高职院校财务内部控制的相关性探析-以J高职院校为例

J高职院校是S省一所公办的全日制高等职业院校，是国家骨干高职院校、国家优质专科高等职业院校，目前正在创建中国特色高水平高职学校。在国家的政策引领下，J高职院校紧跟社会发展需求，不断优化专业体系，稳步推进教学改革，使学院发展上了新的台阶，各类建设任务的增加，也让学院有了更多的资金支持，如何合理配置资金，实现效益最大化，是个亟待解决的问题。在各项管理工作中，财务内部控制工作是最重要的一项内容，高效健全的财务内部控制制度的实施，除了能保障学院资金资产的安全有效，还能促进教学资源的合理分配，保证学院教育事业健康发展。一、J高职院校财务内部控制存在的问题(一)财务内部控制意识薄弱J高职院校自办学以来，学院管理层历来重视教学和科研，但对财务管理内部控制重视程度不足，给财务的定位倾向于服务职能，服务学院、服务师生，而弱化了其管理职能，对财务职能的定位不准，致使学院管理层，乃至所有教职工，都忽视财务内部控制。另外，作为财政拨款全额预算单位，部分管理人员对财政资金使用效益不够重视，资金支付流程化，造成资金浪费。(二)内部控制制度不健全，且执行不力学院内部未能形成完整的内部控制制度体系，而内部控制制度是开展财务内部控制的依据和保障，没有健全的内部控制制度，不仅会影响财务工作的顺利开展，也会加大财务风险发生的概率。现行的部门内部管理制度，未能根据现行政府会计制度进行更新，在执行的过程中，存在落实不到位的情况，导致财务内部控制管理失效。就各类财务管理制度而言，未能与相关的政府采购制度、资产管理制度等形成相互牵制的内控机制。(三)预算管理不到位预算编制的基础数据来自各二级学院和处室，负责上报预算的职能部门人员缺乏预算编制的基础知识，存在随意编制和盲目编制的问题；在执行预算中，存在重视资金支付进度，轻视资金使用管理的问题，导致资金使用效率低下，资源浪费；专项资金存在使用不规范和浪费的现象，特别是科研项目经费和教学改革项目，视作个人经费，超出专项资金使用范围，虚假报销。同时，预算考评制度的缺失，使得预算执行不力，预算分析不充分，预算支出得不到有效控制，预算管理存在一定程度的缺失。(四)财务内部控制监督不力财务内部控制监督是财务内部控制工作有效实施的保障，必须保证监督工作的独立性和监督部门的独立性，而J高职院校没有设立单独的审计部门，只是将审计职责划归纪委办公室，由其中两名人员兼顾内审工作，内审部门不独立，内审人员不专业，严重影响内部审计职能的发挥，无法及时发现财务内部控制执行中存在的问题和不足，更谈不上给财务内部控制的改革提出建议。(五)财务内部控制信息沟通不畅J高职院校为了规范各类经费的使用，将科研经费、学团经费、教改经费、技能大赛等专项经费，均通过设立归口部门来进行管理，但在具体执行过程中，缺乏与归口部门的信息对接和有效沟通，造成数据口径不一致，信息传递不及时，甚至传递错误。另外，设备采购部门和资产管理部门独立于财务部门，在具体业务处理中，存在互相推诿、扯皮的现象，影响业务处理效率，财务、资产、设备采购等各部门拥有独立的信息管理系统，未能形成合理对接，各类数据和信息得不到有效整合，影响学院管理层和各职能部门对信息的及时获取和共享。(六)财务人员整体素质有待提升J高职院校财务部门人员结构不合理，老员工所占比例大，且总体学历水平偏低，缺乏高层次的会计专业人员，特别是财务内部控制管理人员。财务内部控制工作没有专门的人员负责，而是由相关财务人员兼任，影响财务内部控制工作质量。另外，部分财务人员的业务操作水平低，缺乏主动的专业学习和业务提升，在具体业务处理中，不能合理利用最新的政策法规和业务处理方式，顺利解决财务问题。二、加强J高职院校财务内部控制的措施(一)提高财务内部控制意识从学校层面至个人层面提高财务内部控制意识，使学院领导、中层管理人员、教职工，都能切实感受到规范财务内部控制的重要性。特别是学院领导要充分认识到财务内部控制对学院发展的重要影响，无论是保障学院发展更上一个台阶，还是提升学院社会感召力和行业影响力，抵御财务风险，都有着举足轻重的作用。学院领导除了加强自身对财务内部控制的学习，也要让其他部门学习相关内容，配合财务部门，共同促进财务内部控制工作的开展。(二)建立“大财务”管理体系为了加强财务部门的管理职能，资源的有效利用和合理配置，要将学院政府采购部门、资产管理部门纳入财务部门，形成“大财务”，通过财务部门的统一领导，使各部门工作连接更紧密、沟通更顺畅，各项经济业务得以良性实施。如何开展“大财务”管理，主要通过以下几个方面：1.完善财务内部控制制度J高职院校须结合自身实际情况和发展状况，制定和完善财务内部控制制度。同时，要赋予财务部门一定的权力，明确其管理范围和权限，在实现财务管理职能的同时，做到有效的全面监督。首先，合理设置财务岗位，明确财务审批、审核、资金支付、账务核算等各关键岗位的职责权限，确保不相容岗位相分离，对于重要岗位，实行定期轮换制度，形成内部牵制。各岗位人员按照岗位职责，严格遵从各项业务规定，开展具体工作任务，未认真履职的，并结合年底的绩效考核结果，给予相应的处罚。其次，要加强支出审批和审核控制，资金支付前，会计人员应当全面审核各类原始单据，对单据的合法性、合规性、合理性进行严格查验，确保每笔支出有理有据，规范有效。各级领导要按授权范围进行审批，对于重大项目，要进行可行性研究及相关讨论，如有需要，也可以邀请外部专家，对项目的开展及运行进行综合研讨，评价项目的可行性和效益性，对学院发展极其重要的业务，必须执行集体决策或者联签制度。最后，规范收入管理，减少财务风险。确保各项收入应收尽收，并做到及时入账；严格执行“收支两条线”的管理规定，对应上缴财政专户的项目，必须做到及时、足额上缴；建立收入分析和对账制度，对收入征收和到账情况，及时进行检查，并进行相应的处理；加强票据和印章管理，遵守票据和印章管理制度。2.严格执行政府采购制度对于纳入政府采购目录的项目，严格执行政府采购制度，遵守政府采购的程序，先编制和批准政府采购预算，再合理确定政府采购模式和政府采购方式，实施政府采购项目的采购、招标、合同签订、资金支付等一系列工作任务。政府采购活动实施的过程中，相关材料的原件要及时移交，作为账务登记的辅助材料，并做好合同登记及归档工作。采购部门负责组织各职能部门确定采购需求，集中编制采购计划，要本着科学合理、厉行节约、规范高效、权责清晰的原则，对采购需求和采购实施计划的合法性、合规性、合理性负责。在政府采购执行过程中，要优化采购活动程序和手续，依据法律法规收退合同保证金，依照合同支付进度进行采购资金结算，确保采购过程安全顺畅。3.加强资产管理在资产配置过程中，要遵从配备标准，从严控制、合理配置；在资产使用过程中，利用固定资产管理系统，对各项资产逐一进行追踪记录，明确资产使用人和保管责任人，并规范其权利和义务；进行资产处置业务时，严格履行审批手续，未经批准不得自行处置，并将资产处置清单等及时移交财务记账人员，进行账务登记，更新资产数据。另外，要充分利用资产信息管理系统，做好资产的登记、报告、数据分析工作，实现对资产的全面掌握和有效管理。J高职院校资产数量大，种类多，且有相当数量的大规格教学科研设备，为了做好资产管理，必须完善固定资产登记制度，并进行定期和不定期的清查盘点，确保账实相符，以便及时掌握学院资产状况，合理调配资产，减少资产损失，杜绝资产浪费。(三)加强预算管理，稳步推进预算执行预算管理日益重要，从预算编制到预算执行、预算分析、预算绩效评价，每一步都至关重要。预算编制不只是财务部门的任务，更不是某一个财务人员的任务，而是整个学院的预算编制任务，需要学院领导、财务部门、其他部门的密切配合，明确职责和任务，按照学院自身财力、财政拨款投入和学院发展规划，合理安排各项收支，保证预算编制的合理、合规、完整和有效。另外，对于重大项目预算，要经过充分的论证和研究，考虑其可行性和效益性，注重其中长期的预算编制，使重大项目预算符合学院的长远规划和战略性发展要求。在预算执行的过程中，要定期和不定期地将预算执行进度向单位负责人、分管财务负责人及归口管理部门、项目负责人等进行汇报，通过召开预算推进会，传递预算执行信息，解决预算推进过程中存在的问题，确保专项资金和重大项目有序推进。定期对预算执行情况编制业务分析报告，为学院领导开展经济决策提供基础信息支持，对于支出业务中出现的异常情况，要进行详细分析，并采取有效措施，防止信息误判。为了彻底改变过去“重事前编制、轻事后考评”的管理方式，J高职院校需要建立预算绩效考评制度，将预算执行结果与部门考核、个人考核相挂钩，在明确其预算任务的基础上，将预算执行效果与奖惩机制结合到一起，对于预算执行力度和效果好的，给予相关部门和个人适当的精神鼓励和物质奖励；对于预算执行不力，且执行效果不好的，严格按照奖惩制度，给予一定的处罚。(四)强化内外部审计与监督为了保证财务内部控制制度的有效实施，必须要有强有力的审计监督，内部审计在财务内部控制管理工作中起着很重要的作用，不仅可以评价财务内部控制制度实施的有效性，也能对财务内部控制制度的建设提出意见和建议。J高职院校必须设立专门的内审部门，并配备专业的审计人员，确保审计工作的独立性和专业性，内部审计部门要担负起职责，通过定期和不定期的内部审计，对财务内部控制制度运行成效进行分析评价，找出疑点、断点、痛点，秉着客观公正的态度，对于发现的问题，及时反馈给相关部门，优化财务内部控制，形成内部审计的长效保障机制，形成监督、整改、再监督、再整改的良性循环。另外，要积极接受外部审计部门的审计与监督，对于外部审计部门的审计，财务部门要给予良好的配合，按照具体要求，准备凭证、账目、合同等财务资料，对于审计过程中的问询，认真对待，财务人员无法准确回复的，让相关责任人员给予合理解释；对于外部审计部门发现的问题，要形成整改报告，汇报给学院领导，并协同相关部门，及时整改。(五)完善财务内部控制信息化平台建设在现行的财务内部控制信息化平台建设的基础上，要分阶段地建设并完善财务内部控制管理信息化系统，将预算管理、账务管理、科研项目管理、采购项目管理等各模块进行关联互通，保证信息传递顺畅，各业务模块的数据信息勾稽关系合理，模块之间既相互独立，又相互牵制，形成统一的财务内部控制管理信息平台。同时，利用财务内部控制信息化平台，通过制定标准化的审批程序和业务处理流程，规范各岗位人员工作范围和职责权限，保证每一项操作、每一步处理流程合规合法，保障财务内部控制制度的有效实施，杜绝财务隐患。(六)注重财务内部控制人才队伍建设，提升整体业务水平首先，通过招聘和人才引进，引入擅长财务内部控制管理的高层次人才，强化人才队伍建设，将新思想、新观念、新技能，融入学院财务内部控制日常管理活动中。配备专门的财务人员负责财务内部控制工作，并做好与相