探究学校内部控制的优化方法

0引言随着经济建设工作的不断深入，国家在教育行业投入的财政资金逐渐增加，使得社会各界更加关注教育经费的使用效率以及学校各项管理工作是否合法合规。在此背景下，学校需要规范自身内部控制管理工作，优化经营管理流程，加强风险防控和评估工作，确保学校的各项经济活动和教育活动能够高效有序进行，保障学校的教育教学质量，为学校未来发展创造良好的内部环境。1相关基础内容1.1内部控制概念内部控制是指某一组织机构为了自身健康发展和落实既定的管理目标，进行的一系列有效管控活动，其主要目的在于风险管控和权责划分，保障该组织机构的核心利益以及会计信息安全完整，为组织机构的各项管理工作有序进行提供强大助力。随着当前市场经济制度的逐渐完善，组织机构对内部控制提出了更高的管理需求，在与内外环境互动的过程中，逐步形成了权责分明、协同管控的管理模式[1]。1.2内部控制要素在当前内部控制理论体系中，将内部控制要素分为内控环境、风险评估、控制活动、信息沟通以及内部监督等内容。第一，内部环境。内部环境是指组织机构在实施内部控制工作过程中所处的环境背景，具体内容包括内部控制制度体系、内部控制管理意识以及内部控制组织机构等多方面内容，内部控制环境的好坏决定了后续内部控制工作成效，因此，在内部控制五要素中，内部环境对内部控制的实际成效影响最为明显，需要企业组织机构领导对该项工作引起高度重视。第二，风险评估。风险评估是内部控制的重要职能作用，组织机构在日常管理工作中，需要借助科学的方法识别组织机构内发生的风险以及原因以及该风险类型可能带来的后续危害等，并针对风险特征制订合理的应对方案，减少风险带来的经济损失。由此可见，风险评估是一项具有预测性的管理活动，通过对风险进行预判，并将风险发生控制在可接受范围之内，促进组织机构稳定运行。第三，控制活动。控制活动是指组织机构高层针对管理目标的落实而采取的有效管理行动。其岗位职能和组织机构的应用管理控制活动贯穿整个内部控制工作，实现对管理活动全过程监督，确保所有工作在既定规范内进行，为内部控制奠定坚实基础。第四，信息沟通。内部控制要求组织机构以系统化方式进行运行管理，而要进行系统性管理，只有各部门之间加强沟通交流，从而实现协调合作，因此信息沟通是促进组织机构实现系统化管理的必要条件。在进行信息沟通过程中，组织机构要确保各部门岗位之间能够高效传递数据信息，基于对其他部门工作进展了解的基础上，对自身管理措施进行有针对性的调整，确保组织机构内所有资源能够有效整合、高效应用。第五，内部监督。内部监督是指由组织机构内的审计监督部门对日常经营管理活动进行监督管控，确保所有部门岗位成员严格按照既定规范要求做好本职工作，并对内部控制工作中薄弱环节进行重点监控，尽可能减少组织机构内的管理活动风险，为创造安全稳定的内部环境提供有力保障[2]。1.3学校内部控制概念学校与传统企业存在明显不同，传统企业经营运行的根本目的在于获取利益，而学校运行发展的主要目的则在于为社会培养更多专业人才，因此，具有明显的公益性。由于两大组织机构的管理目标不同，其内部控制也存在一定差异。内部控制主要是为财政资金高效使用提供了有力保障，确保会计信息的准确完整，推动学校经济活动、学术研究以及文化建设等方面工作有序进行。此外，高校内部控制体系建设还需要基于当前学校的内外环境、管理目标以及管理对象等因素，确保实施内部控制体系的可行性。2当前学校内部控制存在的问题2.1内部环境问题对于学校而言，内部控制工作是一项全面的系统性管理工作，因此需要学校转变传统管理观念，完善组织机构，为学校内部控制工作开展提供良好的内部环境。但是目前部分学校的内部控制环境存在诸多问题，具体表现在以下几点:第一，组织机构有待完善，从当前部分学校的内部控制组织机构建设情况来看，虽然建立了内部控制管理制度，但是并未专门设立职能部门负责内部控制的推进实施，部分学校将内部控制工作统一交由财务部门负责管理，由于财务部门本身工作较为繁重，财务管理和内部控制的执行都受到负面影响。第二，未进行部门权责划分。内部控制管理机制主要是通过划分岗位权责范围，使部门成员处于相互监督制约的工作状态，从而达到了良好的管控效果。然而部分学校并未对岗位职责范围进行合理划分，因此部门之间存在模糊的职责界限，一旦出现管理问题，就会出现互相推诿责任的情况，引发部门之间矛盾，不利于内部控制执行工作开展。2.2风险评估问题风险评估是内部控制工作的主要职能之一，当前部分学校在风险评估方面存在诸多问题，具体表现在以下几点:第一，风险意识欠缺。当前部分学校缺乏风险评估意识，对风险发生的严重性和危害性意识不足，日常风险评估机制的建设工作较为敷衍，对学校的风险评估要求较低，仅通过以往经验简单预测，由于自身缺乏风险评估和管控的专业知识，使得学校的风险评估工作流于形式。第二，风险应对方式单一。当前部分学校在进行风险评估管控过程中过于依赖人工模式，由于人工模式在进行数据收集和数据处理方面效率偏低，无法保证处理分析结果的准确性和客观性，导致学校在进行风险评估工作方面频频出错，难以及时发现日常管理工作中潜藏的风险，给学校带来不必要的经济损失。2.3控制活动问题控制活动之前能够有效切断学校内部控制工作的具体方向，但是部分学校在控制活动方面存在诸多问题，具体表现在以下几点:第一，控制活动缺乏前期准备。当前部分学校在进行管理活动和制订决策方面缺乏初期目标论证，由于未确认该方案的可行性，在后期工作执行过程中，频频需要变更执行方案，影响执行工作有序进行。第二，收入支出缺乏严格审核控制。收支业务是学校日常运行的重点管理工作内容之一，虽然部分学校已经建立了收支管理制度，但是并未建立对应的审核监督机制，使得学校的收支管理工作在缺乏审核流程监督的情况下出现了多处违规行为，比如，某些实际收支金额与预算金额不符，财务部门便采取临时垫付方式来掩盖错误信息，在学校预算收入支出控制方面缺乏严格把关。2.4信息沟通问题学校应当认识到内部控制是一项系统性工作，因此需要借助信息沟通来促使学校构成有机整体，实现学校系统性管理，但是目前在信息沟通方面，部分学校存在诸多问题，具体表现在以下几点:第一，无法实现信息高度共享。当前部分学校在各个部门采用不同型号的信息系统设备，各个系统应用的数据格式不统一，因此这些数据信息无法在不同系统之间传输共享，只能在各部门内部流通，出现了“信息孤岛”现象，不利于学校内部控制体系的建设发展。第二，未建立完善的沟通管理机制。部分学校采用的信息活动机制依然以过往的人工交接模式为主，并未在信息沟通流程当中添加信息标准化管理内容，比如，数据格式、信息管理岗位要求等内容，使得现有的管理机制难以在信息化管理背景下实施。2.5内部监督问题内部监督是确保学校内部控制各项工作能够真正落实的可靠保障，但是当前学校在内部监督方面存在诸多问题，具体表现在以下几点:第一，内部监督不能全程参与。当前部分学校的内部监督工作仅在部分环节中实施，并未全程参与学校的内部控制执行工作，使得多数工作环节并未在内部监督环境下进行，因此无法确保该执行工作符合既定的规范要求，为后续的工作开展埋下了隐患。第二，内部监督部门缺乏独立性。当前部分学校的内部监督工作主要是由内部审计部门负责，但是学校并未赋予审计部门必要的独立性和权威性，导致其他部门负责人频繁利用职权干涉内部审计监督部门的正常工作，使得审计结果在人为因素的干扰下，难以保证准确性和客观性。3优化学校内部控制的具体措施3.1优化内部环境优化内部环境是当前学校开展内部控制工作的首要任务，具体需要做好以下几项工作内容:第一，完善组织机构。学校需要基于对内部控制的正确认知，建立内部控制职能部门，由该部门专门负责内部控制的推进工作，比如，内部控制体系构建以及决策制订，将财务部门从繁重的工作负担中解放出来，进而同时提高财务部门和内控部门的工作效率和工作质量。第二，明确划分相关职能部门的权责范围。学校需要借助内部控制机制，基于内部控制理论，对相关部门成员的权责范围进行合理划分，以追责机制来增强其责任意识，使其处于相互监督、相互制约的管理环境当中，加大部门成员的执行力度，减少因责任模糊带来的内部矛盾，促进内部控制工作顺利开展[3]。3.2加强风险评估加强风险评估需要学校做好以下几项工作:第一，增强风险评估意识。学校可通过知识讲座和专题会议等形式向广大基层职工宣传风险评估相关知识理论，使其对风险评估和风险管控工作引起高度重视，必要时可进行专业能力培训活动，使其掌握基本的风险评估和风险管控专业知识，从而促进学校风险评估工作顺利进行。第二，优化风险评估机制。在当前信息化管理环境下，传统人工风险评估方式显然已经不再适用，为此学校需要发挥信息系统的技术优势，借助信息技术构建风险数据库，将学校遭遇过的风险数据信息定期录入数据库当中，对其进行分析处理之后生成风险预警模型，帮助学校风险评估管控转向智能化和自动化。3.3实施控制活动加大控制活动实施力度，需要学校做好以下几项工作内容:第一，做好控制活动计划分析论证。学校在编制控制活动方案之前，需要对学校当前的发展状况和资源配置进行详细了解。基于详细了解的基础上，确认可靠的控制活动目标并将其目标进行拆分，最终完成内部控制活动计划，保证该控制活动计划能够在实施控制活动过程中发挥其指导作用，避免计划方案频繁发生变动，影响后续内部控制工作实施。第二，加强控制活动监督。学校需要在控制活动方面加大监督审核力度，并建立监督审核机制，将控制活动的实际结果与预期控制活动目标进行比对分析，找出存在差异背后的具体原因，帮助学校排除控制活动中的潜在风险。3.4促进沟通交流促进沟通交流需要学校做好以下几项工作内容:第一，实现企业内部数据高度共享。分析发现，学校内部数据信息无法共享的主要原因在于各部门的信息系统型号不一和数据格式不统一，因此学校需要在购置信息技术设备之前，明确信息系统的功能需求，并对各部门购置的信息技术设备型号和品牌进行统一，确保系统应用的数据格式一致，为不同部门系统之间的数据对接和高度共享创造客观条件。第二，优化信息沟通机制。为了确保构建的信息沟通机制能够在信息化管理环境下有效实施，学校需要在现有的信息沟通机制当中添加信息化管理标准要求，比如，数据格式、部门沟通时间节点等内容，推动学校内部控制实现系统化管理。3.5强化内部监督加大内部监督力度，需要学校做好以下几项工作内容:第一，确保内部监督的全程性和全面性。学校需要将内部监督范围覆盖管理工作当中，并全程参与企业各项管理活动，要求所有执行工作严格按照既定规范落实到位，并确认监督工作环节的主次级别，在重点风险薄弱环节加大监督管控力度，尽可能减少因人为操作失误而带来的管理风险，减少学校不必要的经济损失。第二，赋予内部监督审计部门的独立性。学校需要赋予内部审计监督部门必要的独立性和权威性，使其从组织机构当中完全脱离出来，不受任何管理人员的干涉和制约，并且为了提高内部审计监督的工作成效，审计人员可直接对学校负责，定期向其汇报审计监督工作结果