GJB9001程序文件-文件控制程序

文件控制程序1目的对质量管理体系有关的文件进行控制，确保各有关场所使用的文件为有效版本。2范围本程序适用于公司内与质量管理体系有关的文件的控制。3职责3.1总经理负责批准发布《质量手册》、《程序文件》。3.2管理者代表负责审核《质量手册》和《程序文件》。3.3综合部负责《质量手册》、《程序文件》的编制、修订；负责公司文件的管理、发放、回收及组织现有体系文件的定期评审。3.4技术部或模具部负责所有产品的技术文件的编制、修订、归档。并参与现有体系文件的定期评审。3.5生产部和质量控制部参与现有体系文件的定期评审。4工作程序4.1质量体系管理文件分类公司文件分为质量文件、管理文件、技术文件、外来文件和记录。4.1.1质量文件a)质量手册；b）程序文件。4.1.2管理文件a）规章制度b）报告类c）通知类d）纪要类4.1.3技术文件a)产品技术标准等；b)产品图样；c)工艺文件；d)作业指导书、规范或规程。4.1.4外来文件a)法律法规；b)产品的国家标准、行业标准；c)供方提供的文件。4.1.5记录证实公司产品、过程和质量管理体系有效运行符合要求提供的证据。4.2文件编号4.2.1质量文件编号4.2.1.1质量手册编号：Q/YL.QM-01-XXXX注：“Q”--企业标准代号；“YL”--公司名称代号；“QM”--质量手册代号；“01”--顺序号；“XXXX”--年份代号。4.2.1.2程序文件编号：Q/YL.QP-XX-XXXX注：“Q”--企业标准代号；“YL”--公司名称代号；“QP”—程序文件代号；“XX”—顺序号，从01开始依序编号；“XXXX”--年份代号。4.2.2管理文件编号：Q/YL-GXX-XX-XXXX注：“Q”--企业标准代号；“YL”--公司名称代号；“GXX”—G表示管理文件；XX表示文件类别号（01、02、03……）01代表规章制度；02代表报告类；03代表通知类；04代表纪要类；“XX”--顺序号，从01开始依序编号；“XXXX”--年份代号。4.2.3技术文件编号：Q/YL-JXX-XX-XXXX注：“Q”--企业标准代号；“YL”--公司名称代号；“JXX”—J表示技术文件；XX表示标准类别号（01、02、03……）；01代表技术管理文件；02代表作业指导书或工艺卡；03代表操作规程或规范；04代表技术通知；05代表质量计划类；06代表技术协议类。“XX”--顺序号，从01开始依序编号；“XXXX”--年份代号。4.2.3.1作业指导书编号：Q/YL-J02-XX-XXXX注：“XX”--顺序号，从01开始依序编号；“XXXX”--年份代号。4.2.3.2工艺卡编号：a）铸造工艺卡编号：Q/YL-J02-产品代码-编写年份-序号；b）机加工艺卡编号：Q/YL-J02-产品代码J-编写年份-序号。4.2.3.3图纸编号：a）产品图纸（转化图纸）：产品代号（销售部提供）；b）毛坯图纸：产品代号-MP；c）模具图纸：产品代号-MJ；d）工装图纸：产品代号-ZGZ(铸造厂使用工装)；产品代号-JGZ（机加厂使用工装）。如工装图纸由多个部件图组成，编号后加“-1、-2、-3”依次类推。4.2.4外来文件：外来文件可用原编号，无编号参照上述编号方法执行。4.3文件状态标识4.3.1质量文件和管理文件版本号/修改状态：A/0其中：“A”为版本号，以英文字母顺序顺延编制；“0”a)首版一律为第一版，记作“A/0”。b）每修订一次，在版本号后对修订作一次说明。例如：原版本为“A/1”，再次修订后，版本号变为“A/2”。c)每当文件的内容或格式有较大的变更时，就应该换版。换版后文件的版本号递增，记作“B/0”4.3.2作业指导书和工艺卡数字“0、1、2……”指试行版本，数字代表试行版本变更次数。英文字母“A、B、C……”为正式版本。4.3.3其它类：无版本号。4.4文件的审批4.4.1《质量手册》及《程序文件》由综合部编写，管理者代表审核，总经理批准。4.4.2管理文件由综合部组织编写，责任部门副总审核，总工程师或总经理批准。4.4.3技术文件a）管理文件由技术部或模具部组织编写，部门主管审核，总工程师批准。b）技术指导性文件由主管工程师编写，同级别工程师校对、部门主管审核、质量和生产主管会签、总工程师批准。c）图纸由制图人签设计、部门主管审核、总工程师批准。d）外来文件须加盖“外来文件”和“审核和批准”章、主管工程师或部门主管审核，总工批准后方可投入使用。顾客提供的外语版本经销售部翻译后由翻译人签字、销售主管或副总批准，方可作为依据纳入使用。4.5文件的管理4.5.1文件归档：文件批准后送交综合部档案室归档，受控文件应列入《受控文件目录》。归档应确保文件协调一致，现行有效，保持清晰，易于识别。4.5.2文件的受控状态4.5.2.1文件分受控文件和非受控文件。受控文件包括质量手册、程序文件、技术指导性文件；非受控文件包括表单类、记录类等。4.5.2.2受控文件加盖红色“受控文件”印章。4.5.3文件的保存文件原件加盖“受控1”存档保存，加盖“受控2”存档用于借阅使用。如文件需下发，根据下发份数加盖受控顺序号。有效受控文件保存期限：长期。4.5.4文件的发放4.5.4.1受控文件发放，由综合部填写《文件发放和回收登记表》，按文件发放范围发放,确保所使用处可获得适用的文件的有效版本。4.5.4.2非受控文件发放只登记《文件发放和回收登记表》。4.5.5文件的更改4.5.5.1文件更改，应由提出文件更改的部门填写《文件更改单》,说明更改原因，重要的更改应附充分证据。4.5.5.2文件更改的审核按4.4文件审批条款执行；批准后在原文件上进行更改后归档。4.5.5.3文件的更改有以下形式：a）依据《文件更改单》的要求由责任人员实施更改，可在原文件上用签字笔划改，并由责任人划改并签字，且标明更改处数。b)更改方法：将更改内容写在原内容的下方，原内容用签字笔划线，并标明更改序号和部位。如①×1代表该页第一次更改了一个部位。①代表更改序号，×1代表更改部位。对于航空产品相关的管理及技术文件，公司必须根据合同或法规性要求与顾客/或法规性机构共同协调文件的更改。4.5.6文件的借阅、复制借阅和复制归档文件，借阅/复制人填写《文件借阅/复制申请单》经本部门副总经理批准，档案管理员凭《文件借阅/复制申请单》予以借阅/复制，借阅/复制人填写《借阅登记表》。借阅/复制人在文件借阅期间应保持文件的完整、干净，借阅/复制使用完毕后交档案管理人员归档，并填写归档时间。4.5.7文件的换版4.5.7.1文件经多次更改，内容已不清晰且影响使用，或文件进行大幅度修改时，填写《文件更改单》进行换版。4.5.7.2换版文件的审核按4.4文件的审批执行。在换发新版时,原版文件加盖“作废“章，进行作废保留处理。4.5.7.3文件已严重破损影响使用时，文件持有者应到综合部办理更换手续，换发新文件。换发新文件应交回旧文件,档案管理人员将破损文件回收。新文件的发放编号仍用原文件的发放编号。4.5.7.4文件使用者将文件丢失，使用者填写《文件丢失证明》经部门副总签字确认后综合部办理文件补发手续，档案管理人员在补发文件时应给予新的发放编号，并注明丢失文件的编号作废。4.5.8文件的回收4.5.8.1文件不再适用时，综合部统一回收，填写《文件发放和回收登记表》，在登记表上做好标识。4.5.8.2新产品试制完成后，技术部将试制过程中的全部资料整理归档。4.5.8.3如果某产品已与用户终止合同，不需再生产，销售部及时通知生产部、技术部、质量控制部、综合部。各部门将全部文件归还，综合部负责填写《文件发放和回收登记表》并归档。4.5.8文件的作废与销毁失效/作废的文件，由综合部进行统一回收，加盖“作废”印章，并在《作废文件登记表》中记录。为了知识积累或其它需要，可保存一定数量的作废文件，加盖“作废保留”识别章，并单独存放。作废文件到规定保留期限，综合部填写《文件销毁申请单》，经部门副总批准后，填写《文件销毁清单》。采用无法恢复的方式进行销毁（如火烧、碎纸机粉碎等）。作废保留文件的保存期限，如表1：表1作废保留文件的保存期限序号文件类别保存方式保存期限1质量管理文件书面3年2管理文件书面3年3技术文件书面5年4设备文件书面5年4.5.9外来文件的控制建立《外来文件登记表》，以便于查阅。综合部应定期查询相关国家标准、行业标准、国际标准和国外先进标准发布信息，及时修订过期的文件，过期的文件直接作废处理，保证公司所使用的标准文本为有效版本。外来文件登记后应及时通知相关部门领取，并在《文件发放和回收登记表》上签字，综合部保存原件并建档。4.5.10文件的评审与更新4.5.10.1定期评审：由综合部组织，质量控制部和技术部参与，每年一次分别对所辖的质量管理体系文件的有效性、适宜性、充分性进行评审，并填写《文件评审表》。4.5.10.2不定期评审：管理者代表或相关部门主管，如发现质量管理体系文件的有效性、适宜性、充分性有缺失之处时，可向综合部提出申请召开临时会议，进行文件评审。4.5.10.3经评审确认要进行更新的质量管理体系文件，按本程序4.4条款执行。4.6GJB9001B-2009标准中对文件控制的特殊要求。4.6.1对于军工产品的图样和技术文件由主管工程师编制和修订,经标准化人员标准化检查后，技术部主管校对，总工程师审核,总经理批准。军品外来产品技术条件经技术部转化，由技术部主管审核，总工程师批准。4.6.2军工产品的图样和技术文件在使用时要协调一致，文件与图样互为补充，保持统一，同时还必需保持文件与图样现行有效。4.6.3军工产品生产过