《公路建设项目数据管理、交付及电子文件归档管理规范》

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公路建设项目数据管理、交付及电子文件归档管理规范

1范围

本文件规定了公路建设项目电子文件与电子档案管理的总则、管理目标、管理对象、管理流程、系

统建设要求等要求。

本文件适用于广西壮族自治区行政区域内公路建设项目在建设过程中产生的电子文件与电子档案

的管理。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，

仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本

文件。

GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

GB/T29194电子文件管理系统通用功能要求

GB/T39784电子档案管理系统通用功能要求

DA/T13档号编制规则

DA/T18档案著录规则

DA/T28建设项目档案管理规范

DA/T31纸质档案数字化技术规范

DA/T50数码照片归档与管理规范

DA/T70文书类电子档案检测一般要求

DA/T78录音录像档案管理规范

DA/T93电子档案移交接收操作规程

JTGF80/2公路工程质量检验评定标准第二册机电工程

DBJT45/T029.1公路建设项目档案管理指南第1部分：一般规定

《公路建设监督管理办法》(交通运输部令2021年第11号)

《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）

《公路工程建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发〔2010〕382号）

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

项目电子文件digitalprojectrecord

在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅

读、处理，记录和反映公路建设项目建设和管理各项活动的文件。

注：包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、录音电子文件、录像电子文件等。

注：[来源：DA/T28—2018，3.12，有修改]

1

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项目电子档案digitalprojectarchive

项目建设过程中产生的、具有保存价值并归档保存的一组有联系的电子文件及其相关元数据的集合。

[来源：DA/T28—2018，3.15，有修改]

电子文件归档electronicdocument

办理完毕的具有保存价值的电子文件提交、整理并以电子档案管理的过程。

[来源：DA/T88-2021，3.6，有修改]

电子签名electronicsignature

电子文件中以电子形式所含、所附用于识别责任人身份并表明责任人认可其中内容的数据。

存档信息包archivalinformationpackage

满足公路建设项目电子档案存档的需求，以件为基本单位，对项目电子文件的内容数据和相关元数

据，按规范技术要求进行封装所形成的信息包。

注：一个存档信息包为一件电子档案。

[来源：DB35/T1916—2020，3.6，有修改]

查询信息包queryinformationpackage

满足公路建设项目电子档案查询利用需求，以件为基本单位，从存档信息包中提取与查询利用相关

的内容数据所形成的信息包。

[来源：DB35/T1916—2020，3.7，有修改]

管理信息包managementinformationpackage

满足公路建设项目电子档案管理的需求，以件为基本单位，从存档信息包中提取出元数据中的管理

信息以及项目电子档案管理过程中生成的信息所形成的信息包。

[来源：DB35/T1916—2020，3.8，有修改]

聚合体aggregation

按照公路建设项目文件形成的规律、成套性特点和组卷要求，聚合相互关联的存档信息包，形成一

个集合。

电子文件鉴定appraisal

对电子文件的内容和技术状况进行评估的过程，确认其真实性、完整性、可用性、安全性及其价值

等，并确定其保管期限。

[来源：DA/T58-2014，4.1，有修改]

移交accession

项目法人单位根据合同、协议或规定，将项目电子档案交运营管理单位、项目主管单位或档案管理

机构的过程。

[来源：DA/T28-2018，3.16，有修改]

4总则

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总体要求

4.1.1公路建设项目电子文件与电子档案管理应纳入建设单位信息化建设规划，遵循项目建设和信息

系统运行的规律，保障项目文件的收集、整理、归档和项目档案移交要与项目立项、建设、竣工验收同

步进行。

4.1.2应建设、配备必要的公路建设项目电子文件、电子档案管理的业务系统、电子档案管理系统等

应用系统，系统之间应互相衔接，为项目电子文件与电子档案管理提供技术保障。

4.1.3应建立健全安全管理体系，采取必要管理措施和技术手段，确保项目电子档案管理安全、过程

可溯、长期可用、风险可控。

工作原则

4.2.1来源可靠原则

公路建设项目电子文件由建设单位和参建单位授权和确认的法定形成者，通过项目业务系统或电子

设备产生，确保项目电子文件真实可靠。

4.2.2程序规范原则

明确管理和技术要求，实现项目电子文件形成、归档和项目电子档案保存、利用、鉴定、销毁全过

程规范化控制，确保各环节程序规范。

4.2.3要素合规原则

公路建设项目电子文件的内容数据、元数据符合相关法规和标准要求，确保各组成要素齐全、完整、

规范、可读。

5管理目标

保存好公路建设项目从立项到项目竣工验收全过程所形成的文件材料，为工程建设业务和项目后

续活动提供决策和支持。

按照来源可靠、程序规范、要素合规等原则，采用和实施可靠的管理性和技术性手段，确保公路

建设项目电子文件来源可靠、程序规范、要素合规。

实现公路建设项目电子文件在项目建设过程中同步形成、同步收集、同步预归档。

6管理对象

公路建设项目文件主要类别

按照《公路建设监督管理办法》和《公路工程建设项目文件材料立卷归档管理办法》的规定，公路

建设项目文件包括立项审批、设计审批、工程准备、施工文件、竣（交）工验收和工程招投标及合同文

件、资金管理、其他等八类文件：

a)立项审批文件包含项目建议书和工程可行性阶段形成的文件；

b)设计审批文件包含初步设计（若采用三阶段设计时增加技术设计）和施工图设计阶段形成的

文件；

c)工程准备文件是指公路工程建设项目开工前准备阶段形成的文件，包含建设用地、征地拆迁、

施工许可、质量监督申请等文件；

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d)施工文件是指公路工程建设项目在工程实施阶段形成的文件。施工文件按公路工程施工业务

活动分为质量、安全、环境保护、进度、费用、合同等文件，按文件形成责任者，分为项目

法人（或建设）、施工、监理、试验检测等单位；

e)交、竣工验收文件是指公路工程建设项目在交工、缺陷责任期、竣工阶段形成的文件；

f)工程招投标及合同包含勘察设计及设计监理、施工、监理、试验检测等招标活动所形成的文

件及合同；

g)资金管理包含计量支付报表、工程决算、决算审计报告、费用管理等文件；

h)其他文件。

公路建设项目形成文件框架

公路建设项目形成文件框架详见附录A。

7管理流程

一般规定

公路建设项目电子文件与电子档案管理流程包括项目电子文件形成与归档、项目电子档案管理两个

阶段，见图1。

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图1公路建设项目电子文件与电子档案管理流程

公路建设项目电子文件形成与归档

7.2.1电子文件类别

7.2.1.1按信息形式分类，项目电子文件包括文本电子文件、图像电子文件、图形电子文件、录音电

子文件、录像电子文件等，归档格式见表1。

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表1公路项目电子文件归档格式

文件类别归档格式

文本电子文件OFD、PDF

图像电子文件JPG、TIF

图形电子文件（二维）SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF

图形电子文件（三维）STEP

录音电子文件WAV、MP3

录像电子文件MP4、MPG、FLV、AVI

选择webservice、归档电子文件及其元数据的规范存储结构归档接口时，元数据格归档格式

可以ET、XLS、DBF、XML等任意一格式归档

电子文件元数据

选择中间数据库归档接口时，可与电子文件一并由业务系统数据库推送至中间数据库，也可

再由中间数据库导出数据库数据文件

7.2.1.2按生成方式分类，项目电子文件包括由项目业务系统生成的原生电子文件以及传统纸质载体

档案数字化成果。

7.2.2原生电子文件形成要求

7.2.2.1项目电子文件应按照DA/T28的规定形成。

7.2.2.2项目电子文件宜由项目业务系统直接生成。用物联网设备自动采集数据时，项目业务系统与

物联网系统应通过数据接口，将物联网设备产生的数据转换为可识别的电子文件，并提取相应的元数据

信息。

7.2.2.3项目电子文件归档格式应符合7.1.1.1的规定。

7.2.2.4在项目电子文件形成、流转过程中应及时跟踪、检查、记录相关元数据。

7.2.3纸质载体档案数字化要求

传统纸质载体档案数字化应按照DA/T31要求执行。

7.2.4电子文件收集与整理

7.2.4.1建设单位应按照DBJT45/T029.1规定，结合项目建设内容、行业特点、管理模式等，制定符

合项目实际的电子文件分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表，确保项目建设过程中形成的项

目电子文件及其元数据收集齐全完整。

7.2.4.2应按项目电子文件自动或半自动进行项目电子文件收集、分类、整理。整理应遵循项目电子

文件的形成规律和成套性特点，保持文件之间的有机联系。

7.2.4.3应结合项目实际建立项目电子文件目录数据。

7.2.4.4数码照片整理参照DA/T50的规定，录音电子文件、录像电子文件整理参照DA/T78的规定。

7.2.4.5收集整理项目电子文件的同时，应采集管理过程元数据。

7.2.4.6项目电子文件应通过“四性”检测，检测内容和检测方案参照DA/T70规定。

7.2.5鉴定

7.2.5.1根据建设单位确定的文件材料归档范围和档案保管期限表进行价值鉴定，确定归档文件的保

管期限。

7.2.5.2应按照DA/T70规定的检测内容和检测方案，对归档的项目电子文件进行“四性”检测。

7.2.5.3根据建设单位确定的分类和聚合方案，对项目电子文件聚合体的成套性和系统性进行检验。

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7.2.5.4应严格遵守国家相关保密规定，确定电子文件密级。

7.2.6存档信息包生成

7.2.6.1每件项目电子文件及其元数据封装为一个存档信息包，结构应符合附录B的规定。存档信息

包宜采用OFD格式，文件信息应可被阅读。

7.2.6.2存档信息包中的项目电子文件归档格式应符合7.1.1.1的规定，确实无法实现格式转换的电

子文件保留原格式，应将相关软件一并收集。

7.2.6.3项目电子文件元数据应包含基本元数据和扩展元数据，采用XML或HTML格式。项目电子文件

元数据类别及要求应符合附录C的规定。

7.2.6.4参照DA/T70规定的检测内容和检测方案，对存档信息包进行检测，确保项目电子文件真实、

完整、可用、安全。

7.2.6.5参照DA/T28—2018中7.3.2的规定对存档信息包进行整理，组成多层级的聚合体。

7.2.6.6存档信息包应采用技术手段防止被篡改，并有相应的日志进行监控。

7.2.7归档及移交

7.2.7.1电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档,逻辑归档可实时进行,物理归档按照同类

纸质文件的规定定期完成。

7.2.7.2将存档信息包聚合体推送至预归档库，应支持手动归档、自动归档、批量归档、单份归档；

7.2.7.3应按照DBJT45/T029.1的规定确定电子文件保管期限。

7.2.7.4电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、

病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。

7.2.7.5应按照GB/T18894第8.2.3的规定确定电子文件归档接口，归档接口应支持通用接口技术标

准。

公路建设项目电子档案管理

7.3.1接收

7.3.1.1应按照DA/T70的规定对接收的电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。

7.3.1.2对于检验合格的项目电子文件，电子档案管理系统应能够正确读取存档信息包，正确解析电

子文件实体及其元数据。

7.3.1.3对于检测不合格的项目电子文件，应由电子档案管理系统出具不合格报告，同时退回业务系

统再处理。

7.3.2编目

7.3.2.1鉴定归档后的存档信息包应以文件级档号编制其文件名，档号编制规则参照DA/T13。

7.3.2.2按照DA/T18的规定，对存档信息包进行编目，建立相应的项目电子档案目录数据。

7.3.2.3项目电子档案目录数据应与相应的存档信息包建立关联关系，保持一一对应。

7.3.3查询信息包及管理信息包生成

7.3.3.1提取存档信息包的相关内容数据生成查询信息包及管理信息包。

7.3.3.2查询信息包应以档号加“CX”编制其文件名，结构应符合附录D的规定。管理信息包应以档

号加“GL”编制其文件名。

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7.3.3.3查询信息包和管理信息包生成后，应与存档信息包一并存入电子档案库，管理信息包的项目

电子文件元数据部分的类别及要求应符合附录C的规定。管理数据类别及要求应符合附录E的表E.1

的规定。

7.3.4管理

7.3.4.1项目电子档案管理信息系统应按照GB/T18894规定实施，管理过程产生的元数据信息应存入

管理信息包。

7.3.4.2项目电子档案管理信息系统功能设计应符合GB/T39784的规定。

7.3.4.3应按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定，建立相应的安全防护

体系。

7.3.4.4应按照GB/T18894的规定，确定电子档案的存储要求。

7.3.5备份

应对项目电子档案进行定期备份，有条件的单位可采用异地异质备份。

7.3.6移交

7.3.6.1项目竣工验收后，建设单位应向运行管理单位、档案馆等相关单位办理项目电子档案移交。

7.3.6.2参照《电子档案移交与接收办法》和DA/T93的规定，移交项目电子档案目录与项目电子档

案时，同步移交相应的查询信息包和管理信息包。

7.3.7利用

7.3.7.1项目电子档案库中目录数据库及查询信息包中的内容，由各单位在其权限范围内根据需求提

供利用。

7.3.7.2项目电子档案应分级分类利用，采用必要的技术手段进行保护。

8系统建设要求

业务系统

8.1.1统一管理标准

系统应预置统一业务与文件协同管理标准，实现业务管理与文件管理以有序、高效、一体化的方式

开展，确保实现业务管理与文件管理有效协同，具体包括：

——系统应按照附录F，预置工程结构划分模板及建立统一的结构编码，并能够逐级引导创建工程

结构树，为电子文件的前端控制、保证业务活动的有序开展奠定基础；

——系统应按照6.2建立和维护文件分类，以便对电子文件进行系统、完整、有序的组织管理；

——系统应按照DBJT45/T029.1，预置统一业务标准用表，结合工程结构划分，建立工序与用表

对应关系，并提供表格填报指南及示例，实现工程划分业务体系与文件体系相关联，确保参

建单位业务数据填写、引用的统一、准确；

——系统应按照附录C的规定，预置元数据方案，为项目电子文件形成、流转过程中及时跟踪、

检查、记录相关元数据提供依据。

8.1.2系统过程控制

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系统应实现业务工作开展与文件形成、流转的有效协同，确保业务工作开展与文件过程控制的协同

管理，具体包括：

——系统应按照相关要求对岗位职责、工作任务进行划分，并能对各岗位工作情况进行汇总、统

计，实现任务到岗、责任到人；

——系统应按照相关要求能够自定义报验流程，并根据文件组成规则，自动组成文件，实现对文

件组成、流转的精准控制及业务工作流的控制；

——系统应采用经CA中心认证的电子签章产品，并支持电子签名图形化转化，保证电子文件签名

的有效性与合法性；

——系统应支持通过引用标准、规范值及表格数据，结合工程结构划分，按分部、分项、单位工

程自动生成质量等级评定文件，提升质量评定工作及相关文件形成的效率及准确性。

8.1.3系统文件固化

系统应支持通过格式转换的方式，将项目电子文件及其元数据封装,转换成PDF或OFD格式文件，并

支持以单份文件或复合文件的形式进行保存，形成存档信息包。

电子档案管理系统

8.2.1电子文件接收

系统宜具备电子文件检测接收功能，表2给出了具体的功能设置建议。

表2电子文件接收功能

序号功能设置选择建议

1能支持存档信息包的接收，并进行解析必选

2能支持电子文件的批量接收和零散接收必选

3能支持通过“四性检测”功能对存档信息包进行检测必选

4能支持存档信息包在接收、解析、存储过程中，信息包丢失、不被非法更改必选

5能向业务系统发送电子文件接收成功或失败的消息必选

能支持将解析后的电子文件及其元数据存储在指定位置，并维护电子文件及其元数据之间

6必选

的关系

7能在审计跟踪日志中，记录归档电子文件类型、归档时间、归档状态等信息必选

8应支持将PDF格式版式文件转换为OFD格式的功能必选

8.2.2电子文件登记

系统宜具备对电子文件进行登记的功能，支持电子文件数量的清点，并对电子文件赋予唯一标识符。

表3给出了具体的功能设置建议。

表3电子文件登记功能

序号功能设置选择建议

1能支持电子文件的批量登记、逐件登记、数量清点和核对功能必选

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表3电子文件登记功能（续）

序号功能设置选择建议

能支持在登记过程中赋予和确认电子文件的唯一标识，并将其作为元数据与该文件一起保

2必选

存

3能对登记进入的电子文件进行分类，确保接收的每一份电子文件都有类可归必选

4能支持在登记后进一步手动输入、完善相应的元数据必选

能支持授权用户登记文件关联，包括文件与组成文件的文档、组件及其他文件、文件类型

5必选

等之间的关联，并能够显示这些关联

能支持对登记成功的电子文件设置为不可修改或删除功能，除非根据处置方案销毁、移交

6必选

文件

8.2.3电子档案整理

8.2.3.1分类管理

系统宜具备对电子文件分类组织的管理功能，表4给出了具体的功能设置建议。

表4分类管理功能

序号功能设置选择建议

1能支持维护电子文件与其所属案卷、类及分类方案的关联必选

能支持将案卷、文件定位到分类方案中的不同位置，保证复合文件和组合文件关联保持不

2必选

变

能支持授权用户对电子文件重新分类，并输入重新分类原因，且作为元数据计入审计跟踪

3可选

日志

能支持授权用户涉及类的开放/关闭标记，并允许管理员或授权用户标记某类为关闭状态，

4必选

防止新类、新案卷或新文件增加到该类

8.2.3.2案卷立卷

系统可支持电子文件整理立卷功能，表5给出了具体的功能设置建议。

表5案卷立卷功能

序号功能设置选择建议

1能支持对电子文件立卷的功能，能支持预立卷、人工立卷等方式必选

2宜支持按照规则化的设置，自动立卷并排序可选

3能支持人工立卷，人工介入选择应立卷的文件，组成案卷，并对卷内文件进行排序必选

4能允许文件管理员预先设定案卷的题名规则，支持自动或半自动题名必选

5能支持案卷形成时，自动捕获案卷元数据必选

6能支持文件管理员或授权用户对案卷元数据进行人工添加、删除、修改必选

7能允许案卷继承类目元数据必选

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表5案卷立卷功能（续）

序号功能设置选择建议

8能支持文件管理员预先设定案卷的编号规则，对案卷进行编号必选

8.2.3.3案卷管理

系统宜具备电子案卷管理的功能，表6给出了具体的功能设置建议。

表6案卷管理功能

序号功能设置选择建议

1能将案卷设置与分类方案对应，在分类方案的最底层级下设案卷必选

2能依照规则支持自动或授权用户为创建的案卷设置唯一标识符与分类代码必选

能允许授权用户根据特定的规则关闭或打开案卷，允许已关闭的案卷，添加新文件后再次

3可选

关闭

能允许授权用户增加、删除、移动、合并、拆分案卷或对案卷重新归类，并能够对案卷的

4必选

元数据进行自动或手动调整，调整行为应记录在审计跟踪日志中

能支持自动记录案卷管理过程中的有关信息作为案卷元数据，如形成时间、开放/关闭时

5必选

间、保管期限、操作者等信息

6能保证案卷内各文件与其元数据之间的联系不被破坏必选

7能只允许授权用户删除空案卷，并记入审计跟踪日志必选

8能支持设置每卷文件数量，达到设置标准时，应能够自动关闭案卷必选

9能允许管理员或授权用户能够通过预定义的保管期限列表为类目、案卷分配保管期限必选

8.2.3.4档案编目

系统宜具备电子档案编目功能，表7给出了具体的功能设置建议。

表7档案编目功能

序号功能设置选择建议

1能支持电子档案目录库的自动生成，支持自动生成、人工补录档案著录项内容必选

2能具备电子档案目录数据库管理维护的功能必选

3能具备对电子档案目录数据与电子档案关联关系的检查、修正与维护功能可选

8.2.3.5档案入库

系统宜具备电子档案入库功能，并保存入库处理记录，表8给出了具体的功能设置建议。

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表8档案入库功能

序号功能设置选择建议

1具备拟入库的电子档案按照分库管理要求进行入库处理的功能必选

2电子档案入库前，系统能对电子档案进行“四性”检测，检测合格后，电子档案方可入库必选

3宜具备电子档案入库操作策略配置功能可选

应具备在电子档案入库后，反馈移交接收结果，并支持移交接收信息的浏览、查询和打印

4必选

的功能

5具备电子档案入库过程信息的管理和维护必选

8.2.4存储保管

8.2.4.1档案存储

系统宜具有电子档案存储功能，包括存储设备、存储格式及存储管理，表9给出了具体的功能设置

建议。

表9档案存储功能

序号功能设置选择建议

1存储介质要求参照GB/T29194中5.2.5.1的规定必选

2存储格式要求参照GB/T29194中5.2.5.2的规定必选

3能支持在线、离线存储，并配备相关的软硬件设备必选

4具备适当的存储规划以保证系统升级后电子档案的可用性与完整性必选

5能保证在系统升级、文件迁移或转换，介质更新时没有数据丢失或损坏必选

能提供有效的存储状态监控，当有效存储空间低于设定水平要求时，可提醒管理员采取必

6必选

要的措施

7能将有关的存储管理信息计入审计跟踪日志必选

8.2.4.2备份与恢复

系统宜具备电子档案备份与恢复功能，对备份与恢复提供管理支持，表10给出了具体的功能设置建

议。

表10备份与恢复功能

序号功能设置选择建议

1系统可支持GB/T29194中5.2.5.4的要求必选

2系统具备电子档案备份、恢复策略的配置与维护功能必选

8.2.5统计管理

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系统宜具备电子档案各类对象的管理，支持在统计指标、统计口径、统计发布方面的管理，表11

给出了具体的功能设置建议。

表11统计管理功能

序号功能设置选择建议

1具备报表管理功能，具体功能要求可执行GB/T29194中5.2.4.1的规定必选

2具备用于统计工作的基本指标，具体功能要求可执行GB/T29194中5.2.4.2的规定必选

3具备统计模板功能，具体功能要求可执行GB/T29194中5.2.4.3的规定可选

8.2.6检索利用

8.2.6.1检索

系统宜具备支持电子档案多条件检索、多检索对象及统计报告的功能，表12给出了具体的功能设置

建议。

表12电子档案检索功能

序号功能设置选择建议

1具备电子档案的查询、检索和访问的策略和权限控制功能必选

支持多种方式检索，如：

——分类检索、模糊检索、递进检索、多条件检索与固定字段检索；

——目录检索、全文检索；

2——跨类检索、跨卷检索；必选

——类目检索、文件检索、元数据检索；

——无条件检索、有条件检索；

——主题词检索、关键词检索

3宜提供统一的检索界面可选

检索对象可包括但不限于：

——用户权限范围内的资源对象及其元数据；

4必选

——案卷、文件、实体文件；

——检索对象处于在线、离线状态

5支持检索结果的导出功能必选

6检索模块支持与其他功能模块的继承，将其作为功能的入口，如利用、处置等可选

7支持查询统计报告功能必选

8支持多用户的并发检索必选

8.2.6.2利用

系统宜具备电子档案利用的功能，支持利用用途、利用权限的管理，表13给出了具体的功能设置建

议。

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表13利用功能

序号功能设置选择建议

1利用功能要求可执行GB/T39784中8.4的规定必选

2能支持利用审批流程的建立和实施必选

3具备对常用检索条件进行保存的功能可选

8.2.7鉴定处置

8.2.7.1功能配置

系统宜具备依据保管期限与处置表对电子档案的保管状态进行调整并及时做出处置决定，表14给出

了具体的功能设置建议。

表14鉴定处置配置功能

序号功能设置选择建议

1具备电子档案鉴定与处置进行策略配置的功能必选

2根据有关部门批准的保管期限与处置表来确定处置行为必选

可按卷对电子档案定义鉴定与处置，包括但不限于：

——移交；

3必选

——销毁；

——续存

支持实施对处置行为的各项管理和维护功能，包括：

——支持创处置行为；

4必选

——标识并存储处置行为；

——审查处置行为

具备定义和维护鉴定与处置行为触发的功能，可包括但不限于：

——时间触发，即当案卷件保管到期后触发预定的处置行为或处置工作流，并予以提示；

5——事件触发，当特定事件发生后触发处置行为，并允许文件管理员定义和管理时间列表；必选

——自定义触发事件，支持自动触发或人工干预触发；

——允许授权用户修改或重新定义保管期限、处置行为及其触发条件

6支持将鉴定与处置行为的修改、变更、删除信息等过程计入审计跟踪日志必选

7将所有处置行为的日期和其他细节作为处置对象的元数据予以记录必选

8.2.7.2鉴定与处置行为操作

系统宜具备电子档案的鉴定与处置操作，表15给出了具体的功能设置建议。

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表15鉴定与处置行为操作

序号功能设置选择建议

1具备进行鉴定与处置的自动提醒功能，提醒文件管理员对即将触发的行为做出回应必选

2支持人工触发与自动触发方式进行处置必选

3对于触发处置行为的文件，应支持以工作流方式设置处置程序可选

支持将案卷与其元数据提供与审查者，并支持审查者在审查的案卷的元数据中记录审查的

4必选

决定、原因、审查记录等

支持在审查完毕后，应允许文件管理员或授权用户：

5——标注需要移交、销毁、续存的案卷；必选

——不确定标准的为“再审查”

6在鉴定处置执行过程中应维护处置活动的持续性与安全性必选

7支持文件管理员或授权用户生成鉴定处置的工作报告必选

8.2.7.3移交

系统宜具备电子档案移交功能，表16给出了具体的功能设置建议。

表16电子档案移交功能

序号功能设置选择建议

1支持按照机构相应的移交程序的要求实现移交必选

2对于移交电子档案进行“四性”检测必选

3移交功能要求具体可执行GB/T29194中5.2.3.4的规定可选

8.2.7.4销毁

系统宜具备电子档案销毁功能，留存已销毁的电子档案的目录信息和销毁处理记录，表17给出了具

体的功能设置建议。

表17电子档案销毁功能

序号功能设置选择建议

支持按照销毁流程制定功能，支持销毁业务的申请、审批、实施销毁程序、按定格式生成

1必选

文件销毁清册等

2销毁功能要求可执行GB/T39784中9.3的规定可选

8.2.7.5续存

系统宜具备续存功能，具体功能要求可执行GB/T29194中5.2.3.6的规定。

8.2.8安全管理

8.2.8.1用户与权限管理

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DB45/TXXXX—XXXX

系统宜具备用户与权限管理的功能，保障授权用户在其权限范围内进行合法操作，表18给出了具体

的功能设置建议。

表18用户与权限管理功能

序号功能设置选择建议

支持多种用户角色的定义，并根据其用户角色分配相应的权限，系统管理员具全部用户角

1必选

色权限

2具备用户角色信息的管理功能，包括用户角色的新增、修改、删除、查看等功能必选

3宜具备对用户身份、系统和设备等进行安全认证的服务功能可选

4支持一人多岗、一岗多人、易岗易权的管理要求必选

5用户与权限管理功能可执行GB/T29194中5.3.1与5.3.2的规定必选

8.2.8.2审计跟踪与日志管理

系统宜具备审计跟踪日志功能，保留电子档案管理系统重要行为的记录，表19给出了具体的功能设

置建议。

表19审计跟踪功能与日志管理功能

序号功能设置选择建议

1支持记录关键业务过程信息，形成完备的系统运行日志必选

具备审计跟踪日志自动形成功能，并实施管理。系统日志应包括系统运行日志、用户操作

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