关于事业单位财务人员审核原始凭证的思考

安徽省怀洪新河河道管理局（安徽省淮水北调工程管理中心）是公益一类事业单位，下辖七个基层单位。在实施会计集中核算后，基层单位不再保留财务人员，而是设立报账员负责所在单位的财务工作，自制工资表、收集各类票据、填制报销审批单等，并定期报送给财务科审核。财务人员需要仔细审查每一笔交易，确保其合规性和准确性，这给财务人员的审核带来了不小的压力[1]。为了提高财务人员审核凭证的效率和准确性，本文主要针对会计集中核算背景下，事业单位财务人员如何高效准确地审核原始凭证展开讨论。一、原始凭证不够准确的原因（一）报账员掌握财务知识有限财务报销流程涉及多方面内容，要求报账员具备较高的财务素养。但报账员并非财务出身，他们对财务规定和流程的理解存在偏差，这种信息不对称现象，可能会导致报销过程中产生误差，进而影响整个财务工作的准确性和效率。以医疗费报销审核为例，职工在提交报销申请时，可能会填写住院费发票的总金额，但实际上正确的填法应该是只填写能够报销的自费部分对应的金额，统筹部分对应的金额已经由国家报销过，报账员在审核时却未明确指出填写内容的错误，出现这一问题就是因为报账员没能完全掌握财务的报销规定。（二）报账员责任心不够原始凭证没有按照填制要求正确填制，或没有对收集来的外部凭证进行初审，这很可能导致凭证内容不完整或错误，或原始凭证附件明细与报销内容不符。如职工报销的药费明细中，含有不属于药品的医疗器械、保健品和食品，报销内容不准确，违反了单位的报销政策，导致财务数据失真，还可能会引发其他职工效仿。（三）单位内控不严会计集中核算后经济业务一律反馈至财务科，但局直单位对会计资料的真实性、完整性仍然负有完全责任。有的单位在签批开支上把关不严、不负责任，认为财务管理全部由财务科负责，对所在单位报销发票使用的合法性监督不到位，对滥开、虚开发票和购买假发票的违法行为查处不到位，为重复报销、假凭证报销、支少报多、超标准报销等违法违纪行为提供了可乘之机。二、原始凭证审核的意义（一）提供真实、准确的会计信息，提高会计信息质量原始凭证是记录单位经济业务发生的唯一依据，其准确性直接关系到会计信息的真实性。通过原始凭证的审核，可以检查每笔经济业务是否符合单位财务制度，是否符合预算，从而确保凭证的准确性和可靠性，保证会计核算正确进行，提高会计核算的质量。（二）监督各项经济业务的合法性、合规性，强化内部控制凭证审核是事业单位内部控制的重要组成部分。通过审核可以加强对经济活动的监督和管理，防止贪污、舞弊等行为发生，降低单位财务风险，保障单位财产安全。（三）提高单位财务管理水平通过原始凭证的审核，可以发现财务管理中存在的问题和不足，进而采取相应的措施加以改进，为单位制定更加科学合理的财务管理制度提供依据，提高事业单位的财务管理水平。三、审核原始凭证的原则（一）真实性审核一是审核凭证日期是否真实，如住宿费结算日期是否早于出差的出发时间；二是审核经济业务内容是否真实，如差旅费审批单上，显示某职工在节假日来上级单位报账；三是审核数据是否真实，如某职工报销的住院费明细单显示，其在乡镇卫生院一天内吊了几十瓶水；四是签字是否真实，领导的字迹是否如一。（二）合法性审核审核经济业务是否符合国家有关政策、法规、制度的规定，是否有违法乱纪等行为。例如，某职工在报账时才发现凭证无所在单位领导签字，为了顺利通过审核，便直接仿造领导签字。这种行为不仅违反了财经纪律，也涉嫌伪造凭证，是不合法的。在合法性审核中，需要对这种行为进行严肃处理，防止类似情况再次发生。另外，单位在聘用全日制临时人员时，也需要按照有关政策、法规和制度的规定，为这些临时人员缴纳社保等费用。如果单位违反了这些规定，不仅会影响临时人员的权益，也会给单位带来不必要的法律风险。（三）合理性审核审核原始凭证所记录经济业务是否符合单位活动的需要，是否符合有关的计划和预算等。如职工出差返程时间与会议结束时间相差过长，如果确实存在多报差旅费的情况，需要按照有关规定进行处理，确保单位的经济利益不受损害。（四）完整性审核审核原始凭证的基本要素填写是否完整和附件是否齐全。原始凭证基本要素包括日期、内容、摘要、金额、附件张数等未填写齐全，相关人员如经办人、审核人、领导等未签字，未盖公章，以及原始凭证所附的明细不完整，会导致无法确认经济业务的真实性和准确性。如原始凭证所附的明细不完整，就无法准确了解交易的具体细节，如职工报销办公用品费时，发票上只有办公用品字样，且报销时没有附上办公用品清单，财务人员则无从得知购买的办公用品名称、金额、数量、规格等信息，那么就无法确定所购物品是否符合办公用品范畴，是否存在购买其他用品计入办公用品报销的情况。四、原始凭证审核需要重点关注的几个方面（一）关注报销的事由是否合理首先，需要评估报销的事由是否与工作职责相关。报销应该是为了支持职工的工作而产生的费用，因此需要确保报销的事由与职工的工作密切相关。例如，如果职工报销的是报账的差旅费，而职工又不是单位报账员，那么以报账为由的差旅费报销是不合理的，需要对报销事由进行进一步了解和核实，确定其是否合理。其次，需要关注报销的事由是否符合单位的规定，在审查报销申请时，需要判断报销的事由是否真实、合理且必要。例如，如果某单位申请购买一台电视机，报销的理由是提供给值班人员观看，这显然与单位的规定不符。再次，需要关注报销的事由是否有必要，如单位申请为每个职工配备一台A4打印机，而根据《安徽省省级行政单位通用办公设备家具配置标准（试行）》的规定，每间办公室只能配备一台A4打印机，这就说明人手一台打印机是不符合规定，也不具备必要性，容易造成国有资产的浪费。最后，需要确保报销的事由能够提供充分的证据和支持文件。在处理报销申请时，通常需要提供相关的发票、收据、行程单等证明文件，证明报销事由的真实性和合法性。如职工报销一笔培训费，但本单位并不属于会议通知中的参会单位，经财务人员核实，是职工自行前往参加培训，事情并没有征得本单位同意，故此笔培训费也不能够报销[2]。（二）关注同类费用报销的频率是否过高如果类似费用报销频率过高，可能存在化整为零的情况，化整为零是一种常见的规避限额或审批程序的手段，通过将大额费用拆分为多个小额费用，减少或避免烦琐的审批手续。如某单位通过政府采购平台，分批量购买了台式电脑的显示器和内存条，而这些零件是台式电脑运行的必要组成部分。财务人员核查后发现，这样做的目的是将电脑各部分分次购买以避免超过台式电脑购买费用为5000元的限额。（三）经济业务报销的时间和发票时间是否一致理论上，经济业务报销的时间和发票时间应该是一致的，因为发票是记录交易发生时间和金额的法定凭证。如某职工报销7个月前的电子发票，财务核查后发现该职工将电子发票重复打印后重复报销。因此，财务审核人员应该加强对业务报销时间和发票时间的核查，确保二者的一致性，防止重复报销等不诚信行为发生。（四）关注审核的层级是否正确不同的费用项目和标准可能需要由不同层级的审批人员进行审核和决定。例如，对于提高补贴标准、大额物品采购等一些重要的项目，需要上级单位进行审批，确保这些重大支出的合理性，而临时人员工资、办公耗材购买等小额资金支出，则可以由所在单位自行决定。此外，在进行报销审核时，还需要避免将不同类别的支出混合在一起报销，这些不同类型的支出有各自的审核流程，为避免混淆和错误，不能将它们放入一张单子中报销。因此，在进行报销审核时，需要根据单位的规章制度和流程，明确各项费用应该经过哪些层级的审核，确保审核的合法性和合规性[3]。（五）关注报销费用是否包含个人消费财务报销审核过程中，要避免将个人消费与工作费用混淆，确保费用的真实性和合规性。例如，某基层单位的办公楼电费在过去几个月明显增加，经过核实，发现是新入职的职工在宿舍长时间使用大功率电器，如空调等，导致电费激增。这种情况不仅造成国有资产的浪费，还可能引发一些安全问题。因此，要求该单位进行整改，为职工宿舍重新安装电表，并由职工自行承担电费，确保个人消费与工作费用明确区分。财务人员在审查报销申请时，务必认真核对每一项费用的来源和用途，明确区分工作费用与个人消费。（六）关注报销金额的大小是否合理财务报销审核中还需要关注报销金额是否合理。例如，某职工报销的办公用品中，单价明显高于市场价格或者门店价格，这就可能引发对报销金额合理性的质疑。这种情况下，审核人员需要对报销单据仔细审查、对费用的合理性和必要性进行评估，以及对单价过高的项目进行进一步的核实和调查，确定费用的合理性和真实性。（七）实时关注预算执行情况，加强监控力度为了确保预算的有效执行，应密切关注各项支出的实际情况，并将其与预算限额进行仔细对比，及时发现并禁止超预算的行为，采取暂停相关费用的支出、与责任人进行沟通、找出超预算的原因等有效措施，确保预算有效执行。五、提升原始凭证审核和质量效率的途径（一）加强对报账员的财务培训，明确报账员的职责报账员负责所在单位报账资料的收集、整理、传递等工作，作为连接所在单位和财务人员之间的桥梁和纽带，报账员在加强会计监督、提高财政资金使用效益等方面发挥着重要作用，所以要定期进行财务报销培训，使报账员熟悉本单位的各项财务制度规定、财务报销政策、流程和注意事项等，避免因为报账员不了解报销规定或操作不当而导致出现错误和疏漏，确保报销工作的顺利进行。同时要明确报账员职责，要求报账员严格按规定的范围、用途、标准开支各项费用，预防违反财经纪律的行为。（二）提高财务审核人员业务能力财务审核人员要不断更新和提升自己在财务知识、政策法规、审核技能等方面的专业素养。积极参加各类培训、阅读专业书籍和资料、了解最新的财务舞弊案例，培养敏锐的洞察力和判断力，能够及时发现并纠正凭证中存在的错误，确保财务数据的准确性和可靠性。同时，审核人员还需要保持独立性和客观性，严格遵守审核标准和流程，对凭证的真实性、完整性、合理性和合规性进行全面审查和核实。（三）建立财务网上报销平台和凭证审核标准操作流程建立财务网上报销平台和凭证审核标准操作流程，是提高财务管理效率的重要措施。一是将逻辑关系嵌入平台，设置预算指标控制规则，逐条设定部门、经济科目、金额等指标控制方式和预警条件等，实现指标的管理。二是采用光学字符识别技术识别、汇总、录入原始凭证的税号、金额、数量、摘要等，实现对原始凭证的初步查验，减少人为错误和疏漏。三是建立凭证审核标准操作流程，包括审核步骤、审核要点、审核注意事项等，进一步规范凭证审核工作，确保审