基建工程档案管理制度

基建工程档案管理制度

1目的

为做好中国国电集团风电公司工程档案管理工作，统一工程文件的编制与档案整理规范，特制

订本制度。

2适用范围

本制度适用于工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间中国国电集团风电公司

及参建单位工程项目技术资料、档案的收集、整理、移交等管理。

3规范性引用文件

GBATl1322—2000科学技术档案案卷构成的通常要求

DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

GB/T10609.3技术用图复制图的折叠方法

GB/T13968—1992档案交接文据格式

国档发［1988］4号基本建设项目档案材料管理暂行规定

国档发［1992］8号建设项目（工程）档案验收办法

档发［2002］5号企业档案管理规范

档发［2004］4号国有企业文件材料归档办法

国家电力公司总文档［2002J29号《火电企业档案分类表（6-9）大类（修订本）》

国家电力公司总文档［2002］29号《水电企业档案分类表（6-9）大类》

国家电力公司总文档［2002129号《供电企业档案分类表（6-9）大类》

DL/T5229-2005电力工程竣工图文件编制规定

中电建协工［2006］6号关于印发《电力工程达标投产管理办法》（2006版）的通知

GB50319-2000《建设工程监理规范》

GBAT11821-89《照片档案管理规范》

4术语、定义与缩略语

工程文件：是指工程全套文件，包含工程前期文件、工程竣工文件与竣工验收文件。

工程前期文件：是指工程开工往常在立项、谈判、审批、勘测、设计与工程准备过程中形成

的文件。

工程竣工文件：是指工程竣工时形成的反映工程建设（包含土建、安装及调试）过程的文件。

要紧施工文件、配套设备技术文件与工程竣工图构成。

工程施工文件：是指工程施工过程中形成的反映施工情况的文件。

工程竣工图文件：是指根据施工结束后工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。

工程竣工验收文件：是指工程竣工后试生产（试运行）中与竣工验收时形成的文件。

竣工验收：是指工程竣工、试生产后，由有关主管部门组织的对工程的全面考核、检查。

工程档案：即建设工程档案，是由工程文件经整理、归档后形成的。

档案移交：一方面指工程设计、施工、调试、监理等单位在工程完成时向工程建设单位（下

列简称“建设单位”）移交的经系统整理过的全部文件；另一方面是指建设单位内部各部门将

工程各阶段形成的文件经系统整理后定期或者按阶段向档案部门移交。

5管理内容与方法

5.1工程档案管理总则

工程技术资料、档案管理与工程建设务必做到“三同步”、“五统一”。

“三同步”即在单位工程一开始，就与建立竣工图与施工技术记录同步进行；工程建设中就与

竣工图与施工技术记录的收集、积存、整理、审定同步进行；工程竣工验收时，要与提交整套

合格的竣工图与施工技术记录同步进行。

“五统一”是指工程的计划管理、施工管理、施工图预算、工程结算与竣工图、施工技术记

录编制移交统一进行，是工程技术资料与工程管理的有机结合，是保证工程技术资料完整、提

高工程管理水平的重要手段。

工程技术资料、档案管理工作，按照统一领导、统一管理的原则，由风电场项目部全面负

责。工程监理、勘察设计、工程承包、工程施工单位要按合同、协议与有关规定要求，认真做

好各自范围内的档案工作。

各参建单位应根据有关法律、法规，结合本办法，制定适合本工程的技术、资料档案管理

制度。制度要求内容全面、条理清晰、可操作性强，并经各单位负责部门批准，并上报各风电

场项目部统一归档。为机组达标投产打好基础。

根据电力工程达标考核管理办法要求，各参建单位资料（档案）室务必备有工程技术资料、

档案管理根据性的文件与法规、规范、标准等、务必配备符合要求的档案装具、库房等。

5.2档案管理组织机构及档案管理网络

5.2.1成立工程档案管理领导小组。公司分管基建工程副总经理任组长，其它参建单位主管领

导及公司档案主管部门领导为组员。工程档案管理领导小组对整个基建工程档案管理工作负领

导责任：负责协调各单位对本项目档案资料的管理，使档案资料完整、规范、统一；认真贯彻

落实国家及电力部主管部门颁发的档案管理规定及实施本标准。

5.2.2公司风电场项目部、监理、设计、施工等参建单位成立工程档案管理三级网络，由项目

主管领导、部门主管领导、专职档案员、兼职档案员构成，工程档案管理网络人员名单报公司

综合管理部、监理单位备案。

5.2.3公司各项目部档案室是“工程档案管理领导小组”的常设办事机构。

5.2.4各有关单位应在各自职责范围内做好本工程文件材料的形成、积存、整理、编制、保管

与移交工作。原则上谁承包、谁负责。各承包单位按照工程承包合同，负责汇总与移交工程竣

工资料；工程承包单位要根据承包合同，负责做好承包范围内的分包单位竣工资料的管理工作,

为确保竣工资料的质量，应经常对分包单位履行监督、指导的职责。

5.3基建工程档案归档范围及责任划分

5.3.1建设单位

负责基建工程建设全过程档案管理的组织、协调、检查、指导、验收工作。负责监督各参

建单位严格遵守公司的管理制度，并纳入合同条款中进行管理。负责接收项目（工程）的全部

档案。负责提交工程建设总结。负责档案验收的申报、自检及汇报工作。

建设单位各职能部门在各自的职责范围内做好本部门的科技档案管理工作，设立兼职档案

员，负责本部门形成资料的收集、整理、组卷、归档工作，专业人员在工程结束或者调离岗位

时，要向部门负责人或者兼职档案员移交资料。各职能部门具体职责如下：

5.3.1.1工程建设部：负责各专业的设计基础材料、设计文件、设计变更、工程联系单等文件的

收集、整理与归档；负责有关技术性的来往传真、信函的收集与归档；负责有关本专业的会议

纪要的收集与归档：负责对本工程项目各参建单位归档的施工文件、竣工图与调试文件进行审

核，确保其完整、准确可靠，并在有关的工程竣工验收单及质量审核表上签字。

5.3.1.2规划进展部：负责工程前期文件、工程管理性文件、征地等文件的整理归档。

531.3计划经营部：负责各类合同、协议、招投标文件、工程预概算与决算等收集整理归档。

5.3.1.4安全生产部：负责安全简报、安全通报、快报，安全专题会议纪要、安全检查考核记录、

安全总结及有关安全的合同、协议等文件的收集、整理与归档。负责生产准备及试生产期间形

成的科技档案材料整理与归档，如培训教材、运行记录、制度、规程图纸等生产准备与试生产

管理过程中形成的档案材料。

531.5财务管理部：负责工程总决算、审计报告与批复等文件材料的整理与归档。

5.3.1.6档案管理人员：负责参建单位往来文件、图纸及资料的收集与催交；参加工程竣工验收,

对所有移交归档的文件资料进行检查审核，符合规范要求方可接收，确保工程档案的完整性；

负责对接收的全部资料按标准、规范要求进行整理，确保工程档案的归档率与准确率，达到验

收标准与国家有关标准；对公司形成的科技档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用工

作；同意档案行政管理部门的监督与检查。

5.3.2设计单位:负责按合同、协议要求向公司提交工程设计基础资料，与工程各设计阶段的设

计文件、施工图；负责提交工程全过程的设计修改通知单；负责按合同、协议规定交齐全、完

整、准确、系统的竣工图；负责提交设计总结。负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责

范围内的汇报材料。

5.3.3施工单位：负责提交施工、安装全部技术记录（含隐蔽工程及测量记录）；负责提交设备

到货、安装、调试及试生产等各阶段的设备缺陷记录、消缺记录与消缺率记录；负责提交全部

机组建设期间的工程联系单及总结；负责收集、整理、移交工程施工过程中形成的施工文件与

竣工文件；负责建设单位委托采购与自采设备、材料的出厂资料及建设单位委托办理的有关合

同、协议的收集、整理与立卷归档工作；负责汇总、移交分包单位工程管理、施工、竣工文件

材料；负责编制竣工草图。负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。

5.3.4监理单位：负责收集、整理、移交工程建设监理过程中形成的监理规划（计划）、监理大

纲、监理实施细则、质量监督文件、监理通知单、施工简报、监理月报、监理根据性文件等监

理资料；负责对各标段竣工档案的齐全、完整、准确性进行审核：负责提交监理总结；负责对

竣工图进行审核并提交竣工图审核报告；负责在机组及工程档案验收时，提供有关职责范围内

的汇报材料。

5.3.5调试单位：负责向建设单位提交审查批准的调试大纲与调试方案。负责提交调试过程中设

备缺陷记录与处理记录。负责提交调整试运质量验评表。负责提交调试过程中变更设计资料。

负责在试验调试完成后向建设单位提交完整的调试报告及调试工作总结。负责在机组及工程档

案验收时，提供有关职责范围内的汇报材料。

5.3.6供货厂家：各供货厂家负责按照合同、协议中规定的设备、材料的资料内容与数量，向用

户提供完好、合格的图纸、文件技术资料。关于进口设备还须向用户提供商检证、出厂证明书

与材料原产地证明书。

5.3.7质量监督部门：负责提交所有监督检查项目规定的全部文件材料。

5.4工程技术资料、文件管理流程

5.4.1各参建单位有关工程建设的技术、质量、安全、进度、物资等技术文件资料往来务必通

过公司各项目部资料员传递收发，杜绝专业人员直接传递资料，所有工程流转单务必经公司分

电场项目部资料员办理登记手续。

5.4.2工程所有技术资料、文件所使用的表式格式及编号，在监理单位会同建设单位、质监站

共同商定后，形成统一表式及编号原则，并经公司项目部确认后，各参建单位按统一标准执行。

5.4.3工程技术资料、文件传递流程：

设计院、设备厂家所提交的设计图纸、资料（修改图纸、补充资料，按照合同份数提交）

一建设单位档案室接收登记一按照合同要求份数分发监理单位、施工单位、工程部直接负责的

专工，其余作为资料供利用。

各类会议纪要由组织会议部门整理后分发参加会议单位存档。

安全、质量考核报表、施工作业计划、工程付款申请报告等，均要求提交6份一送监理单

位签署意见一由监理单位送公司项目部签署意见（留存2份，返监理单位4份）一监理单位留

存2份，其余2份由监理返回施工单位。

设计变更资料传递程序及流程按照Q/JMF2084005-2005《设计变更管理标准》执行。

施工图设计交底、图纸会审等会议记录单传递程序及流程按照Q/JMF2084004-2005《设计

技术交底、图纸会审管理标准》执行。

工作联系单传递程序及流程按照Q/JMF2084012-2005《工作联系单管理标准》执行。

其它未列入的施工管理文件流程比照执行。

5.5工程技术资料归档范围、编制要求

5.5.1归档范围及保管期限

对与工程建设有关的要紧活动、记载工程建设要紧过程与现状、具有储存价值的各类载体

的文件，均应收集齐全，整理后归档。有声像电子文档资料的，应同时收集齐全。

工程技术资料归档范围及保管期限表见“附录A（规范性附录）”。

5.5.2分类

整个建设项目工程档案，按照档案的统一分类进行立卷。

风电企业分类表见“附录B（规范性附录）”。

5.5.2归档时间

5.5.2.1新建机组在投产后1.5个月内向生产单位档案部门移交完成归档范围内的全部竣工文

件档案。竣工图按合同或者原电力部电建（1996）666号文规定的日期提交；考核期内交清与

本机组有关的全部档案。

5.5.2.2新建机组项目合同另有规定的，按合同规定时间移交工程竣工图与竣工档案。

5.5.2.3规模大、时间跨度又较长的项目，为防止档案散失，经主办部门与档案部门协商后可

采取分阶段归档的办法。

5.5.2.4试生产运行部门形成的技术文件，如运行日志（典型日）、值长运行调度记录、设备

运行时数统计、运行分析记录等，试生产结束后移交归档完毕。

5.5.2.5各类生产技术管理月报、工程简报、质量分析、运行分析、安全简报、来往的电传传

真、联系单等，在分发同时送档案部门归档。

5.5.3竣工档案的编制办法

5.5.3.1编制范围及责任单位

5.5.3.1.1工程竣工档案资料是指工程总承包合同工作范围内的各项工程从酝酿、立项、施工、

调试到建成投入试运行的全过程中形成的，按承包合同的有关规定，需交付业主单位使用的全

部档案资料，包含竣工图、竣工文字资料与各阶段的各类文件资料。

5.5.3.1.2工程施工阶段是工程竣工档案资料形成与积存的关键阶段。由监理单位牵头，组织

工程各有关单位，认真、及时地做好记录、收集、整理与检查工作。在完成每个单项、单位工

程后，承包单位应及时组织编制竣工档案资料，并及时组织检查、验收，做到竣工档案资料与

工程同步。竣工档案资料包含竣工图与竣工文字资料与声像资料，各承包单位负责最终按承包

合同的要求向建设单位移交规定份数的竣工资料（二套），并交一套与竣工档案资料相对应的

电子光盘。

注：对“原件”、“正本”、“副本”的定义

①所有手写与打印的文字、数据资料，最初产生的区别复制件的原始文件（带有文件编制

人与各方检查人亲笔签名的文件）加盖单位图章后，称之“原件”。

②所有手写与打印的文字、数据资料，经签字后，再加盖单位图章后，有规范格式与生效

标志的正式文本，称之“正本”。

③再现正本内容与形式特征的复本，备存查与有关方便之用，称之“副本”。

5.5.3.1.3竣工资料按阶段分成下列四大部分：

5.5.3.1.3.1土建工程

（-）每个单位工程的竣工图，由各有关土建承包单位在施工过程中，负责及时、准确

地做好变更记录，提供完整的工程变更资料给设计单位，由有关设计单位负责编制竣工

图。

（二）每个单位工程的竣工文字资料由各有关土建承包单位负责编制。一个单位工程的

竣工文字资料应由下列九项内容构成：

1、工程概况

1）简介

2）工程范围

3）设计与设备要紧特点、要紧尺寸

4）要紧工程量

5）要紧施工方案

6）开、竣工日期

7）造价及总结

8）上级质监站检查评价

9）施工大事记

2、施工技术记录

1）土、岩试验报告、地基处理（包含打桩）记录

2）建（构）筑物施工定位测量、高程测量与测量复核记录

3）建（构）筑物测试、沉陷、位移、变形观测站记录

4）技术复核记录

5）碎浇筑记录

6）结构吊装记录

7）排水系统灌水记录、通水试验记录

8）蓄水构筑物灌水记录

9）混凝土浇捣通知单

10）混凝土施工记录

11）混凝土工程冬期施工热工计算及施工记录

12）混凝土配合比设计报告

13）大体积碎测温记录

14）焊接施工记录

15）土建、安装交接记录

16）设备、电气、仪表安装、调试记录

17）电气绝缘与接地电阻测试记录

18）空调调试记录及制冷系统试验记录

19）管线标高、位置、坡度测量记录

20）管道水压检验记录

21）给水、采暖系统试压记录

22）其它有关施工记录

3、检验记录（出厂证件、出厂试验报告及施工试验资料）

1）原材料、构件、半成品、设备等质保书或者产品合格证（包含焊条、钢材、水泥、

植、粗细骨料、混凝土构件、钢制品、木制品、防腐、保温等）

2）原材料及焊接试验报告（包含钢材、水泥、砖、石料、构件、焊条、防水材料、保

温材料、耐火防腐材料、钢筋对焊、预埋铁焊接试验报告等）

3）混凝土试块强度报告

4）砂浆试块强度报告

5）混凝土数理统计

6）回填土试验记录（回填土的干容重或者压实数试验报告）

7）钢筋跟踪管理记录（应包含：编号、厂家名称、到货日期、单位、数量、规格等

级、出厂证件编号、复试报告编号、宏观质量描述、领用单位、领用日期、领用数

量、使用部位及数量、存在问题及处理情况等）

8）水泥跟踪管理记录（厂家名称、规格等级、数量、到货日期、出厂合格证编号、复

试单位编号及复试报告、宏观质量描述、领用单位、领用日期、领用数量、使用部

位及数量、存在问题及处理情况等）

9）混凝土跟踪管理记录（同上）

10）沙、石料跟踪管理记录及砂、石试验报告

11）其他有关检验记录

4、验评记录

1）器材、设备移交、检查记录

2）隐蔽工程（埋管、埋件）会签单（地基验槽记录、钢筋工程检验记录、地下混凝土

工程检验记录、地下防水、防腐工程检验记录）

3）隐蔽工程检查验收记录（注：隐蔽工程验收指：地基验槽、碎中钢筋、地下碎、地

下防水、防腐。）

4）中间交工验收记录及中间验收交接签证

5）预应力混凝土输水管线垒底及基础工程验收记录

6）设备基础交工验收记录

7）分项、分部、单位工程检验评定记录（单位工程质量验评表、单位工程碎强度检验

评定表、单位工程观感质量验评表、单位工程技术资料核查表等）

8）其它有关验评记录

注：单位工程验评记录，除要有齐全的各参检人员签名外，还应加盖各单位的图章。

5、不合格品及重大质量问题处理记录。

1）质量问题及事故处理

2）施工质量整改及处理

3）不合格品项处理

4）各类事故报告

6、设计变更

1）设计修改通知单

2）设计变更申请单

3）工程技术联系单

4）材料代用单

7、重要文件

1）开工、停工、复工、竣工报告

2）技术交底、图纸会审记录

3）施工组织设计、施工方案、施工作业指导书及各报审表

4）各类施工技术会议纪要

5）施工方案重大修改总结报告

6）施工总结、技术总结

7）竣工验收（竣工报告、验收报告）

8）特殊工种证件。

8、声像资料

声像资料包含录像资料、录音资料、照片资料。

提供完整竣工资料电子光盘一套。

5.5.3.1.3.2安装工程

（-）由各承包单位在施工过程中，负责及时、准确地做好变更记录。提供完整的工程

变更资料给有关设计单位或者制造厂商由有关设计单位或者制造厂商负责编制竣工图。

（-）安装工程的竣工文字资料由安装单位负责编制。每个安装单位工程的竣工文字资

料应由下列九项内容构成：

1、工程概况

1）简介

2）工程范围

3）设计与设备要紧特点、要紧尺寸

4）要紧工程量

5）要紧施工方案（包含质量操纵与安全措施）

6）开、竣工日期

7）造价及总结

8）上级质监站检查评价

9）施工大事记

2、施工记录

1）建构（筑）物、大型设备基础沉降观测记录

2）要紧轴线的测量记录（含水准点）

3）设备安装技术记录与签证

4）电气的仪表、保护、自动、操纵装置校验记录

5）电气试验报告

6）电缆敷设记录（包含接头位置、路径）与原始安装记录

7）隐蔽工程中间验收记录与签证。

8）阀门校验记录

9）其他施工记录

3、检验记录（出厂证件及试验报告）

1）设备质保书

2）设备出厂证明书（合格证、试验报告）

3）要紧的施工材料试验记录与质保书（机油、变压器油、钢材、电缆、焊条、蓄电池

材质、保温材料等）

4）焊接、热处理检验记录与图表、探伤底片、检验报告、焊接工艺评定书、质量评定

及总结

5）金属材料等的金相理化检验记录

6）合金钢零部件与紧固件的光谱分析及硬度试验记录

7）其他检验记录

4、验评记录

1）见证点签证书

2）停工待检点验收签证书

3）隐蔽工序验收记录签证书

4）严密性试验签证书

5）安装工程质量检验记录

6）分项、分部、单位工程质量验评记录

7）安装工程质量静态检验报告

8）安装工程质量动态检验报告

注：验评记录，除要有齐全的各单位参检人员签名外，还应加盖各单位的图章。

5、不合格品处理

1）施工质量整改

2）不合格品处理报告

3）设备缺陷处理与修补记录与签证

4）质量事故报告

6、设计变更

1）设计修改通知单

2）设计变更申请单

3）工程技术联系单

4）材料代用单

7、重要文件

1）备品、备件、专用工具移交清单

2）需要作为生产根据的与各参建单位往来的文件与重要的会议纪要

3）施工方案、施工作业指导书

4）未完项目的分工协调纪要

5)质量监督检查签证

6)安装工程施工总结

7)开工、停工、复工、竣工报告、技术交底、图纸会审记录

8)特殊工种证件及证件汇总表

8、声像资料

声像资料包含录像资料、录音资料、照片资料。

提供完整竣工资料电子光盘一套。

5.5.3.1.3.3调试项目资料

(1)调试项目的竣工图，由承担调试工作的调试项目承包单位负责在各项调试工作

中，及时、准确地做好变更记录，提供完整的工程变更资料给有关设计单位，由

有关设计单位负责编制竣工图。

(2)调试项目的竣工文字资料由各有关调试项目承包单位负责编制，内容应包含：

①调试大纲、方案、措施

②调试报告与调试验评记录

③调试工作总结

5.5.3.1.3.4监理资料

(1)监理大纲、监理规划、细则及批复。

(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施、施工进度、延长工期、索

赔及付款报审

(2)开(停、复、返)工令、许可证、中间验收证明书

(3)设计变更、材料、零部件、设备代用审批

(4)监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件

(5)监理日志、监理周(月、季、年)报、备忘录

(6)工程材料监理检查、复检、实验记录、报告

(7)各项测控成果及复核文件、外观、质量、文件等抽查、抽查记录

(8)监理旁站方案、旁站记录。

(9)施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告

(10)工程进度计划、实施、分析统计文件

(11)变更价格审查、支付审批、索赔处理文件

(12)单位工程检查及开工签证、工程分部分项质量认证、评估

(13)要紧材料及工程投资计划、完成报表

(14)监督检查档案资料的专项报告

(15)单位工程、分部、分项工程质量验评汇总一览表；

(16)监理工作声像材料

5.5.3.2竣工资料的编制要求

5.5.3.2.1竣工图的编制要求

(1)所有竣工图均由有关设计单位与制造厂商负责重新编制，施工与调试单位应在施工及

启动调试过程中及时、准确地做好变更记录，并提供完整的工程变更资料给有关的设计单位与

制造厂商。

(2)竣工图的编制应及时、正确、完整。设计单位各专业工地代表应及时做好本专业的设

计变更记录，收集施工、调试单位的工程变更记录并将变更情况及时反映在设计图纸上。关于

涉及其它专业的设计变更，应及时通知有关专业。

(3)竣工图编制单位应编制“竣工图编制总说明”，在总说明中应叙述竣工图的编制原则

与各专业的竣工图卷册目录。对每册修改图纸，编制分册说明，内容包含：修改内容、修改原

因、提供修改资料单位等。竣工图编制深度应与施工图的编制深度一致，编制应规范，修改到

位，真实反映项目竣工验收时的实际情况，字迹清晰、整洁，签字手续完备。

(4)关于建设过程中发生修改的施工图要重新编制竣工图，图标内“设计阶段”栏为“竣

工图阶段”，由设计人(修改人)、校核人与批准人签署。图纸按原图编号，设计阶段代字“S”

改为“Z”。若有新增图纸，其编号在该册图纸的最后一个编号依次顺延。

(4)竣工图章的使用：关于所有竣工图应由设计单位逐张加盖“竣工图”章。竣工图章应

使用不退色的红色印泥，加盖在竣工图标题栏上方空白处。竣工图章的尺寸为L80mmX50mm。

竣工图章样式见附页。

(5)竣工图的份数应符合合同规定或者按原电力部［19961666号文要求提供。

(6)竣工图按照合同及DLb5229-2005电力工程竣工图文件编制规定组织编写。

5.5.3.2.2工程变更资料的编制要求

(1)作为竣工图编制根据的工程变更资料，由各有关设计、施工、调试等单位根据合同范

围负责编制。包含：设计修改通知单、工程变更通知单、工程技术联系单、材料代用单等。

(2)所有工程变更资料，编制单位应负责向风电场项目部移交二份，务必是原件，并交一

套电子光盘。

(3)工程变更资料按单位工程划分，以变更资料一览表形式列清单，内容包含：变更文

件编号〉变更文件提出单位及日期；变更文件涉及施工图图号及版本；变更文件执行情况。见

下表：

工程变更资料一览表

变更文件相关图纸

序号执行情况

日期单位文号页数图号版本

5.5.3.23竣工文字资料的编制要求及方法

(1)竣工文字资料汇编时，应按专业、系统划分，再按单位工程构成册。

(2)竣工文字资料的表格样式应统一，并经风电档案室认可后才能使用。

(3)竣工文字资料的编制标准统一，内容清晰，字迹清晰，凡是模糊不清的，要退回重新

处理。

(4)编制资料统一使用A4版面，个别情况下同意使用A3版面，但装订时务必折成A4,

所有印刷或者自行编制形成的版面，其误差应掌握在±1mm以内，凡误差出入±2mm以上的,

务必对其版面处理合格后才准使用。

(5)编制资料统一使用70—80克纸(如双胶纸或者复印纸)，60克及下列的纸张不得使

用。

(6)为推进工程档案的现代化管理步伐，工程档案的一切标准化表格及验收数据同意打卬,

表格务必是国家推行的最新表格，不同意使用表格复印件，务必为打印件，一切签字务必手写。

(7)原件数据与图样一律用碳素墨水或者黑色签字水笔书写，不得用纯兰墨水笔、圆珠笔、

铅笔填写，要求内容清晰，字迹清晰，不得潦草，签名务必手写，不得盖章。

(8)原件不同意涂改，个别确实需要更换的应在被改内容上面划“一”，然后在旁边写上

更换内容，并在更换处加盖更换人私章。

(9)原件后面空格不需填写时，应在内容栏下方盖''下列空白”章，如本栏表格不需填写

时应根据有关表格填写规定处理，假如查不到规定的，应在此栏划“一”。

(10)编制的汇总表用激光打印机打印，签字后方可认为是原件。

(11)会议纪要要求有参加会议人员签字。

(12)工程概况、施工总结等档案材料要求编写规范、内容齐全，要有编写、审核、批准

人员签名，要注明编制单位与编制日期；

(13)要紧材料材质证明务必齐全，其试验、检验材料应与合格证一一对应，不得分离。

(14)质量检验评定表分部分项的顺序应一一对应，一个分部对应下属若干分项，再下一

个分部，同时其填写数据应具体，不得出现“符合自检”等字样，签字不得以盖章代替，不得

他人代签。

(15)技术交底签证要与作业指导书一一对应，每本作业指导书至少有一个技术交底。安

全技术交底签证要与安全措施一一对应，每本安全技术措施至少有一个签证。安全措施应打印，

并有编写人、审核人、批准人签字。

(16)质量问题通知单务必与反馈单一一对应，即质量问题通知单要闭环。

(17)声像资料包含录像资料与照片资料。录像资料由录音带与盒内目录两部分构成。盒

内目录包含：内容、时间、地点、摄像者等。照片资料由照片与文字说明二部分构成。文字说

明要求简短、完整，通常不超过200个字。其内容包含：事由、时间、地点、人物、背景、摄

影者等六要素。要求每个单位工程有4-6张工程照片，并附有底片(如用数码像机，应交对应

电子光盘一份)。

5.6项目文件的组卷原则、方法及编目

5.6.1组卷原则

5.6.1.1组卷的原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不一致的储存价值（永

久、长期、短期）形成案卷，便于管理与利用。

5.6.1.2凡是归入建设项目档案的文字材料、图表、图纸，按立项、设计、施工、竣工四个阶段

归类划分，不一致形成阶段的文件材料不能混淆在一起。

5.6.1.3同一工程的文件先按单位工程划分，同一单位工程再进一步划分分部、分项工程。

5.6.2组卷方法

遵循文件的形成规律与查找规律组卷。管理性文件按照问题一时间组卷，图纸按照单位工

程一专业组卷；施工文件按照形成阶段（工序）组卷，原材料的出厂证明、试验报告按结构或

者批量组卷；质量检查、评定记录按照单位、分部、分项工程组卷。同类型文件数量不多，可

组织为一个案卷，其卷内文件的排列要按形成的先后顺序进行，文字性文件则遵循反映同一问

题排列在一起的原则；同一案卷中有若干个问题时，按问题的重要程度或者时间顺序排列；同

一案卷中既有文字性文件，又有图纸时，反映同一问题时应文字性文件在前，图纸在后。

5.6.3案卷的装订

5.6.3.1案卷可使用装订与不装订两种形式。

5.6.3.2综合性管理资料实行每份文件装订，并在每份文件的首页右上方加盖并填写档号章；

563.3图纸通常不装订，要求折叠成4号图样（210X297mm）,标题栏应露在外面，并在标题栏上

方空白处加盖并填写档号章。

5.6.3.4竣工文字档案资料要装订成册。使用三点一线活页装订。

5.6.3.5文字资料幅面规格为统一标准A4幅面（210X297mm）,大于标准幅面的要统一折叠为A4

幅面，小于标准幅面的要粘贴在A4规格白纸上，白纸使用70克以上复印纸，粘贴时原件下边及右

边与白纸对齐。所有文字资料的用纸均要求为70克（A4幅面）以上的纸张。

5.6.3.6所有文字资料均要去除金属装订物。

563.6装订厚度为20mm、30mm、40mm三种规格，最厚不得超过200页。

5.6.3.7所有文字资料务必通过接收单位复核验收后，方可进行装订工作。

5.6.3.8竣工文字资料的排列顺序应按：外封面（硬封面）、签名页、卷内目录、资料正文、备

考表、硬底面排列。

5.6.4项目档案的编目

5.6.4.1编写页号

(1)文件一律编页号，一页一号，每一册一个序号(不能若干本一个序号)。

(2)文字资料均以正文有书写内容的页面编页号，卷内目录与备考表不编页号。文字资料

以一册为单位，从正文起按数字1开始，在正面的右下角或者双面页反面的左下角空白处依次

书写阿拉伯数字。

(3)成套图样或者印刷成册的文件，不必重新编写页号。与其他文件构成一卷的，将其

视为一份文件填写卷内目录。

(4)原一册图纸拆分为两册时，各编页号及卷内序号。

564.2编写卷内目录

(1)卷内目录的格式按国家有关标准规定。详见附表。

(2)卷内目录的内容包含：

a)序号：从数字1起依次标注。

b)文件编号：文件的文号或者图纸的图号。

c)责任者：应填写文件形成单位或者要紧责任单位；.

d)文件材料题名：即资料的标题，通常应照实抄录，应填写文件标题全称。

e)日期：填写文件形成的年月日，例2006年6月7日表示为2006.06.07。

f)页号：应填写每份文件首尾页上标注的页号。

g)备注：对案卷内文件状况进行说明的表格，供补充说明使用。

5.6.4.3编制备考表

(1)互见号：应填写反映同一内容而不一致形式、不一致保管单位的档号,档号后注明档

案载体形式。

(2)档号：应填写该备考表所在的案卷号。

(3)备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数与在组卷与案卷使用过程中要说明的问题。

(4)立卷人：由立卷责任人签名。

(5)检查人：由案卷质量审核责任人签名。

(6)日期：应填写立卷、检查审核完毕的日期。

5.6.5卷盒、表格规格及其制成材料

5.6.5.1卷盒式样符合国家有关规定。

5.6.5.2卷盒规格与制成材料

1）卷盒外表面规格为：310mmX220mm。脊背厚度可根据需要设定。通常为20mm、30mm、40mm、

50mm、60mm□

2）卷盒宜使用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制。

5.6.5.3表格规格与制成材料

1）案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：297mmX210mll1。

2）表格宜使用70g以上白色书写纸制作。

3）表格字迹应清晰端正

5.7竣工档案审查、移交与考核

5.7.1竣工文件的审核与移交：施工单位在竣工文件收集、编制、整理后，应依次由竣工文件

的编制方、监理部门、建设单位质监部门（工程部）对文件的完整、准确情况与案卷质量进行

审核或者三方会审，对不合格的限期整改，整改后再进行复查，复查合格后，由三方有关人员

在“竣工档案案卷质量审核表”（见附表）上签字盖章后，方可办理移交签证。

5.7.2竣工图的审核与移交：设计单位完成竣工图编制工作后，应依次由设计单位、监理部门、

建设单位质监部门（工程部）进行审核或者三方会审，审核合格后，由三方有关人员在“竣工

图质量审核表”（见附表）上签名、盖章方可办理移交签证（见附表）。竣工图移交按照合同

规定办理。

5.7.3设备资料的审核与移交：档案室档案员参加设备开箱，收集随机设备资料。填写“设备

开箱检查记录”，由工程部、物资部、档案室共同对接收的资料进行审核，并签署意见。如有

其它按合同及协议办理。

5.7.4工程竣工档案、设备资料移交考核规定

各承包单位应在机组移交试生产后一个半月内将所承包工程产生的应归档科技文件材

料、图纸、声像材料等，按照档案管理的规定整理、立卷、移交公司档案室；设计单位按照合

同规定移交竣工图：监理单位在机组移交试生产后一个半月内移交应归档全部监理文件；调试

单位在机组移交试生产后一个半月内移交调试文件。同时为保证竣工资料及设备资料的齐全完

整，在工程及设备结算付款时，实行档案人员签字制度，档案人员不在“付款审批单”上签字,

财务部门不予结算付款。

5.8工程技术资料、档案的借阅

5.8.1本单位工程技术资料、档案原则上仅供本单位内部人员使用，外单位调阅档案要经公司领

导批准，见有效证件方可接待。

5.8.2借阅资料、档案务必填写资料、档案借阅登记表。借阅人应对所借档案负保密责任，不准

转借、丢失或者泄密。如发生丢失或者泄密事件，应及时向组织汇报，努力挽回缺失，并对一

切后果负完全责任。

5.8.3资料外借通常不超过20天，最长不超过1月。超过规定时间应办理续借手续。档案室储

存的资料数量任何时候不应少于一套，只剩一套时，原则上不再外借，特殊情况下急需借阅，

务必通过档案主管领导签字批准。

5.8.4对借出归还的资料、档案要认真核对清点，及时放回原处，并在借阅登记表上注销。

5.8.5档案室对借出资料、档案每季度汇总一次，对到期未还的发出催还通知。

5.8.6公司员工调离本公司时，需将借阅的档案资料交回档案室，经档案室出具归还手续后，综

合管理部方可放行。

5.9工程技术资料、档案的统计

5.9.1工程技术资料、档案的统计包含：收进、移出、保管及利用情况的统计。

5.9.2建立健全工程技术资料、档案数量统计，借阅及效果统计，鉴定情况登记，档案管理基

本情况统计。

5.9.3每年末对前一年归档数目进行一次汇总。定期统计利用情况，年末统计当年档案借阅人

次，总结档案利用效果。

附录A

建设项目文件归档范围与保管期限表

序号归档文件保管期限

1可行性研究、任务书

1.1项目建议书及其报批文件永久

1.2项目选址意见书及其报批文件永久

1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久

1.4项目评估（包含借贷承诺评估）、论证文件永久

1.5环境预测、调查报告，环境影响报告书与批复永久

1.6设计任务书、计划任务书及其报批文件永久

2设计基础文件

工程地质、水文地质、勘察报告，地质图，勘察记录，化验、试验报告，重

2.1永久

要土、岩样及说明

2.2地形、地貌、操纵点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久

2.3水文、气象、地震等其他设计基础资料永久

3设计文件

3.1总体规划设计永久

3.2方案设计永久

3.3初步设计及其报批文件永久

3.4技术设计永久

3.5施工图设计长期

3.6技术秘密材料、专利文件

3.7工程设计计算书长期

3.8关键技术试验永久

3.9设计评价、鉴定及审批永久

4项目管理文件

4.1征地、移民文件

4.1.1征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图永久

4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久

序号归档文件保管期限

4.1.3建设前原始地形、地貌的状况图、照片永久

4.1.4施工执照永久

4.2计划、投资、统计、管理文件

4.2.1有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划与调整计划长期

4.2.2概算、预算管理、差价管理文件长期

4.2.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件长期

4.2.4规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件长期

4.2.5招标文件审查、技术涉及审查、技术协议长期

4.2.6投资、进度、质量、安全、合同操纵文件长期

4.3招标投标、承发包合同协议

4.3.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期

4.3.2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书与投标澄清文件、修正文件永久

开标议程，开标大会签字表，报价表，评标纪律，评标人员签字表，评标记

4.3.3长期

录、报告

4.3.4中标通知书长期

4.3.5合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件永久

4.4专项申请、批复文件

4.4.1环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件永久

4.4.2水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件长期

4.4.3原料、材料、燃料供应等来源协议文件长期

5施工文件

5.1建筑施工文件

5.1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期

施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工计划、施工技术及安全措

5.1.2长期

施文件，施工工艺文件

5.1.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期

5.1.4建筑材料试验报告长期

序号归档文件保管期限

设计变更通知、工程更换洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业

5.1.5永久

务联系单、备忘录等

施工定位（水准点、导线点、基准线、操纵点等）测量、复核记录、地质勘

5.1.6永久

探

±（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程纪录、地基验槽

5.1.7永久

记录

5.1.8施工日记、大事记

5.1.9隐蔽工程验收纪录永久

5.1.10各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录，事故处理报告永久

5.1.11工程质量检查、评定永久

5.1.12技术总结，施工预、决算

5.1.13交工验收记录证明永久

5.1.14竣工报告、竣工验收报告永久

5.1.15竣工图永久

5.1.16声像材料长期

5.2设备及管线安装施工文件

5.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期

5.2.2施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工计划、施工措施文件长期

5.2.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期

5.2.4建筑材料试验报告长期

设计变更通知、工程更换洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术

5.2.5永久

核定单、业务联系单、备忘录等

5.2.6焊接试验记录、报告，施工检验、探伤记录永久

5.2.7隐蔽工程检查验收纪录永久

5.2.8强度、密闭性试验报告长期

5.2.9设备、网络调试记录长期

5.2.10施工安装记录，安装质量检查、评定，施工处理报告长期

5.2.11系统调试、试验记录长期

5.2.12管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录短期

序号归档文件保管期限

5.2.13管线标高、位置、坡度等测量记录长期

5.2.14中间交工验收记录证明、工程质量评定永久

5.2.15竣工报告、竣工验收报告，施工预、决算永久

5.2.16竣工图永久

5.2.17声像材料长期

5.3电气、仪表安装施工文件

5.3.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期

5.3.2施工组织设计、方案及其报批文件，施工计划、施工计划、施工措施文件短期

5.3.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期

5.3.4建筑材料试验报告长期

设计变更通知、工程更换洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术

5.3.5永久

核定单、业务联系单、备忘录等

5.3.6系统调试、整定记录长期

5.3.7绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录长期

材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定，施工处理报

5.3.8永久

告

5.3.9操作、联动试验短期

5.3.10电气装置交换记录短期

5.3.11中间交工验收记录、工程质量评定永久

5.3.12竣工报告、竣工验收报告永久

5.3.13竣工图永久

5.3.14声像材料长期

6监理文件

6.1施工监理文件、资料长期

6.1.1监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则及批复长期

6.1.2施工及设备器材供应单位资质审核，设备材料报审长期

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核，施工进度、延长工期、

6.1.3长期

索赔及付款报审

序号归档文件保管期限

6.1.4开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书长期

6.1.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批长期

6.1.6监理通知书，协调会