【浅析秘书在秘书工作中的桥梁作用7900字（论文）】

浅析秘书在秘书工作中的桥梁作用姓名专业摘要：公司秘书在领导中心工作，负责上下级的沟通。针对新形势，秘书要发挥纽带作用，架起桥梁，积极协调部门活动，主动沟通，把思想和工作目标结合起来，团结部门协调好工作，相得益彰，最大限度地利用内部资源，组建团队，加强组织活动。今天，随着社会的快速发展和交流的日益频繁，秘书的工作也越来越多样化。对于秘书来说，按时完成工作并每天协同工作非常重要。作为秘书，除了与工具和政策的协同作用外，秘书还必须保持与人的协同作用，即与经理、同事和部门外的人的协同作用。本文简要讨论和分析了秘书在秘书工作中的作用，强调了人与人、人与工具、人与政策之间的协同作用，以及一些重要的建议。关键词：秘书；办公；桥梁作用目录TOC\o"1-3"\h\u16822一、引言 126622二、相关概述 117052（一）秘书 126836（二）秘书工作 214502三、秘书桥梁的重要性 25037（一）发挥桥梁作用是秘书有效完成本职工作的前提 211602（二）发挥桥梁作用是秘书顺利推进文秘工作的保证 3422（三）发挥桥梁作用是秘书提升沟通协调能力的技巧 331890四、秘书办公中的桥梁作用的发挥问题 320746（一）工作协调桥梁作用发挥不当 415644（二）沟通工具桥梁作用发挥不当 420710（三）解读政策桥梁作用发挥不当 44149五、秘书办公中的桥梁作用的发挥策略 56704（一）人与人之间发挥桥梁作用 5155441.秘书与领导发挥桥梁作用 528572.秘书与本单位同事发挥桥梁作用 6223763.与本单位以外人员发挥桥梁作用 632491（二）人与工具发挥桥梁作用 72770（三）人与政策发挥桥梁作用 810812六、结论 925422参考文献： 10一、引言随着我国经济的不断发展和对外开放水平的不断加深，我们对秘书这一职业有了全新的定义和新的要求，尤其是秘书的职业意识和培训。学术界对秘书的角色和发展状况有了一些见解，其含义被定义为一个发展过程，当戏剧、电影等表演艺术的概念逐渐被引入社会心理学，秘书职业可以理解为观察和认识。秘书的角色是对秘书社会角色的感受和对其社会责任的理解。正确理解秘书的作用是做好秘书工作的初步保证和重要前提。发展的现状在某种程度上是由秘书人员的秘书意识的强弱决定的，西方经营者之所以有很强的秘书意识，是因为职业发展作为一个整体起着主导作用，这对于秘书处来说至关重要。培养秘书意识是一个重要的角色。在这方面，我国起步相对较晚，基本处于“起步”阶段。秘书在我国仍然是一个不受重视的职业，但秘书职业有着非常广阔的前景。随着改革开放的深入，秘书职业在我国受到重视，秘书活动程度不断提高并且职业培训逐步增加。二、相关概述（一）秘书秘书是首席执行官身边综合辅助人员和公职人员。他们的主要职责是支持决策、整体协调、信息、办文等主要职能，他们是首席执行官和领导者，他们是协助日常工作的专业人员。秘书是为办文，办会，办事，办信的新型办公型基础行政人才。秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和高级秘书。这有四层含义：一是体现不同层次的办公辅助，从低到高；二反映不同级别秘书的知识、经验和技能的差异；三是体现秘书的各项职责和所涉职务的比例；最后，反映了不同级别秘书的资历和薪酬的差异。说明秘书工作的基本性质是辅助，是工作运作过程中不可缺少的要求，是由秘书部门在系统中的地位决定的。由于秘书是日常与领导相处时间较多的人，除了充领导理与下属之间的沟通渠道外，还担负着领导管理有一定作用。世界首富比尔•盖茨的秘书——露宝，比尔•盖茨曾说过“微软的成功有她的一份功劳”。秘书们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断作出决定。所以秘书工作的做好是每个秘书专业义不容辞的责任，也是新世纪人才发展的迫切需要。（二）秘书工作秘书的职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题，展开地说分为以下几点：1.日常事务的管理：比如值班、日程管理、办公室管理、通信管理等。2.调查研究的工作：帮助领导搜集整理信息，为领导提供方案帮助其做选择决策。3.文书档案的管理：先准备各种文件，再准备提交各种文件；及时发送上级文件签收、回收和销毁某些文件；对一些比较重要文件进行收集管理和保密。4.各种场合的接待：基本是招待来访，普遍是会议接待，特别是上访接待。分为会议安排、会场布置开、会议服务、会议规则、会议文件处理等这是会议接待所需要做的事。上访接待旨在妥善处理来自各行各业的员工或客户的信件、来访和投诉。5.协调工作：协助部门负责人协调职称工作情况，到基层部门调研。其中包括协调上级、下级和同事之间的人际关系，协调许多新旧政策，协调部门、领域和工作场所等等。6.督导工作：是对领导交办批办工作的督促、检查，看其落实情况。7.行政工作：日常网络管理，定时接收文件；编制季度和年度工作计划、总结、报告、清算、批准等文件；招聘、培训教育、绩效考核、晋升、工资福利、各类保险、人口普查等类别的特殊待遇。8.其他事务：领导临时交办的，各种应急事务。秘书的职能是职责范围内所有活动提供的整体工作。这不仅适用于秘书做什么，也适用于秘书为什么这样做以及如何做，它是宏观的特征，上述秘书的各项职责，都表明了秘书作为公司“纽带”的重要作用。三、秘书桥梁的重要性（一）发挥桥梁作用是秘书有效完成本职工作的前提秘书的工作不仅广泛而且多样化，以完成这些任务，单靠秘书的贡献是不够的。“秘书工作固然有像撰写公文之类主要依靠个人力量完成的，但更多的是需要依靠群体合作完成，如会务工作、督查工作、信访工作、调研工作等等，如果合作不好，就很可能事倍功半；但如果合作得好，则可以事半功倍，最大限度地发挥每个人的潜力。”成为一名合格的秘书，有效地利用办公室进行工作协作，自然地协调沟通，共同做一件事，也是成功的先决条件。秘书高效地完成了他的工作。作为秘书，你很难独自承担这份工作。一个一直在工作的秘书永远不会实现自己的价值。毕竟，没有人是完美的，人类的知识和技能是有限的。与人合作协同进行有效的工作是必要的的，如果不与人协同合作可能就不能及时有效的领导提供有效的信息。协同办公是新时期秘书在社会各单位、部门附近提供的岗位质量要求。所以在当今快节奏的社会中，一个合格的秘书必须高效、准时地完成工作，有效的协作是前提。（二）发挥桥梁作用是秘书顺利推进文秘工作的保证作为领导的助手，秘书除了处理好文件管理、会议和办事的基本工作之外的日常工作，还要协同维护组织的正常运作。发挥作用促进各个领域的协调工作。在实际工作中，“领导者不可能事无巨细都去过问，大量的协调工作是由秘书和秘书部门去完成的。”做好秘书的工作，协助领导维持组织的正常运转，帮助实现组织的目标，秘书必须能够运用协同理论处理好内外部的关系。（三）发挥桥梁作用是秘书提升沟通协调能力的技巧了解作为桥梁的角色的秘书必须协调工作，同时他们也是协调的指挥者，但他们不能独自完成所有工作。严格来说，秘书代表管理层进行协调。如果将自己作为决策者，这将不可避免地产生角色错位的问题。秘书在联系上司并传达上司指示和意见时，不得擅自扩充或添加其认为与上司意见有关的材料。秘书需要清楚地了解他们与员工沟通的权力，最重要的是，他们的沟通和协调能力。人生活在生活中，处处都需要与人接触和交流，没有工作或职业发展的交流也无济于事。秘书们必须意识到提高沟通技巧的重要性，协调和使用有效的沟通方法来协调部门、员工和人之间的沟通，以达到最佳的工作。四、秘书办公中的桥梁作用的发挥问题（一）工作协调桥梁作用发挥不当一名秘书在需要同事的会计统计资料时对同事沟通语气不当，在口头沟通时说，“我正在为我的领导写年终总结，现在急着要这张表。你快点拿过来吧”会计同事听到这样的沟通很不高兴就说：“我们很忙。你可以自己过来。”案例中这位秘书因为语气不当，可能令其他人不悦，如果那位秘书换一种口气，请求对方给予支持帮助，情况会好很多。秘书作为领导与下属沟通的桥梁，与领导接触比普通人更具有自然优势，更容易滋生出一种恃宠而骄和傲慢的作风。把自己误认为是领导者，在分析和思考问题的时候，秘书容易改变自己的位置，把自己看成是领导者，站在领导者的高度，认为自己优于他人，这无疑会留下傲慢和无礼的深刻印象，也为秘书的沟通协调工作设下了障碍。（二）沟通工具桥梁作用发挥不当沟通既是人际的交流，也涉及组织之间的交流。进行人际沟通时秘书工作中最为常见的内容。秘书是上司通往各部门的桥梁，秘书需要把上司的指令和意见传达给各部门。那上司的指示落实得怎样？在落实过程中存在什么样的问题或阻力？这就需要秘书经常与各部门沟通，并把它们的意见和要求及时反馈给上司，以便上司及时调整或采取新的对策。秘书首先要了解主管的工作计划、思维和工作方法。只有这样，他才能将主管的指示及时、准确、完整地传达给员工或客户。但是，秘书需要与不同的部门和客户保持良好的关系，理解他们的想法，并把它们准确地汇报给上司。作为一座桥梁，秘书应能消除公司内部各种沟通屏障，让上司与各部门之间和部门与部门之间的沟通更顺畅更和谐。因此，沟通能力是秘书的基本技能之一。但是在，实际工作过程中，经常出现，秘书人员主观解读领导的决策意图，不能很好地向下属传达领导的决策，导致沟通工具桥梁作用发挥不当。（三）解读政策桥梁作用发挥不当秘书是领导工作和日常生活中的重要同事。久而久之，秘书不再是一个附庸的职位，而是一个重要的合作者，具备协助经理工作的技术技能，以及日常工作中的训练和谈判技巧。管理者在工作和日常生活中会面临诸多挑战，秘书是第一个跟随他们的员工。领导就一系列问题与秘书协商。检查工作测试数据，相关的专业概念也将是领导咨询的问题。如果在此过程中，秘书对于相关政策了解不清，容易导致领导作出错误决策，让公司蒙受重大损失。五、秘书办公中的桥梁作用的发挥策略（一）人与人之间发挥桥梁作用1.秘书与领导发挥桥梁作用（1）适时选择恰当的时间。同样的话，在不同的时间对领导说，效果会截然不同：在领导紧张工作时、当领导正焦急时、当领导正盛怒或者情绪低落，都不是沟通的好时机。一般来说，与领导最佳的谈话时机，是在领导心情舒畅、精神饱满时。人的心境不一样，对外界信息的接受程度也不一样，所以秘书要选择上司心情好的时候去和他沟通。比如说上司取得了荣誉，大型项目有了进展，上司又添置了一处新房等。此外，场合不同，人的心理和情绪往往不同。例如，庄重的场合说话不能太随便，同时还要注意说话的语气、语调；如果场合是喜庆的，说话就可以欢快一些。当然，秘书还要学会判断和领导关系的亲密度，如果和领导的关系不是很亲密，就更不能太随便了。（2）适地沟通空间的选择也与沟通的实施效果有关，适当的会话场合需要根据会话内容而定。在办公室里可以选择一个更正式和严肃的交流场所，这样双方就可以作为角色进行交流。然而，秘书在非正式场合应更多地利用其非职务地位与领导交谈，以缩短心理距离，使沟通气氛更为轻松，减轻所承受的心理负担。此时，沟通效果可能会更好，特别要指出的是，要避免在公共场合或陌生人面前向领导提出秘书的建议，这会使领导感到尴尬，甚至使领导以保持面子而固执己见，不听取不同意见。（3）适人秘书在与领导沟通时，应根据领导的不同情况，采取不同的沟通方式方法。例如，面对具有高度文化修养、心胸开阔、能够容纳不同意见的领导时，秘书需要保持开朗大方，主动与领导交谈；面对气量小、易怒的领导，应采取更加谨慎的沟通方式，照顾领导的权威感。（4）适言一个人的决定不仅包含他的知识和智慧，还包含他的尊严和自信。一般来说，报告工作或提问时不必咬文嚼字，但向领导提出建议时，应注意时机、地点、时间和语言的选择。说话要真诚，自然，语调要平衡。决不应该直截了当、傲慢自大、胆大妄为，因为一旦一个领导者觉得他的自尊受到伤害，就很难平静地倾听。2.秘书与本单位同事发挥桥梁作用秘书不仅要与领导保持良好的协同关系，还要与同事保持合作关系。最重要的是，要善于发现自己的错误和缺点，学会肯定他人的优点，真诚表扬和鼓励他人，经常向他人表达感激之情。以诚待人，尊重他人，以爱心与人交往，学会关心他人。此外，我们要信守承诺，言出必行，不说陈词滥调，尽最大努力向他人承诺。秘书要积极参加部门的联合活动，以增进秘书与同事之间的感情，促进共同凝聚力，形成共同意识。定期与同事保持联系，而不是在需要时相互提醒。今天的网络发达，不能像过去那样不方便。在一些节日，你可以通过短信、传真、电子邮件等方式发送祝福，并愿意投资于人际关系。只有这样，才能让别人感受到你的真诚，并获得所有的信任和支持。面对别人的批评是，善意的批评要虚心接受，学会感恩。第二，要勇于为自己的错误承担责任，不为自己的错误道歉，永不放弃责任。总之，秘书应该对未来充满信心，以积极的态度看待生活，享受过程，享受人际关系中的人际交往。秘书要经常沟通，秘书不仅要和同事相处的很好，还要帮助其他同事和睦相处。由于办公室工作的特殊性，他们成为最接近经理的人，经常发布一些文件，甚至组织工作。如果这个过程中的秘书没有与下级员工保持良好的沟通，这将直接影响下级员工的积极性，同时也会影响工作的效率和质量。因此，与最新员工的良好沟通对于办公室未来的发展非常重要。秘书与下级员工沟通时，平等应该是最重要的，让员工觉得他们之间是一种合作关系，只是在工作中占据不同的位置。下级员工的错误也必须宽容对待。此外，秘书在与下级员工打交道时，不仅要关心他们的工作，还要关注他们的家庭情况、日常生活、性格、爱好和兴趣，以及除了工作和做的其他事情，从而提高员工的工作积极性和工作的效率。3.与本单位以外人员发挥桥梁作用作为秘书，人际沟通在工作中非常重要。作为一个社会有机体，人类互动是必不可少的，它也必须协同工作并与其他实体竞争。秘书在单位之间的沟通中发挥着重要作用。首先，秘书必须准确、快速、满意地收集相关信息，为科学的管理决策铺平道路。只有对对方有全面、完整的了解，管理者才能做出适当有效的决策。此外，秘书也要做好协调工作。每个单位机会均等，竞争必须公平。为避免不必要的问题，秘书应帮助经理与竞争对手打交道。当管理层之间的沟通薄弱时，就会出现误解和冲突，从而导致合作关系破裂。秘书要善于沟通，帮助领导了解彼此的情况，避免因对情况了解不完善而出现问题。如果有问题，要及时向老板汇报，注意别人的动态，不可疏忽大意。出现问题时，慢慢处理。许多意想不到的事情发生了，秘书必须做好应变的准备，能够应对任何意外。当情况超出你的预期时，要学会适应变化，尽力从被动转为主动，快速适应新的情况。如有必要，可以以一种微妙、灵活甚至幽默的方式回避某些话题，以缓和情绪，改变趋势。在现代管理中，需要不同利益相关者之间的合作才能获得最大的利益。但是，随着治理因素的增多和变化速度的加快，合作过程中不可避免地会出现很多问题和冲突。没有及时的适应和整合，伙伴关系就会破裂，跨学科的伙伴关系就会失衡甚至破裂。秘书应始终保持警惕，并能够仔细识别问题。对于常见的问题，秘书可以主动解决，避免出现重大问题；对于更严重的事情，秘书首先要协调处理，避免事态升级，然后专门通知领导，服从领导的任命，立即采取行动，立即解决问题。（二）人与工具发挥桥梁作用在社会环境竞争越来越激烈的情况下，传统办公室对人力资源的依赖度很高，这是非常不合适的。人工办公模式不仅给人们带来很多不便，而且大大降低了办公效率，明显落后。不能适应现代社会的发展需要。随着办公领域的新创新，办公自动化在大型组织和部门中变得非常普遍，并对办公室运营产生了重大影响，导致办公室向更高效的办公空间过渡。办公自动化主要利用计算机技术、通讯技术和先进的办公设备进行操作。例如，办公打印机、复印机、扫描仪、电话、传真机等拥有所有办公自动化程序。计算机具有强大的信息处理能力，可以高效、准确地处理信息，从而在一定程度上提高办公效率和质量。办公自动化具有以下主要优势：1.秘书在办公室收集、处理、加工和传播大量信息。传统的采集方法复杂繁琐，工作量异常繁重，信息更新率非常高。如果不能按时接收和发送，最重要的信息将随着时间的推移而失去价值。自信息全球化以来，收集信息的方法变得先进多样。员工可以通过电脑、互联网、手机、报纸、广播等媒体收集信息，快速获取所需信息。2.秘书在工作期间必须处理一些文件。示例包括有关文件、通信、声明、决议和法令、手稿等的信息进行处理。通过办公室的自动化技术的传播，秘书可以使用计算机处理文字，在搜索、分析和修改文字时使用计算机处理和存储。3.秘书最重要的职责之一是组织、管理和保存机密文件。随着办公室的办公自动化，秘书将电子文件放在电脑上，文件管理大大提高了工作效率，甚至在一定程度上提高了工作质量。4.一个组织单位中免不了很多的会议和日程安排。“在实现办公室自动化后，可以实现时间管理现代化。因为电子日程表和电子备忘录可以在两分钟之内安排好一个在平时需要七十分钟方能安排好的会议。”此外，备忘录对于提醒人们提早参加会议也很重要，这样他们就不会忘记或迟到。同时，与计算机相关的应用也可以帮助人们科学地共享会议室、办公设备等服务设备。（三）人与政策发挥桥梁作用组织的动态和成功增长是系统限制的一个组成部分。这同样适用于秘书的工作。执行主任协调的政策应包括机构运作所需的所有规则和条例。秘书首先要遵纪守法，培养政策意识，为管理决策奠定坚实的基础。做一个好的助理和员工顾问，不做违法的事。其次，秘书还必须遵守教职员工的规章制度。秘书必须遵守部门内的人道主义规则。秘书应收到有关部门内的对于规章制度的意见和评论。及时向领导反馈有助于领导做出正确的改变。为协助领导决策，秘书必须提前进行调研，并向导师提出符合国家法律和院系规章制度的方案。不要盲目听从领导的话，忽视政治，政治必须先行，否则后果不堪设想。首先，一个合格的秘书必须有强烈的政治意志，与政治保持一致，以身作则，为组织顺利运作创造良好的内部环境。“依法治国”历来是我们国家的重中之重，作为现代的