办公用品管理规定

办公用品管理规定

一、主题内容与适用范围

为加强公司办公用品管理，控制费用开支，规范公司办公用品的采购

与使用，本着勤俭节约和有利于工作的原则，根据公司实际情况，特制

定本办法。

本规定所指办公用品：为公司员工日常办公所用文具（以人力资源部

《办公用品价目表》为准）、办公自动化所需用的耗材（含磁盘、硒鼓、

墨盒等）以及其它特殊物品（柜、台、凳、特殊文具等）。

二、管理职能：

1、行政主管或其指定的相关人员，负责全公司办公用品的采购、保

管、发放等管理工作，并设专人负责办公用品的验收、入库、发放与统计

等管理工作，并建立台帐，进行跟踪保管。负责填报《办公用品价目表》,

公布现采购的办公用品价格，如有变动，应及时发布，各部门可随时查阅。

二、管理内容及要求：

1、办公用品的申报：

1.1实行每月申报一次，各部门应由专人负责填写《购入依赖书》，并

经部门负责人审定同意后，交由行政主管统一汇总，报相关负责人审批后,

实施采购任务。各部门汇总单必须在每月25日前交到人力资源部。

1.2各部门若需采购临时急需的办公用品，由部门专人填写《购入依赖

书》，并在备注栏内注明急需采购的原因，经部门负责人审定同意后，交

行政主管报相关负责人审批同意后，实施采购任务。

2、物品采购、入库:

2.1采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择对口

适用，质量可靠，价格合理的办公用品。

2.2采购人员采购办公用品必须及时、有效；采购的办公用品要与审批

清单上的办公用品一致；仓库应备有适当的库存。

2.3办公用品入库前，办公用品管理人员应认真检查验收，建帐登记，

妥善保管，做到帐物相符；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或

退货手续。

3、物品的申领：

3.1办公用品用具领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》

后领用和发放，严禁先借后领的行为。

3.2各部门应按核定的办公用品费用'定额标准’严格把好申购和领用

关。保管人不得超标发放办公用品，确因工作需要超标领用的，应经本部

门负责人签字，交由行政总监（总监外出时•，可由行政主管代签）签字确

认后方可发放。

3.3办公用品由各部门统一领用，其费用按人力资源部核定定额标准执

行。部门管理人员每人每月10元、非管理人员每月5元；其他特殊用品

费用另计（印制品、纸张，不列入办公用品定额内）；办公用品费用（特

批品除外）可月度间调剂使用，年底结算、考核；特殊物品需单独申请，

经总经理批准后，方可购买，不受定额限制。

3.3核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费用

由人力资源部根据人员变动情况进行调整。各部门因特殊情况需增加费用

的，应由部门负责人以书面形式报告总经理批复。人力资源部根据总经理

批复决定是否增加该项费用。

3.4公司新聘工作人员的办公用品，公司人力资源部根据《新进员工办

公用品配置清单》负责为其配齐，以保证新聘人员正常工作。

4、物品的使用：

4.1应本着节约的原则使用办公用品，若被人为损坏，应由责任人照价

赔偿。严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时将所领物品一

并退回（消耗品除外）。

5、物品的报废:

5.1非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出

办公用品报废申请，经相关负责人审核，并报相关领导同意后，到相关人

员处办理报废注销手续。

6、物品的分类：

6.1常用品：圆珠笔（芯）、水笔（芯）、铅笔、橡皮、墨水、胶水、

回形针、大头针、装钉针、尺子、稿纸、标签纸。

6.2控制品：名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、

笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固

体胶、双面胶、涂改液、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、

票夹、印台（油）、软盘、刻录盘。

6.3特批品（不列入办公用品费用考核）：印刷品（各类宣传单、

各类表格、文件头等），财务帐本、凭证，苹果机彩色墨盒及打

印纸，U盘等。

7、其他:

7.1人力资源部对办公用品的定额、采购、仓储、领用进行全方位监督

管理，对在库办公用品进行监督抽查，对办公用品使用情况进行季度通

报。

本规定自公布之日起生效执行，由人力资源部负责最终解释。

消耗品申领单

年月日

序号品名规格/型号单位数量单价金额备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

人力资）原部：申领部门：部门长:申领者：

新进员工办公用品配备清单

序入职人

口

号贝配备物品数量价格配发日期签收人备注

1圆珠笔1支

2水笔

职1支

3员笔记本1本

4稿纸1本

5文件夹1个

6各部门订书机1个

7经理及笔筒1个

以上人

8口铅笔1支

贝

9