某酒店集团财务系统管理办法范本

国际酒店管理（集团）有限公司页总则为加强酒店的财务管理管控，建立科学的会计工作程序，正确行使会计人员的职权，按照《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国企业会计制度》，结合集团公司《财务系统管理管控办法》制订本财务管理管控制度，酒店集团本部及下属各酒店必须遵守。酒店集团财务管理管控部在集团财务副总裁的直接领导和在集团财务管理管控中心的指导下对该办法的执行情况进行监督、管理管控。财务管理管控制度财务相关计划管理管控根据集团总部和酒店集团对酒店经营目标的要求，在酒店总经理的领导下对市场及酒店经营情况调查分析的基础上，提出酒店全年经营相关计划大纲；各部门根据经营相关计划大纲编制各自的经营相关计划，经酒店管理管控班子集体讨论通过报酒店集团，集团总部审批后，由酒店财务部汇总编制酒店财务相关计划。酒店财务相关计划主要包括经营相关计划，资本性支出相关计划，现金收支相关计划，外汇收支相关计划，还本付息相关计划，人员编制和工时利用相关计划等。经营相关计划的制订，要以集团总部和酒店集团的管理管控目标为依据，以市场客源、价格等方面的变化和在上年费用支出的水平为基础，结合物价上升指数并考虑酒店经营支出的水平，在酒店总经理的领导下，通过市场营销部、房务部、餐饮部、人力资源部和财务部集体讨论确定。资本支出相关计划的制订，要根据酒店实际情况和工程部专业人员提出的维修改造相关计划以及各部门提出的设备购置相关计划，由财务部汇总编制。财务部根据集团总部和酒店集团的指示，按照相关计划的现金需要数量，编制成表后报酒店集团与集团总部批准。现金收支相关计划的制订，要根据经营相关计划，资本性支出相关计划，还本付息相关计划，外汇收支相关计划等由财务部编制，报酒店总经理送酒店集团和集团总部批准。下年度的经营相关计划编制时间在每年10-11月完成。财务相关计划报集团总部和酒店集团批准后，由酒店管理管控班子委托财务部将相关计划指标下达到各个部门。酒店管理管控班子将按周、按月考核相关计划完成的情况，并根据市场经营预测的情况，不断地调整周、月、年的相关计划。在财务相关计划执行过程中，按时间划分成年度相关计划、三个月预测相关计划和本月调整相关计划。为保证支付的合理性、经济性，在资本支出相关计划超过规定标准时要报酒店集团和集团总部批准；酒店财务部要按财务相关计划审批每一笔支出，对没有列入相关计划的临时急需开支，则需根据情况报酒店集团或集团总部批准。会计核算原则酒店的会计核算工作是根据中国的有关法律、法规、条例的有关规定制订酒店会计制度和核算程序。会计年度按公历年度每年1月1日起至12月31日止确定。会计核算采用“权责发生制”。会计记帐采用借贷记帐法。酒店的会计凭证、会计账簿、会计报表等各种会计记录都必须根据实际发生的经营业务进行登记，要求手续完备，合适的内容完整、准确、及时。会计的一切自制凭证、帐簿、报表均用中英文书写。记账本位币为人民币。记账汇率以国家公布的牌价为基础，年终以人民银行年末外汇牌价进行调整。固定资产折旧采用直线法，按固定资产原值的3%计提残值；开办费按财务制度在开业当月一次性摊完，其他递延费用采用平均摊销法。第三节资金管理管控规定流动资金管理管控流动资金的管理管控原则是既要保证酒店营业所需的资金，又要加快资金周转。流动资金管理管控的依据是按酒店管理管控班子报酒店集团批准的现金流量相关计划表执行。要加强流动资金管理管控，严格审查各项库存占用的资金，应收结算款占用的资金。要责成信贷部定期核对，及时催收应收款项，合理安排应付款的支付，及时归还贷款及上缴各种款项。各酒店的流动资金由酒店集团根据集团总部的要求进行统一调动。固定资金管理管控酒店固定资金主要是银行存款。按酒店规定，营业收入的3.5%作为提取预算大维修费用，主要用做各项固定资产的维修、改造；在当年未支用的部份，年终还要冲减费用，调整损益。凡已经列入并被集团总部批准的资本性支出相关计划的相关项目，必须向酒店集团申报，批准后实施，所需资金由集团总部统一拨款。现金管理管控酒店现金管理管控采用备用金制度。1.1根据经营情况，向各收款处和总出纳等有关部门配备一定数量的备用金。1.2备用金金额的核定是根据每天现金的平均支出量，按三天的用量进行核定。核定出的备用金由各使用部门填制备用金申请表，按规定批准后，从银行提款。1.3.财务部财务经理、日审主管、夜审主管及审计员定期检查备用金的使用情况，核对备用金的金额，并填制备用金核查情况表，说明检查结果，对于核查出的长短款，要说明原因提出处理意见，报财务总监批准。1.4.酒店支付500元以下（含500元）的款项都要通过使用总出纳备用金来支付，因此，总出纳备用金要根据支出情况随时补充。酒店支付500元以上的款项都要通过支票或银行转帐支付，具体见第十五条.3.点。总出纳申请补充备用金，要填制备用金补充申请表，并将有关零星支出凭证及原始发票附在申请表后，送应付款主管逐一审核后，填写支票申请，报酒店财务负责人审批后，从银行提款补足备用金。对于从营业收入中取得的现金、转帐支票、信用卡等，由总出纳进行清点，并编制总出纳收入表，每日送存银行，任何人不得从营业收入中坐支现金。对于酒店使用转账支票付款的管理管控3.1.由使用部门填写支票申请，由总会计师根据所附采购订单或其它有关明细单证审批，由应付会计填写支票后，再送酒店财务负责人签字，送酒店总经理签字批准。3.2.支票领取者，需在应付款的支票登记簿和支票根上签字后，方可领用。3.3.凡领用后的支票要在7天内将发票送回应付会计，并注销登记。超过一个月未回的支票，由酒店财务负责人督促回收。每月定期编制月度现金流量表4.1.财务负责人根据现金流量表来安排日常财务收支相关计划。4.2.酒店应按现金流量表，按时计提酒店资金（利润）。4.3.酒店对工程款的支付要按相关计划和有关报批手续进行。4.4.现金流量表按月编制，每月都要修正现金收支相关计划，使酒店在现金日常管理管控中能按相关计划进行。付款审批管理管控合同合约付款审批合同合约请款规定：（1）由合同合约跟踪人负责请款，填写付款审批表，并附上盖有《请款专用章》的合同合约复印件和其它附件。（2）所有以酒店名义签订的合同合约，无论合同合约跟踪人为酒店或酒店集团职能部门须先经签订合同合约的酒店财务部审核，登记。合同合约付款审批职责：由合同合约跟踪人、各级审核审批人各负其责。不同付款合适的内容附有不同付款依据，由不同审批人或职能部门审核和审批，明确各自的审核合适的内容及范围，各条线把关。财务部对付款审核实行二级负责，属于酒店审核权限的付款审核由酒店会计进行一级审核，酒店财务负责人进行二级审核；属于酒店集团审核权限的付款由酒店财务部进行一级审核，酒店集团财务管理管控部进行二级审核。合同合约付款审批权限：20万元以下款项最后审批人为酒店集团财务管理管控部负责人、总经理；20万元以上月资金相关计划内和月资金相关计划外的最后审批人为集团财务副总裁（超过500万元由总裁/董事局加签）。非合同合约付款审批行政费用付款审批审批职责，同合同合约付款审批职责；审批权限：2.1酒店行政费用开支最后审批人为酒店财务部经理、酒店总经理；2.2酒店集团总部各部门行政费用开支最后审批人为酒店集团财务管理管控部负责人、酒店集团总经理；2.3酒店集团总经理费用的开支由集团财务副总裁或其指定负责人审批，并由指定人员审核。行政费用外付款审批：审批职责：同合同合约付款审批职责；审批权限：2.12万元元以下最后审批人为酒店第一负责人；2.22万元至10万元（含10万元）最后审批人为酒店集团财务负责人，酒店集团老总；2.310万元以上月资金相关计划内和资金相关计划外的最后审批人为集团财务副总裁（超过500万元由总裁/董事局加签）。付款集中会审办法：酒店集团职能部门和酒店集团老总对付款的审批采取每周两次集中会审制。第五节外汇管理管控规定严格执行国家外汇管理管控的各项制度和规定。1994年1月1日国家外汇管理管控局宣布取消官方外汇牌价，酒店以中国人民银行每天发布市场外币对人民币的兑换价格作为基础，以中国银行外汇牌价作为兑换外币的价格，外国客人支付给酒店的现钞一律通过“外币兑换处”兑换成人民币予以结算。客人使用外币信用卡付款时，应将信用卡直接从银行购买外汇并存入外汇现汇户，也可以根据需要直接存入人民币帐户。从异地或境外汇入的外汇可直接进入外币现汇户，其它托收的外汇支票、汇票等可在托收后存入外汇现汇户。严格按国家规定控制外汇现汇户的支出，外币不足时可向外汇管理管控局申请，批准后向银行购买。对外采购时必须严格控制，每笔汇款必须经过酒店管理管控班子批准报酒店集团审批后方可汇出。若外汇管理管控班子另有规定时，则按规定办理。建立严格的往来款项记录，对于以外币应收国外的款项，应及时记帐；同时建立外币铺助登记帐，以便更好地核对、结算。对外币业务产生的汇兑损益，按国家有关规定进行账务处理，及时列入当期损益。酒店外币兑换从银行购买水单后，立即登记并妥善保管，使用过的水单，要及时注销号码，每天外币兑换处管理管控人员必须对水单进行审核。使用过的水单定期打捆，送财务部档案库保存。酒店按政府各部门对外汇管理管控要求，及时、准确地填写各种外汇报表。对外汇的收入、支出、结存的各项数字按报表要求的口径逐一填报。对酒店内部各级外汇报表中的收、支情况，要分析具体情况，剔除外汇在内部结算的因素，避免外汇收支的重复相关计划。外汇的稽核主要对《外汇管理管控暂行条例》和《外汇管理管控施行细则》执行情况的稽核；对各有关外汇业务记录完整性、合法性，以及外汇帐户核算的准确性进行稽核。杜绝套汇、逃汇现象。日常稽核工作由财务部经理负责督导执行。台账的管理管控为加强酒店的资产管理管控，防止资产的流失，各相关部门的相应岗位均设台账。各相应岗位根据合同合约费用、物资的具体情况设置台账。台账分合同合约台账、费用台账和物资台账。合同合约台账按合同合约类别、合同合约会签、合同合约请付款时间、合同合约金额等设立明细相关项目；费用台账按费用明细设立相关项目；物资台账按物资的品种、规格、单价、数量、金额等设立明细相关项目。各相应岗位针对不同的台账要求逐日逐笔详细登记每一份合同合约、每一笔费用支出、每一项物资进出，随时核对帐实是否相符，做到“日清月结”。各相应岗位在登记台账的过程中如发现帐实不符的情况，应及时查明原因，并将差异情况及时上报部门负责人和财务部，并按相关制度办理。每月月末对台账做出汇总表，便于进行总量控制，对合同合约、费用、物资的使用进行核算和监督。成本费用的管理管控成本费用是指酒店在经营过程中发生的各项物料、原材料消耗，人工报酬或其它耗费。根据管理管控班子与国家财会制度的有关规定，酒店制订了成本及费用相关项目，并按客房、餐饮、商场、电话、洗衣、商务、健身、美容等营业部门和其它非经营部门分别进行成本费用的核算及考核管理管控。酒店成本主要指餐饮成本和商品成本。餐饮成本主要指食品饮品的原材料、辅料的进价加运输、关税等费用的成本；商品成本主要指商品进价加有关费用。费用的核算与控制营业费用，主要是客房、餐饮、商场等经营部门发生的直接费用，是各部门可直接控制的费用；行政费用，主要是行政管理管控费、市场费、能源及维修费用，是不能直接计入各个部门的费用；非经营费用，主要是折旧费、大修费、集团总部费、土地使用费、房产税、保险费、汇兑损益、利息等费用，是管理管控者无法直接控制的费用。对于第二类行政管理管控费用，由各职能部门进行控制，按照预算相关计划进行考核。成本费用核算原则依据权责发生制原则，以权责发生的时间作为会计确认的基础，同时，收入与其相关的成本费用要相互配比，以正确核算各期损益。成本费用发生时，要按实际成本计价。合理划分收益性支出和资本性支出。由于支出而产生的效益仅与会计年度相关的，应作为收益性支出；而支出产生的效益与几个会计年度相关的，则应作为资本性支出。酒店为购建固定资产，购入无形资产及其它资产支出、对外投资支出、罚没损赠及其它与生产经营业务无关的其它支出，不能列入成本费用。会计凭证及账簿的管理管控会计凭证管理管控会计凭证是记录酒店经济业务，明确经济责任的书面证明，是登记账簿的依据。酒店会计凭证分为原始凭证和记账凭证。财务记账是通过集团采用的财务软件系统实现的，因此酒店的付款凭证主要以支票号作凭证登记号，借贷方均通过科目代号来表示；收款凭证则以酒店内部编号入账。审核会计要审核凭证的真实性、及时性，又要检查凭证表示经济业务的合理合法性；要审核记账凭证的合适的内容是否与原始凭证相符合，又要检查所出账的会计科目代号，以及金额有无差错。酒店会计凭证在完成经济业务手续和记账之后成为重要的会计档案和历史资料。会计凭证由财务部各个有关小部门按照一定的顺序号或按公司名称分类存档，并在封面上登记记帐凭证的日期、号码等。年终登记编制清单，封存在箱子内归入会计档案室，各有关小部门均需建立登记本。归入档案室的有关会计资料登记在本，以备查询。账簿的管理管控酒店财务记帐是依据会计凭证通过电脑系统处理实现的，账簿实际是打印出的电脑报表。电脑记帐要求会计科目必须用9位数字代码来代替，所以，酒店会计科目中只有一级会计科目，而同一科目下的明细帐是通过代码完成的。总账做平行登记是将应收款、日审、应付款本月每一科目的发生额及余额直接转到总账相应科目中进行汇总。电脑记账将所有会计资料存在光盘上保存。光盘按一定编号专人保管，存放在保险柜中。会计账簿要保管好，办法与记账凭证管理管控类同。定期打印所有帐表，按类别装订成册，至少一式二份，由财务各小部门的专人负责保管。尤其是对应定期保存的帐表，应列出清单，由专人保管。对历史账簿的查阅，应经过财务领导批准后办理有关借阅手续。会计报表会计报表是按周、月、年度等会计报告期，正确及时地反映经济成果的报表，它是酒店在某一时期或年度终了的经济活动总结。编制会计报表一定要确保填列数字真实正确，合适的内容相关项目完整，逻辑关系清楚，说明合理，上报及时。在编制会计报表前必须将各类明细帐核对无误，总账余额与各明细账全部一致，方可编制有关的会计报表。会计报表要按规定做好说明，合适的内容报表要定期做好分析，为改善经营管理管控提供数据。所有通过电脑完成的报表必须至少打印二份，按类进行装订，并有专人负责保管。对于需要长期保存的报表，要登记造册，按年度分类装订，妥善保管。查阅报表时要办理借阅手续。会计监督会计人员必须执行国家的财经方针政策和酒店制订的制度，维护国家和酒店的利益，对不真实、不合法的原始凭证不予受理，账薄记录与实物款项不符时，按规定的程序报告并处理。会计核算员对违反财务制度的收支相关项目，可按《会计法》的有关规定和要求执行。建立内部稽核制度，对会计资料及所反映出的经济活动进行稽核。总出纳不准兼管稽核，会计档案保管，收入、费用、债权债务帐目的登记工作。会计人员主要职责是进行会计核算和实行会计监督；参与拟订财务相关计划，分析预算执行情况，考核资金使用情况，考核资金使用效果；揭露经营管理管控中的问题。会计人员调动岗位或离职，必须与接管人办理交接手续，由财务分部负责人监督交接；财务部分部门负责人交接时，由酒店财务部负责人监督交接；财务部主要负责人交接时，由酒店总经理和酒店集团财务监督交接。酒店集团财务负责人交接时，由集团总部派人监督交接。财务管理管控实行酒店财务负责人负责下的全员责任制，每位会计人员各司其职，专业分工，逐级负责，直线垂直式管理管控。若在酒店经营方针和财务管理管控上，酒店总经理与财务负责人意见不一致时，财务负责人可直接向公司财务总监报告解决，以保证财务政策和制度的正确执行。酒店财务部必须接受政府审计机关、会计师事务所、财务机关和税务机构依照法律和有关规定进行的检查和监督，如实提供会计凭证、会计账薄、会计报表和其它会计资料以及有关情况，不得拒绝、隐匿、谎报。财产管理管控制度总则为搞好酒店经营管理管控，管好财产，延长财产使用年限，严防物资积压和铺张浪费，充分发挥财产的效能，必须加强财产管理管控，获得最好的效果。坚持勤俭办酒店的原则，坚持积累资金，扩大再生产原则。根据财务制度规定，财产划分为：固定资产、低值易耗品和零星物品等。低值易耗品和物品购入作为流动资金占用，领用时作费用列表。搞好财产管理管控，必须严格控制财产请购相关计划的审批，以及具体的采购、验收、入库、领发、保管、维修、保养、赔偿、报损等手续。建立健全岗位责任制，使用部门实行定额管理管控，各项财产按“统一名称”统一分类编号设置账页、账卡。分级管理管控，定期复查、核对，要求账、卡、物相符。酒店全体员工必须自觉遵守财产管理管控制度，爱护酒店财产，使酒店财产不受任何人的的侵犯。各部门（班组）按着“物物有人管，人人有专责”的原则，办理财产验收，领用等手续，妥善保管，节约使用，及时维修和保养。要奖惩分明，对一贯爱护酒店财产，认真执行制度者给予表扬与奖励，对于保管不善，违反制度无故损坏酒店财产者，要给予批评、教育，以至赔偿经济损失，极其严重者要受到有关行政处分。财产的划分固定资产：由酒店贷款购置或按规定标准合格转入使用的财产为固定资产。单位价值在一千元以上（含一千元），使用年限在一年以上的财产为固定资产；单位价值虽然低于规定标准，但为酒店营业的主要财产（沙发、沙发床、地毯等）也应视为固定资产。房屋、建筑物以及不能分开的附属设备，单位价值虽然低于规定标准，但也应一律列入固定资产。低值易耗品：由酒店流动资金购置的不符合固定资产标准的经营用具为低值易耗品。单位价值在一千元以下（不含一千元）的炊具、餐具、茶具、玻璃器皿等非消耗物品均列入低值易耗品，开业前领用的作为开办费处理，开业后领用的作为待摊费用在一年内摊销。消耗物品：为酒店经营活动中所必需用的物资，如修缮材料、宾客用品、卫生用品、事务用品以及加工用品等，处理方法同上。基建材料及设备：凡是专为工程相关项目购置的原材料及设备皆属此类。必须专门保管与核算。废旧物资：为酒店已经确定报废的各类财产。此类物品包括废的棉织品、机电设备、各种器材、家具和用具等物资，以及由机器或建筑物上拆除下来尚能使用的旧零配件，随运物资的完整包装物和各种废旧材料。此类物品报损时，须开列“报损单”，经批准后做财务处理，凭报损单交库房入账保管，并在报损物上盖上报废印章，一般不再发放。个别物品需要利用时，要开出库单经部门经理批准，到库房领取。此类物品处理时，需列清单报酒店财务负责人。在店务会上批准后执行。其它物品，包括客人赠送的礼品、客人遗失（不能归还者）物品、拣拾物品、退还赃物等。此类物品一律交库房验收并保管，开列清单，一份库房登记，一份交各单位留存。以上物品不得隐瞒不交或私自留用，个别物品，部门或班组需用时须经过经理批准并办手续到库房领取，转入零星物品帐户处理。属于规定应上缴者，要造表上缴，属于本单位可以处理的也要造表，经店务会议讨论作处理。财产管理管控组织和人员职责酒店各单位部门在用、在库财产、物资由财务部设置专职会计负责统一管理管控；在库财产由库房管理管控员负责分管；在用财产由使用单位指定专人（或兼职）负责管理管控。财产专职会计的职责负责掌握酒店全部财产账务和增、减变化情况，贯彻执行财产管理管控制度，按期编制财产采购相关计划，督促采购人员及时采购，保证供应。认真办理各种物资的购进、验收、保管、领发、调拨、报销、赔偿、借入、借出、租用等手续，以及催收归还工作，做到手续清楚，账务处理及时。负责记好各类财产账，每月与库房管理管控员核对库存，每季与使用部门（班组）核对帐卡，通过盘点，核对账物，发现问题及时纠正，做到帐帐相符，账物相符。负责指导并协助库房管理管控员和部门（班组）财产管理管控人员搞好财务和实物的管理管控工作，发现账物不符，要及时查明原因，提出意见，进行调整和处理。保管好财产账簿、凭证、报表等档案资料，分期装订备查。财产账单不可遗失，不能私自销毁或涂改，逾期需要销毁时应报经理批准。要熟悉财产使用、保管时间、数量和规格，对闲置的财产要提出处理意见，防止积压。对储存不足的物资及时提出申购，以确保经营活动需要。库房管理管控员的职责根据每年（季）的物资流量和库存情况，提出财产物资的购置和追加相关计划，认真办理财产的验收、入库、保管、出库、报损、租借等手续，帐目清楚完整，及时核对账物，做好存档以防丢失。坚持执行管理管控制度，掌握管理管控业务，随时掌握财产数量、规格、定价、用途、性能和使用时间等情况。库存物品要适量，做到不积压浪费，又保证营业部门用量。定期（每月）清点库房存货，保持账物相符。发放货物按期分部门核算汇总列表转账，每月与各级财务部门核对帐目，以保证帐帐相符。坚持各项手续，不合手续者不予办理。主动发放定额物品，严格审批超定额物品，以免浪费。库房物品存放要分门别类，清洁整齐；要防止积压损坏，防虫蛀鼠咬，霉烂变质，并要防火防盗。使用部门财产管理管控员（或兼职）职责负责管理管控本部门班组的财产、登记帐卡，每季度与负责财产的专职会计核对一次，发现差错及时纠正，保持上下的帐与卡相符。办理财产领用、交回、调拨、报损、借用、归还、赔偿等手续。及时登记帐卡掌握财产增减变化和使用完好等情况，及时提出维修和处理意见。妥善保管本部门班组的财产，外借财产要及时催还，以防丢失，损坏，财产物品一律不得给私人。财产的请购、审批、验收、入库规定固定资产请购相关计划的编制财产专职会计要根据酒店的经营情况，掌握定额指标和日常使用情况，编制年（季、月）的请购相关计划，交酒店财务负责人和总经理审批后报酒店管理管控班子讨论通过后列入年（季、月）度相关计划，经酒店集团报集团总部审批后，由酒店财务部具体安排执行。没有列入相关计划者不准采购，临时追加相关计划要按规定报批。酒店之间可以通用的经营物资（如布草、一次性客用品及其它由酒店集团指定的品种），由仓库或相关部门提出请购单经采购部、酒店财务负责人和总经理批准后报酒店集团。酒店集团统一采购调配，统一安排付款。采购酒店所有财产物资的采购一律统一由采购部按采购制度办理，使用单位不得自行购置。任何物品无购置相关计划或未经财务部同意采购的财产物资，库房应拒绝验收，财务部不予报销。若使用单位在品种规格上有特殊要求，可派人与采购部人员共同选购，或由使用单位自行采购，但必须由采购部办理入库报销领用等手续。采购员必须遵守国家政策、法令和财产管理管控制度，发票、支票妥善保管，不得丢失。报帐要及时，一律不准跨月，要按酒店规定财产划分填写入库单，送库房管理管控员签收后，附在进货发票后一齐送至财务部报帐。采购备用金要经常核对，公私要分开，严禁套购，转卖，严禁挪用公款和代私人采购。要按使用单位的要求采购物品，并注意规格质量，以免造成积压和浪费。验收收货部接到采购员购进的财产和物资，要根据订单与原始发票进行验收、点数、检查规格、质量，验收合格后按本酒店的财产名称填制收货报告，签收后一联交供应单位，凭此向财务部结算。遇有下列情况，收货部可以拒绝验收，或报请上级处理2.1未按相关计划批准购进的或与合同合约不符者不验收；2.2购进的财产、物品与原始发票不符者不验收；2.3供应单位的发票未开抬头，发票无盖公章，抬头不符，字迹不清楚有涂改者不验收；2.4属于贵重物品和需要经过技术鉴定的物品，应与使用部门共同验收；2.5如属于物品先到而发票未到的，收货部可点清实物，开无发票收货单，一联交供应者，等发票到后到财务部办理结算。2.6遇有发票先到而物品未到时，不予办理验收手续，若外地托收无承付进货，由采购员报经理批准做预付款，待该物品到达后，补办验收手续并正式入帐冲预付款。审批基本建设工程、零星基建、改建扩建、建筑大修，固定资产更新和购置等，须经店务会议讨论后按规定制度审查报酒店集团批准，固定资产的调拨、变卖、报废、处理等须酒店财务负责人和总经理批准后按规定制度审批。低值易耗品和其它物品购置相关计划经店务会讨论且按规定制度批准后，列入当年财务收支相关计划内执行；相关计划内零星购置及大批购置财产物品，按规定程序报批。低值易耗品成批处理变卖，须报酒店集团审批。物料用品（消耗品）按班组领用时，须经部门经理与酒店财务负责人审批。物品丢失、霉坏、变质、盘亏等必须经有关部门查明原因，签署意见报酒店财务负责人和总经理审批方能作账务处理。固定资产、低值易耗品及易耗物品的管理管控库房财产管理管控酒店购进的一切财产和物资，一律办理入库手续。发放时列支有关部门的费用（大批分摊时，通过“待摊费用”科目逐月摊入费用）并作为在用财产处理。凡属备用、多余及机动部分，应集中存放在库房保管。财务部的财产管理管控小组负责管理管控全酒店的财产。各类财产按规定分类，并按品名、规格、数量、单价、在库和在用的地点，分别独立立帐，控制库房的进、销、存数量。凭入库、领物、调拨单据等凭证及时查明原因，按规定审批手续办理调整帐卡，以保障帐物相符。部门班组财产管理管控各使用部门的在用财产应实行定额配备，部门经理负责，指定一人为部门财产保管员具体保管并做好登记帐卡工作。部门保管帐卡，要按财务部保管总账分类、编号，根据领取、调拨等单据及时登记。部门经理要定期组织人员对部门财产进行核对，发现账物不符及时查明原因，按审批规定办理手续，调整帐卡，以保证帐物相符。部门财产保管员不宜经常调换，若必须调换，要事先通知财务部财产管理管控小组，并由财产管理管控小组监督在部门内办清移交手续，方可离开。财产领发、交回手续使用部门领用在库财产时，要按规定审批权限做批准手续后，持领物单、报损单或赔偿单（领取补充报告或赔偿的财产时，需交旧领新，赔偿单要有财务收款签字）一式三联，凭此向库房领取，一联作部门记帐，一联作库房记帐凭证，一联作会计记帐凭证。多余财产要交回库房，在查明原因后，按审批权限规定办理批准手续。用红笔填写领物单（代替交库单）一式三联，连同实物交库房管理管控员签收，三联分别作为部门、库房、会计记帐凭证。使用部门向库房领取、交回财产时，要持部门保管帐卡和单据到财务部财产管理管控小组办手续，双方及时登记帐卡，以保证帐帐相符。酒店低值易耗品采取一次报销规定，一些大型临时活动，在领用此类物品时已作费用报销。但是，由于活动任务已经完成，而非日常使用的物品又不宜存放在部门班组，为了妥善保管，此类物品可以退回库房，在财产帐上的存放地点变更为库房“代保管”。下次需要领用时，则不再报销金额，而是存放地点由库房代保管减少，增加新领用单位的数量，以避免重复列支费用。财产调拨、报销手续使用部门之间财产调拨，需要经主管部门同意并必须通过财务部办手续。调入、调出部门将帐卡连同财产调拨单到财务部调整帐卡，同时调整总帐的存放地点，以保证帐帐相符。凡自然损耗、日久使用失效的财产，确认无法修复者，可以办理报损手续，固定资产报酒店集团审批报销并按规定程序做财务手续处理；低值易耗品报部门经理审批后报销。报销财产实物一律上交到废品库房登记入帐，未交废品实物者不准领新物品。处理废品时，由废品库房列出清单经批准后处理并销帐。租借财产手续凡向外单位租入、借入、租出、借出的财产，要按权限审批并到财务部财产管理管控小组办理手续。酒店财产一般不借给私人，如属特殊需要必须得到酒店财务负责人和总经理的批准，方可办理借用手续。库房不办理未得到批准的借用手续，未经批准的借用物品不允许带出保管部门或酒店。租借物品要及时催收，不得留作长期使用，更不能转租，转借。对外租借成批物品要按标准收费，借用物品被损坏，要照价赔偿（特殊物品要加倍赔偿）。物料及用品、专用基金材料的管理管控库房的管理管控物料及用品一律由财务部财产管理管控小组统一建帐管理管控。购进的物料用品，凡属体积过大，占用面积过多而不能入库者，如煤、砖、瓦、灰、沙石、木材等，存放库外不作入库，但必须验收，指定专人负责管理管控。领用按规定办理手续，并按品名规格建立保管帐。控制进、销、存数量，凭购进、领出单据登帐，做到帐帐相符。领发和调拨手续物料及用品必须实行领取制度，不得以存计耗。各使用部门领用物品材料时，要填写“领物单”并由部门经理和酒店财务负责人批准。库房管理管控员发放时，要按领物单所列的品种、规格、数量逐项点发，不得顶替，如因库存物品不足由领用部门另填领物单，不得更改数字，管理管控员不得擅自修改领物单上所列的相关项目数字。各部门领用物品如有多余或有适用时，应及时退回库房，退回时，以红笔填写“领物单”，凭此双方记帐。库房要按月汇总领物表，并交会计记帐进行帐目核对，以保证帐帐相符。库房物品不准出售给个人，如遇外单位调拨时，先到财务部办理交接款后，凭财务签收货款单据和出库单发给物品，未经财务办理手续者一律不准出库。废旧物资管理管控各部门的一切废旧物资及包装应及时交库房保管，其它部门不准自行处理。废旧物资要立帐登记管理管控，可分为报废的固定资产、报损的棉织类、其它报损财产和在修建进程中拆除下来尚能使用的旧材料等四类。各部门若需领用旧物资使用时，按库房的领用手续办理。库房对废旧物资或成批的废旧物品，要定期造表上报，按规定权限得到批准后，统一处理。棉织品的使用、保管和洗涤规定工作制服和营业活动服装是为了服务工作需要而配备的，只准许工作时间内穿着，非工作时不得使用。工种变更，应将旧工服交回制服室。按财产管理管控制度规定，各部门使用棉织品都应采取定额管理管控办法，洗衣房只备定额数量作为周转用。各部门班组要认真执行送洗和领取棉织品手续。损坏、遗失公物的赔偿规定宾客损坏、遗失公物的赔偿规定宾客损坏、遗失酒店公物，由负责该项财产的财产保管员报主管部门负责人，视情况决定赔偿意见。若免予赔偿者，一般应经主管部门经理批准；若属大件或价值较高的物品要报酒店财务负责人和总经理批准，并按手续报损处理。宾客损坏、遗失酒店公物已确定赔偿时，由财务部协同财产使用单位一起，参照帐面单价和下列标准计算赔偿费：2.1损坏之公物系完整全新者按全价赔偿；2.2损坏之公物经修理尚能使用，又不影响整体美观，可赔偿修理费；2.3损坏之公物虽能修复，但影响整体美观和原有价值者，应赔偿修理费和财产减值部分；2.4损坏之公物不能修复时，尚有残值者，可按现价减去残值计算赔偿，若赔偿归赔偿者所有时，要按现值全价计算赔偿费。2.5损坏之公物系带酒店标志或因采购数量少而难于购买的按原价的1.5或2倍赔偿。职工损坏、遗失公物赔偿规定因工作疏忽同时又有某些客观原因使公物受到损失时，全赔或部分赔偿；非因公或打闹使财产遭受损失时，令其全部赔偿，并给予批评教育。因违反劳动纪律或操作规程损坏公物者，全部赔偿或部分赔偿，严重事故要追究刑事责任。凡因财产遭受损失后互相包庇隐瞒不报，嫁祸于人或一贯不负责，任意损坏公物，屡教不改者，应全部赔偿，情节严重者要给予一定的行政处分。赔偿手续5．1宾客或职工损坏或遗失公物并确定赔偿时，由财产使用部门财产保管员开出“赔偿单”，一式四联分别作为部门班组存根、收款收据、财务收入凭证、财产报损和领发凭证。5．2部门财产保管员向赔偿人收款后，应连同四联赔偿单交送财务部办理交款手续，加盖收讫章；再到财务部财产管理管控小组办理财产手续。5．3宾客当时不能付现金时，应由本人签字认可，送前台收银待结帐时扣回，再到财产管理管控小组办理财产手续。5．4职工不能付现金时，应由本人签字认可，送人事部待发薪时扣回，再到财产管理管控小组办理财产手续。会计科目财务部按会计科目的规定设置有关的“固定资产”、“固定资产折旧”、“低值易耗品摊销”、“物料用品”等一级科目，并分设有关的二级科目的分类帐，以反映酒店固定资产、流动资产的金额变化情况。财务部库房应按物资的品名、规格、单价、数量、金额设置三级明细账，并与总账科目一致。财务部库房要建立借出、借入、租出、租入等财产登记卡片，及时、正确地反映租借财产的变化情况，以避免财产混乱。正确使用《固定资产盘点表》和《低值易耗品在用记录表》。固定资产盘点表1.1使用目的在于记录固定资产实际盘点数并与移交数量比较。1.2盘点表的合适的内容包括：资产保管及使用部门，存放地点及盘点日期；资产保管及盘点人员姓名；资产编号、名称、规格、来源及移交日期，移交及实际盘点数量。1.3盘点表使用说明：盘点表以保管使用部门为核算单位，以存放地点为盘点基础；移交数量在第一次盘点核实后，由存放使用地点的财产保管员签字负责，申领、转移与报废必须遵守制度和程序，移交数量根据申领、转移与报废加以调整；盘点时由财产保管员与财务部盘点人员同时进行，在盘点数量栏填写实际盘点数量并由保管使用部门主管签字作实。1.4其它：为了便于盘点工作，固定资产的盘点以存放地点为盘点基础，适当时候轮流进行盘点，每个存放地点的固定资产每年最少要盘点一次，移交与盘点数不符时，调查后以书面形式呈报管理管控班子处理并按规定处理。低值易耗品在用记录2.1使用目的在于记录各部门低值易耗品的数量、存放及使用地点。2.2记录表的合适的内容包括：领用部门、存放地点；入库、领用、转移、报废及库存在用余额数量，低值易耗品的名称及规格。2.3记录表使用说明：低值易耗品的申领、转移、报废必须按规章办理并在记录表摘要记录；财务部要定期对低值易耗品的库存及在用数量进行盘点，并记录盘点日期、盘点数量及盘点人姓名。4其它：盘点数量与实际库存，在用数量不符时，要呈报管理管控班子处理并按规定办理。餐饮成本控制制度饮食成本的控制方法采取建立标准成本预算管理管控制。标准成本是根据餐饮产品销售定量要求制定的单位产品成本消耗量，重点是控制食品和饮料成本。餐饮成本预算由财务部成本控制会计员负责。食品和饮料配方规定饮食成本控制会计配合厨师长和饮料部经理制订食品和饮料配方，确定每种食品和饮料所需的原料及其用量，形成单位产品标准成本和成本率，并计算出销售价格。菜单上的每项饮食产品都根据产品规格、所需原材料，由饮食成本控制会计和厨师通过加工测试，定出主料、配料、调料的用量标准和成本，再依据毛利率定出价格。饮料根据鸡尾酒的配制方法，定出每种酒水在单位饮品中的用量标准，计算价格。菜单与饮料单的调整时，必须编出新的配方，按以上程序进行标准成本预算，控制实际成本消耗。饮食成本信息反馈规定此规定是为了掌握标准成本预算执行结果，控制实际成本消耗。财务部每日对各餐厅的食品、饮料销售量及其成本用量进行统计，掌握成本用量的增减变化和各餐厅的成本率，必要时对销售价格进行调整。根据销售量及成本，调整供应量。成本形成管理管控规定为控制成本形成，确保标准成本预算的实施，要对采购、收货、领用、内部调拨和盘点等成本形成过程进行管理管控。库房收货必须填入库单，厨房领料必须根据生产需要填写领料单。财务部根据饮食采购相关计划控制进货成本。财务部每月末进行库房存货盘点；夜间停止营业后，对厨房原料进行盘点，以确保帐物相符，使成本核算准确、真实。组织采购员到厨房学习，了解食品原料的出成率，确保原料采购质量，有效地控制成本形成过程。餐饮成本核算、收入报告规定标准成本预算是针对单位产品而定的，要掌握整个成本控制实施情况如何，要对食品饮料的收入，成本消耗进行统计，编制出收入和成本报告，以此考核标准成本预算的实施情况，并提出改进措施，控制实际成本消耗。每日审查食品和饮料收入2.1餐饮收入管理管控由餐厅收款员根据实际销售制作收入报表；核数员编制“每日饮食部营业统计表”，报告每日各餐厅的营业收入；电脑打印每日报表和本月累计报告。2.2财务部每天对食品和饮料收入进行审核，包括各餐厅、酒吧的客单，收款相关项目和收款数额；审查收款机的过机数；审核高级管理管控人员用餐标准，以保证收入准确，成本核算准确。2.3财务部成本会计要抽查菜单正本和副本合适的内容，价格和收款数量，以防止厨房的饮食数量和相关项目同收款员的帐单合适的内容发生差错。2.4发现差错和不符，要查明原因，追查责任，并及时编制会计凭证。每日审查原料成本消耗3.1每日定时检查采购收货单、库房领料单、内部转货单等与原料成本消耗有关的全部单据；报告当时销售成本，并根据食品、饮料营业收入审查结果，计算出当时食品和饮料成本率、累计成本率；和预算成本率进行比较，其差异控制在+1%的范围内。3.2对外地采购和国外进口食品原料和饮料，每日由收货部将收货报告及有关单据转到饮食成本控制，审核单据并计算出运输费、关税、检疫费等，计入成本；月末尚未付款结算的原料，经检验收货后，估价计入当月成本。3.3.在以上两者完成后，编制“每日饮食部营业成本统计表”将饮食与饮料分开。编制“餐饮月末营业报告”4.1饮食部根据每日营业收入统计表和每月成本统计表，到月末统计汇总，对餐饮营业情况进行总结评价，编制餐饮月末营业报告。4.2报告要求详细分析饮食销售和成本消耗执行情况，并和标准成本预算，和上月、上年同期成本率进行比较；对影响成本率变化的各种因素进行分析，提出改进措施。酒店采购实施细则采购部是酒店的一个重要的支出部门，为了保证各部门所需物品的品质和价格的合理性，结合集团总部《招标管理管控办法》制订采购方式及程序。本实施细则适用于非招标类物品。总则为了搞好酒店采购工作，保证采购到优质廉价的物品，确保经济指标的完成，防止一些不正常事情发生，特制定此细则。采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门有参与监督、支持、配合权，但一般不得自行采购。所有采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。相关人员在采购、收货过程中，必须遵循职业道德；努力提高业务水平，适应市场经济发展要求；讲究文明礼貌；遵守法律、法规；以酒店利益为重，相互监督，相互配合，共同把好“粮草”关。采购申请仓库保管员要根据酒店的经营情况，掌握定额指标和日常使用情况，编制年（季、月）的采购相关计划交酒店财务负责人和总经理审批后报酒店管理管控班子讨论，通过后列入年（季、月）度相关计划，由酒店财务部具体安排执行。凡是仓库储备的相关项目均由其提出采购申请。申请之前须认真检查库存量、消耗量及编制的采购相关计划，严格按照预算执行。仓库储备以外的相关项目由各使用部门提出采购申请。申请之前须查询仓库是否有该项物资，或在仓库多余物资中是否有代用品。经确认实属必需购买相关项目，必须由仓库或使用部门按照不同情况提前填写不同类型的申购单，经部门授权主管审批签字后报送采购部。厨房直接正常消耗食品填写“厨房每日市场订单”，一式四联报送采购部。厨房直接正常消耗食品以外的采购相关项目填写“采购申请单”，一式五联报采购部。所有申购单必须用中文（或中英文）填写，并写清楚其规格、型号等条件（或特殊要求）等，以便采购员购买。所有采购相关项目的申请要加强相关计划性，减少盲目性，提前填写，留有余地。国外进口相关项目需提前二至三个月提出申请。国内加工或订做的相关项目需视生产周期提前提出申请。国内常用批量相关项目需在当年度底提出下年度全年或半年申请相关计划，分批到货。国内市场一般相关项目需提前两周提出申请。厨房直接正常消耗食品每天下午提出申请，次日上午进货。特殊相关项目或紧急相关项目按有关规定处理。采购相关项目的择商、确认和报价所有“厨房每日市场订单”以外的采购申请单报送到采购部审批后，由采购部经理统一登记后分发给相应采购员，由其具体负责申请单上采购相关项目的择商、确认和报价。“厨房每日市场订单”直接报送采购部经理，由其具体负责落实采购人员报价后，留存第一联，其余三联返送厨房及收货部。采购人员收到自己分管的申请单后要归纳、分类整理，对其中有疑问的合适的内容要与主管和申报部门授权人及时沟通；在确认无误后，按照要求时限寻找至少三家以上供应厂商，进行业务洽谈；经过酒店择优确定报价填入申请单，并填好总金额、供应厂商名称后上报上级审阅。“国外采购申请单”由采购部经理负责。通常以发电传、传真的方式向香港或国外供应厂商询价；属国家控制进口的相关项目在询价的同时，向酒店集团采购配送部汇报。供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归酒店所有，并在报价中注明。对于特殊要求的或需要加工订做的相关项目，申请部门要作详细说明或提供样品；供方按要求提供样品，并经管理管控班子授权人确认签字后方可进一步洽谈。采购部对内要主动与使用部门保持密切联系，树立服务意识，熟知酒店物品的标准和使用情况；对外经常作好市场调查研究，掌握市场行情，积极主动向使用部门推荐新产品及质优价廉的代用品；积极主动向管理管控班子提供市场情况所购物品的策略。所有采购相关项目的择商、报价必须由采购部在充分了解并掌握市场行情的条件下择优确定；使用部门有权了解所需物品的价格并提出质疑，采购部在择商报价中必须认真研究对待，使用部门主动与采购部办理协调配合，对于所掌握的供应厂商情况及购货意向通报采购部，以便由其选定质好价廉服务优的供应厂商。确属疑难采购相关项目，采购部和使用部门双方必须及时联系沟通或上报酒店集团采购配送部，研究对策。无力解决的必须及时上报领导，不得拖延误事。基准单价基准单价的确定按集团总部《招标管理管控办法》进行。基准单价的适用范围：蔬菜、肉类、水果、酒水及其它餐饮材料等。基准单价确定后须报酒店集团采购配送部、审核岗及招标中心备案。基准单价的上浮及下降，均按集团总部《招标管理管控办法》执行。审批程序审批程序按集团总部《招标管理管控办法》执行。购买所有采购相关项目依据有效订单，原则上由采购部统一购买，其他部门一般不得自行购买。经审批签字的采购单返回采购部后，由采购部经理统一注册登记后分到采购部有关主管等人。国外进口订单由采购部经理直接负责订购，通常以邮寄订单、发电传、传真方式订购。同时注明相关单证。国内采购订单由各主管落实到采购员实施购买。所有购买活动必须依据有效订单规定的相关项目、数量、价格、时限、供应厂、商及其他要求进行。在购买过程中要认真检查所购物的品质、商标、期限、卫生标准等合适的内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。对于期货或供需双方认为必须签约的经济活动，首先要与供应厂、商认真洽谈有关业务的细节，向财务总监请示汇报；在达成协议后，按财务管理管控规定签订供需合同合约，经双方法人代表签字并取得合法公证后方能生效。采购人员在购买中要将采购订单号码、所需部门明确告诉送货到店的供应厂商。由于当地市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时，必须按集团总部《招标管理管控办法》审批后方能购买。进口货物报关与报验进口相关项目入关到货后均需由专职报关、报验员按照有关规定进行报关、报验。进口用品到货后，首先填写关税征免表向海关办理征免审批。然后完整、准确地填制有关单证，附交合法、齐全、有效的报关单证向海关办理报关手续。交税过关后方能提货。准确地填制报关手续。交税过关后方能提货，检疫合格后方能使用。报关、报验员必须认真学习并切实遵守国家有关进出口政策、法令、海关和检疫的法律、法规、规章，依法履行报关员义务，行使报关员权力。与相关部门的人员搞好关系，做好报关、报验工作。货物运输所有购买相关项目必须首先争取供应厂、商送货到店。采购部的车辆仅对不具备送货条件的采购相关项目进行运输。采购运输要做到及时、安全、完好、节约且有效率；禁止食品与其它货物混装，保证食品卫生。凡是需要酒店提供运输的采购相关项目、采购人员外出联系业务或其他业务用车，首先由主办人向各自主管提出用车申请，并详细说明所运相关项目的名称、数量、重量、地点、路线、期限及特殊要求。然后由采购部经理根据情况安排运输、用车相关计划，并填写派车单。司机必须遵守车辆维护保养的各项制度；必须遵守各项交通法规。司机必须持有采购部经理签字的派车单驾驶车辆外出，并在收车后如实地填写好派车单的逐项合适的内容，上报采购部经理。非酒店业务用车必须经过财务总监批准。货物验收无论是采购人员自提相关项目还是供应厂、商送货相关项目，货到酒店后，必须首先与收货部联系，说明酒店采购订单号码及部门，由收货部依据采购订单或合同合约过数检验，合格后分送所需部门。不允许采购人员或供应厂、商直接交与所需部门。不符合采购订单合适的内容的相关项目一律拒收。验收合格并已付款的采购相关项目由采购人员将发货票、支票存根登记后交与收货部签收。验收合格但未付款的采购相关项目由收货部开具收货单经交货人签字后，将第五联给交货人作为结算凭证，第一联随同收货日报上交财务部，第二联收货部留存备用，第三联交使用部门。收货部在对购入相关项目的质量、规格、样式等难以确认的情况下，要主动请示所需部门的授权人协助，有关部门和人员积极帮助解决。在验收中，收货部或所需部门均有权提出退货要求。经确认，实属不符合要求的相关项目，由采购部负责退货事宜。购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对争议不决的有关事宜，其双方进行协调解决。如仍存分歧，由酒店管理管控班子授权人裁决。结算工作所有采购相关项目的结算均由采购人员凭该采购订单到财务部取得付款凭证后进行。国外进口采购相关项目凭采购订单、发货票、收货单证由财务部办理付款事宜。国内本市采购相关项目金额在五百元以上的，由采购部人员凭采购申请单、相应的收货记录及发票到财务应付款处办理付款手续。五百元以下的，按第一章第十五条1.4款处理。供需双方认可的带有预付款的采购相关项目必须由采购人员填写“支票申请单”附该项采购订单、预付款协议书报采购部经理、财务总监、总经理及酒店集团审批签字后，由采购人员凭采购订单领取转帐支票后付款。付款后采购人员要及时将发货票收货记录、支票存根一并登记后交与递交财务部。特殊采购相关项目一些技术性较强，或有特殊要求的采购相关项目，采购部可以邀请有关部门相关人员共同购买或授权有关部门相关人员购买，并与之共同承担责任。有关部门对此要予以协助。所有紧急采购相关项目均由所需部门依照有关规程自行办理手续。采购部要急人所急，以最快速度择商报价，一经收到所需部门已经形成的有效订单取得结算手续后，必须千方百计采取紧急购买措施，保证供应。采购部人力不足的情况下，可以授权有关人员代购，并与之共同承担责任。对采购部、收货部正常工作时间以外的需求相关项目，尽可能提前申购。若确有个别紧急需求，须经有关授权人批准后，由所需部门自行购买，在有关授权人监督下收货，于次日及时补办申请、审批、收货手续。酒店集团当局决定的特殊专项专人采购相关项目不受此规程限制。采购业务管理管控为了搞好酒店的采购工作，保证优质廉价适时的供应，采购部全体人员必须认真履行各自的职责规范。搞好店内店外的业务合作关系，树立良好的企业及个人形象，廉洁自律。采购人员在招标采购过程中必须依法办事，提高业务技能，不断降低采购成本，按时完成本职工作，讲求实效。采购部经理主要负责收集、分析、研究市场信息；按财务规定制定采购原则。采购相关计划；控制采购成本及采购费用；认真审定各类采购申请单的报价及推荐的供应商，提出主导意见上报，督促、检查各类采购相关项目的执行情况；加强与酒店各部门及供应商之间的沟通与协调。采购人员按酒店采购相关项目的分类进行分工负责，采购部经理负责进口物资的订购，不负责具体相关项目的采购，对于一些技术较强，或有特殊要求的采购相关项目，采购部可要求有关部门共同招标购买，并共同承担此责任。供应商的客史档案、业务信息资料归酒店所有，归类存放，未经批准不得私留、借阅。奖惩规定按集团总部《招标管理管控办法》执行。电脑房工作制度电脑设备维修保养制度电脑设备是酒店的重要财产，是各种信息传递、储存的基础；电脑设备的正常运转是酒店经营活动保证，电脑房工作人员及各级操作人员必须执行电脑设备的维修保养制度。电脑房必须根据合同合约规定，落实由电脑供货公司提供的定期对主机和终端的维修保养服务。电脑房工作人员是电脑专业技术人员，必须负责日常设备的维修和检查工作，并负责调整误差。酒店各岗位上的操作人员，必须定期对终端设备（或个人电脑）做清洁工作，保证工作环境卫生。主机房的管理管控制度5.1主机房严格执行进出人员的登记制度，无关人员不许随意进入；5.2每日值班人员检查并记录机房的温度和湿度并严格控制，确保主机工作；5.3定期检查防火设备，确保安全。本制度执行情况由电脑房经理定期向财务总监报告。电脑操作人员培训制度电脑房工作人员由电脑房经理按电脑专业人员的要求进行考核，达到标准方可录用。对电脑终端（个人电脑）操作人员，必须坚持先培训，考核并合格后上岗的规定，未参加培训者，不允许操作电脑。对电脑操作人员的考核包括电脑的基本原理、操作方法、基本操作程序、维护保养制度及有关纪律规定。凡新建立的软件系统，必须对操作人员进行培训。操作人员的培训与考核同电脑房和培训部共同负责。电脑操作人员权限控制制度酒店严格规定各级管理管控人员和操作人员对于电脑的使用权限。酒店根据各级人员业务需要，事先明确规定了电脑密码和系统文件命令，只有掌握权限范围内电脑密码的管理管控人员，才可与主机系统沟通联络，获得必要的信息资料。没有酒店的授权，任何人员不可泄露酒店机密。各级管理管控人员和操作人员，对于电脑在使用中出现的问题必须及时向部门经理报告，请电脑专业人员处理解决，不得擅自处理。外单位和客人的软盘，不准在终端随意使用；必须使用时，要经过主管人员的批准，并进行电脑病毒检查，以防止电脑系统发生病毒。不准使用酒店电脑干私人的工作。凡违犯以上规定者，将严肃按酒店纪律处理。资金管理管控实施细则总则为规范酒店集团的资金营运管理管控，及时了解和反馈酒店集团资金营运相关计划和实际营运情况，明确各类付款的审批权限、程序和各级审批职责，及时满足各类资金需求，加速资金流转，特制定本管理管控实施细则。本细则适用于酒店集团及下属各酒店相关项目从资金相关计划到资金支付及反馈的全部过程的管理管控规定。资金相关计划管理管控集团根据经营管理管控的实际需要，对资金需求实行相关计划管理管控。资金相关计划包括年度资金相关计划和月度资金相关计划。年度资金相关计划年度资金相关计划是根据各酒店相关项目全年费用预算和经营相关计划编制的资金需求概算，是资金营运管理管控的目标相关计划；由酒店集团对酒店的全年度资金相关计划完成情况进行考核。年度资金相关计划编制的主体是各酒店财务部。根据下一年的经营任务及市场预测，结合营销部、工程部及行政人事部的资金需求相关计划和费用预算作出。酒店集团根据酒店的全年度资金相关计划汇总上报集团总部。集团总部审批后在酒店集团管理管控目标中下发，作为酒店集团资金营运目标和规模。月度资金相关计划月度资金相关计划是酒店根据每月实际完成经营任务和工作合适的内容编制的资金需求。是指导每月资金调拨和支付的操作性相关计划，由酒店集团对酒店实行监控。月度资金相关计划编制的主体为酒店财务部，由财务部每月25日向酒店集团财务管理管控部上报酒店负责人审批的下月资金需求相关计划申请表。酒店集团财务管理管控部将各酒店和本部的资金相关计划进行分类汇总后制定月资金相关计划，并对上月资金相关计划的实际执行情况进行对比检查并说明原因，经酒店集团总经理审核后于每月29日前上报集团。月度资金相关计划的执行规定。月度资金相关计划由集团财务副总裁签发。在相关计划内20万元以下的合同合约付款，其最后审批权限为酒店集团第一负责人；相关计划内20万元以上或相关计划外的付款须经集团财务副总裁审批后方可支付。付款审批管理管控合同合约付款审批合同合约请款及规则合同合约的跟踪、请款、登记、移交由合同合约跟踪单位负责，具体按《合同合约管理管控办法》规定执行。由非合同合约跟踪单位提交的，或未盖有《请款专用章》合同合约复印件作附件的请款申请，各审批单位必须退回，不予审批。付款审批表及相关资料请款人进行合同合约请款（包括未能及时签订合同合约的预付款请款），必须在《付款审批表》上写明合同合约名称、编号、合适的内容、合同合约总额（或预计总额）、已付款数额、现请款金额、请款依据和理由、结算款的结算金额，并附上盖有《请款专用章》的合同合约复印件、合同合约会签表，附上反映合同合约执行情况的附件。各审批部门有权要求请款人补充欠缺的付款依据和资料。所有以酒店名义签订的合同合约请款，请款跟踪单位审批后，需先经签订合同合约的酒店财务部合同合约管理管控员进行合同合约登记和审核，酒店财务负责人和总经理审批后才可送酒店集团行政人力资源部，由酒店集团行政人力资源部跟踪会签情况；请款跟踪单位为酒店集团各部门的合同合约请款，经部门负责人审批后，原则上须经合同合约签订单位的酒店财务部合同合约管理管控员、财务负责人及总经理审批，如遇特殊紧急合同合约付款，应以传真方式经酒店财务部合同合约管理管控员、财务负责人及总经理审核后，报酒店集团财务管理管控部审核。各酒店和酒店集团各部门应做好合同合约的付款相关计划，按时编制《付款申请表》。为保证合同合约的正常审批和资料的安全传递，付款审批表及附件送酒店集团财务管理管控部，须办理文件的签收手续。请款人不得擅自到各审批人处查问审批情况或擅自取走审批资料递向下一审批人。若有需要，可到酒店集团财务管理管控部查询。酒店集团各部门对收到的付款申请和附件资料需在24小时内审核，对不符合要求或需补充资料的须马上向跟踪人反馈，或退回跟踪人。合同合约付款审批职责各单位具体审批职责跟踪部门和跟踪人1.1由合同合约跟踪人根据合同合约条约条款和实际到货情况填写付款审批表，并根据付款合适的内容附齐资料：1.1.1营销推广合同合约——市场营销部1.1.1.1合同合约会签表和合同合约(加盖《请款专用章》)复印件（或相关计划）1.1.1.2广告实际发布统计表、样报1.1.1.3监播证明和质量验收签证表1.1.1.4营销费用预算1.1.2工程维修合同合约——工程部合同合约会签表和合同合约（加盖〈请款专用章〉）复印件、验收证明等。1.1.3购销合同合约——相关经办部门合同合约会签表和合同合约（加盖〈请款专用章〉）复印件、验收证明等。1.1.4其他合同合约合同合约会签表和合同合约（加盖〈请款专用章〉）复印件、验收证明等1.2由跟踪单位负责人审批；酒店2.1由酒店财务部合同合约管理管控员根据合同合约和公司有关规定审核此项请款的合理性及正确性，确认付款记录及已付款金额，凡有已请款金额与已付款金额不相符的要在付款审批表上说明已请款数和已付款数，检查付款依据及附件是否齐全，检查结算方式与合同合约规定的付款方式是否一致，有无违反合同合约条约条款之处，及时提出处罚意见，并签名确认、登记备案；2.2由酒店财务部负责人对各项付款按规定权限进行审核，检查已付款数和应付款数的正确性，除复审合同合约登记员已审核的事项外，还检查是否按规定程序办妥付款审批，对合同合约规定结算为承兑汇票的是否支付现金，是否按规定扣除贴现息，最后根据批准后的月资金相关计划安排出纳付款。2.3由酒店负责人确认合同合约执行情况；酒店集团对口职能部门酒店集团各对口职能部门审核管辖内的合同合约付款是否符合合同合约执行情况。审核部对已经审核部会签立项的合同合约，付进度款时，不再经审核部审核，但付结算款时必须经审核部审核并签名。若合同合约在执行过程中，合同合约金额有较大的变更，审核部对此应有明确的确认意见。酒店集团财务管理管控部5.1酒店集团财务管理管控部合同合约管理管控员对签收到的付款审批表分酒店、部门登记；5.2检查付款审批表的审批程序是否完整，酒店负责人、部门负责人是否同意付款，有无酒店财务部确认；5.3检查付款依据是否齐全，是否要提出处理意见；5.4复核付款金额是否正确无误；5.5对不合格的付款审批表，退回或通知跟踪人更正或补齐付款依据；5.6建立合同合约付款档案，核对已付款记录，核算应付款金额，并提出审核意见；5.7酒店集团财务负责人对合同合约付款进行审核。酒店集团总经理酒店集团总经理对月资金相关计划内20万元以下的合同合约付款进行审批。集团财务副总裁集团财务副总裁对酒店集团月资金相关计划内20万元以上和月资金相关计划外的合同合约付款进行审批（超过500万元由总裁/董事局加签）。合同合约付款审批权限和程序各级审批权限和程序金额在10万元以下的非结算款或10万元以下的一次性付款的合同合约付款审批程序： 合同合约跟踪人 合同合约跟踪部门负责人 酒店财务负责人酒店总经理酒店集团涉及部门 酒店集团财务负责人酒店所属地地区公司审核部金额在10万元以上20万元以下或20万元以下的结算款的合同合约付款审批程序：合同合约跟踪人 合同合约跟踪部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团涉及部门 酒店集团财务负责人 酒店集团总经理 酒店所在地地区公司审核部月资金相关计划内金额在20万元以上和月资金相关计划外的合同合约付款审批程序合同合约跟踪人合同合约跟踪部门负责人酒店财务负责人酒店总经理 酒店集团涉及部门酒店集团财务负责人 酒店集团总经理 地区公司审核部集团财务副总裁（超过500万元由董事局加签）非合同合约付款审批开业前行政管理管控费付款审批开业前行政管理管控费付款审批酒店经办部门 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团财务负责人 酒店集团总经理 行政管理管控费付款审批行政管理管控费包括工资、福利费、场地租金及管理管控费、水电费、邮政费、业务费、工作餐、劳保费、交通费、车辆费、差旅费、培训费、办公场地费等。行政费用实行预算管理管控。行政费用预算内付款审批程序原则：年度预算不得超支。年内各月累计<=各月累计预算的110%。工资福利、业务费、交通费、全年度内不能单项超支。审批程序：酒店行政费用开支经办人经办部门负责人 酒店财务负责人酒店总经理酒店集团总部各部门行政费用开支经办人经办部门负责人酒店集团财务负责人 酒店集团总经理酒店集团总经理费用的开支由集团财务副总裁或其指定负责人审批，并由指定人员审核。行政费用预算外付款审批程序预算外累计费用总额在年度预算额3%（含3%）以内的开支，酒店集团或酒店的，须报酒店集团财务管理管控部和酒店集团第一负责人审批。预算外累计费用总额超过年度预算额3%-5%（含5%）的开支，须报集团财务副总裁审批。预算外累计费用总额超过年度预算额5%以上的开支，须报董事局审批。行政管理管控费外付款审批（预算内）各酒店和部门对于非合同合约的付款，在办理请款手续时除费用借支外，必须填写“付款审批表”，费用借支填写“借支单”，写明请款的原因、用途、金额及计算依据，并附上经审批的附件。各类非合同合约相关项目请款及借支所附附件：促销活动┈┈┈活动预算相关计划及会签表装饰品、电器等物品┈┈┈预算相关计划和购置请示和验收结算书食品、酒水等其他经营物品的购买┈┈┈采购申请单和三家以上报价比较和验收结算书行政管理管控费外紧急借支的审批程序金额在5千元以下借支的审批程序：经办人 经办部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理金额在5千元以上2万元以下借支的审批程序：经办人 经办部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理酒店集团财务负责人金额在2万元以上4万元以下借支的审批程序：经办人 经办部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理 酒店集团财务负责人 酒店集团总经理金额在4万元以上借支的审批程序：经办人 经办部门负责人 酒店财务负责人 酒店总经理酒店集团财务负责人 酒店集团总经理 集团财务副总裁紧急借支的报销在事后按性质以正常手续审批。行政管理管控费外非合同合约付款请款的审批程序金额在2万元以下的非合同合约付款的审批程序：经办人经办部门负责人酒店财务负责人酒店总经理金额在2万元以上，10万元以下（含10万元）的非合同合约付款的审批程序：经办人酒店财务负责人酒店总经理酒店集团财务负责人 酒店集团总经理酒店所在地地区公司审核部月资金相关计划金额在10万元以上和月资金相关计划外的非合同合约付款的审批程序：经办人酒店财务负责人酒店总经理酒店集团财务负责人 酒店集团总经理地区公司审核部 集团财务副总裁（超过500万元由总裁/董事局加签）以上审批程序，包括行政费用预算内固定资产、低值易耗品、办公文具的采购及印刷品的印刷业务，若立项时已经审核部会签同意或单价为招标单价，付款时可不须地区审核部审批，若立项时未经审核部会签同意，付款时必须经审核部审批。资金管理管控规定资金管理管控资金的管理管控原则是既要保证酒店营业所需的资金，又要加快资金周转。资金管理管控的依据是按酒店报酒店集团，并经集团财务副总裁审批的现金流量相关计划表执行。要加强资金管理管控，严格审查各项库存占用的资金，应收结算款占用的资金。信贷部定期进行核对，及时催收应收款项；合理安排应付款的支付。现金管理管控现金管理管控采用备用金制度。1．1根据酒店经营情况，向出纳等有关部门配备一定数量的备用金。1．2备用金金额的核定是根据每天现金的平均支出量，按三天的用量进行核定。核定出的备用金由使用部门填制备用金申请表，报财务部批准后，从银行提款。1．3财务部审计人员定期或不定期检查备用金的使用情况，核对备用金的金额，并填制备用金核查情况表，说明检查结果，对于核查出的长短款，要说明原因提出处理意见，报酒店财务负责人批准。1．4酒店支付500元以下（含500元）的款项都要使用出纳备用金来支付，因此，出纳备用金要根据支出情况随时补充。酒店支付500元以上的款项都要通过支票或银行转帐支付，具体见第三十六条.2.出纳申请补充备用金，要填制备用金补充申请表，并将有关零星支出凭证及原始发票附在申请表后，送财务部逐一审核后，填写支票申请，报财务负责人审批后，从银行提款补足备用金。对于使用转账支票付款的管理管控2.1财务部根据所附单据或其它有关明细单证审批，由财务部填写支票后，再送财务总监审核，报总经理签字批准。2.2支票领取者，需在财务部的支票登记簿和支票根上签字后，方可领用。2.3凡领用后的支票要在7天内将发票送回财务部，并注销登记。超过一个月未回的支票，由财务总监督促回收，并按制度提出处理意见。每月定期编制现金流量表。资金调拨资金调拨的权限在集团总部，酒店集团每月报资金相关计划，由集团总部根据其资金相关计划进行综合平衡与调配。酒店银行帐户的开立、取消统一按《合生集团银行帐户管理管控规定》执行。为保证资金相关计划的可行性及准确性，可明确预计支付时间及金额的付款事项，原则上禁止相关计划外的付款及无相关计划的资金调拨。对于相关计划内已调拨转入酒店帐户的资金，若因故取消付款相关计划，酒店及时通知酒店集团财务管理管控部。对于已安排转入酒店支出专户的资金，如酒店集团急需时，可直接知会酒店财务部，应立即直接划入指定帐户。资金的支付现金付款规定现金付款范围日常工资、奖金、福利、补贴的发放；行政预算内的各项费用的报销；经审批的临时借支相关项目。原则上可以不付现金的付款都不支付现金。资金支付的反馈酒店出纳员每天下午4：30分之前向酒店集团财务管理管控部报送（或传真）《每日资金收付情况一览表》；酒店集团财务管理管控部根据酒店出纳报送的收付情况表进行汇总，在次日上午10点钟之前报送至集团财务管理管控中心。酒店财务部在每月的27日前向酒店集团财务管理管控部报送《月现金流量表》，酒店集团财务管理管控部根据酒店出纳报送的报表进行汇总后于每月29日前报送集团财务管理管控中心。酒店出纳在每年会计年度结束后，将当年的年度资金营运情况表报送酒店集团财务管理管控部，由酒店集团财务管理管控部汇总后报集团财务管理管控中心。监控体系监控主体：资金管理管控办法监控主体为酒店集团、集团总部、集团监事会；为加强资金管理管控降低支付风险，防止挪用资金和相关计划外使用资金，酒店集团有权对各酒店资金管理管控办法的执行情况进行监督和检查，检查周期为每季或每月一次，并出具内部稽查书面报告。集团财务管理管控中心可定时和不定时进行检查。集团监事会有权对各酒店资金管理管控办法的执行情况进行监督和检查，检查周期为每季一次，并出具书面审计报告。奖惩规定基本规定本规定分为奖励和处罚两部份，奖励分为通报表扬和物质奖励，处罚分为警告、记过、降级、辞退。一年内受到两次警告者作记小过一次处理，一年内受到两次记小过者作记大过一次处理。依此类推。主管级以下员工的降级处罚按降低一级工资处理。对出现工作失职但拒不接受本处罚规定的，经酒店查实后予以辞退处理。对未办正常离职手续擅离岗位的员工，取消其当月及年度奖金。凡员工当月奖金不足以扣罚时以扣除当月全部奖金处理，不再累计到下月执行。造成酒店经济、信誉严重损失或其他严重损害公司利益的行为，除按制度辞退外，酒店保留追究其经济或法律责任。奖励规定通报表扬：1．1严格执行资金管理管控规定，并积极反馈执行情况，提出合理化建议的。1．2发现资金管理管控执行过程中存在不足，避免可能给酒店造成损失五千元以下的；物质奖励：对以下单位或个人，除给予通报表扬外并给予物质奖励。发现资金相关计划管理管控中存在漏报，或付款审批管理管控中存在多头请付款、请错款，审批手续不齐，或对资金管理管控中的违章行为（如暗箱操作等）及时向监事会反映，举报属实，避免对酒店造成损失五千至三万元的，增发当月奖金50%；避免对酒店造成损失三万元至五万元的，增发当月奖金100%