公司工程项目变更索赔程序

公司工程项目变更索赔程序第1条投标交底切实做好合同谈判及交底工作，项目部和有关部门要有针对性的做好合同条款的谈判工作，为变更索赔工作打好基础，密切一次经营、二次经营和三次经营的关系，为项目部快速上场、进入角色奠定基础。合同移交及分析的内容主要包括：招标文件；答疑书；招标图纸；设计综合概算及个别概算；业主单位领导及有关人员在招标过程中的口头解释和说明；设计单位领导及有关人员的有关口头解释和说明；施工现场调查资料；工程数量复核情况及招标图纸与工程量清单的比较存在的差异分析；投标报价清单及个别概算；材料价格及运距调查情况；施工组织和主要施工方案；商务资料移交；投标书及相关资料；拟上场人员及其证照资料移交；拟上场机械设备清单及有关票据复印件；内部施工划分段落及其相应清单和总金额；在施工方案实施中潜在的施工优化资料；报价过程中的报价策略；招标通用、专用合同条款与其他类似项目的有差别条款；其他需要移交的资料。劳务单价组成，劳务合同，计量规则与合同及单价组成、相关规范、标准等，劳务招投标资料，答疑书，劳务单位承诺文件，劳务招标单位的澄清答疑文件，劳务投标价格清单及其附属材料价格清单等。项目上场后，项目经理部应主动向经营部门申请移交有关资料，并请经营部门人员对项目部有关合同管理人员进行合同交底，必要时可请经营人员到现场交底并指导工作。这个阶段要明晰以下事项：1.1、标前经营情况；投标环境情况，包括业主方的情况，资金来源情况，我方中标的经营情况；投标时可能预料到的本项目与后续变更索赔有关的情况；合同承包模式；合同可能潜在的风险情况。1.2、清单降造情况；清单内有效合同金额，暂定金、计日工、风险包干费、安全生产费、激励约束考核费等暂定费用情况；清单内不平衡报价情况。1.3、投标采用工、料、机、运、管、利（润）、税（率）的情况等，业主供应材料的情况。1.4、投标时拟定的总体施工组织方案、工期情况，重、难点工程的施工方案；本项目的施工关键路线；本项目计划采用的新工艺、新材料、新标准情况；特殊的工艺参数情况。1.5、业主强制性条款等情况。第2条组织与规划项目上场后，要做好如下事项1.1、项目上场后，应立即成立变更索赔领导小组，根据本项目的情况制订变更索赔管理办法。1.2、分析合同：变更索赔领导小组应组织有关人员进一步深入分析招标文件、投标报价文件、设计文件、合同条款、清单单价、计量规范等合同文件，制订工作计划，明确工作重点，根据合同的承包方式（是单价合同还是总价合同）确定变更索赔的方向。确定哪些项目需在施工图之前进行优化和变更，哪些项目在出图之后进行优化和变更。在合同分析阶段要清楚下列事项：1.2.1合同中各种文件的解释顺序：这是分析合同首先要明确的事项，在整套合同文件出现矛盾时，需要利用解释顺序来确定谁优先。有时合同解释顺序会对部分变更项目的决策起到十分重要的作用。1.2.2、深入分析合同的承包模式及其可能潜在的风险。合同模式是变更索赔的最基本的出发点，对合同承包模式认识不清，变更索赔可能会出现方向性的错误。1.2.3、合同中业主和承包商各自享有的权利和需要承担的义务以及由于承担义务涉及的费用处理情况；合同甲乙双方对合同风险的承担情况。1.2.4、合同中对计量支付的规定，工程量计量规则、分清哪些单独计量，哪些不单独计量。1.2.5、合同中变更、索赔、方案优化、合理化建议等的签证程序规定以及相关费用计算原则。1.2.6、合同中价差、量差的确定方式、调整方式及相关规定。1.2.7、进度提前或滞后的后果；合同中不可抗力的说明。1.2.8、合同清单盈利项目，亏损项目分析；清单报价个别有误项目可能对今后产生影响的分析；清单不平衡报价的深入分析，结合现有的合同文件、图纸，估算不平衡报价在变更索赔中可能起到的作用。1.2.9、投标报价采用材料与现场预计材料价格的对比分析以及甲供及自购材料分析。主要是对投标时的基期价格、预算价格、现场调查价格进行对比，结合数量分析，分析出物资材料的价格盈亏情况。1.2.10、清单中暂定金、计日工、风险包干费、安全生产费、激励约束考核等五费的费用情况及有关计量规定。1.2.11、对清单中地基处理，路面垫层、底基层、基层等结构所采用的拌和料的配比进行分析，估算是否有优化的可能；分析路基挖方、桥梁桩基、隧道围岩等的不同地质的分布情况，寻找地质变更的突破口；分析排水、防护结构、桥、隧道圬工的结构形式，看从圬工方面是否有优化的可能。1.2.12、分析项目主要的施工方案、施工工艺及参数，寻找方案优化突破口。1.3、着手进行变更索赔外部和谐环境的建设：在进行变更索赔组织和规划的同时，项目部变更索赔小组要收集业主、监理、设计相关人员资料并安排对口公关工作，逐步建立长期的合作、共赢关系。要逐步掌握项目批复时的总概算情况，业主掌控使用的资金情况，预备费情况，在此基础上估算变更索赔空间。要分析掌握业主的管理办法和对合同的执行思路。掌握业主的经济管理流程和责任人，其上级单位的审核（批）流程和责任人等；与设计各专业人员建立良好的关系，时刻掌握设计动态。让设计单位帮助想办法，协助我们做好变更和方案优化工作；要和监理单位保持良好的合作关系，在确保安全、质量、进度的前提下，做好现场的计量和各类变更索赔的签证工作。第3条图前变更如果项目业主采用阶段供图，可以在出图前抓住这一机会，搞好图前变更，将自己的变更意图融入到施工图中，以设计图纸的形式下发实施。下面的变更意图可以在图前变更中解决。1.1、项目投标的硬伤应积极应对，采取措施进行图前变更，将硬伤带来的负面影响降至最低。比如因报价错误造成单价较低的项目，可以在设计图中进行处理，通过减少、取消或置换成另一种项目而消除硬伤。1.2、对于单价合同，通过检查，发现存在数量差的项目，其数量差应尽可能在出图前调整过来，避免后续变更增加额外成本。1.3、根据清单分析，能盈利的项目，尽量扩大设计范围，以增加数量；反之亏损的项目尽最缩小设计范围或者取消；亏损的项目还可以通过置换成盈利项目扭亏为盈。1.4、路基土石比例、隧道围岩类别、桥梁桩基地质分布可在出图前进行适当调整。1.5、路基地基处理各类桩基的长度、间跨、直径可在出图前进行调整；地基处理桩基以及垫层、换填等所用混合料的配比可在出图前进行调整。1.6、路基土石方的调配方案可在出图前调整。1.7、桥梁基础结构形式、桥墩坡比、结构形式的统一可在出图前进行调整。1.8、桥梁梁部的结构形式、施工方式可在出图前进行调整。比如钢筋混凝土T梁、板梁、箱梁以及钢梁之间的变化；现浇梁改简支梁，梁部支架现浇、模架现浇、悬臂施工三种施工方式之间的转换等均可在出图前完成。1.9、对于能单独计量的隧道超前支护、系统支护、加强支护要尽量加强、做大，以后在施工中能根据围岩的实际情况灵活掌握。1.10、在图纸与清单对比中，如发现图纸中有而清单中没有的新增项目，必须在施工图中做足文章，待正式施工图下发后，可进行新增单价的分析。1.11、对于清单中不单独计量的项目或工序，应在确保安全、质量的前提下，尽量减少，以降低施工成本；能单独计量的项目，盈利的尽量增加数量，亏损的尽量减少数量。1.12、对于能确认的投标图纸中的差、错、漏、碰等情况，应该在出图前解决，不留后患。1.13、对于在施工中增加成本的项目，应在出图前对项目进行转化，降低施工经济风险。1.14、对于不能调差的工程材料或即使以后调差也不能满足成本要求的材料，宜在出图前，对材料进行优化、替换，甚至变更工程项目，努力降低材料价格风险。1.15、对于计划于出图后实施的大的变更，如需要，可在出图前预埋伏笔，待图纸出来后，再实施预定变更。1.16、对于地下溶洞、坑穴处理，桥梁墩台防护等不能确定工程数量的项目，可以在出图前加大工程数量，减少以后因工程量不足而变更的风险。第十六条图纸审核设计图纸的审核由项目总工程师组织并负责，项目部应建立设计图纸审核责任制。自审要提出审核意见，会审要形成审核记录和报告，审核人员要签名，审核中发现问题要及时上报设计和相关单位，及时申请修正批复。收到施工图后，首先由各专业技术人员进行图纸自审，然后变更索赔小组要组织做好图纸会审工作。仔细校核工程量，并提出合理的修改方案。校核图纸工程量的重点除了设计图纸中计算错误的工程外，还应注意以下几个问题：16.1、设计图纸中漏项而实际施工必须发生或定额要求或技术规范要求独立支付部分的工程数量。16.2、设计图纸中要求施工而工程数量表或工程量清单漏列的数量。16.3、根据定额或技术规范要求，需由施工组织设计提出确定的工程量。如清除表土及清表后的填方数量。16.4、为保证工程质量，必须进行优化设计而增列的一部分工程量。16.5、现场实测与图纸不符的工程量。原地面标高、土石成份等。16.6、施工现场地质或水文条件使施工作业受到限制或设计文件标定的自然或人为条件与实际情况不符，使投标或设计文件确定的施工工艺、施工方法、施工程序发生改变，从而使工程数量或支付细目单价发生改变。第十七条图后变更审图结束后，项目部应从地质条件、施工安全、工程质量、工程进度、环保、水保、社会环境影响等方面向业主提出优化设计的建议，常见的图后变更及优化设计的重点应放在以下几个方面：17.1、路基工程17.1.1、进行路基断面实测，复核设计的土石方工程数量及土石比例和实测数据的差别。设计土石方分界线及地质分类是否符合实际。17.1.2、复核表层土（一般多为腐植性土壤）是否被设计考虑（表层土需远运外弃），需增加的填土量是否被计列。17.1.3、设计中土石方调配是否合理，尤其是跨标段的调配要尽量避免，不同所属地域（两省、市、县等）的调配给工程项目造成的影响要充分注意。17.1.4、移挖作填地段填料是否能用，需在设计中考虑。17.1.5、路基填筑地段按工中“超填”、工后“挖除”部分工程数量是否进入蓝图。17.1.6、路基附属土石方在路基成型后，应增加外运运距。17.1.7、软弱地基及其他特殊路基工程的设计和处理措施，包括数量、范围及施工处理方法一定在蓝图中补足。17.1.8、路基防护工程的防护范围与现场是否相符。17.1.9、设计的路基石方的爆破工艺在现场是否能实施，是否必须根据现场周围环境的情况优化或更改爆破工艺。17.1.10、地面挖树根、清草皮及清除拆迁建筑垃圾数量是否足够。17.1.11、取土场及弃土场位置设计是否合理，尽量避免“舍近取远”或场地不能使用。取弃土场若设在沟谷中，是否在弃土场下设有排水管、涵系统；弃碴场设计是否满足水保、环保要求。17.2、桥涵工程17.2.1、设计的桥涵数量、位置、孔径能否满足汇水面积的要求，建议：涵洞群以桥代替，短桥群以长桥代替，沿线排水系统成体系并布局合理。17.2.2、立交桥梁要考虑到满足当地居民生活、生产等诸方面的需求。17.2.3、桥涵所处位置的地质状况需进行复核，软弱地质的基础进行钻孔、沉井等加强措施并进施工蓝图及预算。!17.2.4、桥墩（柱）和梁的结构尺寸与模具的协调统一。17.2.5、根据水保环保（特别是城市地带）要求，钻孔泥浆、钻碴需增加外运费用。桥梁弃碴外运是否有相应的弃碴场。17.2.6、桥涵设置需实施的改河、改路、改移农田等工程措施是否进图。17.2.7、特殊桥梁工程（水中墩、特种梁、悬灌梁、运营线桥梁等）的大临设施、安全防护措施及工程量是否满足施工要求。17.2.8、支架现浇梁等的地基处理及支架费用是否含在清单和图纸中。17.2.9、石灰岩地质段含有地下溶洞钻孔桩的设计操作以及溶洞处理方案和数量是否在图纸列明。17.2.10、制梁、运梁、架梁方案及相关设计的完善。17.3、隧道工程17.3.1、结合现场和勘测设计文件，尽量提高围岩级别的设计（尤其出入口两端），加强初期支护及二次衬砌的设计强度，不仅有利于复杂地质段的施工，也有利于提高隧道工程质量和安全；既为设计留有余地，也为提高经济效益作技术储备。17.3.2、隧道的浅埋、偏压设计的加固处理措施。17.3.3、特殊地质和不良地质段的处理预案（突水、软弱破碎围岩，岩溶，风积砂和含水砂层，膨胀岩，瓦斯及岩爆等）。17.3.4、隧道超前支护、系统支护、加强支护等支护参数与图纸标明的地质是否相符。17.3.5、弃碴场地及位置的设计合理性，弃碴场下面是否设置排水、沟渠措施；弃碴场下游是否有居民区，如有是否有导流和防护措施。第十八条方案比选项目总工要组织施技部门研究，提出多套变更方案。由变更索赔领导小组对多套技术可行、经济合理的方案进行比选，通过对各种因素进行全面的调查研究与深入分析，再结合项目经济效益分析的情况，比选出最佳方案。在选择变更方案的同时，要以完善使用功能为原则，以满足业主综合需要为依据，注意多种方案的经济比较，力争投入与产出最佳结合。如尽量增加工程量清单中支付单价高的工程量，减少支付单价明显偏低的工程量；增加工程量清单中没有支付项的工程量，争取重新确定新增工程量单价的机会。第十九条工程索赔情况的处理在施工合同执行过程中，常会发生索赔情况，项目部要提前谋划，尽量减少索赔事件的发生。能预料到的索赔事件，要尽量转化为变更或其他方式处理，对于确实需要发生的索赔事项，项目部首先要查找合同中对索赔不利的条款，做到心中有数，同时想出充足理由，在规定时效内上报索赔理由。常见的可能发生的索赔事项如下：19.1、业主责任：由于业主没有履行责任或履行责任不完全而造成施工单位费用或工期损失，施工单位本身没有过错的，应向业主主张权利。主要包含以下几类情况：19.1.1、因施工图纸供应滞后、征拆缓慢或业主方、设计、监理方等的其他原因，导致工期紧张，为确保工期，必须增加机具、设备时而造成我方施工成本增加的情况。19.1.2、因业主调整既定施工方案、施工组织顺序、施工工艺、技术参数、技术标准等造成施工成本增加或工期变动的情况。19.1.3、因业主计量支付、拨款不及时，造成施工企业垫资施工增加的财务费用。19.1.4、工期变化引起的索赔：由于业主提前工期或延误工期，而引起施工单位增加费用。19.1.5、因业主负责的三通一平不到位，造成施工单位误工、窝工现象以及发生的自发电现象；施工图纸提供地质与投标时不符，造成上场施工机具难以施工，发生的施工机械、机具撤换、重复上场而造成的增加费用。19.1.6、本应由业主负责的工作交由施工单位完成所发生的费用。19.1.7、根据业主要求，完成的变更工程、新增工程、未招标工程、其他合同外工程所付出的成本费用及相关的工期变化。19.1.8、执行业主的特殊指令而增加的费用。如根据业主安排布置重大会场、重大迎检工作、重大抢险工作等，造成施工单位额外付出费用的情况。19.1.9、业主、监理、设计等提交的技术资料错误导致的废弃工程、重复修筑的工程所发生的费用。19.1.10、甲供材料价格上涨引导起的索赔。19.2、价格变化：国家政策调价、市场材料价格上涨、运距发生变化等引起费用增加。19.3、外部环境变化：由于政府、游行、暴乱、地方干扰等原因造成停工、误工、窝工费用损失而产生。19.4、不可抗力：因地质条件、恶劣气候、地震、洪灾等原因引起的不可抗力造成的损失。19.5、工程保险：施工单位在遭受损失时，根据投保的险制，在规定期限和范围内向保险公司提出的索赔19.6、其他：合同约定的其他索赔。工程索赔特别强调时效性，无论国际合同还是国内合同，都要求索赔请求必须在索赔事项发生后的一定时间内上报，否则即会产生索赔无效的情况。为更好地做好索赔工作，在索赔事件发生后，项目部应在合同规定的时间内上报索赔事项。要说明索赔事项、索赔事项发生的原因、索赔的依据、索赔的费用或工期情况。如果索赔事项连续发生，应分别连续上报，待索赔事项结束后，再统一上报。第二十条研究上报理由并进行变更前沟通在确定变更索赔项目后，变更索赔领导小组要按照本细则的“变更索赔指导思想”，进行上报理由的编制工作，同时就变更事项与业主、设计、监理等相关单位进行系统的沟通，在取得他们理解和支持下，着手进行变更索赔书面资料的上报工作。第二十一条变更索赔资料的收集及申报项目部平常要有专人负责收集与变更索赔相关的文字资料、图片资料、现场影像记录、会议纪要、文件信函、施工进度表、业主代表和监理工程师指示记录及现场签认手续、气象报告等基础资料等。项目部要按照每一份变更索赔资料对应一个变更索赔项目进行归类。待口头沟通成功后，项目部要着手上报成套变更资料。针对每一项变更都要有独立的变更资料来支撑。支撑资料必须要为上报变更的原因、理由、实施方案、工程数量、相关的手续提供强有力的支撑。变更相关的支撑资料常见的有如下几类：21.1、承包合同类资料：承包合同文件由计划合同部门负责，包括本项目承包合同、中标通知书、补充协议、招标投标文件、招标补遗、招标图纸、设计文件、引用规范标准及项目初步设计批复资料等。21.2、政策法规类资料：包括与本项目相关的国家部委、行业协会、地方政府部门发布的涉及人工、机械、材料、运输等费用调整，政府部门主要领导的讲话，气象台异常天气的预报，以及银行利率、外汇比率、税费比率、价格指数等的管理法规、文件、通知、造价信息期刊等。计划合同部负责收集相关资料，安排专人定期浏览各相关部门官方网站，及时收集新公布的法规文件等，订购本行业、地方权威造价专业期刊；对照研究新出台的政策文件更新调整内容与本项目的关联度，本项目适用或可参照执行的，要结合合同约定，据以提出价格调整或变更索赔要求。21.3、技术规范类资料：包括与项目相关的各类设计、施工、验收技术规范，采用新材料、新工艺的技术标准，以及质量安全、文明施工标准变化的法规文件等。工程、施技、安质部负责收集相关资料，整理研究施工过程中执行新规范、新标准情况，对比与招标时设计文件、行业标准的差异，与计划合同部配合分析测算其对施工工艺、成本及工期的影响，据以提出变更索赔要求。21.4、管理函件类资料：包括项目实施过程中与业主、监理、设计及地方政府部门的各类来往文件、信件、传真、批文、报表、记录、会议纪要、录音、影像通知、指令、纪要、签证、变更单及其他函件等。综合部及各具体承办部门负责收集、编写，各部门均要认真执行收发文登记制度，按收发部门、日期顺序存档，收发文登记薄也一并定期存档，以便查阅追溯；做好业主代表和监理工程师的口头指示记录，甚至可以录音（此方式要慎重使用），事后尽快以书面形式报告取得确认，并将其书面指示按日期顺序编号存档。21.5、施工过程类资料：包括图纸会审、技术交底、发包人批复的实施性施工组织设计、开（交）工报告、技术鉴定报告；分期、分项施工进度（投资）计划及报表；单项工程检验批、物资设备验收、测量实验、工程会议、工程日志等各类记录；施工过程及各方检查影像资料；工程供电、供水、开通道路、交桩、交地记录；施工过程中停电、停水及其他干扰施工事件记录资料、非承包人原因引起的停工、误工记录；当地气象、水文地质部门发布的专业报告、本项目部的实时气象水文情况记录等。工程、施技、安质、物资、设备、征拆协调部及工区现场业务人员负责编写、收集。分类建立记录台帐，正常过程记录要保持原始性、完整性、连续性；非正常变化记录中对可能提供变更索赔机会的细节描述要突出具体性、典型性；由我方主导填写的资料要在客观事实的基础上，按有利于我方变更索赔预期目标，引用有利于我方的合同条款、技术规范空间上限叙述编制，不利于我方的叙述要尽量含糊，留有余地；影像资料要标明拍摄日期，按事件性质、工程部位整理编排。根据工程施工状态、条件的实时变化，在形成较完备基础资料后，从中捕捉变更索赔机会，向有利于我方实现变更索赔的目标引导运作。21.6、计价拨款类资料：包括工程预付款拨付与扣回金额、时间记录，工程进度款拨付记录；甲供料款拨付与扣回记录，政策性调差计价，Ⅰ类变更及其他合同外项目计价及调差记录等。计划合同部、财务部负责办理相关业务并建立台帐。根据合同约定，做到合同内工程费用应计尽计，深刻理解、灵活运用调差政策系数，做到调差费用可取可不取的尽取尽得。21.7、施工成本类资料：包括对下劳务合同、验工计价书、工资表；工程材料采购、运输及机械设备采购、租赁、调遣合同、发票；办理各类保险费用、委外实验检测、技术咨询合同；征（占）地、拆迁及青苗补偿费用、抵押金及其他费用合同协议、取弃土场变化引起的增运费、占地费及复耕、防护费；路内外产权设施拆迁、过渡补偿；改移道路、变更设计引起电力、通信、给排水等迁改工程；地方收取如道路、河道占用、施工污染、交通道口收费等；施工造成地表水流失、震裂民房赔偿费用；赶（窝）工引起人工、机械、周转材料、临时工程增加费用；业主责任范围的施工配合及多单位交叉施工的干扰（配合、管理）费用等。计划合同、财务、物资设备、征迁部门按各自职责分别负责收集、编制。整理保存好各类原始合同、票据、收付款凭证，按日期编号归档；根据变更索赔目标对相关成本资料预先加以调整，合同内容、计价数量、票据单价（总价）、收付款凭证等资料要与上报变更索赔数量、费用相吻合。21.8、不可预见