企业文件与档案管理制度

企业文件与档案管理制度一、目的与范围本制度的目的是规范企业文件与档案的管理与使用，确保企业的文件和档案能够得到有效的保管、利用、保密和销毁，提高工作效率和信息安全性。适用于全体员工、部门和相关业务的文件和档案管理工作。二、文件和档案的定义1.文件指企业内部产生或收到的各类纸质或电子形式的文件，包含但不限于会议记录、备忘录、报告、合同、信函等。2.档案指已经完成或停止使用的文件，需要长期保管的文件和文件资料。三、文件管理1.文件的管理责任1.1各部门负责人负责本部门文件的创建、分类、整理和存储。1.2文件管理员由各部门特地人员担负，负责文件的归档、检索、借阅和销毁。文件管理员应定期检查文件的状态，确保文件完整、正确存放。2.文件的创建与归档2.1全部文件必需依照统一的命名规定进行标识和归类，便于管理和检索。2.2文件应当依照紧要性和紧急程度进行分类，订立文件管理计划。2.3归档文件应编制文件目录，包含文件名称、编号、归档日期、责任单位和责任人等信息。3.文件的存储与保管3.1文件存储应采用保密、防火、防潮、防尘的方法，避开损坏和祸害发生。3.2纸质文件应存放在专用文件柜或保险柜中，并定期检查文件的保管环境。3.3电子文件应备份并存储在安全的服务器或云存储平台中，确保数据的安全性和可及时性。4.文件的借阅与归还4.1员工需要借阅文件时，应填写借阅申请表，并经领导审批同意后方可借阅。4.2借阅期限一般不超出15天，如需延长借阅期限，须提前申请并得到批准。4.3借阅完成后，应及时归还文件，并填写借阅归还确认。5.文件的销毁与废弃5.1文件的销毁应通过文件管理员进行，并依照文件销毁流程执行。5.2对于已经停止使用的文件，应依据规定时间进行彻底销毁或移交给档案馆进行长期保管。四、档案管理1.档案的管理责任1.1档案管理部门负责企业档案的统一管理和监督。1.2档案管理员由档案管理部门特地人员担负，负责档案的整理、存储、检索和销毁。2.档案的整理与存储2.1档案应依照立卷立宗的原则进行整理和编目，确保档案的完整性和全都性。2.2档案应依照安全、防火、防潮、防虫的要求进行存储，避开损坏和祸害发生。2.3档案库应定期检查和维护，确保环境和设备的安全性和正常运行。3.档案的检索与利用3.1档案的检索应通过档案管理员进行，确保检索的准确性和及时性。3.2员工需要使用档案时，应填写申请表，并经领导审批同意后方可使用。3.3档案的复制和传递应依照授权和保密的原则进行，不得泄露和遗失。4.档案的销毁与移交4.1档案的销毁应依照《企业档案销毁管理规定》执行，由档案管理员组织实施。4.2档案的移交应依照《企业档案移交管理规定》执行，移交给档案馆或相关机构进行长期保管。五、保密与权限管理1.保密责任1.1全部员工在处理、存储、使用文件和档案时，应严格遵守保密制度，不得泄露和传播。1.2对于涉及商业秘密和个人隐私的文件和档案，应采取更加严格的保密措施。2.权限管理2.1文件和档案的查阅和编辑权限应依据员工职责和管理层级进行划分和授权。2.2文件和档案的权限更改应及时更新和审批，确保权限的合理性和安全性。六、违规与惩罚1.文件与档案管理违规行为1.1未依照规定进行文件和档案的创建、分类、整理和存储的。1.2未经批准私自借阅、销毁或复制文件和档案的。1.3泄露、窜改、损坏文件和档案，或违反保密规定的。2.惩罚措施2.1对于违反文件与档案管理制度的行为，责任人将依据情节轻重，予以相应的纪律处分。2.2对于有意泄露紧要文件、档案或侵害企业商业利益的行为，将依照法律法规进行处理。七、附则本制度自发布之日起实施，并不时进行修订、增补和解释，修订、增补和解释由企业管理负责人负责。以上是企业文件与档案管理制度的认真规定，全部员