人事档案与员工信息管理制度

人事档案与员工信息管理制度第一章总则第一条目的本制度旨在规范和管理企业的人事档案和员工信息，确保其真实、准确、完整、安全地保管和使用，为企业的人力资源管理供应可靠的依据。第二条适用范围本制度适用于全部公司员工及与公司有劳动合同、劳动关系的人员。第三条法律依据本制度的订立和执行依据《中华人民共和国劳动法》《人事档案管理条例》等相关法律法规。第二章人事档案管理第四条人事档案的建立和归档入职档案：包含员工的身份证件、户籍证明、学历证书、员工合同等。员工入职时，应填写并提交入职登记表，并供应必需的个人身份证件和资料。健康档案：包含员工的健康证明、体检报告等。员工入职时，应进行必需的健康检查，并将相应的健康证明和体检报告存入健康档案。奖惩档案：包含员工的表扬、嘉奖、纪律处分等记录。员工获得嘉奖或受到纪律处分时，应及时记录并归档。培训档案：包含员工的培训记录、培训证书等。员工参加培训时，应填写培训记录，并将获得的培训证书归档。离职档案：包含员工的离职申请、劳动合同解除证明、离职手续办理记录等。员工离职时，应依照公司规定办理离职手续，并将相关料子归档。第五条档案的保管期限入职档案、健康档案和奖惩档案的保管期限为员工离职后5年。培训档案的保管期限为员工离职后3年。离职档案的保管期限为员工离职后3年。第六条档案的归档及检索档案管理员负责对员工档案进行归档和管理。档案应依照员工的入职次序依次归档，确保档案的有序和完整。档案归档后，管理员应制作档案目录，并将目录存档备查，以便于日后的检索和使用。员工需要查询或使用档案资料时，应书面向档案管理员提出申请，并由上级主管部门审核同意后方可查阅。第七条档案的安全与保密全部档案应存放在特地的档案室内，确保环境干燥、通风、防潮、防火。管理员应订立档案借阅登记制度，记录档案的借阅人、借阅日期和目的，并注意保护借阅人的隐私。档案室内应配备视频监控设备，确保档案安全。只有经过授权的人员才略进入档案室。第三章员工信息管理第八条员工基本信息的登记入职时，员工应填写个人信息表，包含姓名、性别、降生日期、籍贯、婚姻情形、联系方式等。个人信息表应经本人签字确认，并及时提交给人事部门。员工的个人信息应保持准确性和及时性，如有更改应及时向人事部门供应相关资料和证明。第九条人事更改及时登记员工如发生岗位更改、职务更改、工资更改、升职晋级、降职或调动等情况，应及时填写并提交人事更改登记表给人事部门，人事部门应及时更新员工信息。人事部门应与员工部门保持良好的协作关系，确保人事信息的及时更新和沟通。第十条信息的安全与保密员工的个人信息应妥当保管，除法律规定或经本人同意外，不得向任何第三方供应。人事部门应建立和完善员工信息管理制度，加强信息安全意识培训，对员工信息进行安全备份和加密，防止信息泄露和非法使用。第四章附则第十一条惩罚措施对于违反本制度的行为，一经查实，将依照公司相关规定予以相应的惩罚。对于涉嫌犯罪的行为，将移交给公安机关处理。第十二条本制度的解释权本制度的解释权归公司总经理全部，并由人事部门负责订立和执行相应的操