企业干部人事档案管理面临的问题及对策

企业干部人事档案管理面临的问题及对策

摘要：干部人事档案是企业优化人力资源、合理使用人才的重要基础，但一些企业对这项工作重视不足，存在档案材料信息失真，管理制度机制落后，利用效率低等问题，严重影响了其功能和作用的发挥。因此，有必要完善企业干部人事档案管理制度和手段，提升管理效率，充分发挥档案作用。关键词：干部人事档案;企业;问题;对策随着经济社会的发展，越来越多的企业重视人才，并将干部人事档案管理放在较为突出位置。干部人事档案客观真实地记录企业员工的工作状态、个人信息，是企业进行工作调整、干部选拔、绩效考核等的重要依据，对企业发展十分重要。从现代企业发展的角度出发，有必要对当前企业干部人事档案管理相关问题进行探讨，并结合实际，提出具体可行的意见建议[1]。1企业干部人事档案管理面临的主要问题与挑战虽然在现代企业制度背景下，越来越多的企业重视干部人事档案管理工作，但仍然有部分企业在这项工作中还存在一些亟待解决的问题，面临一些挑战。1.1企业干部人事档案管理工作面临的主要问题1.1.1干部人事档案信息不准确。部分企业干部人事档案管理不规范，在档案信息收集过程中多由档案当事人提供信息，企业人事档案管理人员很少对相关信息进行核实，无法保证档案信息的准确性和精准度。此外，在企业干部人事档案管理过程中，可能因操作失误或年代久远导致部分档案信息文件遗失或损毁，而这些文件信息时代较为久远，很难补齐或复原，影响了企业干部人事档案信息资料的准确性和完整性。部分企业对档案信息更新不及时，难以为人力资源优化配置提供准确的档案信息支撑。1.1.2干部人事档案管理制度机制落后。现代企业背景下，对企业制度机制建设提出更高要求，但当前很多企业将制度机制建设放在了产品研发、营销环节，对干部人事档案管理制度机制建设重视不足，使其较为落后。特别是随着企业干部人事档案管理信息化的不断推进，传统的干部人事档案管理制度机制已经很难满足当前档案管理的实际需要，加之按照传统的干部人事档案管理制度，很多干部人事档案信息调用、传送、更新都需要经过多个程序，严重影响了企业干部人事档案信息资源的利用。1.1.3干部人事档案信息资源利用效率较低。部分企业在干部人事档案管理仍以传统的纸质档案管理为主，档案信息化建设进展缓慢，很多干部人事档案信息不能得到有效开发和利用。特别是一些企业对干部人事档案管理工作重视不足，没有给予足够的资金支持，相应的软硬件设施也没有得到及时有效的更新，很多档案信息都没有得到开发和利用，档案信息的价值和作用难以发挥。1.2企业干部人事档案管理工作面临的挑战1.2.1传统管理模式很难适应现代企业发展需要。当前，部分企业干部人事档案管理仍然沿用传统模式。一方面，企业干部人事档案管理相对封闭，难以为企业人力资源的合理流动和开发提供必要的档案支持，加之对企业干部人事档案开发认知存在偏差，更侧重于人事档案保密，忽视了档案信息资源的开发利用。另一方面，对企业干部人事档案管理体制创新和落实不足，很多企业干部人事档案工作缺少其他部门的支持，开展工作举步维艰。1.2.2企业干部人事档案管理人才队伍建设落后。企业干部人事档案管理需要具体的档案管理人员来落实，但目前干部人事档案管理人员年龄偏大，很多人员并不熟悉档案管理业务，对于档案管理的相关技术要求了解的不深不透，在实际工作中容易出现失误，影响了这项工作的正常开展。加之，部分企业未结合时代发展需求对档案管理人员进行系统的教育培训，导致其现有的技术和工作能力难以满足现代企业干部人事档案管理的需求。1.2.3干部人事档案管理面临信息安全问题。企业干部人事档案管理涉及到很多个人信息，这些信息与企业员工的切身利益密切相关。因此，在干部人事档案管理过程中应对这些信息进行有效保护，确保档案信息的安全。目前部分企业对干部人事档案信息安全工作重视不够，干部人事档案管理制度规范不完善，干部人事档案信息调用主体限制不严密，很容易造成干部人事档案信息外泄，影响档案信息的安全管理。2应对企业干部人事档案管理面临问题与挑战的对策上述问题和挑战的存在，直接影响了企业干部档案管理工作的正常开展，必须采取有针对性的对策，尽快加以解决。2.1完善干部人事档案管理内容，提升档案信息准确性企业在干部人事档案信息采集整理管理应用过程中，难免会出现档案材料及信息不完整不准确问题。因此，有必要重视企业干部人事档案信息資料收集工作，确保收集的材料真实准确，为后续干部人事档案管理和信息资源开发创造有利条件。2.1.1人事档案信息要真实、准确。企业应该结合人事档案管理的实际需求，明确干部人事档案管理重点，针对干部人事档案信息收集和后续利用问题进行专门研究，要求各部门积极配合干部人事档案管理部门相关工作，确保干部人事档案信息收集的真实性和准确性。对于企业干部人事档案信息不全、不完整等问题，应与当事人当面核对，尽量补齐档案信息。同时企业档案管理人员在干部人事档案管理过程中一定要严格按照相关制度落实，明确干部人事档案信息管理的具体流程，切实做好干部人事档案信息的收集工作[2]。2.1.2干部人事档案信息应呈现个性特点。企业干部人事档案针对的是员工，而员工的个人经历和特长各不相同。因此，企业在干部人事档案信息收集和整理过程中应注重个人特点，按照干部人事档案信息相关要求和员工的具体特点，将员工的职业发展、职业能力、专业技能、工作绩效、思想道德等相关信息进行记录，全面地反映员工在企业工作过程中的实际情况。同时对企业员工存在的工作失误和违法乱纪情况，也应该一一纳入干部人事档案管理信息之中，这样才能够为企业人才选拔和岗位调动提供全面有效的档案依据。2.1.3及时动态更新人事档案信息。企业在发展过程中会出现人员流动、岗位调动等多种情况，相应的干部人事档案信息也应进行动态更新。应在信息收集的基础上，与企业各个部门密切配合，了解各个部门人事调动的相关情况，进而对干部人事档案信息进行更新，确保干部人事档案信息能够跟上企业人力资源管理的实际需求。干部人事档案信息动态更新过程中应确保完整性，对在更新过程中出现的疑问一定要與员工进行核对，以避免更新错误信息，造成后续不必要的麻烦。2.2优化企业干部人事档案管理手段，提升档案管理工作效率2.2.1加强企业干部人事档案管理信息化建设。企业应结合实际需要，建立干部人事档案信息管理系统，特别是要敢于打破传统企业干部人事档案管理的固有模式，推进企业干部人事档案信息数字化、信息化建设。按照现代企业干部人事档案管理的具体要求，将企业员工的档案信息纳入档案信息管理系统之中，对于已经存在的纸质档案也要通过技术手段转化成为数字档案信息，存入数据库，通过干部人事档案数据库对人事档案进行数字管理，为后续干部人事档案的开发和利用提供数字保障。在推动企业干部人事档案管理信息化建设过程中还要注重人事档案管理信息安全问题。一方面，完善人事档案信息安全管理制度，并加大制度落实力度，确保人事档案信息安全;另一方面，对档案人员进行安全教育，提升档案管理人员的安全意识，落实好安全措施和责任。此外，有必要引进更为先进的安全防护措施和技术，提高干部人事档案信息安全防护能力。2.2.2提高企业干部人事档案管理人员的专业能力。要想提升企业干部人事档案管理工作，就必须打造一支专业技术强、敢于创新的档案管理队伍，这样才能在干部人事档案管理中不断地创新管理模式，更好地解决面临的各种新的问题和挑战，提升企业干部人事档案管理效率和水平。在干部人事档案管理队伍建设中，一方面，应重视人事档案管理人员的专业技能培养，结合现代企业对干部人事档案管理的实际要求，加大对档案管理人员的教育培训，优化培训方式和内容，进一步提升干部人事档案管理人员的技术能力。另一方面，应注重干部人事档案管理团队建设，明确人员各自分工，充分发挥团队优势，进一步提升企业干部人事档案管理效果[3]。现代企业对干部人事档案管理提出了更高要求，企业应该看到干部人事档案管理对于自身发展的重要意义，结合实际需要，创新和完善干部人事档案管理制度，积极推进干部人事档案管理信息化，实现企业人事档案信息资源的充分开发和