办公用品管理制度办公用品的申购、入库、保管、发放

办公用品管理制度

第一章总则

第一条目的：为进一步规范项目办公用品的申购、入库、保

管、发放、使用、报废、盘点、交接程序和行为，提高办公用品使

用效率和工作效率，做到管理有序、责任明确、节俭节约、避免浪

费，特制定本制度。

第二条适用范围：XX项目部全体员工。

第二章具体规定

第三条办公用品的管理责任部门：办公用品的管理统一归口为

综合部。

第四条办公用品分类

办公用品按使用的性质分为易耗低值品和耐用办公品。

1.易耗低值品：主要指签字笔、水笔、铅笔、圆珠笔、固体

胶、透明胶、剪刀、A4纸、A3纸、笔记本、印油、文件夹、复写

纸、卷尺、长尾夹、便签本、笔筒、回形针、订书钉、钉书机、计

算器、电话机等容易损耗的日常办公用品。

2.耐用高值品：主要指电脑、打印机、复印机、空调、相机、

投影仪、文件柜、办公桌椅等相对价值较高且耐用的办公用品。

第五条办公用品的采购

1.办公用品由综合部统一采购。综合部要做好供应商的建档工

作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，

做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购

本。

2.综合部于每月底编制出当月各部门办公用品使用情况、费用

统计表和下月公司办公用品使用计划，报经理审核。

3.每月1日，综合部根据审批过的当月办公用品使用计划，结

合办公用品库存情况，提出书面采购建议（含库存情况）。

4.采购人员根据书面采购建议，填写采购计划单（附件）。采

购固定资产办公用品时，要有分管领导审批意见。购买非常用或专

属办公用品时，由申购部门填写采购计划单，分管领导、项目经理

审批同意后，交由采购人员予以采购。

5.审批后，对一次采购数量多、金额较大需要签订合同的，按

照合同约定的结算方式进行结算。金额数额较小的零星采购，采购

人员可凭审批后的采购申请单到财务部借支现金，进行采购。

6.常用办公用品至少要保持五天的安全使用库存。

7.综合部要加强对办公用品采购、保管的监督和管理，对各部

门领用的办公用品要有一定的监管，防止出现重复领用和浪费现象.

第六条办公用品的入库

1.采购人员在采购后半日内，凭借采购申请单、对方出具的物

资清单、发票等到综合部处办理办公用品入库手续，未经入库不得

领用。

2.综合部办理入库时须核对采购申请单、发票与实物是否一致

后，方可办理入库手续，填写办公用品购进登记表（附件）。采购经

办人、综合部主管在购进登记表上签字。

3.综合部凭购进登记表登记存货数据和相关账目。

第七条办公用品的保管、申请、领用、使用及管理

1.备用的办公用品由综合部统一管理保存，并实行每月盘存

制。综合部于每月末后两天进行办公用品的盘存，盘存内容包括库

存情况和检查已发放的耐用高值品使用、保管情况，并让相应的保

管人签字确认，以确保耐用高值品的使用效率。

2.办公用品的领用由各部门统计本部门所需物品数量，填写

《办公用品领用登记表》（附件）领用。

3.各部门领取人要在《办公用品领用登记表》上签署本人姓名

和领取日期，领用后归部门负责使用保管。涉及耐用高值品的，必须

是使用人前来领取并签字，以明确具体保管责任。

4.已领取使用的办公用品由实际使用人和部门负责人承担责

任。对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常

损耗，由责任人承担所造成损失部分的赔偿。（责任认定分3等，

含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%,50%,20%的损

失赔偿比例。损失由财务部计算计提折旧后得出。如存在产品更新

换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔

偿计算方式可以由赔偿人选择。）

第八条办公用品的报废

项目对耐用高值品的报废实行审批管理。各部门如有耐用高值

品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。

1.对一些简单问题可自行维修处理。但对于保修服务品，且在

保修期内的，不得擅自自行处理。

2.可维修品出现问题的应当提交《办公用品报修单》（附件

2）至综合部，由综合部联系专业维修人员统一处理。

3.对维修不成的耐用高值品实行报废处理。报废应当是在对可

能维修的，提交过维修申请，经过专业人员维修但无法修好的情况

下，或者是无条件维修的，或者维修所需人力物力金额折算接近物

品价值1/2的，经过综合部的故障认定，方可由该管理品的保管人

填写《办公用品报废申请单》（附件3）,经所属部门负责人、综

合部、财务部签字确认后，报废事项方为成立。报废品原购买价值

单件超过1000元的，须报请分管副经理批准；原购买价值单件超过

3000元的，须报请经理批准。

4.耐用高值品在经过报废审批后，由综合部进行回收处理，以

求尽可能的开源节流。

5.耐用高值品完成报废程序后，应当从《耐用高值品登记表》

内核销，核销时须附上《办公用品报废申请单》。

第九条辞职清退情况处理

对于辞职、离职或不在项目工作的员工，须在办理完办公用品

清退手续后方可办理工资领取.事项。

第三章附则

第十条本制度由综合部制定，并负责解释。

第十一条本制度自下发之日起执行。

附件2：办公用品报修单

报修时间:编号:

设备名称报修部门

使用人设备编号

故障

现象

处理

结果

或建

议

报修

部门

意见

负责人签字：年月日

维护人员签备注或其

字他

综合部意见

附件3：办公用品报废申请单

申请人：所属部门：—年—月—日

办公用品名称|报废日期|申请报废原因|所属部门|备注

所属部门：分管副经理：

综合部：

经理：

财务部：

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编号JLT-RL-ZD-

制度名称办公用品管理制度受控状态

管理部门

第一章总则

第一条为加强办公用品管理，提高利用效率，降低办公经费，规范办公用品的申请、发

放、领用程序，特制定本制度。

第二条本制度适用于山西中条山林源森林食品有限公司的所有人员。

第二章细则

第三条规定中的办公用品包括：办公用的固定资产和一般办公用品；

一、固定资产包括：桌子、椅子、文件柜、电脑、电话机、打印机、复印机、电风扇、电

暖气等；（注：固定资产需遵守固定资产管理制度）

二、一般办公用品分为：消耗品、管理消耗品和管理品三类；

1、消耗品：铅笔、橡皮、刀片、大头针、曲别针、便签、标签、信封、复写纸、打复印

纸、圆珠笔芯、中性笔芯、笔记本、夹子、卷宗、档案袋、档案盒、订书针、胶带、纸杯等；

2、管理消耗品：中性笔、圆珠笔、白板笔、修正液、电池、固体胶等；

3、管理品：剪刀、美工刀、尺子、笔筒、计算器、印章、印台、订书机、黑白板、板

擦、钢笔等；

第四条办公用品计划

一、根据办公用品的库存量及各部门消耗使用情况，每月25日前报下月办公用品申请计

划，部门负责人审批签字后报行政部门；经行政主管审核后，方可交办公用品管理员进行登记

申请；（附件：表1部门办公用品申领单）

二、管理员核对部门办公用品申领单和台账库存后，编制《物品采购申请表》，经行政主

管、总经理签字后，方可采买；（附件：表2物品采购申请表）

第五条办公用品购置

一、行政部根据审批后的《物品采购申请表》上的内容进行购买；

二、了解办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量；

三、临时急需的办公用品，由各部门提出书面申请，部门主管确认，经理批准后购置。

第六条验货入库

一、采购人员应将所购回的物品交给管理员，收到购买的办公用品后，按购货清单验收，

核对品种、规格、数量、质量；

二、管理员办理登记入库手续，根据采购价格计入领用部门费用，每月填报《办公用品使

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用情况汇总表》。（附件：表3办公用品使用情况汇总表）

第七条办公用品发放原则

一、消耗品：可依据历史记录（如过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设

定领用管理基准；

二、管理消耗品：自发放使用后，必须以旧换新，但纯消耗品不在此限；

三、管理品：应列如移交范围，如有故障或损坏，应以旧换新，如有遗失则由个人或部门

赔偿或自购；

四、部门公用物品剪刀、美工刀、橡皮擦、曲别针、大头针、尺子、订书机按区域分配，

每办公区分配一套（至少两人一套）；

五、新员工入职可按标配领用中性笔一支、笔记本一本、文件夹两个；

第八条办公用品领用程序

一、管理员根据各部门已申请签批的《部门办公用品申领单》建立档案，制《部门办公用

品领取登记表》，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后需签字确认。（附件：表4部

门办公用品领取登记表）

二、各部门每月计划外，库房已有库存的办公用品，各部门领用时需在《办公用品物资领

用/出库单》上做领用登记；（附件：表5办公用品物资领用/出库单）

第九条办公用品的管理

一、办公用品严禁取回家私用，一经发现按原物奉还，并处罚款50元；

二、办公用品由行政人事部统一保管，按标准发放；

二、办公用品的领用要严格履行手续后方可领用；

三、各部门应按公司核定的办公用品费用定额申购和领用。确因工作需要超标领用的，应

经行政主管同意；

四、核定的费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整，各部门因特殊情况需增加费

用的，应以书面形式报批，经分管领导审核后，由总经理特批增加该项费用；

五、办公用品使用要月统计，年结算，人事行政部门出具报表；

六、各部门每人每月最多领用1支中性笔，如果保管不好丢失自行负责购买。

七、纸张应合理利用反面，杜绝浪费；

八、每周二和周四下统一领用办公用品，其他时间严禁领用。

第十条管理员的职责

一、管理员应严格按照程序对办公用品进行归档和领用；

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二、管理员建立和登记办公用品台账，定期或不定期盘点库存，保证账实相符;

三、管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，保持合理的库存种类和数量，以减少资金

占用和保证正常使用；

第十一条办公用品的交接与回收

一、凡员工离职或岗位变动时，应对所领用的办公用品及固定资产进行交接或收回（一次

性消耗品除外），有缺失的应照价赔偿，否则不予办理有关手续；

二、移交人需列出物品清单，管理员根据清单核实后填写《物品交接表》，存档备查。

（附件：表6《物品交接表》）

第三章附则

第十二条本制度修改权、解释权归属公司人力资源部；

第十三条本制度由公司总经理批准后生效，自颁布之日起执行；

第十四条本制度相关流程、表单：

编制日期2016年3月11日审核日期2016年3月11日生效日期2016年3月日

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表1:

部门办公用品申领单

申请部门：年月日

编号名称规格单位数量使用人备注

部门领导行政总监

签字签字

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注：部门人员填写f部门领导审核f行政管理中心签批f管理员建档后如实发放

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表2：

物品采购申请表

申请部门申请日期S

预计单价

编号采购物品单位数量物品用途备注

（元）

合计（小写）：元

金额（大写）：

总经理审批：副总经理审批：财务部审核：部门主管意见：经办人：

注：管理员编制购买清单一行政主管签字一财务部签字一总经理签字

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表3：

_年_月办公用品使用情况汇总表

本月领用情况

编码物品名称单位期初库存本月增加单价

总经办政策研究室人力行政财务招商销售物流厂区项目

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注：此表每月更新一次

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表4：

部门办公用品领取登记表

所在部门部门负责人

数单

领取时间物品名称规格总价备注/使用人

量价

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注：此表由办公用品管理员负责登记、建档。

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表5

物资领用/出库单

年度/月份:部门:

物资类别

物品名规格型

序号日期办公/生活/劳