2）国内外与本校有关的各种具有保存价值的其它资料。（3）校内教职员工在其非职务范围的公务活动中形成的文件材料，可交由本校档案室作资料保存。2、建国前本本校的各类档案。3、并入本校的单位的档案资料。4、上级决定由本校保管的撤销单位的档案。（二）立卷归档分工。1、部门整理立卷归档是档案工作的基本制度和基础，校内各部门必须分工明确，协同配合。2、本校领导及各职能部门分管档案工作的负责人，都应把涉及相应范围的档案工作列入自己的职责范围，督促有关部门、有关人员认真做好工作。3、全校性、综合性的由校长办公室负责整理归档，其余按部门职能分工负责立卷归档。4、整理立卷归档涉及多个部门的文件，应由主要职能部门归口，其他部门形成的亦应相对集中。（三）归档文件和案卷的质量要求。1、归档文件及案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区分不同价值，便于保管利用。文件材料必须准确反映本校教学、教研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写材料应利于长期保存。（1）文书档案（即党政工团类档案），按“卷”整理的，依问题、时间或重要程度组卷。按“件”整理归档的，可采用年度—类别（二级类目）—保管期限的方法分类，文件数量少的单位可采用年度一保管期限的方法分类。（2）教学、科研、基建、设备等专题性、成套性的档案，按阶段、项目、型号等分别组卷（具体参阅各工作规范）。（3）特殊载体类，按类别（指实物、照片、录音、录像）、内容、项目组合。2、确定文件材料的保存价值，要根据本校工作需要和为国家积累历史文化财富的需要，准确进行判断：（1）凡反映本校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、社会、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；（2）凡反映本校一般工作活动，长期对本校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；（3）凡在较短时期内对本校工作有查考价值的，列为短期保管。3、对上级发来的文电，除少数直接针对本校，并要执行的重要文件，应永久保管外，其余列为短期保管或作资料保管。4、卷内文件排列，卷内文件要求文字材料在前，图样在后（图样按目录或图号排列）、正文在前，文稿在后。5、编目：卷内文件材料按排列次序打印卷内文件目录，并按页依次在文件右上角（背面有文、图的在左上角）编页号。单份整理的文件材料按件号顺序编制打印归档文件目录。对文件材料原有题名不能随意更改和简化，若原有题名无实质内容或无题名的，要重新拟定并在前后加［］。没有责任者、日期的文件，要考证清楚，及时补上。会议记录应概括出主要内容。声像材料应按规定内容标出与纸质载体、不同声像载体之间的参见号。6、填写备考表应将卷内文件材料立卷情况说明，立卷人、检查人姓名、时间填上。检查人应是立卷单位负责人。7、案卷题名：案卷题名应简明确切，体式一致。题名须包括责任者、内容、名称（文种）等。字数一般不超过50个字。8、案卷装订：案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。装订使用软封面，并用毛笔、钢笔或计算机打印封面的题名和应填写的项目。（四）归档时间和手续。1、党政部门和按年度归档的部门应在次年三月底之前初步立卷（整理）后，移交综合档案室。2、教学部门和按教学年度归档的部门应在每学年结束后三个月内，将文件材料整理立卷，并移交综合档案室。3、教研档案应在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。教师在公开刊物上发表的论文、出版的专著应在出版后及时归档。4、基建文件材料归档工作应与工程建设同步进行，在项目完成通过鉴定验收时应通知档案部门参加，工程验收后三个月内将基建全过程形成的文件、材料、图纸立卷整理好，并移交综合档案室。5、设备仪器档案，在设备仪器开箱时，有关部门应通知档案室参加验收，安装调试后一个月内主办部门应将全部相关材料整理好移交综合档案室。6、会计档案按年度由财务部门按要求和规定整理归档，在财务部门保管二年期满后的次年6月底前移交综合档案室。7、特殊载体档案在每项工作完成后，由主办部门将声像材料和文字简介或实物，在2个月内移交综合档案室归档。8、随时接收上级规定应接收的档案。9、接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，交接双方要签名盖章。六、档案的整理（一）划分全宗。1、档案必须按全宗整理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。2、建国后本校形成的包括各门类和载体的档案作一个全宗，全宗名称随本校名称变动而改变。（二）档案的分类、编号。1、档案分类编号是在文件收集齐全的基础上，按一定原则和属性逐卷或逐件分别归类编号。2、分类是以全宗为单位，按档案产生的领域范畴，结合记述的内容性质，对库存档案整理、编号、排架。（三）档案检索工具的编制。1、案卷目录应根据不同门类档案的具体情况分年度编制，做到不出现重复的档号。2、从实际出发逐步编制配套的其他检索和参考工具：全宗介绍、分类目录、全引目录、专题目录和文件字号索引。七、档案的计算机管理（一）档案管理应纳入本校自动化信息管理网络，使用与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。（二）计算机档案管理系统应用软件的配臵环境、机种选型要和本单位自动化信息