信息时代下企业电子档案管理探讨策略

二十一世纪是一个信息化时代，计算机信息技术已经遍布于各行各业中，与人们的生活、生产密切相关，现代企业在信息时代的发展过程中，应当转变传统的经营模式，朝着智能化方向发展。为在日益激烈的市场竞争中占据一席之地，企业要充分发挥现代科学技术的作用，加强内部控制工作，其中电子档案管理是重要组成部分，必须予以高度重视，不容忽视。不同于过去纸质档案管理，计算机信息技术的应用，促使纸质档案管理走向电子档案管理，为充分发挥电子档案管理的作用，保障企业各项业务的顺利开展，则应当及时发现当前存在的问题，采取针对性措施来加以解决。这并不是一项简单的工作，涉及多方面内容，需要从各方面来进行系统化把控，既要注重电子文件归档工作，又要实施有效的电子档案管理措施，以提高电子档案利用率，推动企业的长远发展。一、电子文件归档（一）电子文件的特点电子文件具有以下特点：一是其采集速度比较快，有着较大的信息容量，在操作上比较简单，能够产生大量的电子文件，便于储存和查询，同时也给电子信息系统带来了压力；二是电子文件依赖于信息系统，无须人工来进行识别，可直接通过计算机网络来被人查询。一旦离开网络，便不可编辑、管理电子文件，因此对于网络环境的要求较高，所采用的操作系统应当定期升级和更新，否则会影响电子文件归档的效率；三是电子文件具有可分离性，指的是其信息和载体可分开，这不同于纸质文件。电子文件的信息内容可以和不同的载体进行结合，同一个信息能够在不同的载体上呈现和储存，可进行空间扩展，实现格式转换；四是电子文件具有易更改性。指的是电子文件在操作上较为方便，无论是增加信息内容，还是删减信息内容，亦或是更改信息内容，其都可以直接利用网络系统来进行操作[1]。（二）加强电子文件归档管理的有效措施在进行电子文件归档管理的时候，应当注重以下几点：第一，企业领导应当充分认识到电子文件归档的重要性，要转变传统的电子文件归档模式，要求相关人员认真对待此项工作，企业各部门要协调配合，不断地提升电子文件归档技术。电子文件归档并不只是档案部门的工作，也关系着其他部门，需要信息化部门、档案部门等联合作业，才能提高电子文件归档工作效率，保障电子稳健的质量，为企业开展各项业务提供可靠的文件资料。相关部门和负责人员必须贯彻落实管理职责，发挥自身优势，从而实现电子文件归档效益最大化；第二，要制定完善的电子文件归档规章制度，使电子文件归档工作有据可循、有法可依，严格按照相关要求来执行作业。需明确电子文件的归档范围，确定好归档时间、形式，以及了解其涉及的相关部门，实施科学的归档处理技术，从而促进电子文件归档管理的系统化发展；第三，要加强对电子文件归档人员的培训，使之掌握最新的档案管理知识，具备基本的计算机信息操作技巧，不断地壮大电子文件归档队伍力量，提升相关人员的业务水平[2]。二、电子档案管理（一）电子档案管理的要求企业在实施电子档案管理工作的时候，应当满足以下几点要求：一是要具有完整性。指的是所采集的电子档案应当具有完整性，需和纸质档案管理一样，进行有效的整合。对于保险企业来说，用户的电子档案信息必须完整储存，规定的信息资料一样都不能少。可根据企业的实际情况，来选择适宜的档案管理模式，针对信息保密等级，来实施相应的管理。电子档案管理部门需和企业其他部门进行有效合作，简化流程，确保电子档案的完整性，这对电子档案管理人员提出了较高的要求，需要其认真投入到档案管理工作；二是要具有原始性。不同于纸质档案，电子档案是将实际内容输入到网络中，用虚拟数字、符号来进行储存，这就导致其一开始便不是原始状态，在其生成、传输和使用的过程中，数据虽然是最初的数据，但也属于复制数据，不同于纸质档案总有一份原始资料。在这种情形下，管理电子档案的时候，也务必保证其材料的原始性，输入原始数据的时候不可错误；三是具有真实性。指的是在实施电子档案管理过程中，电子档案资料可以被拷贝、复制，但也会在这个过程中出现变化[3]。基于此，为了避免电子信息档案被篡改，保证其真实性，就要对其进行失真检查，以免出现严重错误，造成较大损失；四是具有安全性。指的是在管理电子档案的时候，要将信息安全放在第一位，必须提供电子档案信息的保密性。（二）电子档案管理存在的问题现阶段，企业在实施电子档案管理工作的时候，还存在着一定的问题，其问题主要有：一是电子档案原资料容易出现被篡改的问题。不同于纸质档案，电子档案如若在形成初期被人篡改或是删除，很难被发现，电子档案的原始性得不到有效的保障，会影响电子档案的真实度，这不利于企业业务的开展；二是就目前而言，部分企业并未意识到电子档案管理工作的重要性，其在电子档案管理方面的投入并不大，忽视了电子档案管理技术的创新，所使用的电子档案管理设备较为落后，管理制度不够完善，未能充分发挥电子档案管理工作的作用，受到了技术和环境的束缚，容易出现信息泄漏等安全问题；三是企业电子档案管理工作依赖于计算机信息技术，从积极方面来说，计算机信息技术的应用，提高了电子档案管理水平，给人们带来了更多的便捷，但从消极方面来说，其也给电子档案信息带来了安全威胁，信息安全问题日益凸显，需要防范病毒的入侵，有效保护电子档案信息，防止其泄漏。（三）加强电子档案管理的有效措施为提高电子档案管理水平，应当从以下几个方面着手：一是要优化电子档案基本结构，制定完善的管理标准，实施统一管理。企业应当充分发挥计算机信息技术的作用，重视电子档案管理工作，将其作为档案管理的主要模式，在实施纸质管理的同时，应用电子档案管理的优势，以提高电子档案信息的真实性，做好保存工作。在采集、整理电子档案的时候，需要统一格式，合理传输和利用，从而保障电子文件档案管理质量；二是丰富电子档案管理手段，转变过去的单一模式。一方面，要确保电子档案资料的真实性，保留好原始数据，在进行电子档案输入、采集的时候，做好备份工作，储存媒介中的电子档案资料至少要有两份；另一方面，应当用独立、专门的计算机来储存电子档案，强化电子档案管理的安全性，做到专机专用，以免造成电子档案资料信息泄漏，产生网络安全。与此同时，还应当实施分布式双机备份，防止信息丢失或是被篡改；三是要制定完善的电子档案管理制度，严格按照相关法律法规来执行作业，所有的电子档案都应当具有一定的法律效应，保证电子档案的合法性[4]。三、电子档案利用（一）电子档案的利用途径在企业经营管理过程中，电子档案有着十分重要的作用，相较于纸质档案来说，其在管理上更为便捷，准确率相对来说更高一些，可充分利用计算机信息技术来使用电子档案，提高电子档案的利用率。常见的电子档案使用途径有以下几种：第一种是提供拷贝。指的是企业档案管理部门在开展业务的时候，可以为企业各部门或是其他人员提供所需要的信息资料，将这些档案信息作为拷贝载体，让使用者自行下载使用，或是为其提供原本进行打印；第二种是通信传输。指的是电子档案可以突破时间和空间的束缚，跨地区来传输电子档案信息，这不仅能够节约时间，还能够减少财力方面的浪费，直接通过网络就可以进行有效的网络传输，实现资源共享，加强不同档案馆或是企业之间的交流与沟通。可供相关单位，查找所需资料，实现信息资料传输的点对点；第三种是直接利用。指的是企业档案部门可以直接从网络上查找资料，和需求者共享信息资料。（二）提高电子档案利用率的有效措施为提高电子档案利用率，应当做到以下几点：第一，要制定完善的档案利用制度，归纳整合档案资源，对其进行分类，以便于日后查找。完善的电子档案利用制度，可为电子档案的使用提供重要的保障工作，有利于规范电子档案管理工作，在为信息需求者提供所需档案信息的时候，需要进行严格审批，审批通过后才能提供信息。科学的规章制度，有利于保障电子档案的安全性，可充分发挥现代科学技术的作用，全面采集电子档案信息，将其和纸质档案相结合，起到有效的互补作用，改变传统的电子档案管理模式，真正发挥电子档案的作用，而不是导致电子档案工作流于表面形式；第二，要规范电子档案的利用方法，以免破坏电子档案资源，造成不必要的损失和浪费。利用电子档案的时候，必须遵循相关政策和原则，要根据需求者的实际要求，基于电子档案的内容来实施有效的管理。对于可公开展示的信息，则能够提供拷贝，如若存在不开放的私密信息，则不可提供拷贝。浏览档案资料的人员应当分权限，加密文件只有知道“密钥”的人员才能查看，“密钥”要进行定期更换，以免造成安全漏洞；第三，要实施“双套制”模式。指的是将电子档案和纸质档案相结合，做好保存工作，充分发挥计算机信息技术，采取良好的管理模式；第四，要加强对档案管理人员的培训。电子档案利用率的高低，与电子档案管理人员的个人业务能力和自身素质有着较大的关系，应当重视对电子档案管理人员的业务培训，使之掌握最新的管理知识和技巧，确保所采集的电子档案信息具有真实性、准确性。要强化电子档案管理人员的责任意识，使之充分认识到电子档案利用的重要性，培养期良好的综合素质，严格按照相关规定来执行作业，从而提高电子档案利用率。（三）电子档案利用的安全控制在利用电子档案的时候，应当将信息安全放在首位，要实施高效的安全控制手段，可从以下几个方面着手：一是要实施身份认证措施。指的是在电子档案信息管理过程中，利用身份认证技术，来确定信息查询和需求者的个人真实身份，把控电子档案的流向，不同的身份所能够访问的权限有所不同，防止用户信息泄漏。一旦发现信息泄漏等问题后，可通过身份认证技术来锁定可疑人员，将损失降到最低。企业相关人员在登录档案管理信息平台的时候，需要输入账户和密码才能登录，一些重要信息的登录用户需要进行实名制，一个人对应一个账号，一旦出现问题可根据后台数据进行查询，寻找档案流向；二是要实施审计跟踪措施。指的是在电子档案利用过程中，需要保障档案信息系统的安全性，监控其运行状态，安装跟踪系统，以便于实施监控用户的操作，并进行存档。审计跟踪系统能够记录档案信息系统中的所有浏览，如若发现用户操作存在危险，则要予以及时警报；三是实施文件保护措施。一方面在利用电子档案的时候，需避免不当操作损坏档案信息数据，需设置文件保护措施加以防范。下载电子档案的时候，应当在官方渠道进行下载，提供独立下载空间，统一档案管理格式，以免受到病毒感染，恶意篡改或是损坏档案信息。与此同时还应当给每一份电子档案设立独立密保，访问的时候需要输入相应的密码，核实用户身份后才能予以用户访问权限。系统可记录访问系统的IP地址，避免同一IP地址过于频繁的多次访问；四是可采用数字水印措施。这是一种全新的电子档案管理技术，无论是文件资料，还是视频影像资料，都可以通过数字水印技术来进行保护，下载打印之后会有数字水印，但不会影像信息的浏览，这有利于保障电子档案文件的版权。四、结束语总而言