合同签订与履约管理制度

合同签订与履约管理制度1.前言为了规范和强化公司内部的合同签订与履约管理，保障合同的合法性和有效性，提高企业的合同管理水平，确保合同的履行和实施，特订立本《合同签订与履约管理制度》。2.适用范围本制度适用于我公司全部部门、各级管理人员及全部员工。凡和公司签订合同的一方（包含供应商、客户、合作伙伴等）也受本制度的管束。3.合同签订流程3.1合同立项任何一个部门在有心订立合同时，应先向本部门主管汇报，提出合同立项申请，并填写《合同立项申请表》。该申请表应包含以下内容：—合同类型及内容简介—合同估计金额—合同对象及联系方式—已预留的合同经费3.2审批流程合同审批流程应依次经过以下部门的审核和确认：1.部门主管审核并签字确认；2.财务部门审核合同经费，并签字确认；3.法务部门审核合同条款的合法性和风险，并提出看法；4.总经理审核并签字确认。合同的金额超出肯定范围的，还需要经过董事会或股东会的审批。3.3合同签订经过审核和审批的合同应由法务部门起草或批阅，由相关部门负责人代表公司与合同对方签订。签订合同时，应注意以下事项：—仅授权部门负责人和法务部门人员可签订合同；—应保存原始合同及双方签字的复印件，加盖公章并备案。4.合同履约管理4.1合同文件管理公司应建立合同档案管理系统，确保合同文件的存档和保管。具体要求如下：—檀卷管理：每个合同应编制檀卷，并标注清楚的案号、合同名称及起止日期；—存档要求：合同文件应密封、完好无损、易于查阅，并存放在防火、防水、防潮的安全地方；—文档备份：全部合同文件应定期进行电子备份，并存储在集中的网络文件服务器上。4.2履约过程管理各部门在履行合同过程中应遵守以下管理要求：—履约责任：各部门负责人应明确合同履行的责任和义务，并将其具体落实到相关员工；—履约计划：订立合理的履约计划，并提前预警可能影响履约进度和质量的风险；—履约监控：定期对合同履约进展进行监控和评估，及时发现和解决履约中的问题。4.3合同更改管理在合同履行过程中，如需更改合同内容或增补附加条款，应经过以下程序：1.合同更改申请：由提出更改需求的部门填写《合同更改申请表》，并提交部门主管审批；2.更改审批流程：经相关部门审核和确认，由总经理最终审批；3.更改通知：双方应及时以书面形式通知对方更改内容，并要求对方签署确认。5.合同风险管理5.1风险评估在签订合同前，应进行合同风险评估，包含但不限于以下方面：—合同条款的合法性和合规性；—合同金额和付款方式的风险；—合同履约进度和质量的风险。5.2风险防范在合同履约过程中，应采取以下措施来防范风险：—建立合同风险台账，记录和跟踪合同履约中的风险；—合同履约人员应具备相关的法律和合同知识，严格遵守合同商定；—若发现可能导致严重风险的情况，应及时向相关部门汇报，并寻求法务部门的看法；—如发生风险事件，应立刻采取措施进行修复，并及时通知合同对方，争取达成解决方案。6.合同争议解决6.1协商解决在合同履行过程中，如因合同解释、履行或违约等问题发生争议，双方应优先通过友好协商方式解决。6.2强制解决如协商无法解决争议，争议一方有权诉诸法律途径解决，但应遵守以下规定：—提交仲裁：双方商定的仲裁机构有权处理合同纠纷；—状态管辖：如涉及到国家利益或公司声誉的争议，可提交相关国家机关处理。7.制度执行与监督7.1执行责任本制度的执行责任如下：—部门主管负责本部门合同的审核、签署以及履约进度的监督和管理；—法务部门负责对合同的法律合规性进行审核，并为合同履约供应法律支持；—监察部门负责对合同的执行情况进行监督和检查，及时发现和矫正问题。7.2违规处理对于违反本制度和合同管理要求的行为，应依照公司相关规定进行严厉处理，