设备档案管控制度

XXX有限公司资料来源于网络整理设备档案管控制度01总则第1条目的为了加强对设备档案资料的管理工作，有效保护和充分利用设备档案，特制定本制度。第2条范围界定凡是工厂购置的设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维护、改造、报废等全部活动过程中形成的、具有保存利用价值的文字、图表、音像载体、磁盘以及设备的随机材料等均属于设备档案。02设备档案的形成和归档第3条档案存放部门设备部负责档案的形成、积累、汇总，必须配有档案管理人员集中管理本工厂的设备档案。从设备的申购到验收完毕（进口设备到索赔期满），所有在安装、调试运行过程中的管理性文件和技术性文件均由设备部负责收集和积累，并在整理后移交档案室。第4条到货期通知设备部应将设备到货日期的计划提前通知档案室，以便做好准备，合理安排工作。第5条设备到货处理设备到货后，设备部应通知档案室，档案管路人员参与设备开箱验收，以监督、检查、指导设备随机文件材料的清单、验收工作，并在“设备验收记录单”上签章。第6条鉴定验收要求设备的技术鉴定验收必须通知档案管理人员参加，并在“技术鉴定验收记录单”上签字。第7条使用负责人权责设备使用部门的负责人要做好设备档案中文件材料的形成、积累和管理工作；技术人员和维修人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到“有活动就有完整的记录”，确保设备文件的完整、系统和准确。第8条自研设备资料归档在设备鉴定或投入使用之前将所有材料归档。在设备进行鉴定验收时，必须有档案管理人员参加。03设备档案的归档范围第9条外购设备归档材料范围1、外购设备计划与选购阶段的归档材料。a、设备使用部门的“采购申请书”及可行性方案论证报告b、购买设备的审批文件c、购买协议、合同d、购买意向书及订货通知单e、设备采购人员与设备供应商的重要往来函件、电文f、谈判备忘录、附件、附录2、外购设备验收阶段的归档材料。a、装箱单、开箱验收单、出厂合格证书及出厂精度检验单。b、图样、技术手册、使用维护手册、说明书、检验标准、随机备件图册c、开箱检验记录、商检及索赔文件d、运单、发票3、外购设备安装、调试阶段归档资料。a、设备安装、调试计划书（方案）b、安装基础图、电气接线图、安装工艺规程c、试车、精度检查记录、试验记录及安装验收单d、安装调试期间存在的问题及处理意见e、安装调试的技术总结报告、验收报告f、计算机和测量机等设备还包括软件、硬件部分的文件材料等g、设备操作培训材料4、外雇设备运行及维护修理阶段的归档资料。a、设备移交至使用部门的附件和随机工具清单b、设备维护保养和安全技术操作规程c、设备的运行记录d、设备保养情况记录表e、设备检查、普查记录f、设备大、中修记录、总结、鉴定书g、大、中修精度检查记录及验收移交单h、设备仪器事故分析、记录及事故处理结果报告5、外购设备改造、更新阶段的归档材料。a、设备改造的合理化建议及处理结果b、设备改装、改造、更新的报告与批复c、改装、改造过程中的图样、技术文件d、设备报废的技术鉴定书、请示及批复文件e、设备技术鉴定及成果申报奖励文件第10条

自制设备归档材料范围1、方案论证及设计阶段的归档材料。a、设备研制任务书及研制协议、合同b、设备研制调研报告、可行性方案论证报告c、设备研制有关问题的请示及批复d、计算文件、试验文件及图样e、技术条件、技术说明书及设计技术总结报告2、自制设备制造加工阶段的归档材料。a、工艺规程、工艺说明书b、重要的工艺装备图纸及说明书c、重要零部件超差单和代料单d、工艺总结报告书3、自制设备安装调试及鉴定验收阶段。a、设备安装、调试计划书b、安装基础图、电气接线图、安装工艺图c、试车、试验记录、精度检查记录及安装验收单d、设备安装期间存在问题及处理意见e、设备安装、调试技术总结报告及验收报告f、计算机和测量机等设备还包括软件、硬件部分的文件材料g、设备操作培训材料h、设备操作培训材料i、技术鉴定及审核文件j、成果申报及奖励文件k、使用维护说明书、操作规程4、自制设备运行及维护修理阶段的归档材料。a、设备移交至使用部门的附件和随机工具清单b、设备维护保养和安全技术操作规程c、设备运行记录d、设备保养情况记录表e、设备大、中修记录、总结、鉴定书f、大、中修精度检查记录及验收移交单g、设备仪器事故分析、记录及事故处理结果报告5、自制设备改造、更新阶段的归档材料a、设备改造的合理化建议及处理结果b、设备改装、改造、更新的报告与批复c、改装、改造过程中的图样、技术文件d、设备报废的技术鉴定书、请示及批复文件e、设备技术鉴定及成果申报奖励文件04设备档案的保管与借阅管理第11条档案管理原则设备档案的管理工作必须“集中、统一管理”的原则，确保设备档案准确、完整、系统和安全。所有设备档案由档案室集中保管一套，其他的交设备部保管。对于只有一套的设备档案，一律交档案室保管。第12条保管条件设备部必须有一定的保管条件，如配备档案橱柜、有兼职保管人员等，如不具备以上条件，设备档案仍由档案室保管。第13条档案分级对设备档案应进行系统地整理、分类和编制目录，并根据档案的重要程度进行分级管理，具体可分为四级。1、绝密级设备档案，主要指工程厂自行研制的关键设备的所有资料，这些档案资料涉及到工厂的核心生产技术，如保护不当，可能给工程带来不可挽回的经济损失。2、机密级设备档案，主要指一些外购关键设备的图样、技术手册、校验标准、随机备件图册等，如保护不当，可能给工厂带来重大损失。3、秘密级设备档案，主要指工厂自行研制的一般设备的所有资料，如保护不当，可能给工厂带来一定损失。4、普通级设备档案，主要指工厂购置的一般设备的相关资料，如对外公开并不会给工厂带来损失。第14条档案借阅手续档案的借阅要严格履行相关手续。档案室保管的设备档案凭工作证借阅，并且要规定不同的阅读方式，具体如下所示。1、秘密及以上级别的设备档案须经借阅人的部门负责人同意，且借阅时要持有其部门负责人签字的相关证明，办理借阅登记手续后，方可在档案室内阅读，不得将所借档案私自带出档案室。2、普通级设备档案可以借出，但借阅时间不得超过5天。第15条档案借阅要求1、借阅的设备档案不得损坏、丢失、归还时交档案管理人员当面清点。2、借阅由设备部保管的设备档案时也应办理登记手续，以便管理。第16条档案内容要求对于普通级档案的