制定外事接待方案指南

接待方案是外事接待工作的重要方案依据，是参与接待的各部门及有关人员都必须遵循的指令性文件，在接待工作的全过程中起着规划、指导、沟通、协调的作用。因此，为了保证外事接待工作的顺利进行，在外宾来访前，接待单位应认真、细致地制定好接待方案。1．制定接待方案的依据制定接待方案的依据一般有两种：一是对本部门、本单位邀请的团、组或个人，主要根据邀请目的和外宾的国别、身份、地位、要求等，结合我方的实际情况，制定接待方案；二是对上级有关部门指派或有关部门及其对口单位委托接待的团、组或个人，应根据上级或者有关部门的安排、部署和要求，结合地方的实际情况，制定出周密、完善、可行的计划。我们在外事工作中第二种接待方案较之为多。2．接待方案的基本内容接待方案一般应包括来访者的基本情况、礼仪活动安排、生活安排等几个部分。来访者的基本情况一般写在导语部分。应写明来访者的国籍、代表团名称、主宾姓名、人数、抵离日期、交通工具、来访目的以及我方的接待方针。这是接待方案的重要组成部分，要力求语言简炼、精确；礼仪活动安排部分应逐项写明迎送、会见、宴请、会谈、晚会、参观等活动的具体情况及要求。要明确我方参加各项礼仪活动的主要人员、活动时间、地点等。对宴请的安排，方案中还应写清宴请方式、参加人数、宴会规模及标准等具体内容；生活安排部分要写明客人下榻的宾馆、依不同身份安排什么等级的房间、日常伙食标准、乘车什么车辆等。如遇来宾在生活上有特殊要求，应在这部分反映出来。例如伊斯兰教国家的客人来访，在日常伙食一项上就需注明“清真”字样。除上述三部分外，接待方案中还要明确接待费用由谁负担，如自费、由上级或有关部门报销、本单位结算、由地方外事费核销等。另外，根据接待规格，如需安排新闻报道，也应在方案中写明；安全保卫是外事接待中的一项重要工作，接待方案中也应包括这方面内容。如没有特殊要求，可写“由公安部门协助安排”。3．接待方案的附属材料除正式接待方案外，还应准备好必要的附属材料，以做为接待方案的补充或供执行方案时参考。附属材料一般包括活动日程、外宾名单等。重要的接待任务还可有领导讲话稿、会谈方案等。4．接待方案的审批程序接待方案草拟后，经本部门主管领导审签，并加盖本单位公章，送外事归口部门审批。经外事部门批准的接待方案，打字后发各有关单位实施。如邀请外国人去我国非开放地区活动，接待方案则应先报省公安厅、省军区审批后，报省外办审批，上述单位同意后，持公安部门开具的旅行证方可前往。5．应注意的几个问题制定接待方案是一项很严肃的工作，必须有高度负责的精神，严密细致的工作态度，并注意如下几点：（1）必须弄清外宾人数、国籍、性别、饮食习俗以及代表团成员的个别要求等情况，做到心中有数。（2）方案一经批准，要认真落实，各项工作都应有专人负责安排。外宾到来之前还应逐项检查落实情况，发现问题及时补救。（3）在接待过程中，有时会因某些具体情况的变化，打乱原定方案的安排，因此，事前应有充分准备，以应付突变，不致于措手不及。（4）外事接待方案属保密文件（视外宾情况和身份而划定密级），有关人员不应向无关人员泄露。6．接待方案的基本格式接待方案一般为文字方案和表格方案两种格式。重要团组和人员来访，或活动内容较为复杂，一般应拟文字方案，如系一般人员，活动内容又较简单，也可采用表格方案。接待单位可根据本单位的实际情况，制作自己的方案表格。例：文字文案基本格式密级文号****关于接待×国××代表团的方案（此方案业经省外办同意）应****邀请，以×××为团长的××国××代表团一行×人，2000年×月×日由××口岸入境，来我省进行为期×天的友好访问。请各单位本着热情友好、内外有别、注意节约的原则予以接待。具体安排如下：一、迎送、陪同代表团出入境时，由×××等前往口岸（或机场、车站）迎送并全程陪同活动。代表团抵离×地进，请×××到车站迎送。请×××、×××分别陪同代表团在×地活动。参观××单位时，请组织迎送，并备花篮。二、会见、宴请代表团抵长当晚，请×××在×××宾馆会见厅会见代表团全体成员。会见后举行宴会。届时请×××等迎送人员出席。设×桌，标准每人××元（酒水在外）。三、生活代表团住××宾馆，团长住套间，团员每人一单间，房间备烟、水果、饮料。日常伙食标准每人每天××元，午餐备啤酒，晚餐加白酒。四、车辆请××车队备××车×台，迎送站时加行李车一台（行李车进出站台）。五、参观在×地拟安排代表团参观××等单位，请各单位负责同志出面接待并书写欢迎标语。六、零用费和纪念品由**赠给团长××元、团员每人××元人民币零用费，赠送每人少量纪念品、一本影集和部分活动照片。七、新闻报道请省市报纸、电台发在长活动综合消息（由××单位供稿）。×××会见时，请××电视台拍发电视新闻，××报发新闻报道时配发照片。请××日报社派一名摄影记者随团在长春活动。八、安全保卫工作请公安部门安排。九、请××铁路分局、××机场协助安排代表团乘机