文件和数据控制

OperatingProcedure

运作程序

4.1DocumentandDataControl文件和数据控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page:1of11EffectiveDate:Sept1,2022

版次/修订号：A/l;页数:1/11生效日期：2022年9月1日

AUTHORIZATION授权

ThisOperatingProcedureisapprovedbytheFactoryManagerofBegonia(Shenzhen)

OutdoorProductCompanyLimited.AmendmentsmayonlybemadewiththeapprovaloftheFactory

Manager.MastercopiesofallOperatingProceduresarekeptandmaintainedbyManagement

Representative.

本运作程序由(深圳)户外用品有限公司的厂长批准，任何修改须经厂长批准后方可进

行。所有运作程序的原件由管理代表保管。

ControlledcopiesandrevisionsareissuedtotheHolderbytheManagementRepresentativ本文件受控的拷

贝件及之后的修改由管理代表发放给使用者。

Approvedby

批准

Factory1Manager

厂长

COPYRIGHT

IhisdocumentiscopyrightedbyXXXandmaynotbereproducedinwholeorinpart

withoutwrittenpermission.

OperatingProcedure

运作程序

4.1DocumentandDataControl文件和数据控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page:2of11EffectiveDate:Sept1,2022

版次/修订号：A/l;页数:2/11生效日期：2022年9月1日

REVISIONRECORD

修订记录

IssueNo/IssueNloEffectiveSummaryofRevisionThiscopyisapprovedb)

版次/修改号Date修订摘要theFactoryManager

生效日期本文件由厂长批准

SignatureDate

签字日期

A/l2022/9/11

OperatingProcedure

运作程序

4.1DocumentandDataControl文件和数据控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page:3of11EffectiveDate:Sept1,2022—

版次/修订号：A/l;页数:3/ll生效日期：2022年9月1日

0.DEFINITIONS定义

DH—DepartmentHead部门主管

MR—ManagementRepresentati管e理代表

DCCA—DocumentControlCenters/Author文it件ies控制中心

HR&—HumanResourceandAdminDept人力资源行政部

ADM

1.PURPOSE目的

Thepurposeofthisproceduretoensureeffectivecontroloftheissuance,distr

andrevisionofdocumentsanddatawhichdefinequalityrequirementsinqualitysystem.

本程序的目的是保证在质量系统中规定质量要求的所有文件和资料的发行、分发

和更改受到有效控制。

2.SCOPE范围

ThisOperatingProcedureappliestoalldocumentsfbrmallyidentifieadsdefiningqualityproduct

andprocessisythem,including:

本运作程序合用于所有在系统中被正式确认为规定产品和过程质量的全部文

件,包括：

2.1QualitySystemdocuments,includingtheQualityManual,OperatingProcedures,Work

Instructions,JobDescriptionsandOrganizationChart.

质量系统文件，包括质量手册、运作程序、工作指引、职位说明书和组织

架构图；

2.2Specificationandrequirementsfromcustomersandsuppliers.客户和供应商

的规定和要求；

2.3Technicalreferencedocuments,includingNationalandInternational

Standards^tatutory/regulatroerqyuirementandothertechnicat)ublicationsonpracticeand

workrequirementsincludingtheISO9000standard.

技术性参考文件,包括国家及国际标准，法令法规要求和其他它现行的

技术出版物和工作要求，包括IS09000标准；

2.4Qualityplanningdocument,includingproductionschedule,productspecifications,

materialspecificationsetc.

质量策划文件，包括生产排期表、产品规格、物料规格等；

2.5Computersoftwarerelatingquolitysystem.与质量系

统有关联的计算机软件。

OperatingProcedure

运作程序

4.1DocumentandDataControl文件和数据控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page:4of11EffectiveDate:Sept1,2022—

版次/修订号：A/l;页数:4/ll生效日期：2022年9月1日

3.RESPONSIBILITIES职责

3.1FM/ManagementRepresentative(MR)/DepartmentHeads(DHs)厂长/

管理代表/部门主管

TheMR/DHsareresponsibleforissuing,i.e.,fbrpreparing,approving,distributinagnd

maintainingvariouscategoriesofcontrolledocumentsaccordingtothedesignedtype

ofcontrolasspecifiedintiieOperatingProcedures.

管理代表/部门主管负责根据运作程序中确定的控制类型发放各种文件，

即文件之准备、批准、分发和保管。

DocumentCategory文件种类Preparedby准备ApprovedbyOriginalCopy

批准Maintainedby

原件保存人

QualityManual质量手册MRFMMR

MR

OperatingProcedure运s作程序MRFM

FMMR

WorkInstruction工s作指弓IDH

MRMR(maintaina

Forms表格DH

masterlist)

HR&Adm

DHFM

JobDescripti£.n作职责Manager

HR&AdmFMHR&Adm

OrganizationChartfit织架构图Manager

Manager

Specificationfromcustom^r户s提供规格要求

DH

Specificationfromvend6r应s商提供规格要求DH

Nationalandintemationaitandard/govemment

reguladon/technicaldocuments

国际和国家标准/技术文件

MR

ISO9000StandiinlISO90标0准

HR&Adm

ComputerSoftwant,脑软件Manager

DH

FM

Qualityrelateddocumen与is质/量相关的文件DH

supplementaryinslruci谓n充s性的指引

OperatingProcedure

运作程序

4.1DocumentandDataControl文件和数据控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page5of11EffectiveDate:Sep1,2022—

版次/修订号：A/l;页数5/11生效日期：2022年9月1日

4.SEQUENCE工作流程

Thesequenceandflowoftaskswhichdescribetheoperationoftheprocedurearepresenteditnhe

flowchartonthefollowingpage.Adidniftoiromnatlioproviding

adviceandinstructionconcerningtheperformanceoftheseworksareprovidedinTaskInstructions

inSection5.

下面的流程图描述执行本程序的工作流程和顺序，而第5部份的工作指引给出进

行这些工作的指示和说明。

OperatingProcedure

运作程序

4.1DocumentandDataControl文件和数据控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page6of11EffectiveDate:Sep1,2022

版次/修订号：A/l;页数6/11生效日期：2022年9月1日

开始

文件电子数据

确定公司公要求

人力资源及行政部

进行数据备份

人力资源及行政部

4.1-10IVes

甲回及批准文件

文件控制中心

修改表格

4.1-12Yes[

M44

处理■感的交件—

文件—」心

4,UU

——

文件控制中心

结束

.J

OperatingProcedure

运作程序

4.1DocumentandDataControl文件和数据控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page7of11EffectiveDate:Sep1,2022

版次/修订号：A/l;页数7/11生效日期：2022年9月1日

5.TASKINSTRUCTIONS工作指引

4.1-01AppointDocumentControlCenters/AuthoritiesMR

任命文件控制中心管理代表

4.1-01aDCCAList

文件控制中心名录

TheMRapprovestheappropriateunitsoinssuecontrolleddocumentsbyusingthe

DocumentControlCenters/AuthoritiesList.

管理代表通过使用《文件控制中心名录》批准中的适当单位发布受控

文件。

4jQ2DefinecontrolleddocumentsandcontrollevelDCCA

,确定受控的文件和控制水平文件控制中心

41nooControlledDocumentCategoryList

2a受控文件分类目录

TheMRhasdefinedthecategoriesofdocumentsin'sQMS,whichare

necessarytobecontrolled.

管理代表应确定质量系统文件的种类,以进行适当的控制；

TheDCCAisresponsibletodefinethecontrolleddocumentandcontrol

levelbyusingControlledDocumentCategoryListasspecifiedinOperating

Procedure.

根据运作程序中的规定，文件控制中心通过使用《受控文件分类目录》

确定受控文件及控制水平。

Thetypesofcontrolaredefinedasfollows:

控制的类型规定如下：

L-LogControkMaintainarevisionrecordtorecordthestatusof

documents,suchasissuenumber,revisionnumber,issuedate,etc.

登记控制：使用修改记录来记录文件的状态，如版次，修订号，

分发日期等。

D-DistributionListControl:Maintainadistributiohistfbr

trackingofthedocumentrecipientssothattheycanbeinformedtupdatethe

documentswhennecessary.

分发名单控制：使用分发名单来跟踪文件接受人，以便必要时

通知他们更新文件。

C-ComputerControl:Controltheauthorittoaccessinformation

fromthecomputer.

电脑控制：控制通过计算机获取信息的权力。

F-FilingContro:!FilethedocumentsintheDCCA.

归档控制：把文件存档在文件控制中心。

OperatingProcedure

运作程序

4.1DocumentandDataControl文件和数据控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page8of11EffectiveDate:Sep1,2022—

版次/修订号：A/l;页数8/11生效日期：2022年9月1日

Themaindocumentsandrelativetypeofcontrolasfollowingtable:主要文件及相

应的控制类型指导如下：

DocumentCategory文件种类PreparedbyApprovedbyMaintainedbyControl

准备批准保存level

控制方式

QualityManua质］量手册MFMMRL,C.D,F

R

L,C,D,F

OperatingProcedur运es作程序FMMR

FMMRL,CDF

WorkInstructions作指引R

DMRMR(maintainaLC

Forms表格H

masterlistandcopy)

ISO9001StandardISO90i惟准QMRF

FM

JobDescriptions职位说明书DHHR&Adm-MD,F

FM

OrganizationChar组ts织架构图HR&Adm-HR&Adm-MD,F

EK-MPMC

M/OFile制单D,C,F

SpecificationfromCustomersDHD,F

客户提供的规格要求

SpecificationfromsuppliersDD,F

供应商提供的规格要求

Nationalandintemationalstandard/DD,F

governmentregulalion/lechnical

documen归国际和国家标准/技术文件

Computersoftwareanddocumentation

HR&Adm-ML,C

电脑软件

Qualityrelateddocuments/memos/D,F

supplemeninstructionsDDD

与质量相关的文件/通知/补充指引

4.1-03PrepareandreviewcontrolleddocumentsDCCA

准备和审查受控文件文件控制中心

Duringdailyoperations,theDCCApreparesandreviewsdocumentsandarranges

fornecessaryapprovalpriortoissue.

在日常操作中，文件控制中心准备和审阅文件，并在分发前安排必要

的审批。

41ndDeterminethecontrollevelofdocumentsDCCA

’决定文件的控制水平文件控制中心

TheDCCAshalldeterminesthecontrolevelbasedonthecontentsofdocumentsasper

theinstructionofControlledDocumentCategoryList.文件控制中心依据《受控文件

分类目录》及文件的内容确定文件的控

制水平。

/1RecorddocumentrevisionstatusDCCA

记录文件版本状态文件控制中心

OperatingProcedure

运作程序

4.1DocumentandDataControl文件和数据控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page9of11EffectiveDate:Sep1,2022—

版次/修订号：A/l;页数9/11生效日期：2022年9月1日

4.1-05aControlleddocumentrevisionrecord

受控文件修改记录

4.1-05bControlleddocumentmasterlist

受控文件总目录

Fordocumentsfallingunder"L"control,theDCCAusesarevisionrecoand/or

ControlledDocumentMasterListtoidentifythecurrentstatus

documents.Heshallreviewthedocumentsthatisproperlyauthorizedandthen

copies,distributesid/orfilesthedocumentaccordingtothespecifiedcontrollevel.

“L”类控制下的文件，文件控制中心用修订记录或者《受控文件总目

录》来识别文件的状况，并负责检查被适当批准的文件,然后根据确

定的控制水平对文件进行拷贝、分发和/或者归档。

4.1-06MaintaindistributionlistDCCA

保管分发清单文件控制中心

4.1-06aControlleddocumentdistributionlist

受控文件分发清单

Forissuingdocumentswith"Decontrol,theDCCAshallkeepa

distributiolnistreflectinpartieswhohavereceivedcopiesofthedocument.

BesidestheControlledDocumentDistributiohistas

definedintheOperatingProcedure,thedistributionlistcanbeinclud

theControlledDocumentCategoryListorcontaindinthedocumentscontent

(usuallycover。page)

在发放“D”类控制文件时，文件控制中心应保留分发名单以反映收到

文件的有关部门和人员。除了运作程序规定的《受控文件分发清单》

外，分发清单亦可包括在《受控文件分类目录》中，或者包括在文件

内容之内(通常在首页)。

4.1-07UpdateComputerRecordDCCA

更新电脑记录文件控制中心

Forthosedocumentwith"C"control,theDCCAshallHRiiisewithAdmDeptand

assigntheauthorityoaccessthefileforinputtinprupdating.Documents

aremaintainedandupdatedinformofelectioniccopy.

对于以“C”类控制的文件，文件控制中心应与人力资源及行政部联

络，以获取进入和更新的权限，并以电子文档的方式保存和更新。

FiledocumentsDCCA

文件存档文件控制中心

4.1-08

OperatingProcedure

运作程序

4.1DocumentandDataControl文件和数据控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;PagelOof11EffectiveDate:Sep1,2022—

版次/修订号：A/l;页数10/11生效日期：2022年9月1日

Whendocumentsareissuedforinfbrmationonly,theDCCAshallexercise

controlepndh衣documentsinfileaccordingly.如文件仅仅作参考资料分

发的时候，文件控制中心应实行类控制，把文件保存入相应的档

案中。

4.1-09Revisedocuments

修改文件

4.1-10ReviewandapprovedocumentsDCCA

审阅及批准文件文件控制中心

Fortherevisionofdocuments(includingmethods),thereviseddocumenarethen

prepared,reviewedandapprovedbythesamefunctionthatwasresponsiblfeortheorigina

teviewandapproval.Whenappropriate!,he

natureofchangesshallberecordedintherevisionstatusheetandtheobsoletedocuments

arepromptlyremovedfromuseorscrappedbycopy

holder.ForexternaHocuments(e.gtechnicateferencdocuments),MRandDHs

shouldreviewitsupdatedstatushalfayear.

文件(包括方法)的修订应由负责检查和审批文件原件的相同部门进行

准备、检查和审批。需要时，修订的性质应记录在修订状态记录表中。

废除的文件应即将从使用场所去掉或者由文件使用者销毁。对于外部

文件(如技术性参考文件),管理代表和部门主管每半年对其更新状况

审查一次。

4.1-11Reviseforms

修改表格

4.1-12ApproveformsMR

审批表格管理代表

TheDepartmentHeadshallprepareanoperationaformslogsheetto

identifytheformsfunctionandreferencenumberandrevisionstatus,therevisionof

forms,therevisedfbrmsarethenpreparedbythedepartmentheadandapprovedyMR,

Therespondinglogsheetofthe

formsshallberevisedaccordingly.Andtheobsoleteformsarepromptlremovedfor

useorscrappedbycopyholder.

部门主管应准备一个工作表格清单以确定表格的功能、参考号和修订

状况。对于表格的修改，部门主管应准备修改的表格送交管理代表审

批，同时表格清单也应作相应的更新。作废的表格应即将从使用场所

去掉或者由文件使用者销毁。

4.1-13DisposeobsoletedocumentsDCCA

OperatingProcedure

运作程序

4.1DocumentandDataControl文件和数据控制

IssueNo/RevisionNo:A/l;Page1lof11EffectiveDate:Sep1,2022—

版次/修订号：A/l;页数11/11生效日期：2022年9月1日

处理作废的文件文件控制中心

Usersmayretainsomeobsoletedocumentsfbrlegaland/orknowledgepreservation

purposes.Suchdocumentswillthenbeidentifiedbyastamorhandwrittenword"For

referenceonly","'obsoletecopy"or"CaneUserscanalsomakereferencetothemaster

listofdocumentswhichcareflecttherevisionstatus.

使用者可能因为法律原因和/或者保留知识的目的保持一些过期的文件。

这样的文件应将加盖图章或者手写注明仅“供参考”、作“废，或者废“除”字样

加以识别。此外，使用者也可参考反映文件修订状况的文件总目

录。

4.1-14UpdatedocumentsstatusDCCA

更新文件状态文件控制中心

TheDCCAshallupdatethedocumentstatusaccordingtothechangesandrecordthe

ControlledDocumentsMasterList.

文件控制中心应根据文件的变更而更新文件的状态并记录在《受控文

件总目录》中。

4115DefinecompanyITrequirementsHR&ADM

确定公司IT方面的要求人力资源及行政部

TheHR&ADMdeptisresponsiblcoplananddevelopacompany's

informationsystemwhichmeetsthecorporatebusinessneeds.人力资源

及行政部负责对公司的信息系统进行计划和开辟以满足公司业务的

需要。

4.1-16PerformdatabackupADM

进行数据备份人力资源及行政部

TheHR&AdmDeptshallperformdatabackupregularlyaccordingtotheactual

condititonmaintainsystem'sintegrityandsecurity.

人力资源及行政部应根据实际情况定期进行数据备份，以维持数据的

完整和安全。

6.0FORMS表格

6.1DocumentControlCenters/AuthoritiesList.《文件控

制中心名录》

6.2ControlledDocumentDistrib