企业应收账款管理存在的问题及在ERP 系统中运用对策

随着我国经济的迅速发展，各行各业的市场竞争也逐渐激烈，大部分企业为扩大销售，采用赊销方式进行交易，从而产生应收账款。任何事物的形成都有利有弊，对于应收账款，一方面，可以帮助企业增加销量减少库存，节省存货资金占用、存储、管理等方面成本；另一方面，存在一定的经营风险，管理不好可能直接导致财务危机。因此，企业在日常工作中加强应收账款管理极其重要。一、企业应收账款管理存在的问题（一）忽视客户的信用管理和动态信息跟踪企业客户信息档案管理不健全，对客户资信度调查不够深入，未建立系统的信用政策或已建立信用政策和信用期限，但管理粗放，公司内控制度中未明确规定不同类型客户的欠款信用额度和账期。企业销售人员未及时关注到客户的动态信息，如客户的资金流情况、履约情况、法律诉讼情况等，使管理不具有针对性。（二）企业缺乏对销售合同评审及证据档案的系统管理企业忽视销售合同在签订、执行、后期跟踪等环节涉及的评审、业务单据取证、资料保管等工作，造成后期收款有争议时，难以实现资产保全。（三）企业对销售人员的奖罚机制不健全企业对销售人员的内部绩效考核通常仅将销售额与其的薪酬相挂钩，未与回款挂钩，使得销售人员只考虑完成销售收入业绩指标，不注重回款情况，进而企业应收账款剧增，加上催收力度不够，坏账也越来越多，造成企业拥有高销售额而低利润的局面。（四）企业内部缺乏信息沟通日常应收账款管理工作中，企业的销售部门和财务部门各自独立，之间较少有信息反馈，业务员重视的是销售额的业务拓展，而公司的财务部门只专注于对应收账款的会计核算、核对工作，忽视对应收款的跟踪、反馈、分析，没有健全业务报告体系，销售部和财务部之间缺乏信息沟通，业务联系严重脱节。二、应收账款管理在ERP系统中的运用对策企业在加强应收账款风险控制及管理过程中，随着信息化水平的日益成熟，ERP应收账款管理系统可以在保障制度执行、保证资产安全、提高会计信息质量、提升工作效率等方面发挥较好的作用，利用ERP管理系统对企业的应收账款进行内部控制势在必行。具体运用对策如下：（一）完善客户资料信息档案，将信用管理融入ERP系统详细的客户信息是高效率回笼资金、预防坏账风险的基础，企业应在ERP系统建立详细的客户资料信息档案，包括客户名称、客户的法人信息、企业地址、联系方式等工商登记情况、银行账户信息、合同及审批流程、对接人、信用情况等。企业在确定赊销客户的信用期限和授信额度前，需对赊销客户进行全面调查了解，并作出评估。企业销售部负责客户评级授信（客户联系、前期资信调查、真实性的核实）及其后续的管理工作，财务部负责对授信客户实际结算的审核和监督，对ERP系统中客户授信额度和授信期限的管理。1.客户信用评价、授信额度及授信流程设置企业结合ERP中记录的业务数据，每年开展对客户进行的信用评级工作，将客户信用划分为A、B、C、D四个等级：A类客户为回款信誉优质，能够按约定及时付款，上年度无逾期付款的记录；B类客户为回款信誉良好，基本能够按约定付款，极少逾期付款，逾期时间不超过3个月；C类客户为回款信誉一般，偶有逾期付款，逾期时间超过3个月，但能结清；D类客户为回款信誉较差，有长账龄逾期未清，不能给予授信。客户信用等级做相应的授信系数如下：信用等级ABCD授信系数0.20.150.10授信系数为相应信用等级可申请的最大系数，并不是必须申请的系数，原则上授信额度不超过该客户的上年账期平均发货额。客户信用额度是根据客户信用评级的授信系数、上年货款支付金额来核定，其计算公式为信用额度=上年累计销售额*授信系数。企业当年新开发的客户原则上不给予授信额度，不予赊账，付款方式为款到发货，但特殊情况经企业业务员申请，销售副总或总经理特批，交财务部在ERP系统中做临时单项授信。企业当年内的授信的赊销额度并非一成不变，而是当出现以下情况可申请调增或调减信用额度：（1）客户连续3个月销售业绩增长幅度超过20%且付款记录良好，可申请调增信用额度；（2）客户连续3个月销售业绩减少幅度超过20%，控制调减原信用额度；（3）客户付款记录不良，应收账款逾期超过2个月或者发生三次及以上货款逾期，控制调减原信用额度。企业销售业务人员对区域内符合授信标准且有授信需求的客户进行市场调查，确定客户品质、能力、资本情况并对授信额度进行合理的填写《信用额度及账期申请表》，经片区经理审核后，销售副总或总经理进行审批，审批流程最终到财务部归档生效，并在ERP系统内设置相应的信用额度和账期。客户授信申请的流程如下：2.授信后的管理措施企业针对不同付款方式的客户采取相应的授信后的管理措施。（1）付款方式为按合同支付的客户应注意账期的计算方式，及时和客户确认并催收到期的款项，至少每月发一次对账单确认应收款金额的准确性。（2）付款方式为月结的客户应和客户确认是否区分立账日和付款日，客户有立账日的规定销售内勤应每月在客户立账日前完成开票并寄达客户，并在付款日之前提醒客户支付货款。（3）付款方式为月清的客户月底要及时对账并通知客户付清本月的发货金额。（4）对于超过授信额度使用临时信用额度发货的客户最晚1周内要付清超额部分。（5）对于付款记录不良，应收账款逾期超过2个月；或者发生三次及以上货款逾期，销售内勤要及时反馈信息给业务员/业务经理、客服经理同时上报片区经理，由业务经理确认是否调减客户信用额度或者调整付款方式。（6）对于信用额度20万元以上或者付款方式为按月结算的客户，业务员每季度应至少走访1次；信用额度50万元以上或账期在1个月以上的客户，除业务员每季度至少1次的市场走访外，需销售片区经理或销售副总每年至少走访1次。在客户走访中，密切关注客户授信额度及回款期限的合理性，结合客户的经营情况、交易状况及时调整授信情况。客户信用额度每年至少更新一次，在此期间，如果需要对个别客户进行紧急调整，应及时对相关材料进行补充修改。（二）启用ERP合同评审，规范销售业务资料在ERP系统中有效存档企业将标准化项目或重点关注事项列入ERP的合同签订模块中的必选条款，销售人员合同签订，销售订单生成时就给予足够的重视，如非常用大额产品订单、非常规特制产品等赊销业务，在系统录入时，就自动触发评审机制，系统分别提示销售主管、生产主管、技术人员、品质人员、采购专员，分别做出评审，以此最大可能规避因产品质量、交期、生产技术等可能产生的问题，所导致的客户拒付货款。ERP系统记录了赊销业务的整个流程单据，体现在系统内产生的销售合同、销售订单、发货通知单、销售出库单、销售税控发票等，关联了外部的托运部物流单、客户的签收单、应收款对账单等，各单据的ERP系统记录存储及纸质保管，形成了系统的证据链，为后期涉及不良应收款，如通过法律途径催收时，提供了有效的保障。（三）运用系统数据的客观性和准确性，确保赊销制度的有效执行（1）事前控制。企业根据客户信用档案和历史交易数据，在ERP系统中针对不同类型客户，对其基础信息资料中录入赊销信用账期和信用额度设置，防止人为随意判定，从而保障制度的有效执行。（2）事中控制。在系统中对赊销客户的赊销信用账期和欠款额度信息录入、销售订单制单和审核、发货通知单的制单和审批分别设置了不同权限的人员操作。系统也将自动拒绝不符合规范的操作步骤，一旦发现实际账龄超过目标账期或欠款额度已经超过授信的最高赊销额时，ERP系统中在新的销售订单生成时，系统将自动提示企业销售内勤，并无法对该笔销售订单的制单保存，从而触发提示销售人员抓紧催收之前的未结欠款。同时以信息传递为基础，自动形成财务信息，减少人为操作，有效防止随意和虚假性，从而提高了信息的可靠性。（3）事后控制。在ERP系统中采取数据核对、信用重新评估等措施，通过搜集整理相关人员的日常工作操作，系统可自动生成各类分析报表数据（如应收款汇总表、应收款明细表、应收款账龄分析表、到期债权表、客户对账单等），可供销售和财务人员分析、催收、评价，通过系统全过程的监控，保障赊销制度的有效运行。（四）系统自动生成实时的账龄分析表和到期债权表，提供高效的决策依据ERP系统根据设置好的信用期限可自动对客户进行账齢和是否逾期分析，生成应收款账龄分析表和到期债权表。系统根据企业的需求，设置查询分几个不同时段对客户进行的账龄分析，如应收账款分别产生在1个月内、1-3个月、3-6个月、6-12个月、1年以上、2年以上、3年以上……区间的金额及占比，通过应收账款账齢分析，结合系统设置的账期比对，生成到期债权表，确定是否逾期欠款，提示企业销售业务员和财务应收会计要把逾期款项作为工作重点，使企业进一步研究，并及时调整合理的信用政策，提高应收账款的收现率，从而降低坏账率。（五）建立应收账款清收责任制，结合ERP管理系统应用（1）完善ERP系统业务内部分工，明确岗位职责和权限。企业在ERP系统中明确涉及合同洽谈、销售订单签订、产品配货、销售发运及销售收款等销售业务涉及的相关人员ERP操作的权限和职责，以确保ERP系统中各岗位的相互分离，以便相互监督、稽核。企业销售部、生产部发货仓库、财务部等部门和人员要做到各司其职，最大限度地提高应收款回收，缩短应收账款的收账期，减少呆账。（2）建立企业销售、财务人员及客户的对账机制。企业开展定期和不定期的应收账款核对，每月初财务应收会计将应收款明细表、账龄表、逾期欠款名单，发送给经办销售业务人员进行核对内部记账是否准确，确认无误后，再由经办销售人员通过ERP系统客户对账模块，与客户进行对账并催收货款，销售人员将对账及催款情况汇总反馈给财务会计，财务人员分析并提取异常欠款客户名单，列入“风险应收款客户名录”，据此进行跟踪记录表反馈信息，直至该客户移除风险名录。各月核对过程中，企业根据自身的对账情况，筛选相关客户出具并发送企业对账函；年末根据财务年报审计要求，由专业会计师事务所出具并发送询证函。（3）完善销售业务人员应收款责任制。为了防止企业销售人员以达到销售额为目的，而盲目采取赊销，企业需制定切实可行的收款计划，明确收款期限和收款金额，把应收款的回笼责任明确到对应销售人员，在ERP销售订单中明确记录对应负责销售部门、销售业务员、销售内勤。企业每月或每季度ERP系统取值，同时启用销售额及资金回款情况对销售人员进行业绩考核，对不能及时收回的应收账款进行原因查询、责任追究，根据责任范围和失职程度，给予相应绩效处罚。如将销售业务员和片区经理的业绩奖励与收款挂钩，将在信用期内收回的应收款列入有效的销售业绩，逾期未收回的欠款不列入考核业绩的奖金计算基数，对逾期应收账款3个月内收回，才补发奖励；3-6个月收回，补发50%奖励；6-12个月收回，不再补发；超过1年以上