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文档简介

采购供应部档案管理程序作业文件（C）海南三道圆融旅业有限公司YND/ZH.C.204-2008采购供应部档案管理程序编制审核批准日期日期日期1、目的和适用范围为保障园区利益，维护园区信誉，加强对采购档案的有效管理，特制定此程序。本文件适用于物资采购部对采购档案进行管理的过程。2、职责2．1物资采购部经理负责采购档案管理的指导和监督，为档案的管理提供必需的条件和资源。2．2采购员负责整理和收集自已负责范围内的采购档案，将其定期交资料员统一管理。2．3资料员对采购档案进行统一的整理和收集，并分类管理。3．采购档案的管理3．1采购档案的分类(1)采购文件①采购清单与产品质量控制要求②采购合同/合作协议(2)供应商档案3．2采购档案的形成3．2．1采购单和采购质量控制要求是由使用部门根据服务需求计划填写，部门经理检查签字后报采购部门审核、财务部经理核准，直至总经理审批最终形成。采购完毕后，采购部要将签批完整的采购单的各联次按要求分配到各部门，并将留存采购部的那一联。3．2．2采购合同是由采购部门对使用部门的采购单与产品质量控制要求进行汇总编制采购合同初稿，经与合格供方协商后，报总经理（或主管副总经理）审查同意，双方负责人（或委托人）在合同上签字盖章生效而形成的。合同一式两份，双方各保存一份。如果合同内容涉及到危险品的采购，必须注明其运输方式和条件等条款。3．2．3供应商档案是在对供应商进行质量评定的过程中，要求对方提供的相关资料及质量保证材料。3．3采购档案的整理收集3．3．1采购单与采购质量控制要求形成后，要求各负责采购员将采购部留存的联次整理并收集起来，定期交予部门资料员进行统一管理。3．3．2采购合同形成后，将合同原件交予部门资料员统一管理。3．3．3将供应商资料进行统一的整理，提取有效信息，分类建档。3．4采购档案的管理3．4．1采购档案的分类管理按采购档案形成的实际情况，对采购档案进行分类管理，并建立相关的目录台帐（见附录A、B、C）。3．4．2采购档案的查阅采购文件的查阅人/部门必须经过采购部门经理的同意，方可在部门资料员的协助下进行采购文件的查阅。3．4．3采购档案的保存将文件放在文件柜内的固定位置，由专人负责保管，防止损坏、丢失，同时还要便于查询。4．记录(1)附录AZH.C.204A(2)附录BZH.C.204B供应商档案目录台帐(3)附录CZH.C.204C以上记录表格格式由物资采购部资料员制发，形成并保存三年。编制：批准：年月日更改记录页次更改单号更改标志更改人/日期附录A：采购合同/合作协议目录ZH.C.204A序号名称合同期限项目签约方附录B：供应商档案目录台帐ZH.C.204B编号供应商名称供货范围联系人联系电话地址转账号附录C：供应商档案ZH.C.204供

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