4.3收文办理 课件

模块四文书拟写与处理盖文章，经国之大业，不朽之盛事

——曹丕在现代社会里，光靠口说是不够的，处处需要动笔写。动笔写文章应该是人人必须具备的一种技能。

——叶圣陶职场名言素质培养目标教学模式教学形式1.领悟秘书办文工作的独特性，培养细致严谨的工作态度2.

理解秘书办文工作的艰辛，培养吃苦耐劳的精神

3.能自觉培养阅读的习惯，注重资料的收集，勤于写作，养成高效的作风行动导向，项目实施。1.

实例演练2.情境模拟3.课外调研1.运用职场典型案例指导学生拟写和处理文书;2.在文书报写的基础上，组织学生模权文书处理情境3.开展课外调研，收集职场文书报写和处理材料4.运用现代办公设备，开展文书拟写与处理训练文书拟写与处理是秘书的重要工作职责，本模块紧密结合现代企业秘书从事文书拟写与处理的工作内容，运用案例分析、实例演练、角色扮演、情境模拟等教学方法，指导学生正确认知秘书办文的内容、特点和要求，掌握常用文书的写作技巧和方法，熟知收发文处理的程序和操作要求，掌握文档管理的方法和技能。通过本模块的学习，学生能够运用文书拟写与处理的知识和方法，把办文和办事、办会相结合，有效处理秘书工作。知识能力目标1.准确认知文书工作的内容、特点和要求2.熟练掌握文书拟写的技巧和方法3.能够运用文书处理的知识做好收文办理和发文办理工作4.熟练掌握文档管理的方法和技能模块导读项目/PROJECT办文认知文书拟写收文办理发文办理文档管理综合实训收文办理03一、能够掌握文书审查的内容与要求二、掌握文书传阅的含义、方法与要求三、掌握文书注办的含义、内容与要求学习目标案例导入案例1：秘书应该如何初审文书正方光电科技有限公司林秘书收到下属分公司的一份文件，林秘书审查时看到这份文件的标题是“关于修建仓库下水道的报告”，内容主要是：分公司需要修建仓库的下水道，因为该公司的仓库是公司唯一储存产品的仓库，由于周边新建高楼导致仓库地势低洼，仓库积水情况严重，以致仓储物品霉变，损失情况严重。请求同意修建下水道，并请拨修建下水道的经费。林秘书看出这份文件应该是请示而不是报告，于是立即与下属分公司沟通，指出文件存在的问题，要求修改后再上报。1．分析案例1中的林秘书初审文书为什么会及时发现问题？从中领悟秘书人员初审文书时要注意哪些方面。2．案例2中的秘书小胡在负责文件传阅时存在哪些问题？从中认知并领悟秘书在收文处理过程中如何做好文件传阅工作。案例讨论案例2：传阅的文件怎么找不到了正方光电科技有限公司行政部接到上级单位的一份“关于加强安全生产工作的通知”，行政部经理批示，要求公司后勤部、物流部、保卫部协助落实加强安全生产工作。行政部秘书小胡先将文件交后勤部负责人阅，并让其阅后交给物流部负责人。物流部负责人阅毕，将文件转交保卫部负责人时，由于保卫部负责人外出参加会议，便把文件转交该部门的小张，让他保管并转交保卫部负责人。过了几天，行政部经理询问秘书小胡关于安全生产工作的文件传阅情况，秘书小胡急忙查询文件的传阅情况，却找不到文件了。主要程序签收登记初审承办传阅催办答复具体要求签收收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。签字清点检查并确认无误后，收发人员在对方的送文薄或发文通知单，或文件投递单上签署收件人姓名和收到日期。收发人员对收到的文件应按收文部门分门别类，及时送达各部门，对急件要随到随转。03检查检查所收文件与封套上注明的收文单位、收件人是否与本单位相符；二要检查封套编号与送文簿或发文通知单或文书投递单的登记是否相符；三要检查封套、文书包装是否有破损、开封等情况。如发现有错送误投的则不签收，应及时退回或转投；如发现有破损、开封等现象应立即追查原因，确认里面文件没有受损、缺页和泄漏后，才可签字，并应在备注栏内简要写明情况。02清点认真清点、核对所收文件的件数，文书数量要与对方的送文簿或随文书附寄来的发文通知单或文书投递单上的件数一致。如发现数量不一致，可暂不签收，等查明原因，使文件数量相符后再签字。01登记对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。由单位秘书人员对收发人员送来的文件启封并做进一步检查清点后进行登记。簿册式使用装订成册的专用登记簿,将每一个登记的项目列于表头，将每一份文书顺次登录于表格的每一栏中。簿册式形式简单，适用于文书数量不多的小型单位，登记的优点是容易保存，适宜按时间顺序进行登记。联单式分为两联单、三联单、四联单，每一联的上半部分登记文书的基本内容，下半部分按不同需要设计不同栏目内容。如两联单有文件分送单和文件处理单；三联单增加了文件传阅单；四联单又增加文件催办单。卡片式卡片式为单张卡片登记一份文书，通常设计为“文件处理单”的形式，适用于文书数量适中的单位。优点是能适应使用和管理文书的需要，在卡片盒里灵活地进行分类排列。初审1、确认来文的主送和抄送单位2、确认文件性质3、确认承办人4、确认文件的密级和急缓程度秘书人员对公文进行初审后，对来文应由哪位领导审批,哪一部门承办,以及承办过程中可能涉及到的事项提出初步处理意见，供领导批办时参考。承办单位有关部门或有关人员对应办复的文件根据领导批办意见进行具体办理的工作,是文件处理中的关键环节,是具体解决问题的阶段。承办要讲求效率,分清主次先后,有条不紊,并落实责任到人03事关全局、内容重要的文书，应先送秘书部门负责人，经确定拟办后，再根据拟办意见分发与处理文书02事务性文件及承办对象和承办要求明确的文书，可直接将文书分送到有关业务部门0104阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送05批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理06需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门07紧急公文应当明确办理时限传阅分送传阅集中传阅设立阅文室这种传阅办法是由秘书部门负责文件处理的秘书人员和专职负责传阅的人员,将需要传阅的文件直接送给应阅人员。这种传阅办法就是利用单位领导集中学习或开会的机会将紧急而又简短的传阅件集中传阅。在有条件的单位,应建立机要阅文室,由秘书人员管理,有关应阅人员应尽量到阅文室阅读文件。阅文后也应在传阅单上签名,便于管理人员掌握,防止漏阅。传阅即有关人员在工作职责范围内传递阅读文件。在文件处理工作中占有很重要的地位，成为领导处理事务,互通信息的一种有效方式。催办01020304健全催办工作制度建立健全催办工作制度,落实责任制,从制度上保证催办工作的顺利进行,做到逐级负责,事事有人管,件件有人办,使催办工作落到实处。加强催办检查工作定期对催办的文件检查，尚未办完的文件加强催办,催办检查情况及问题向主管领导汇报。要做到件件有着落,事事有回音,防止漏办。催办文件要有登记对需要催办的文件应当单独进行登记,通过登记,做到心中有数,便于催办,避免遗忘。催办工作汇报及时秘书人员要经常向主管领导汇报催办情况,对催而不办的现象要及时汇报,取得领导的指示,必要时领导要亲自催办。在需要办复文件的承办过程中的督促检查工作。秘书部门要及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。办复无论采用哪种形式,都要将答复意见和办复情况在《文件处理单》上注明,并在《文件催办登记簿》上作记载以备查用.复印领导批示有些下级来文领导批示了具体的处理意见,就不需要再行办理.这时就可以将领导的批示直接复印后发送来文机关,以减少程序,提高办事效率。03口头答复对于下级单位来文请示的比较简单的问题,或者不同意来文所请示的问题,可以不必行文,而以口头方式答复。02函复函复即用行文的形式答复。01统筹安排有些请示性文件,不能来一件复一件,需要从单位或部门的全局进行统筹考虑。05就地处理有些比较复杂的问题,需要承办人或承办部门负责人出面带着审定的处理方案前往来文机关就地研究解决问题,传达处理意见。04答复06文件办理作为文秘工作的重要组成部分，工作的好坏直接体现文秘部门为领导服务的层次和水平，反映出文秘干部的素质和形象。如何提高文件办理的质量和效率，既做到快速、准确，又切实让服务对象满意，需要每名文秘干部在努力工作之余，积极的探索和思考。文件办理0104020503前期准备要严谨细致对经手办理的文件，要在办理前仔细检查。做到“五看”备注：“五看”：一看打印是否清晰，报面是否整洁；二看页码顺序有无颠倒，有无漏页、白页、倾斜页；三看文件的紧急程度和文件的具体内容；四看文件隐含信息，对于领导在批示过程中可能需要询问的内容，；五看文件处理笺填写是否准确规范，对报文内容描述是否简明准确。呈报拟办要超前主动拟办意见的批写作为文件办理过程中的关键一步，其重要性非常突出。呈报阅示要讲求方法好的工作方式和机制是提高工作质量和服务水平的基础和保证。落实批示要注重实效文件批办后，要认真研究领导的批办意见，做好批示意见的传达工作。推进工作要规范守纪文件办理直接面对领导，是宣传推动文秘工作、体现文秘干部精神风貌的良机，掌握服务的基本礼仪很有必要。秘书如何做好文件办理工作一、夯实基础，严谨规范地做好文件的登记工作文书处理要坚持集中统一管理的原则，这就要求文书人员一定要严把收文关口，认真做好文件的签收登记工作。正确的做法一是指定专人，二是及时登记。二、把握领导批示，科学有效地做好文件的传阅工作为便于领导更好地批示，文书人员要根据实际情况需要做好文件的分类叠放工作。在传阅文件的过程中，要随时做好文件流转的登记工作，便于领导在文件运转期间随时调阅。三、讲究时效，灵活多样地做好文件的催办工作公文在传递、办理过程中，都有明确严格的时效要求。“及时”是确保公文处理工作时效性的基本前提。浅谈如何提高机关公文处理水平公文处理工作是机关实现职能、处理工作的重要形式和手段，它的工作量大、面广、头绪多，稍有不慎就会出现纰漏。如何提高机关的公文处理水平，笔者认为应从以下五个方面做好工作。四、严细认真，善始善终地做好文件存放和归档工作公文办完后，文书人员要把这些文件有序地存放，也可把一些重要的文件归类存放。五、严守保密制度，认真做好文件的安全保密工作文书人员是涉密文件的直接接触者，必须牢固树立保密观念，时刻注意并经常检查自身的言行，办理好、保护好自己每一份涉密文件，确保安全保密。浅谈如何提高机关公文处理水平39总结：总之，提高公文处理水平，需要在实践中不断地摸索，要多总结、多锻炼，做到腿勤、手勤、脑勤，要有强烈的责任感和事业心，任何一点随意性，任何一点主观臆断，任何一点粗心大意，都可能会造成失误，甚至会给企业造成重大损失。公文处理水平的高低既是对文书人员素质和能力的一种考验，又是对公文处理精益求精的