物品采购标准作业规程及细节要求

物品采购标准作业规程及细节要求1.0目的对供方质量保证能力进行评价，确定合格的供方，控制采购过程，确保服务分包符合规定的要求。2.0适用范围适用于本管理处物业管理服务过程所需产品（单件物品价格1000（含）以上或同一类物品累计金额一次采购500以上的）及服务分包方的选择评定及采购过程控制。3.0职责3.1行政服务部负责编制采购产品要求及验收标准、服务分包要求及评价标准。3.2行政服务部负责组织供方评价，实施采购过程的控制。3.3行政服务部及需要采购物品的部门对采购产品及服务分包质量实施验证。4.0程序内容4.1采购产品或服务分类主要包括但不局限于下列类型：4.1.1提供保洁、绿化、机电设备维护、消防设施维护、设备计量等服务分包；4.1.2提供法规、规范(标准)资料更新的服务分包；4.1.3服务用设备产品或其他耗材。4.1.4由行政服务部编制采购产品要求及验收标准、服务分包要求及评价标准，经管理者代表批准后实施。4.2供方的调查与评价4.2.1服务分包方的评价4.2.2行政服务部针对公司服务项目的特点，安排专人根据市场反映、同行经验、实地调查或函调情况提出初选建议(同类供方最少选择三家)，进入评价程序。4.2.3行政服务部主管对供方资质资料进行审查，填写合格供方评价表并签署意见；4.2.4行政服务部会同行政服务部、相关管理处实地考察分承包方并填写《供方调查表》；4.2.5各部门评价人员在《合格供方评价表》调查结论栏签署意见；4.2.6评审全部通过后则交经理批准确定为合格供方，纳入《合格供方名单》，实施产品或服务采购。4.2.2服务用产品提供方的评价4.2.1对服务用的产品，公司采用市场采购，实物验收，合格则使用，不合格则退货的方式实施。5.0跟踪控制对供方使用《供方服务质量跟踪表》记录对其服务质量的跟踪结果，以作为继续评价的依据。每年由行政服务部组织对各供方进行一次复审，复审通过的，在合格供方名单中复审栏确认。所有合格供方由行政服务部建立其档案，档案中包括以下资料：供方调查表；合格供方评价表；服务验收报告；供方服务质量跟踪表；供方的其他资料(资格证明、证书、产品证明书等)。对于考察不符要求，质量跟踪出现不符要求情况及复审不合格的供方，可由行政服务部通知其改进，改进后达到要求，可继续保持其合格供方资格，如三次通知改进无效果者或严重不符合要求者，则取消其合格供方资格。此时《合格供方名单》需更新。6.0采购信息6.1采购信息资料应明确采购产品或服务名称、规格、技术标准、检验规程等内容；6.2对于特殊的服务或产品（如电梯维护、建筑结构改造、装修、消防等）的采购要求，应规定相应资质要求或管理体系要求；6.3针对采购产品或提供的服务分包服务中存在可标识的重要环境因素，应规定相应的控制程序并通报供方，各管理处在实施中对供方的分包服务的环境影响进行监测，发现问题及时纠正。7.0采购服务的验证7.1分包服务及服务中涉及的采购产品，由接收部门（如行政服务部和各管理处）按《物品验证标准作业规程》实施。8.0相关文件《物品验证标准作业规程》9.0记录《供方调查表》《合格供方评价表》《合格供方名单》《供方服务质量跟踪表》供方调查表XZ/QEW02-10-R1日期：供方名称地址服务类别职工总人数技术人员固定资产流动资金体制序号调查项目情况记录备注1检验设备2技术要求3人员配备能力4质量保证能力质量管理5质量记录6服务现场审查意见：审查人：日期：合格供方评价表XZ/QEW02-10-R2日期：供方名称地址服务项目评价部门序号评价内容评价结果备注完善5较好4一般3差01检验设备是否有测试设备、计量器具的管理制度测试设备和计量器具的鉴定能否保证其验证要求周期检定制度是否健全，是否有标签2技术要求有无技术文件的管理制度技术文件是否是有效版本技术文件能否指导服务，是否满足我部使用要求3人员配备能力员工是否经过培训，有无上岗证人员配备是否满足我部服务要求质检人员是否经过专业培训，有无培训记录证明4质量保证能力质量管理有无完善的质量保证体系整体管理架构是否完善，各级管理职能是否明确是否具有以文件形式的质量方针和质量目标5质量记录质量记录是否整洁、清晰、完整、准确、可查是否有质量记录控制程序6服务现场是否对所有投入服务的产品进行检验在服务过程中的所有产品是否进行状态标识并有可追溯性是否有作业指导书指导工人服务是否建立了不合格服务控制程序是否制订制度，调查不合格产生原因，并制订纠正和预防措施最终检验和试验数据有无程序保证合计评分评价结论：优先合格供方（合计评分≥95分，无一般及差）合格供方（合计评分≥80分<95分，有两个以内“一般”）备选合格供方（合计评分≥70分<80分，有五个以内“一般”）不作为合格供方（其他）评价人：日期：合格供应商名单XZ/QEW02-10-R3编号：序号供应商名称服务项目地址联系电话法人代表备注供方服务质量跟踪表XZ/QEW02-10-R4序号：供方名称初次评定日期供方服务项目月份月服务次数服务评定（次数）备注很满意满意不满意累计年度服务满意率（很满意次数+满意次数）÷总服务次数×100%=年度跟踪评价结果：根据评价，对该供方：增加服务采购量（服务满意率≥95%）；保持正常采购量（服务满意率≥80%）；减少