办公室工作理论1

办公室工作理论1PAGEPAGE9干好秘书工作需要“不待扬鞭自奋蹄”的自发精神胜中社区管理中心党政办公室樊丙孝提起秘书这个职业，在人们的习惯看法和潜意识里，这是一个“好汉子不愿干，赖汉子干不了”的行当。这种观点现在已经不能得到多数人的认同。笔者也以为，这种观点里面所包含的两层意思“对错参半”，无论是从秘书的工作环境、工作性质还是从工作内容、工作标准上来认识，所谓的“赖汉子”是肯定干不了的。从秘书工作的重要意义和价值理念来认识，这个职业对所谓的“好汉子”也是具有较强“磁力”的。从事秘书工作的实践使我体会到：秘书工作的确是一个培养人、锻炼人、造就人的职业，选择了秘书职业并决心有所作为，就必须树立一种自动、自发学习和工作的敬业意识，就必须培育一种勇于挑战自我并不断超越自我的进取精神，就必须在本已十分紧张和严肃的环境中更加严格地要求和规范自己，就必须养成一种事无俱细的严谨作风。这里，结合企业办公室秘书工作的特点，根据自己的切身感受，浅谈一下自动自发精神对秘书工作的影响与启示。一、以自动自发的精神感知新的挑战，夯实适应秘书工作要求的素质根基清代学人王豫之说过：“才不称不可居其位，职不称不可食其禄”。意思是说，干任何工作都要具备相应的能力和素质。秘书是为领导工作直接提供服务的人，长期在领导身边工作，不是领导却贴过教训。当时，领导在外面打来电话，询问我们办公室上级对口部门的联系电话，我手忙脚乱地查了半天，耽误了领导很长时间。秘书工作无小事，从说一句话、接一个电话、给客人倒一杯水，到安排一次领导活动、组织召开一次会议、接待一次客人，每一件事、每一个环节稍有疏忽就有可能给领导工作造成被动，甚至捅出娄子。秘书一定要有很强烈的责任意识，每接手一项工作，都要想方设法把它办好，不能延误在自己手里。接听电话是秘书工作中再平常不过的事情，即便如此，也一定要做到认真仔细，必须问清楚传话部门、传话人、联系电话以及传达的信息内容。如果是电话通知开会，就要问清楚时间、地点、参加人及需要做的准备工作。二是作风要严细。秘书工作是超越秘书本人实际工作价值的特殊工作，秘书说一句话、表述一段文字、处理一件事情，都在一定程度上代表着领导，有些情况下秘书工作甚至“牵一发而动全身”。因此，无论日常的事务有多么繁忙，无论在什么情况下，秘书对自己的一言一行都要思前想后、谨小慎微。对待每一项工作都要做到急而不躁，忙而不乱，精心筹划，三思而后行，决不能敷衍塞责，应付了事。特别是那些可能影响全局而又容易忽视的小环节、小事情、小部位，更要格外重视，格外严谨，绝对马虎大意不得。对领导交办的事情，尤其要认真负责，抱着“绝对服从”的态度，事无俱细地“办好没商量”，绝对不能在自己手中出现一点纰漏。还要记住，事情办妥以后，要及时报告处理结果，内容要准确客观，特别是反映重大而敏感问题的信息，比如对重大治安事件、重大灾情、重大生产安全事故、群众集体上访等问题的反映，事先要深入细致的调查核实，全面准确地掌握真实情况，不能侧面探听消息、电话了解情况；也不能“偷工减料”、“遥控指挥”，下面报什么就转什么；更不能凭“想当然”办事情，不负责任地凭空臆造，胡乱揣摩事情的原委。三、以自动自发的精神深度谋划工作，提高秘书为领导出谋划策的参谋水平古人讲：“善弈者谋势，不善弈者谋事”。秘书工作，一个重要职责就是为领导当好参谋，遇事能够拿出主意、想出办法来。而干工作最愁、最难的也正是拿不出主意、想不出办法。将在谋而不在勇。手上磨出茧子，不如大脑想出点子。秘书一定要勤于思考、善于动脑，在关键时候为领导出谋划策要参到点子上、谋到关键处，做到不鸣则已，一鸣惊人。然而，“冰冻三尺，非一日之寒”，“才思泉涌”的出色表现绝不是一般人轻易就能做到的。一是要有深刻的思想。秘书工作不能只满足于浮在面上，要自觉加强理性思维能力的锻炼，注意对所从事的工作自觉进行有深度的理论思考，对有些事情不能仅仅满足于“知其然”，还需要刨根问底“知其所以然”，为系统地思考分析和认识理解问题“广积粮”。要围绕领导关注的热点问题自觉强化参谋意识，做到领导未谋时自己已有所思；要围绕群众关注的热点问题强化“耳目”意识，做到领导未闻时自己已有所知；要围绕当前工作中的难点问题强化助手意识，做到领导未动时自己已有所行。只有这样，才能透过表面现象看到问题的本质，打开思维的“闸门”，激活思想的源泉，把握发挥参谋助手作用的主动权；才能对他人想不到、看不到的问题和倾向，自己能够想到、看到；对他人提不出来的问题和建议，自己能够提出来，而且能够提到“点”子上。二是要有深厚的功底。谋划能力是秘书必备的素质之一，只有多谋、善谋才能成就一番事业。谋划的质量如何，这既是一个人的责任心问题，也是一个人的能力素质和工作水平问题。秘书在这个方面，首先要培育见微知著的洞察能力，能够做到“见一叶而知秋”，多为领导出好主意、出大主意。其次要培育丰富的想象力。无论办会、办文，还是办事，都要冲破陈规陋习，在一定的范围内敢于开拓创新。特别是在为领导出谋划策时，能够根据现实工作中存在的问题，比较准确地判断出事物的发展走向，预测到可能出现的后果，找出解决问题的办法。第三要培育灵活的决断能力。秘书在深度思考问题时，既不要脱离领导的“谱”，又要走好自己的“路”。要充分利用自己的交际比较广、掌握信息比较多的优势，运用多种思维方式，系统分析问题，综合考虑方案，采取灵活多样的工作措施解决问题。第四要培育与时俱进的创造力。秘书工作“每天开门几件事”，重复度高、机械性强，而且还受到了很多本部门特有的“条条框框”的束缚，通常情况下工作比较谨慎，不容易“放开手脚”。越是在这种环境条件下，越需要创造性地开展工作，思想不创新，工作就会成为一潭死水；只有创新，只有把与时俱进的精神贯穿到工作的全过程，打破按部就班、循规蹈矩传统思维定式的束缚，关键时刻才能才思泉涌、活力奔放。四、以自动自发的精神锤炼表述能力，增强秘书向领导汇报工作的精确度秘书向领导请示汇报工作是“家常便饭”。常请示、勤汇报是秘书落实领导工作意图的主要途径和根本需要。秘书在这方面的工作中，应把握一条原则：不清楚的事情不说，确实必须说的，不要不懂装懂，而要如实向领导说明不清楚的地方。在这一前提条件下，无论是口头汇报工作还是书面汇报工作，都要讲究一定的艺术性，做到言简意赅，准确反映需要领导了解的信息。一是口头表达要准确利落。口头表述能力能在一定程度地反映出一名秘书的逻辑思维能力、展示出一名秘书的心理素质。秘书向领导汇报工作事情本身不大，但是汇报工作水平的高低对于秘书在领导中的印象影响很重要。秘书在向领导口头报告工作之前，要对需要汇报的问题前后进行一下仔细梳理，在重要的问题或者是内容比较多的情况下，自己可以事先打一下腹稿。在向领导口头报告时，一定要讲究逻辑，绝不可颠三倒四、语无伦次，同时要做到口齿清楚、言简意赅。二是文字叙述要准确干练。用书面形式向领导报告工作时，要遵循领导习惯采用的文字结构，一般不要刻意创新，更不要一味地标新立异，使领导看后懵懵懂懂。比如，起草考察报告，首先要写